6.

MANUAL DE INVENTARIOS

DESCRIPCIÓN DEL MODULO

MANEJO DEL MODULO DE INVENTARIOS
 DESCRIPCION DEL MODULO

A este menú se accede mediante la opción 9 del menú de contabilidad o por medio de un
acceso directo utilizando el batch inv.bat, en el primer caso la barra del menú desplegable
mostrará las opciones del menú principal de contabilidad mientras que en el segundo caso
tendrá las opciones propias del menú de inventarios.

El proceso de inventarios sigue la misma estructura del programa de contabilidad y en

general de todas las aplicaciones de Servicios Contables.

El programa se configura mediante el menú de archivos maestros.

Los datos se actualizan mediante las opciones de entrada de datos de movimiento o a través
de los formatos de facturación.

Hay un menú para consultas (datos básicos) y otro para listados (mas detallado).

Hay un menú de ayudas diseñado para hacerle mantenimiento a los archivos.

 MANEJO DEL MODULO DE INVENTARIOS

1. ARCHIVOS MAESTROS:

Este submenú permite configurar las opciones automáticas de los procesos como son la
actualización de códigos y la forma como se contabilizan los documentos de facturación e
inventarios, así como la manera de calcular el costo en las transacciones.
OPCIÓN 1.1 ACTUALIZA ALMACENES:

Un almacén representa el espacio físico donde están ubicados los artículos.

Se pueden crear tantos almacenes como lo permita la codificación que es alfanumérica de cinco
caracteres, donde los primeros tres caracteres sugerimos sean alfabéticos y los dos últimos
numéricos, sin embargo el sistema reconoce los dos primeros dígitos del código como para
identificar categorías de almacenes especiales (CN, TP).

Además de la descripción del almacén se debe asignar un responsable del almacén con el fin de
que aparezca la firma en los reportes que se requiera.

También se puede limitar el acceso a este almacén desde facturación.

El código del almacén está formado por cinco dígitos alfanuméricos, de los cuales los dos
primeros permiten distinguir el tipo de almacén, por ejemplo todos los almacenes cuyo código
inicie por CN (CN001) el sistema los considera en consignación.

La configuración de los almacenes depende de la actividad económica del usuario, por lo tanto
se aclararán las condiciones que rigen para los casos específicos.

Por norma general el ALM01, corresponde al almacén principal, en las entidades oficiales todas
las altas de bienes devolutivos y de consumo deben pasar por este almacén en las demás
entidades corresponde al sitio dónde se encuentran las mercancías para la venta.
El código ALM03 es utilizado en las entidades oficiales para los bienes inservibles.

En las clínicas y hospitales se utiliza un almacén minorista donde se efectúa la entrega de las
mercancías (farmacia), este almacén trabaja con unas existencias (stocks) mínimas que se
reponen diariamente efectuando un traslado de la bodega principal (almacén) de lo vendido en
el día anterior.

En el caso concreto de las clínicas el ALM01 corresponde al punto de entrega de la droga

(farmacia) y BOD01 corresponde a la bodega (almacén); mientras que en los hospitales
(entidades oficiales) el DR001 corresponde a la farmacia y el ALM01 corresponde a la bodega
(almacén).

Los activos fijos en uso, conocidos en las entidades oficiales como bienes devolutivos en
servicio, se ubican en almacenes que representen las dependencias que los tienen bajo su
responsabilidad, así las cosas se debe crear un almacén para las oficinas de gerencia,
secretarías, planta, etc.

Las entidades con procesos de producción (ejemplo, molinos de arroz) deben utilizar el código
BOD01, para representar la bodega donde se almacenan las materias primas (Arroz paddy
verde) y los productos en proceso (arroz seco y semillas no certificadas); también deben tener
en cuenta utilizar un código independiente para cada agricultor que deje mercancías en deposito
(para almacenamiento o servicios).

Los almacenes de insumos agrícolas utilizan con frecuencia la modalidad de ventas de

mercancías de otros almacenes, donde queda realizada primero la venta y posteriormente se
realiza un corte con el total de las ventas del periodo (generalmente un mes) y para realizar la
compra, esta figura es conocida como inventario negativo, ya que como consecuencia de lo
antes expuesto durante el mes el kardex mostrará ventas sin haberse efectuado ninguna
compra, situación que se soluciona una vez realizado el corte.

Como se requiere controlar que mercancías se han facturado de determinado distribuidor se

debe crear un almacén para cada uno utilizando el prefijo TP (temporales) al inicio del código del
almacén (ejemplo TP001).

