ASIGNATURA

AUDITORIA DE SISTEMAS

ACTIVIDAD EVALUATIVA

PLANEACIÓN, ENTRADA DE INFORMACIÓN, ALMACENAMIENTO Y SALIDA

DE INFORMACIÓN

PRESENTADO POR

DIANA VICTORIA CUESTAS RENGIFO

LAURA JUANITA GUTIERREZ PACHECO

DOCENTE

EMILIO ALBERTO BOLAÑOS ROJAS

NRC: 20434

FLORENCIA- CAQUETA 11 DE NOVIEMBRE 2021

PLANEAR, ORGANIZAR, DIRIGIR Y CONTROLAR LA ADMINISTRACIÓN DE
UNA MIPYME

Antes de la ejecución siempre está la planeación, pues no existe una forma más
riesgosa de trabajar que hacerlo a ciegas. Y es que este método es tan certero
para la administración como lo es en la cotidianidad, ya que todos sabemos que
las posibilidades de que algo concluya como lo deseamos son mucho más altas si
lo hemos planeado conscientemente.

Por lo que el ejercicio de planear no se limita a plantear una consecución de pasos

a seguir esperando que estos se cumplan y todo resulte bien, sino que se deben
tener en cuenta todas las variables que pueden interferir en el proceso de
ejecución de esos pasos, los cuales pueden afectar positiva o negativamente el
resultado.

Organizar:

La organización de una empresa va de la mano de la planeación, pues

conceptualmente son términos muy cercanos. La diferencia radica posiblemente
en que la organización está más cercana a la ejecución, pues es posible organizar
procesos que ya han sido ideados, es decir, que ya pasaron por la etapa de
planeación.

Ahora bien, en el proceso administrativo de una Mipyme se debe organizar lo

siguiente:

 La estructura orgánica,
 organigrama,
 cargos y funciones administrativas,
 normas y reglamentos,
 infraestructura de las instalaciones físicas y las áreas, y
 recursos o talento humano.

Dirigir:
La razón principal es que las personas encargadas de la dirección en una
empresa son quienes deben responder directamente por los resultados, es decir
que, si una meta de productividad no se cumple, quien debe dar explicaciones al
respecto es el gerente del área o la persona encargada.
De modo que la función de dirigir una empresa tiene implícitas tres labores:
primero, la de decidir qué cosas se deben hacer; segundo, la de prestar las
condiciones para que los trabajadores ejecuten esas decisiones y, tercero,
supervisar que la manera en la que estos efectúan su trabajo es la indicada.

Controlar:
Este último principio básico de la administración también está íntimamente ligado
al anterior, ya que, aunque el control se puede ejercer desde diferentes áreas, por
múltiples personas y de diferentes formas, el control es una actividad inherente de
la dirección.

BENEFICIOS DE SIIGO NUBE A LARGO PLAZO

 Te permite salir de la oficina:

Gracias a la versatilidad de este programa que funciona en la nube, el
administrador puede ganar independencia y tener la oportunidad de salir de la
oficina cuando lo desee en la medida en la que sus colaboradores utilicen el
software y todos los movimientos de la empresa se registren por este canal.

De modo que se abre la posibilidad de trabajar a distancia y/o monitorear el estado

del negocio en cualquier momento y lugar, utilizando un celular, una tableta o un
computador conectado a internet.

 Facilita que delegues labores:

Hay momentos en los que los administradores se pueden sentir abrumados ante
grandes volúmenes de trabajo y, al mismo tiempo, conflictuados al verse en la
necesidad de delegar tareas a sus empleados cuando no están seguros de si ellos
pueden responder a la altura de estas responsabilidades.

 Tienes Facturación Electrónica integrada y organizada:

Las obligaciones tributarias son un tema bastante delicado que hay que
manejar con mucho orden para evitar inconvenientes a largo plazo, sobre
todo si nuestra empresa está en crecimiento y el número de facturas que
emite va en ascenso, ya que con el recaudo de impuestos como el IVA es
fundamental tener claridad en las cifras.

