Administración de proyectos

Un proyecto es un conjunto de acciones que se planean con el objetivo de conseguir una meta
previamente establecida para lo que se cuenta con una cantidad de recursos como puede ser
recursos humanos financieros entre otros ya terminados, ya una vez sabiendo que es un proyecto.

¿Cómo se debe desarrollar un proyecto?

La primera fase es de iniciación = es donde se comienza el proyecto, se identifica una idea, se

redacta la propuesta específica del proyecto, los objetivos, el alcance, la calidad, se estima como
se llevará acabo y se hace una evaluación de los riesgos, en la primera fase es de iniciación y se
lleva a cabo las siguientes acciones:

 Designar al equipo del proyecto organizando las actividades que van a realizar cada
uno de los integrantes del equipo.
 Establecer una relación con el cliente para fomentar un vínculo entre ambas partes y
un mejor entendimiento que beneficiara al proyecto
 Definir el plan de iniciación de proyecto, es donde se incluirá todas las actividades para
organizar al equipo mientras se trabaja para definir los objetivos y el alcance del
proyecto
 Determinar los procedimientos de gestión esto en relativo a la comunicación,
asignación de tareas y roles financiación del proyecto y facturación

Fase de planificación

En esta lo que se hace es, se realiza toda planificación de todas las actividades que se va a llevar a
cabo en el proyecto, considerando las prioridades del proyecto también se planifica los recursos
necesarios los tiempos esperados para ejecutar cada una de las tareas y sus funcionalidades
alguna de las actividades más importantes se llevara a cabo en esta fase son dividir el proyecto en
actividades y cada una de ellas en tareas que es donde partiendo de la aplicación de la estructura
del desglosé de trabajo donde ya sabemos que la estructura del desglose cosiste en ir
descomponiendo el proyecto en partes más pequeñas que sean más fácil de manejar y el ultimo
nivel es llamado paquete de trabajo y esta estructura del desglose de trabajo o también llamado
RT está orientado a los entregables del proyecto otra actividad es estimar los recursos esto para
poder crear un plan de recursos que optimice su rendimiento, otra actividad es calcular
estimaciones de tiempo para cada actividad en la estructura del desglose del trabajo que nosotros
lo seguimos manejando en el MSproject esto a partir de los datos obtenidos será posible
determinar las fechas de inicio y las de fin de cada una de las actividades así como el plazo de
finalización del proyecto.

Otro es desarrollar un plan de comunicación esto para garantizar su eficacia y fluidez de la

comunicación en todas las direcciones y con todos los integrantes del proyecto incluyendo a la
administración miembros del equipo y hasta el mismo cliente

Determinar normas y procedimientos del proyecto donde se especifica en qué condiciones

producirán y probarán los entregables por parte del equipo del proyecto
 Identificar y evaluar el riesgo esto creando el plan correspondiente a partir de la identificación de
fuentes potenciales y sus consecuencias, crear un presupuesto preliminar este debe resumir los
gastos e ingresos previstos relacionados con el proyecto

Fase de ejecución

Es donde se están llevando el desarrollo del proyecto o en si todas las actividades que se habían
planeado en la segunda fase, en esta etapa en responsabilidad del líder de proyecto bajo la
supervisión del cliente estar observando cómo es que se está llevando a cabo y desarrollando el
proyecto durante la ejecución de esta etapa es muy importante tener en cuenta la comunicación
ya que gracias a esta se puede tomar decisiones lo más rápido posible para en caso de que surge
algún problema o imprevisto y que el proyecto se esté desviando de los objetivos así es posible
será el proyecto estableciendo un plan de comunicación. Para establecer un plan de comunicación
hay distintos métodos o herramientas que se puedan utilizar una de estas herramientas es el uso
de un tablero que muestre gráficamente los resultados del proyecto también se puede un informe
de progreso que permita a todas las personas que están participando están informadas sobre el
avance o acciones que se están llevando en progreso y aquellas que fueron terminadas además se
deberán organizar regularmente de preferencia cada semana reuniones con todo el equipo para
discutir cómo va el avance y determinar las prioridades para la siguiente semana además cuando
se está eligiendo un proyecto en esta etapa se necesita el plan que fue ellos en la fase de
planificación se debe incluir peticiones de cambios aprobadas las cuales pueden ser correctivas
que estas son tareas para eliminar correcciones o desviaciones en el proyecto para volver en lo ya
antes planeado

Acciones preventivas que son tareas que se hacen con el objetivo de eliminar y mitigar un riesgo
identificado es importante tener en cuenta que todos los proyectos surgen percances los cuales
cambian los planes ya antes hechos por eso se deben de ser muy flexibles los planes para poder
hacer modificaciones sin que se vean afectados

Fase de control y monitoreo

En esta fase se va a implementar al mismo tiempo la ejecución ya que ambas van de la mano para
poder obtener el resultado deseado en un proyecto y satisfacción completa del cliente se debe
hacer un seguimiento de todas las actividades que se van realizando en el proyecto donde es
necesario llevar un control de las actividades de los recursos necesarios para llevar a cabo su
ejecución así como también los componentes para que el proyecto se desarrolle adecuadamente y
no se desvíe del cumplimiento de los objetivos planeados inicialmente el monitoreo es un
conjunto de actividades de gestión que permiten observar si el proyecto va marchando según lo
planeado y en esta etapa se controla el avance del proyecto en su ejecución, compara el
desempeño y mide los resultados reales que se tiene hasta ese momento contra lo planeado

Esta etapa muestra cuando y donde se existieron desviaciones al plan original y pone en marcha
las acciones correctivas para que le proyecto vuelva a su camino adecuado normal, para realizar
un control efectivo se deben de tomar en cuenta dos aspectos que son muy importantes el
primero es que el control debe centrarse en prevenir los problemas que en arreglarlos y el
segundo es que debe relacionarse tanto en la calidad de producto como su cantidad, y
oportunidad es que mediante el monitoreo y control se puede comparar la cuestión del alcance la
gestión del tiempo y la gestión costo que es la pirámide que el alcance del proyecto se haya
establecido correctamente, en esta fase se debe ir haciendo un reporte del estado del proyecto
para que este como parte del monitoreo y control del proyecto, gestione toda la información
necesaria con el objetivo de comunicarle al encargado como se va desarrollando el proyecto según
lo planeado y porque se está efectuando así

Fase del cierre

Consiste en la revisión de todos los reportes de avance del proyecto para garantizar que sean
cumplido con todas las actividades y que se han obtenido los entregables esperados también en
esta fase tenemos las lecciones aprendidas del proyecto que para poder hacer esto sirve para
poder hacer mejora en futuros proyectos y que a la vez sirve como material de soporte importante
para otros directores de otros proyectos también tenemos lo que es la retro alimentación en
donde vamos a ver qué es lo que hicimos bien y que es lo que hicimos mal para unos futuros
proyectos que realizaran, para no volvernos a equivocar en los mismos errores y si hicimos algo
muy bien volverlo a repetir para obtener los mimos resultados