Otra figura común en los almacenes de insumos es la venta de mercancías recibidas en

consignación, donde se deben seguir los siguientes pasos:

1- Se recibe físicamente la mercancía, realizando una entrada por consignación (transacción

12) a un almacén CN (consignación).
2- Se vende (parcial o totalmente) la mercancía recibida en consignación, en este momento el
sistema descarga simultáneamente el inventario de los artículos del almacén CN (Quedando
en 0 el kardex si fue una venta total) y del almacén TP (Creando un inventario negativo) para
saber cuánto se ha facturado de ese producto y de ese proveedor en un periodo.
3- Se efectúa el corte y la respectiva factura de compra de los productos vendidos, en este
momento se debe efectuar una entrada por compras (transacción 10) al almacén TP el que
en este momento debe quedar en 0.
De acuerdo con lo antes explicado existe una relación directa entre los almacenes CN y TP
donde cada distribuidor debe tener un código en cada tipo de almacén, por ejemplo
SERVIFINCA LTDA tiene los códigos CN032 y TP032.

Por otra parte se puede requerir que parte de lo facturado no descargue inventarios, al igual que
los servicios que se definen por los grupos 090 al 099, los elementos facturados que no se
deseen descargar de inventarios se deben facturar por el almacén SIN99.

Otra figura que se puede utilizar es la de despacho de mercancías por remisión y al final facturar
todo lo remisionado, para esto se debe realizar un traslado del almacén principal (ALM01) a uno
transitorio para remisiones (REM01), mediante la opción 927 y utilizando las transacciones 19 y
29 o creando unas similares para este objetivo.

Este traslado se realiza en el momento del despacho de las mercancías, cuando se vaya a
realizar la facturación se debe afectar el almacén para remisiones (REM01).

El saldo del almacén REM01 será lo despachado pendiente de facturar.

OPCIÓN 1.2 ACTUALIZA TRANSACCIONES

El movimiento de inventarios se actualiza mediante transacciones, algunas de las cuales

vienen predefinidas en el programa pero usted puede crear otras según sus necesidades.

El código de las transacciones esta conformado por dos dígitos, el primero indica si es una
entrada (1) o una salida (2) o ajuste por inflación (0); el segundo dígito es alfanumérico.

Al configurar las transacciones se requiere saber si al efectuar la captura de los datos el

programa debe pedir el precio de costo o el de venta, puede ser ninguno de los dos, pero no
es posible que pida ambos.

Si usted configura la transacción con una “N” en el precio de costo, el sistema le asignara el
costo promedio de ese artículo a la fecha de la transacción, de no existir costo promedio se
calculará como costo el 80% del precio de venta que tenga el artículo.
Las transacciones predefinidas por el sistema son:

Cod. Descripción Vlr costo Vlr Venta

09 Ajustes integrales por inflación S N
0D Depreciación S N
0E A x I Depreciación S N

10 Compras S N
1A Compras menú sucursales S N
11 Entradas por ajustes S N
12 Compras materias primas S N
13 Entradas mercancía en consignación S N
14 Entradas x traslados entre sucursales S N
15 Entradas depósitos de terceros (consig.) S N
16 Entradas x conversión (cambio grupo) S N
18 Devoluciones en ventas (Fac.. negativo) N S
19 Entradas por traslados de Alm. S N
1F Toma de inventario físico S N
1H Entradas por producción S N
1N Entradas por nacionalización S N
1K Entrdas por aprovechamientos S N

1O Entradas por Traslados por activaciones S N

1d Entradas por devoluciones en ventas N S

20 Ventas principal N S
2A Ventas sucursal N S
2a Ventas sucursal 3 N S
2b Ventas sucursal 4 N S
2c Ventas sucursal 5 N S
2d Ventas sucursal 6 N S
2e Ventas sucursal 7 N S
2f Ventas sucursal 8 N S

21 Salidas por ajustes N S

23 Salidas mercancía en consignación N S
24 Salidas x traslados entre sucursales N S
25 Salidas depósitos terceros (consig.) N S
26 Salida x conversión (traslado de grupo) S N
2A Ventas menú sucursales N S
29 Salidas por traslados de Alm. N N

2B Salidas por consumo cta 1 S N

2C Salidas por consumo cta 2 N N
2H Salidas para producción N N
2O Salidas por Traslados por activaciones S N
Sector molinero
1S Entradas Proceso de Secamiento S N
1T Entradas Proceso de trilla S N
1E Entradas Proceso de empaquetado S N
1R Entradas Proceso de repaso S N
1U Entradas Proceso de producción de semilla S N

2S Salidas Proceso de Secamiento S N

2T Salidas Proceso de trilla S N
2E Salidas Proceso de empaquetado S N
2R Salidas Proceso de repaso S N
2U Salidas Proceso de producción de semilla S N
2I Salidas consumo empaque Proc. Trilla N N
2J Salidas consumo empaque Proc. Repaso N N
2k Salidas consumo empaque Proc. Empaquetado N N

Nota: En los programas para estaciones de combustibles, la transacción 2B es utilizada para

ventas por surtidores.