 Sobre todo, ahora que la Facturación Electrónica en Colombia se está

masificando y a finales del 2020 debe haber sido adoptada por todas las
 empresas del país según el Decreto 000042 del mismo año, en el que se
explican las condiciones técnicas y se estipulan las sanciones por
incumplimiento de esta obligación.
 Sobre todo, ahora que la Facturación Electrónica en Colombia se está
masificando y a finales del 2020 debe haber sido adoptada por todas las
empresas del país según el Decreto 000042 del mismo año, en el que se
explican las condiciones técnicas y se estipulan las sanciones por
incumplimiento de esta obligación.

Muestra la rentabilidad de los productos:

El software de Siigo nube les muestra a sus usuarios cuál es el porcentaje de
rentabilidad que tiene cada producto a partir de la recopilación de los datos
históricos del valor por el que se adquirieron y el precio por el que se vendieron;
información que le permite al administrador tener una imagen clara y realista de
cuáles son los artículos que le dejan más ingresos y cuáles son los que más se
venden, para diseñar estrategias comerciales e inventarios acordes con las
dinámicas, las metas planteadas y los objetivos del negocio.

Expone los indicadores de ingresos y egresos:

La manera más fácil de monitorear el estado financiero de la empresa es
revisando indicadores que a través de gráficas exponen cuáles son los ingresos y
los gastos de la empresa, en periodos concretos de tiempo o a largo plazo.

Desventajas siigo:
De Siigo Nube, tiene también desventajas entre las siguientes.
1. Convierte al contador 24h x 7d no importando donde se encuentre, aquí es
donde hay que EDUCAR al empresario.
2. La información contable debe permanecer físicamente, es importante para su
consulta y para respondenderle a la Dian algún requerimiento a cualquier entidad.
3. Si bien la tecnología avanza, la información en la nube no garantiza la
seguridad de que Siigo o cualquier software pueda “ventilar” a terceros la
información contable de uso exclusivo de la empresa sin que el empresario se
entere, es decir entregar información a la DIAN o a alguna entidad.
4. Para que funcione la información contable en la nube, se requiere que todo se
haya registrado en tiempo real.
5. Soy usuario de Siigo Pymes con mi licencia propia en donde llevo mis
contabilidades y no lo cambiaría por Siigo nube.
6. Varios clientes optaron por Siigo Nube entre sept 2019 y febrero de 2020 y no
encontraron el acompañamiento de Siigo, lo cual los hizo cambiarse a la
competencia World Office o Novasoft.
 Entrada de información

Definición registro de control – siigo pyme

El registro de control es un catálogo donde se definen parámetros, algunos de

ellos son generales de la empresa y otros tienen efecto en la generación de
procesos e informes que se realizan en módulos específicos; de las correctas
marcaciones que aquí se realizan depende el éxito en los resultados.
Para ingresar al registro de control, puedes utilizar el buscador de menú o
ingresar por la ruta: Parametrización – Registro de Control.

