PROCEDIMIENTO Código: SGC-IDM-PRO-011

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PROVEEDORES Página: 1 DE 6

INDICE

1. OBJETO

2. ALCANCE

3. GLOSARIO Y DEFINICIONES

4. REFERENCIAS

5. DESCRIPCION / FLUJOGRAMA

6. RESPONSABILIDADES

7. CONTROL DE CAMBIOS

8. ANEXOS

1. OBJETIVO

MODIFICADO REVISADO APROBADO

Aurelia HUARCA Edson VASQUEZ José MENDOZA

Cargo: Auxiliar Contabilidad Cargo: Encargado SGC Cargo: Representante de la Dirección

Fecha: 2016-06-10 Fecha: 2016-06-12 Fecha: 2016-06-24

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Establecer el procedimiento para la selección, evaluación y reevaluación de los

proveedores a fin de asegurar que los materiales o servicios cumplan con los
requerimientos de INDUMAR SRL en cuanto a calidad.

2. ALCANCE
Se aplica a los proveedores de materiales y servicios que afecten directamente a la calidad
del proceso de Gestión de Recursos que apoya a los procesos de IDM.

3. DEFINICIONES

Termino /
Descripción
Abreviación
IDM INDUMAR SRL
SGC Sistema de Gestión de la Calidad
RRHH Recursos Humanos
US Unidad Solicitante
Proveedor Abastecedor evaluado en el proceso de calificación y que ingresó al
Calificado (PC) Maestro de Proveedores al cual IDM podrá requerir materiales o
servicios, previa entrega de cotización, evaluación y adjudicación
previo análisis.
Proveedor Abastecedor que en acuerdo con IDM proporcionar materiales o
Autorizado (PA) servicios, contra una Orden de Pedido (PD) y el proveedor emite la
factura de todo lo entregado
Proveedor Único Abastecedor que es único y exclusivo en el mercado y que
(PU) suministra a IDM de materiales o servicios
Proveedor de Mano Persona natural o jurídica, que a través de un contrato físico o
de Obra (PMO) verbal con IDM, proporciona recursos humanos para desarrollar
trabajos eventuales para IDM
Especificaciones Características técnicas de los materiales que afecten a la calidad del
Técnicas proceso principal
Maestro de Lista de proveedores: clasificados como PC, PA, PU y PMO,
Proveedores (MP) previamente evaluados por IDM y que abastecen materiales y/o
servicios relacionados con el proceso principal

4. REFERENCIAS

No Aplica

5. DESCRIPCION / FLUJOGRAMA
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Todas las adquisiciones de materiales o servicios que afecten al proceso principal de IDM, deberán
ser considerados para ingresar proveedores que se encuentren en el SGC-IDM-REG-024 Maestro
de Proveedores (MP).

5.1 Selección de Proveedores de Materiales y Servicios

Cuando Planificación y Producción y/o Responsable de Contabilidad requieran agregar a un nuevo

proveedor o un nuevo proveedor solicite ser adicionado al MP (SGC-IDM-REG-024), entregará lo
siguiente:

 Descripción de las características técnicas de los materiales o servicios ofertados, para

ello podrá presentar catálogos, fichas técnicas u otro documento.
 Muestras del material, cuando sea aplicable.
 Referencias Comerciales.

La información será revisada por el Responsable de Contabilidad conjuntamente con el

Responsable de Planificación y Producción será procesada por el Responsable de Contabilidad
en el registro SGC-IDM-REG-025 Evaluación de Proveedores para ingreso en el Maestro de
Proveedores (EP), de ser necesaria una revisión técnica o de haber muestras, se consultará a la
Unidad Solicitante (US) para que esta evalué si el material o servicio cumple con las
especificaciones técnicas de IDM; la US comunicará su decisión por vía electrónica o física al
Responsable de Contabilidad, quien completará el registro SGC-IDM-REG-025 EP y lo
entregará a Planificación y Producción para su evaluación y aprobación.

Los Criterios de evaluación son:

 Cumplimiento con Especificaciones Técnicas: para lo cual tomará en cuenta los
datos de las recepciones del pedido.
 Precio: comparando el precio del mercado o Histórico del Sistema vs. el precio
ofrecido por el proveedor.
 Disponibilidad: captando información respecto a capacidad demostrada de cubrir con
los requerimientos del Cliente.
 Cumplimiento de los plazos de entrega: para lo cual toma en cuenta el
cumplimiento del tiempo.
 Calidad del producto: se considera la entrega del producto y/o servicio sin errores o
defectos.

Si los materiales o servicios cumplen con los requerimientos exigidos por IDM y si el proveedor en
la evaluación ha obtenido una calificación de bueno o excelente en el SGC-IDM-REG-025 EP,
Planificación y Producción incluirá al proveedor en el SGC-IDM-REG-024 Maestro de
Proveedores (MP).

En caso que el proveedor cuente con Certificación de Producto, y si se tratara de materiales o

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servicios, que afectan al proceso principal de IDM, deberá el proveedor presentar copia del
certificado correspondiente e IDM lo incluirá directamente al SGC-IDM-REG-024 MP,
comunicando esta decisión al proveedor aspirante vía e-mail o teléfono. Tendrán mayor calificación
los Proveedores que adicionalmente a los requerimientos anteriores, cuenten con Certificación ISO
9001.