CONTABILIZACIONES:

El programa de inventarios y facturación es integrado con el de contabilidad, de tal manera

que al procesar las entradas de almacén por compras el sistema contabiliza
automáticamente, al elaborar la factura se actualiza la cartera y contabiliza la factura,
elabora el comprobante para el costo de la mercancía vendida y calcula ajustes integrales
por inflación por cada artículo.

Mediante el menú de actualización de archivos maestros (opción 1 del menú de facturación)

usted puede configurar las cuentas que Ud. desea que el sistema afecte al momento de
contabilizar.

Las contabilizaciones son realizadas mediante la elaboración de un comprobante de

contabilidad distinguido mediante un lote numerado de la siguiente manera, las
transacciones de entrada (1) el primer digito del lote será (6) y las transacciones de salida
(2) el primer digito del lote será (I).

1F Facturas de venta, (menú principal).

2F Facturación desde el menú de sucursales.

60 Contabilización de las compras (Transacción 10)

6A Contabiliza compras de sucursales (Transacción 1A)
I0 Contabiliza el costo de ventas (Transacción 20)
IA Contabiliza el costo de ventas de sucursales (Transacción 2A)

iB Contabiliza retiros para consumo cuenta 1 (Transacción 2B)

IC Contabiliza retiros para consumo cuenta 2 (Transacción 2C)

OPCIÓN 1-3 ACTUALIZA ARTÍCULOS

El código del artículo esta conformado por el código del grupo (fundamental para
contabilizar costos), por 13 dígitos alfanuméricos para identificar el producto y dos dígitos
adicionales para la clase.

La clase es opcional por lo tanto permite dar espacios en blanco al crear el artículo, pero si
desea utilizar este campo posteriormente será tomado como un código nuevo, así que
cerciórese antes de comenzar la creación de códigos.

Adicionalmente, este archivo cuenta con una llave adicional para el código de barras, para lo
cual se debe activar desde datos del usuario (opción 1,3 del menú de contabilidad), el
programa no permite dos artículos con el mismo código de barras.
El programa permite acceder el archivo desde cualquiera de los dos códigos, basta con dar
enter sobre la ventana de código de barras para que solicite el código interno.

En las facturas de venta solamente aparecerá el dato de la descripción, por lo tanto es

importante definirla claramente teniendo en cuenta que la ventana de consulta de artículos
cuenta con un patrón de búsqueda por este campo.

Los renglones de otros datos, permiten ampliar la descripción del artículo en especial los
activos fijos (bienes devolutivos) en donde es muy utilizado por ejemplo para relacionar los
componentes de un equipo determinado o para indicar el número del motor y chasis de los
vehículos, etc.

Los campos de marca, referencia y unidad de medida, también son informativos, no son
obligatorios y dependen de las características del producto según el fabricante.

El sistema cuenta con algunos listados que sirven para calcular estadísticas por cantidades
de un producto (informes de ventas), para que los datos se puedan tratar debe haber una
unidad de medida general para las diferentes presentaciones, por ejemplo el arroz se puede
vender por bultos, arrobas, bolsas de 5 kilos, bolsas de 3 kilos, bolsas de 1 kilo, etc. si
queremos saber cuánto arroz se vendió en un periodo debemos convertir todas esas
presentaciones a una unidad general, por ejemplo a kilos, el campo de unidad de
conversión se utiliza justamente para esto, de tal manera que la unidad de conversión de
los bultos será 65, de la arroba 12.5 etc.

El precio de venta que se le asigna al artículo es antes de iva, según la tarifa de iva (general
o diferencial) asignadas en datos del usuario, se calcula el precio final para el cliente,
excepto para los distribuidores de insumos agrícolas que utilizan el campo del precio de
venta con el precio de distribuidor, sobre este valor el programa calcula el precio público
adicionando el margen de utilidad y la financiación según las políticas de ventas.

No olvide que el precio público se ve afectado al momento de facturas, por el factor para
precio de venta que se le asignó al tercero (cliente).