 Al dar clic allí, te muestra la siguiente ventana con las opciones para
diligenciar.
 Inicialmente la dirección o ubicación de la empresa, allí digitamos este
dato y das enter para que genere el siguiente recuadro.
  Nombre de la empresa: el sistema ya la trae por defecto, pero la
puedes cambiar.
 Identificación: ya lo trae por defecto, pero podemos cambiarlo. Este
código va solo numérico, sin guiones y sin el digito de verificación.
 Digito de verificación: lo trae también, pero es modificable.
 Fecha de saldos iniciales: fecha en que se subirá el balance inicial de
la empresa (Ya la trae por defecto).
Importante: si ya se encuentra activado el módulo de facturación electrónica,
los campos de identifición, digito de verificación y fecha de saldos iniciales no
se podrán editar.
 Logo de la empresa: aquí puedes seleccionar el logo de la empresa,
para que se visualice en los comprobantes que se imprimen.
 Nombre y correo: estos datos, son del representante legal de la
empresa.
 Ciudad: ubicación de la empresa.
 Código país: corresponde al número con el que se tiene creado el país
en Siigo. Puedes usar la tecla de función F2, para buscarlos.
 Código ciudad: número con el que se tiene creada la ciudad en Siigo.
Puedes usar la tecla de función F2, para buscarlas.
 Teléfonos: los teléfonos digitados aquí, se verán reflejado en la
impresión de formatos del módulo de documentos, cuando este formato
sea la impresión genérica del programa.
 Moneda nacional: corresponde a la descripción de la moneda del país,
para el caso Colombia es Pesos M/CTE. Este parámetro tiene efecto
directamente en la impresión de los valores en letras de los
documentos.
 Signo moneda: símbolo, para el caso de Colombia es el símbolo de
pesos “$”; este campo afecta la impresión del valor numérico en la
impresión de los cheques.
 Idioma: selecciona idioma español o inglés. La opción ingles tendrá
incidencia en el registro de documentos en moneda extranjera.
 Sigla identificación: esta sigla corresponde a la identificación de la
empresa (Nit, Rut, Ced, Etc.).
 Sigla de impuestos ventas: sigla que se refleja automáticamente en él
catálogo de productos, debido a que hace que aparezca esta sigla y no
un campo en blanco en la creación del producto, para el caso de
Colombia, IVA.
 Porc. interés Mora: el porcentaje digitado es informativo, debido a que
el programa no contabiliza intereses de mora y solo tiene efecto en el
módulo de cuentas por cobrar en el informe de circulares de cobro y
estados cuenta. Este porcentaje es el interés mensual.
 Número de informe diario: este número se debe asignar para aquellas
empresas obligadas a llevarlo y tienen la resolución de facturación por
computador, es decir cuando el formato y el consecutivo va ser el
genérico por el programa. Este informe se genera por el módulo
de Contabilidad – Generación de Comprobantes – Comprobante de
 Informe Diario, el cual refleja lo vendido por línea de producto y tipo de
facturación, además de la forma de pago y el número y nombre del
computador que facturo y por último el consecutivo del comprobante
que se calcula por esta opción. Es un campo que no es obligatorio.
 Aplica nombre de máquina: este campo lo ves reflejado como lo dice
el punto anterior con el comprobante de informe diario, y aquellos
usuarios que llevan facturación por computador.
 Conversión extranjera: si la empresa realiza operaciones en moneda
extranjera diferentes al Peso, debemos seleccionar este campo.
 Bodega/ Subbodega principal: hace referencia a la bodega que más
uses. Si no lo usas, puedes poner el número 1, que es el genérico.
 Centro /Subcentro de costos principal: centro de costo que más uses.
Si no lo usas, puedes poner el número 1, que es el genérico.
 Tipo de Costeo de Inventarios: 
 Bacth: puedes facturar en rojo, y al final del mes corres un
costeo.
 Línea: o puedes facturar en rojo y en cada factura el sistema te
da el costo automático.
 Predeterminado: Unión de los dos anteriores, Tu asignas un
costo como empresa y ejecutas un coste mensual y se compara
lo que tiene Siigo vs lo que tu ingresaste.