La Responsable de Contabilidad archivará la evaluación SGC-IDM-REG-025 EP, la cual

respaldará las incorporaciones al SGC-IDM-REG-024 MP y servirá para crear el histórico del
proveedor.
Un proveedor se mantendrá en el MP solo si el resultado de la Evaluación de Desempeño realizada
por la US y/o por los Responsables de Planificación y Producción, haya obtenido una calificación
de bueno o excelente.

5.2 Elaboración del Maestro de Proveedores

La elaboración del SGC-IDM-REG-024 MP que consiste en la selección de proveedores y en

base al SGC-IDM-REG-025 EP, debe realizarla el Responsable de Contabilidad considerando
los siguientes tipos de proveedores:

Proveedor Calificado:
Los proveedores anteriores a 1 año que hayan cumplido satisfactoriamente los requerimientos de
IDM que ingresaron directamente al MP, luego se reevaluarán anualmente.

Proveedor Autorizado:
Los proveedores con acuerdos con IDM, anteriores a 1 año que hayan cumplido
satisfactoriamente los requerimientos de IDM ingresarán directamente al MP, inicialmente, luego
se reevaluarán anualmente.

Proveedor Único:
Los proveedores únicos ingresarán directamente al MP, inicialmente, luego se reevaluarán
anualmente.

Proveedor de Mano de Obra:

Los proveedores de mano de obra con contrato anteriores a 2 años y que hayan cumplido
satisfactoriamente el trabajo asignado, ingresarán al MP, inicialmente, luego se reevaluarán
anualmente.

5.3 Evaluación del Desempeño de los Proveedores de Materiales y Servicios

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El Representante de la Dirección en coordinación y/o consulta con los Responsables de

Planificación y Producción conjuntamente con la responsable de Contabilidad, deberán realizar
la evaluación del desempeño de los proveedores, la cual se realizará como mínimo una vez al
año. Para esta evaluación se utilizarán los registros SGC-IDM-REG-026 Evaluación del
Desempeño de Proveedores de Servicios (EPS) y SGC-IDM-REG-034 Evaluación del
Desempeño de Proveedores de Materiales (EPM); los que se elaborarán tomando en cuenta los
siguientes aspectos:

 Cumplimiento con las especificaciones técnicas de Materiales, para ello también se

tendrá en cuenta los Productos rechazados por la US e incumplimiento de contratos de
Servicios, comunicados por los Responsables de Planificación y Producción, esta
información se registrará en SGC-IDM-REG-028 Seguimiento de Proveedores

 Cumplimiento con el tiempo de entrega o ejecución del servicio. En el registro SGC-

IDM-REG-028 Seguimiento de Proveedores (llenar en la columna de tiempo de
entrega).

 Capacidad del personal tomando en cuenta aspectos como capacitación y forma de

entrega de materiales considerando información buena o relevante que garantice
satisfacción de IDM. En los registros SGC-IDM-REG-026 EPS y SGC-IDM-REG-
034 EPM (llenar en las columnas calificación de personal y forma de entrega
respectivamente).
 Otros aspectos de valor agregado que el proveedor haya entregado como parte del
suministro, sin que formen parte de las especificaciones técnicas. En los registros
SGC-IDM-REG-026 EPS y SGC-IDM-REG-034 EPM (llenar en observaciones).

 En base al cálculo de puntaje de los registros SGC-IDM-REG-026 EPS y SGC-

IDM-REG-034 EPM y las observaciones, el Responsable de Contabilidad anotará la
calificación final de muy bueno, bueno, regular o deficiente.

Cuando se observe que la calificación obtenida es igual o inferior a la calificación regular o la

evidencia del desempeño del proveedor va en disminución, Planificación y Producción solicitará
de manera verbal o escrita; la mejora de sus materiales y servicios; pasando un cierto periodo
razonable deberá ser reevaluado.

En caso de que el proveedor obtenga la calificación de deficiente el Representante de la

Dirección y/o Planificación y Producción retirará del SGC-IDM-REG-024 MP.

En el caso de Proveedores Únicos se evaluará anualmente y en caso que la calificación sea

inferior a lo deseado se verificará el producto antes de su uso.
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Finalmente Planificación y Producción y Contabilidad elaboran un informe anual al

Representante de la Dirección sobre el desempeño de Proveedores.

6. RESPONSABILIDADES

Planificación y Producción y Contabilidad son responsables de ejecutar es responsable de ejecutar y

el Representante de la Dirección es responsable de supervisar la aplicación del presente documento.

7. CONTRO DE CAMBIOS

Revisión Fecha Descripción de cambios

Versión Inicial del documento/Anteriormente era el procedimiento
0.0 2016/02/10
SGC-IDM-PRO-014

8. REGISTROS/ANEXOS
Código Nombre
SGC-IDM-REG-024 Maestro de Proveedores (MP)
Evaluación Proveedores para ingreso en el Maestro de
SGC-IDM-REG-025
Proveedores (EP)
Evaluación del Desempeño de Proveedores de Servicios
SGC-IDM-REG-026
(EPS)
Evaluación del Desempeño de Proveedores de Materiales
SGC-IDM-REG-034
(EPM)
SGC-IDM-REG-028 Seguimiento de Proveedores