Además de la clasificación que le dimos a los artículos mediante el código del grupo,
podemos tener otros sistemas simultáneos de obtener informes, para esto se utiliza el
campo para el uso por ejemplo:

Una serviteca, utiliza el grupo para identificar el proveedor (Icollantas, Good year, Unirroyal,
etc.), la clase para la línea (llantas, neumáticos, rines, etc.) y el uso para subdividir la línea
(llantas de camión, camioneta, automóvil, radiales, convencionales, etc.).

Una droguería, utiliza el grupo para separar los medicamentos del material quirúrgico, la
clase para identificar el laboratorio y el uso para la aplicación del medicamento (antialérgico,
analgésico, antibiótico, etc.).

En las droguerías es fundamental el campo de stock mínimo ya que con base en este dato, y
teniendo en cuenta si hay saldo en la bodega, el programa realiza la reposición.

Por último, el código contable que desea afectar al momento de contabilizar la venta de ese
artículo.
OPCIÓN 1.4 ACTUALIZA GRUPOS:

Los grupos como su nombre lo indica, permiten reunir los artículos en conjuntos con
elementos en común.

El grupo está conformado por tres dígitos, el primero indica el TIPO de los artículos y los dos
restantes identifican al grupo.

En el mismo programa de inventarios se pueden controlar no solo las mercancías sino

también los bienes de consumo y los activos fijos, el sistema los diferencia mediante el TIPO
así:

0 Inventario de mercancías (Artículos para la venta).

1 Bienes de consumo, se refieren a artículos que NO son para la venta sino para
consumo interno pero sobre los que se debe mantener un control de existencias, por
ejemplo papelería, elementos de aseo, materias primas etc.

2 Activos Fijos, son los elementos que conforman la propiedad, planta y equipo, en las
entidades oficiales se conocen como BIENES DEVOLUTIVOS.
3 Bienes Inmuebles como terrenos, edificios, plantas, etc.

El programa de facturación solamente afecta los artículos de TIPO 0 que corresponde a las
mercancías para la venta.

Los otros dos dígitos identifican a los grupos propiamente dichos, al determinar los grupos
se debe tener en cuenta que las compras y el costo de ventas se contabilizan según el
grupo, así las cosas si en el estado de resultados usted desea determinada discriminación
de cuentas, debe crear los grupos de tal manera que se ajusten a dicha organización, otro
factor que debe tener en cuenta es que el programa genera un reporte de resumen por
grupos en el que se calcula la utilidad bruta.

En las entidades oficiales, se puede seguir lo establecido en el índice universal de

inventarios, mientras que en las privadas generalmente se utiliza para señalar la línea de
productos.

El grupo 99 se utiliza para facturar SIN DESCARGAR INVENTARIOS como por ejemplo
Servicios, Intereses, etc.

Mediante la configuración de los grupos se establecen los códigos de contabilidad a afectar

de la siguiente manera:

Cuenta de compras:

Al realizar movimientos de compras (Transacciones 10 y 1A) el sistema contabiliza a la

cuenta asignada en este campo.

Para los artículos tipo 0 (Mercancías) la cuenta de compras debe corresponder al código de
inventarios (14350500001 en el PUC).

Para los artículos tipo 1 (Bienes de consumo) la cuenta de compras puede ser de inventarios
o de Diferidos.

Para los artículos tipo 2 y 3 (Activos Fijos) la cuenta debe corresponder con Propiedad
Planta y Equipo en el balance.

Cuenta de costo 1.

El sistema requiere la cuenta de costo 1 para contabilizar el resumen mensual de las

transacciones de ventas (20 y 2A) y de salidas por consumo 1 (2B).

En el caso de los artículos tipo 0 (Mercancías) debe corresponder a la cuenta de costo de la

mercancía vendida (6135 del PUC).

Para los artículos tipo 1 (Bienes de consumo) debe asignarse una cuenta de gastos, por
ejemplo Papelería, Mantenimiento o Aseo.
Los artículos tipo 2 (Activos Fijos) generalmente se dan de baja por deterioro (Cuenta de
gastos) o por venta (costo de venta de activos fijos).

Cuenta de costo 2.
Algunos artículos son susceptibles de afectar dos cuentas dependiendo del destino, por
ejemplo en las entidades oficiales los bienes de consumo al ser utilizados pueden
constituirse en un gasto o en una inversión (activarse), esta cuenta es un sustituto para la
cuenta de costo 1 y si desea aplicar a la contabilidad este código debe hacer la salida de
almacén por la transacción “2C”.

OPCIÓN 1.5 ACTUALIZA VENDEDORES:

El código del vendedor es utilizado por el programa de FACTURACIÓN para determinar el

monto de lo facturado y de lo cobrado para efectos de calcular las comisiones.

El porcentaje de comisión solo tiene efectos para el listado de comisiones (informes de

ventas) y puede estar asociado con la morosidad en el recaudo de cartera.

En la opción de actualizar terceros (1,2 Menú de contabilidad) se determina cual es el

vendedor asignado a cada cliente, sin embargo al momento de facturar permite cambiar el
vendedor.
OPCIÓN 1.6 ACTUALIZA CLASES Y USOS:

Por la misma opción se actualizan tanto las clases como los usos, teniendo en cuenta el tipo
(1 clase, 2 uso).
OPCIÓN 1.7 ACTUALIZA POLÍTICAS DE VENTAS:

Recuerde que esta opción sólo es utilizada por los distribuidores de insumos agrícolas y
sirve para configurar la forma en que se calcula el precio de venta, el que depende de la
forma de pago, plazo y si el cliente es distribuidor o agricultor.

OPCION 1-8 ACTUALIZAR DIVISIONES

Algunas actividades económicas, específicamente los agricultores manejan varias

subcuentas para el manejo de inventarios (cultivos en desarrollo) donde cada finca es una
subcuenta, así las cosas, cuando hacen la baja de los insumos que aplicaron requieren que
sean cargados contablemente a la finca específica, como son varias no basta con la
clasificación por las transacciones (2B y 2C), requieren muchas mas divisiones, para este
caso se utiliza esta opción.

OPCION 1-9 ACTUALIZAR ESTADOS DE CARTERA.

Se utiliza para clasificar la cartera según los días de mora, se utiliza para listados de cartera
y para cartas de cobro persuasivo.
2. MOVIMIENTO DE INVENTARIOS:

OPCIÓN 2,1 ENTRADA DE DATOS DE INVENTARIOS:

Cada asiento de inventarios está gravado en el archivo de MOVIMIENTO DE

INVENTARIOS, el cual como ya se explicó esta ordenado por el código de la transacción la
que determina si es una entrada o una salida y si se debe valorizar al costo.
En los inventarios la fecha de la transacción es fundamental, si se vende un producto con la
fecha anterior a la compra implicará vender un producto que no tiene saldo en existencia,
creando un inventario negativo así se efectúe la compra posteriormente, por lo tanto es de
especial importancia tener cuidado al digitar la fecha de las transacciones.

Existen 4 tipos de documento fuente de la transacción:

En el caso de las compras, si es una factura (1), al momento de efectuar la contabilización

del documento la contrapartida será la cuenta de proveedores, mientras que si es una
remisión (2) dicho asiento se efectuará a la cuenta de pasivos estimados.

Es posible que al llegar la mercancía no venga acompañada de una factura sino de una
remisión, como se trata de mantener el kardex al día, se debe efectuar la entrada a almacén,
cuando llegue la factura se deberá revisar los datos de la entrada en especial el precio, en
caso de encontrar diferencias ajustarlas mediante la opción de corrección de movimiento de
inventarios, como el número del documento cambia hay dos procedimientos que se pueden
seguir: Corregir el número y el tipo de documento a todos los ítems de la entrada o efectuar
una nota de contabilidad trasladando el valor de las remisiones de pasivos estimados a
proveedores, esta última alternativa es muy utilizada cuando una factura de compra está
conformada por varias remisiones lo que dificultaría un análisis de la cuenta proveedores si
se maneja por remisión.

Si se utiliza orden de compra (3), se debe digitar el número de la misma en el campo del
documento, el sistema traerá a la pantalla los artículos, cantidades y valores de dicha orden
de compra evitando tener que digitar nuevamente los datos para efectuar la entrada o la
salida según la transacción.

En los demás casos se utiliza el tipo otros documentos (4).

La referencia es un detalle abreviado que se utiliza para ampliar los datos del documento.

El centro de costos, se requiere para contabilizar las bajas especialmente.

En las compras el sistema requiere la fecha de vencimiento de la factura, para efectos del
listado de cartera de proveedores.

El valor corresponde al precio total (de compra o de venta según la transacción) del
producto, es decir el resultado de multiplicar el valor unitario por la cantidad.
Las transacciones de compras (10 y 1A) contabilizan automáticamente cuando se graban:

Para contabilizar, toma como valor de la compra el total del documento, pregunta por el valor
del iva, la base gravable para la retención en la fuente, permite afectar otro valor (en este
caso también se debe indicar a qué código) como retención de IVA o transporte y por último
la contrapartida a proveedores o a pasivos estimados dependiendo de si es una factura o
remisión.