 Maneja Nómina con Decimales: aplica si se desea ver los datos de

liquidaciones de nómina con cifras decimales
 Retención de ICA: aquí indicas de qué forma aplicaras el ICA.
 Manejo de múltiples tarifas de retención en la fuente: esta opción te
permite manejar más de un porcentaje de retención en la fuente dentro
de un mismo documento, tanto para quienes están catalogados como
Auto retenedores como para quienes no lo son. Al marcar este campo
se deshabilita el campo de tercer descuento de Retención en la fuente
en la definición de documentos.
 Facturación en bloque: activa en el módulo de documentos el
submenú para la parametrización de la opción. Esta facturación aplica
para Administración de propiedades horizontales, centros comerciales,
entre otros.
 No solicitar Clasificación de Inventarios en Documentos
Extracontables: esta opción se habilita cuando se maneja el módulo de
clasificaciones y aplica para realizar documentos extracontables a nivel
de producto y no solicite las clasificaciones Al marcar esta opción el
sistema no capturará, ni la imprimirá la clasificación. Esto tanto en la
elaboración como en el mantenimiento de los documentos
extracontables.
 Tipo contribuyente: en este campo se debe seleccionar el tipo de
contribuyente correspondiente a la empresa. Esta asignación tendrá
efecto directamente en la elaboración de los documentos.
 Tipo de persona: seleccione si es persona Jurídica o Natural.
 Código actividad: corresponde al código de la actividad económica del
C.I.I.U. Esta actividad es la que el programa toma para efecto de la
acusación de la retención de ICA que le practiquen. Permite asignar
hasta dos actividades económicas.
 Porcentaje Reteiva: corresponde a la tarifa para retención del impuesto
de IVA, al marcar esta opción puede colocar el porcentaje a utilizar, el
cual se verá reflejado en el momento de elaborar las facturas de venta y
compra.
 Maneja imp consumo: este campo se utiliza para el manejo de los
impuestos al consumo dado para licores y cigarrillos, y esto se ve
reflejado en el catálogo de productos pues preguntara el valor del
impuesto para ser causado en la factura de venta.
 Es Autorretenedor Renta: se debe marcar en el caso que la empresa
sea auto retenedora de Retención en la Fuente, donde se deberá digitar
las cuentas débito y crédito de la retención.
 Es Auto. Renta Decreto 2201: por ley si nos aplica este decreto lo
marcamos, para que el sistema genere el cálculo. Debemos ir al
documento F, y asignarle la cuneta débito y crédito.
 IVA Diferencial: en caso de manejar diferentes tipos de porcentajes
para el IVA, debe seleccionar el campo, esta marcación le permitirá
asignar cuenta de IVA para Compras y Cuenta de IVA para Ventas en el
registro de control, pero adicionalmente en la apertura de Tablas de
Inventarios por cada Línea y Grupo de productos pedirá dichas cuentas.
Dando clic en el texto azul encontraras un tutorial de apoyo.

 Es agente retenedor del impuesto sobre las ventas:  corresponde a

aquellos contribuyentes (personas naturales y jurídicas) autorizados
para aplicar cambio de sujeto del IVA, por lo que adquieren la calidad de
agentes retenedores del Impuesto al Valor Agregado (IVA), haciéndose
responsables de la obligación tributaria de retener, declarar y pagar los
impuestos correspondientes.
  Es agente retenedor Régimen simple de Tributación, Art 911
(E.T): en el caso que la empresa lo marque, se va a abrir una nueva
ventana.

 Factura obsequio – muestras: esta funcionalidad te ayuda en el

proceso de facturación electrónica, con el manejo de obsequios y
muestras de sus productos. Al marcar esta opción se habilita una nueva
ventana:

 Si la empresa asume el IVA, se ingresará la cuenta contable para la

contrapartida.
Si el IVA lo asume el cliente, no se ingresa cuenta contable y se pasa con
enter o botón continuar.
 Maneja Cooperativas: es una reclasificación de cuentas que se realiza
en los informes de edades de cartera y edades de proveedores. (Aplica
únicamente para Cooperativas como tal).

 Manejo de reservas: este campo se marca para actualizar los saldos

del inventario en caso de que existan más de dos terminales facturando
al mismo tiempo, permitiendo tener un control exacto de las existencias
de cada uno de los productos al momento de facturar.

 Impuesto del AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad):  este

campo aplica para aquellas empresas que prestan servicios de aseo y
vigilancia aprobadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad
 Privada y temporales de empleo autorizadas por el Ministerio de
Protección Social.

 Modifica Bodega y C. Costo de Notas de Traslado: al marcarlo te da

la posibilidad de relacionar en cualquier orden la bodega con el centro
de costos al elaborar una nota de traslado documento tipo T.

 Impuesto al Deporte: aplica para las personas naturales o jurídicas

responsable de espectáculos públicos. Al habilitar esta opción, se
habilita en la definición del documento tipo F el campo correspondiente
para definir la cuenta contable donde se contabilizará el impuesto y por
producto el porcentaje o el valor del Impuesto a calcular.
 Maneja Segunda Cantidad: al marcar la opción habilita en la apertura
del producto un recuadro para ingresar la unidad para manejar una
segunda cantidad. Ej. La unidad principal de una comercializadora
avícola es por peso es decir Kg., y la segunda cantidad puede ser
utilizada como unidades o presas. Esta segunda cantidad es para
informes únicamente y no mostrara los saldos o realizara los procesos
como costeo, por esta unidad si no por la unidad principal.