Los documentos se pueden re-contabilizar (re-consolidar) mediante la opción 2,5 del menú de
inventarios, de hecho si se realiza alguna corrección a cualquier documento de compras se
debe re-consolidar de lo contrario no coincidirán inventarios con contabilidad.
OPCIÓN 2,2 CORRECCIÓN DE DATOS DE INVENTARIOS:

Para corregir cualquier comprobante se requiere saber la transacción, el número del

comprobante y el ítem (secuencia), a la izquierda se enumeran los campos (del 01 al 10) y
en la parte inferior se digita el número del campo que desea modificar, para salir del registro
digite 88.

Recuerde que si modifica los registros de alguna compra, debe reconsolidar el documento.

Si desea borrar todos los ítems de un comprobante de compras, mejor utilice la opción 2,6 del
menú de inventarios (anular un comprobante) ya que por allí además de ser más rápido,
también anula el comprobante de contabilidad.

Los asientos de inventarios de la transacción 20 (ventas) no se pueden modificar, ya que son

originados por facturación.
OPCIÓN 2,3 VALIDACIÓN DE INVENTARIOS:

Esta opción le permite listar por pantalla o impresora los comprobantes de una transacción,
basta con digitar la transacción y el número del comprobante, si desea todos los comprobantes
digite 99999.

OPCIÓN 2,4 IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS:

Es una variante de la opción anterior, la diferencia es que el documento se imprime con el

formato original de la entrada de datos.

OPCIÓN 2,5 RECONSOLIDAR COMPRAS:

Efectúa el proceso de contabilización de un comprobante de compras (transacción 10 y 1A),

anulando los asientos anteriores reemplazándolos por los nuevos registros.

OPCIÓN 2,6 ANULAR COMPROBANTES DE INVENTARIOS:

Borra todos los ítems de un comprobante, digitando 99999 en el número del comprobante,
anula todos los comprobantes de una transacción.

En las compras, anula también el asiento de contabilidad.

OPCIÓN 2,7 TRASLADOS DE ALMACÉN:

Esta opción permite realizar una entrada y una salida de inventarios al mismo tiempo, para
esto la pantalla está dividida en dos columnas. A la izquierda las salidas y a la derecha las
entradas.

Las transacciones son equivalentes, es decir para una salida por la transacción 29 le
corresponde una entrada por la transacción 19.

Se puede efectuar la salida por un almacén y la entrada por otro, o también entrar y sacar
del mismo almacén, en caso solo tendrá sentido si se trata de querer convertir un producto
en otro.

Al digitar el código y cantidad del artículo en la salida, el sistema debe dar automáticamente
el costo, en caso contrario es porque no hay existencia de ese artículo en ese almacén.

El proceso consiste en digitar todas las salidas (columna izquierda), al digitar F6, el sistema
copia los datos a la columna derecha (entradas) permitiendo hacer los cambios pertinentes,
para grabar presione F3.
Usted puede cambiar de la columna derecha a la izquierda o viceversa cuantas veces desee
presionando F6, la columna activa mostrará el código del almacén resaltado.

La impresión mostrará los dos documentos (entrada y salida) por separado.

Opción 2,8 Reimpresión de traslados de Almacén:

Reimprime los documentos de traslado de almacén.

6.3 CONSULTAS DE INVENTARIOS:

OPCIÓN 3,1 CONSULTA POR ARTÍCULO:

Permite seleccionar el mes que deseo consultar (parte superior de la pantalla) y digitando el
código del almacén y el artículo mostrara el movimiento de entradas, salidas, saldo anterior y
saldo actual en cantidades y valores.

OPCIÓN 3,2 CONSULTA DE SALDOS POR GRUPO:

Permite seleccionar el mes, almacén y grupo que deseo listar, muestra el saldo anterior,
entradas, salidas y saldo actual (solamente en cantidades) de todos los artículos de ese
almacén y grupo.

OPCIÓN 3,3 CONSULTA DE SALDOS DE ALMACENES:

Permite seleccionar el mes, grupo y artículo que deseo listar, muestra el código del almacén
y saldo actual en cantidad y valor del artículo en cada uno de los almacenes donde tenga
existencia.
6.4 MENÚ DE FACTURACIÓN:

OPCIÓN 4,1 ELABORAR FACTURAS:

El número de la factura es asignado por el sistema directamente.

La fecha de la factura NO puede ser inferior a la última factura elaborada, para garantizar
que el consecutivo sea cronológico.
Si al digitar el Nit del cliente, este no existe pasa a crearlo automáticamente (ver opción 1,2
del menú de contabilidad), si el Nit existe pero no se ha diligenciado dirección o teléfono
también entra a la ficha del cliente para dar la oportunidad de actualizar los datos
personales.

Se debe indicar el código del vendedor, para posteriormente poder obtener listados
estadísticos por esta llave.

Si en los datos del usuario (Opción 1,3 del menú de contabilidad) se le asigno “S” en el
campo de código de barras, la factura permitirá la captura por medio del lector de código de
barras, si ese producto no tiene este tipo de código presione enter para digitar el código
interno del producto.

El sistema sólo permite facturar artículos de tipo 0 (mercancías), por lo tanto el tipo es
asumido y no lo pregunta, el artículo puede digitarse o buscarse mediante la ventana (F8).

La factura inicialmente asume que se descarga el almacén ALM01, pero con ESC puede
devolverse a modificarlo.

Si en los datos del usuario asigno “S” en el campo asume valor + Iva, el precio de venta lleva
incluido el impuesto y el sistema se encarga de efectuar la operación para discriminarlo en la
facturas (divide entre 1.16 según tarifa), de lo contrario sobre el valor digitado se liquida y
suma el impuesto.

Si en los datos del usuario asigno “S” en el campo asume valor del artículo, el sistema no
pregunta el precio de venta, y no permite modificarlo desde la factura sino desde la
actualización de datos del artículo.

Una factura puede contener hasta 30 Ítems.

El descuento debe ser digitado, mediante F8 puede acceder a la calculadora, este

descuento se aplicará proporcionalmente a cada ítem de la factura para todos los efectos
incluyendo la base para calcular el iva.

También permite establecer el porcentaje de retención en la fuente que sabemos nos

practicará el cliente, así la factura quedará contabilizada de la misma manera como nos la
cancelarán.

La forma de pago puede ser de contado, crédito o cheque posfechado, en los dos últimos
casos pregunta el plazo en días y calcula automáticamente la fecha de vencimiento.

También permite digitar un detalle (50 caracteres) que amplia el concepto de la factura.

Al grabar la factura, contabiliza, descarga inventarios y carga cartera automáticamente.

Si en los datos del usuario asigno “S” en el campo Impresora POS, el programa pregunta en
que puerto desea imprimir la factura donde 0 no imprime, 1 es impresora corriente (factura
normal) y 2 es impresora POS (factura formato tiquete registradora).

Imprime tantas copias como tenga asignadas en los datos del usuario.

OPCIÓN 4,2 REIMPRIMIR FACTURAS:

Solo pregunta el número de la factura y muestra en pantalla los datos del documento,
preguntado si se desea enviar la impresión.

Si activó la opción de múltiples vencimientos en la actualización de datos del usuario, y la

forma de pago es letra de cambio, imprimirá también la letra.

Si activó la opción imprimir nota de entrega en los datos del usuario, se imprimirá también la
nota de entrega.

En el programa del sector salud, si facturó una consulta de urgencias, imprimirá el formulario
para diligenciar el registro de la atención en urgencias.

OPCIÓN 4,3 ANULAR FACTURAS:

Mediante esta opción anula la factura, marcándola como anulada, en inventarios,

contabilidad y cartera.

Si la factura es del mismo día no requiere clave de acceso.

OPCIÓN 4,4 RECONSOLIDA FACTURAS:

Permite reconstruir el comprobante de contabilidad y de inventarios de la factura, esta

opción reemplaza los registros anteriores por los nuevos en caso de existir.

Pregunta rango de fecha a procesar, dentro del mes.

OPCIÓN 4,5 LISTA DE PRECIOS:

Permite listar un catálogo de precios indicando código, descripción, unidad de medida,

precio antes y después de Iva y la existencia del almacén indicado.
OPCIÓN 4, 6 CORRECCIÓN DE FACTURAS:

Durante la facturación se pueden cometer algunos errores que no ameritan anular una
factura como equivocar el número del Nit del cliente, o la forma de pago, plazo (fecha de
vencimiento), por esta opción puede efectuar los cambios y el sistema reconsolida la factura.

Requiere clave de bloqueo.

OPCIÓN 4, 7 CONSULTAS DE CARTERA:

Mediante esta opción obtiene información sobre el estado de cartera de la factura como son
valor, fecha de elaboración, vencimiento, gestión de cobranza, relación de abonos
efectuados, saldo actual, vendedor.

5. INFORMES:

OPCIÓN 5,1 INVENTARIO VALORIZADO:

Muestran la existencia de los productos, cada opción varia el formato y el orden de los
artículos.
OPCIÓN 5,2 LISTADO Y CONTABILIZACIÓN DE COSTO:

Además de listar un resumen del movimiento por transacción en diferente orden (clase, uso,
grupo), también efectúa la contabilización de las salidas de almacén (ventas y bajas por
consumo) este comprobante es mensual.

Este proceso es imprescindible para efectuar la contabilización del costo de ventas,

debitando la cuenta del costo contra en inventario, se debe ejecutar al final de cada mes.

OPCIÓN 5,3 LISTADOS DE KARDEX:

Estos listados representan las tarjetas del kardex, permiten seleccionar el movimiento de
varios meses.

Fundamentales para revisar movimientos de inventarios.

OPCIÓN 5,4 INFORMES DE VENTAS:

Las opciones 2 y 3, permiten digitar la transacción, son tomados del kardex por lo tanto no
necesariamente tienen que ser informes de ventas, los demás informes de este menú si son
listados tomados de la facturación.
OPCIÓN 5,5 RESÚMENES DE INVENTARIOS:

Estos informes son basados en el movimiento de inventarios.

6. AYUDAS DE INVENTARIOS:

OPCIÓN 6,1 TRASLADAR DATOS DE INVENTARIOS:

Permite duplicar el movimiento de una transacción de un mes a otros, desde un

comprobante inicial hasta uno final,

OPCIÓN 6,2 TRASLADAR SALDOS A OTRO MES:

Al igual que en la contabilidad, el movimiento de inventarios es independiente de un mes a

otro, mediante esta opción se trasladan los saldos (cantidades y valores) al mes siguiente.

Esta opción se puede ejecutar cuantas veces se desee.

OPCIÓN 6,3 RECALCULAR COSTOS Y SALDOS:

Tomando como base el saldo anterior, adiciona las entradas, resta las salidas y recalcula el
costo de ventas del movimiento de inventarios del mes.

Aunque cada vez que se afecta una transacción el sistema actualiza los saldos, es sano
ejecutar esta opción ya que este proceso es integral y abarca todo el movimiento del mes.

Adicionalmente genera un listado con los artículos que presentaron saldos negativos durante
o al final del periodo, así como de las entradas sin costo.

Al efectuar un traslado de saldos de un mes a otro este proceso se ejecuta automáticamente

tanto para el mes de origen como el de destino.

OPCIÓN 6,4 RECALCULAR SALIDAS POR TRASLADO:

Cuando se realizó un traslado de almacén (opción 2,7 menú de inventarios), la columna de

entradas se valorizó con el precio que en ese momento tenían los artículos en la columna de
salidas.

Durante el movimiento del mes estos costo seguramente cambiaron pero las entradas no
son de costo variable, esta opción iguala el costo de las entradas a las salidas siempre y
cuando coincida el código del articulo que sale con el que entra en el mismo comprobante.

OPCIÓN 6,5 CATÁLOGOS

7. MENÚ PERSONALIZADO:

De acuerdo a la actividad económica, se requiere de unas opciones específicas para dicha

actividad y que constituyen una personalización del programa, algunos ejemplos son:

Las clínicas y hospitales venden bienes y servicios cuyos precios dependen de diferentes
tarifas e incluso efectúan convenios de prestación de servicios donde combinan diferentes
tarifas.

Este sistema de facturación tiene en cuenta un consecutivo aparte para los pacientes
hospitalizados (pensionado) y otro para el ambulatorio.

La facturación tiene en cuenta el cliente (EPS), el paciente y el médico.

El proceso de cereales, además de implicar la transformación de materias primas, tiene en

cuenta que el movimiento de las mercancías depende del peso (báscula), humedad,
impureza y precio, teniendo en cuenta estas variables liquida las compras y efectúa las
conversiones de un proceso de transformación a otro.
En los hoteles, moteles, restaurantes, cafeterías y discotecas, se abre una factura con el
número de la mesa o habitación, se cargan los productos y servicios a medida que el cliente
los pide, cuando el cliente cancela la cuenta se cierra la factura.

Las empresas de transporte terrestre intermunicipal deben tener en cuenta el parque

automotor, el producido del vehículo por viaje (libro), seguros, remesas, cálculo de fondos y
aportes.