 Maneja Circular Superintendencia de Salud: esta opción fue creada

con el fin de contar con una herramienta para generar el informe
requerido para reportar la información descrita en las circulares 011 y
012 de 2004 de la Superintendencia Nacional de Salud ya que a esta le
corresponde la inspección, vigilancia y control de las instituciones
prestadoras de servicios de salud que integran los subsectores oficiales
y privados del sector salud.
 Maneja Impuesto al fomento: lo marcas para que puedas usarlo en
la elaboración y contabilización del impuesto al fomento en los
documentos electrónicos y así cumplir con los requerimientos técnicos
de facturación electrónica.

 Genera números de página en presentación preliminar: al marcar

esta opción el programa habilita una ventana para indicar el rango de
páginas a imprimir. Esta opción solo aplica para los informes que por
vista preliminar aparecen con el número de página, no aplica para los
libros oficiales ni demás informes que por pantalla no aparezcan
numerados.
  Identificación del Servidor DIAN: identificación del servidor para la
cinta testigo magnética. Generación Archivo Cinta Testigo, hace la
referencia a la Periodicidad para la generación del archivo que guarda la
información de la facturación (Diario, Mensual y Anual). 

Importante: el registro de control, se puede repasar cuentas veces se

necesite y actualizar la información de ser necesario, si se cambia alguna
configuración o marcación es obligatorio salir e ingresar del sistema para que
tome dicho cambio. Tiene un botón de guardar, para que al realizar en cual
quiere campo una modificación, permita grabar si tener que repasar todo el
registro de control.
Almacenamiento de informacion:
Seguido el sistema solicita a los siguientes datos para elaborar el documento:
1. Datos generales o de encabezado:

Estos son:
 Fecha: La fecha de elaboración del documento.
 Centro de costos: Es necesario tener creado mínimo uno como
principal.
 Nit: Corresponde al tercero al cual se le va a elaborar el documento,
este puede estar previamente creado o desde la elaboración del
documento es posible realizar su creación.
 Vendedor: El sistema trae en forma automática el asociado en el
catálogo de terceros.
2. Datos de transacciones
En esta pantalla se incluyen cada una de las cuentas sobre las cuales se
requiere realizar la contabilización. Esto se puede hacer por Referencia –
cuenta contable – Código de barrar o producto que se podrá ingresar de forma
independiente, la línea, grupo y código del producto.
Importante: dependiendo de la marcación de la cuenta contable al momento
de su definición el sistema solicitará datos como centro y subcentro de costo y
tercero.
Si la captura se realiza por cuenta:
 Al realizar la salida por cuenta del inventario, el sistema abre una nueva
ventana donde solicita el producto,

Por cada registro el sistema solicita confirmación de:

 El tipo de naturaleza del registro (Débito – Crédito).
 El valor.
 El sistema trae en descripción el nombre de la cuenta y esta puede ser
modificada Al momento de terminar de ingresar todas las cuentas
contables que se van a contabilizar en la nota débito, es necesario
grabar esta información, labor que se realizará con la tecla de función
F1 o el icono.
Por último, el sistema confirma si el documento se encuentra correcto, en caso
de confirmar afirmativamente es posible realizar la contabilización del mismo.
 Importante: Siigo solo permite contabilizar documentos cuadrados, es decir,
que los débitos sean iguales a los créditos.
El sistema traerá automáticamente el número de la nota de salida si en la
parametrización del documento se definió el campo “Numeración Automática”,
en caso contrario el programa habilita el campo para digitar el número de
consecutivo con el cual será grabado el documento en Siigo.

Después habilita la opción para que se escoge ver por vista previa o enviar
a la impresora.
Muestra un campo para colocar observaciones y so escogimos vista previa,
nos muestra: