Business correspondence – writing and reading business letters.

3707S 

Objectives

 Text Comprehension: writing and reading business letters.

 Learn the vocabulary associated with formal business letters.
 Understand the expression used in formal business letters.

• Comprensión de texto: escribir y leer cartas comerciales.

• Aprender el vocabulario asociado a las cartas formales de negocios.
• Comprender la expresión utilizada en las cartas comerciales formales.

Text
TASK: Read the following business letter to your teacher. Pay close attention to
the general vocabulary and the specific vocabulary in the letter.

Fredericton, 12th May 2010

Ms Susan Scott
39 Lansdown Street
Moncton NB
Canada E2V 4J7

Dear Ms Scott,

We are pleased to receive your letter of application for a sales position with Westcan

Systems in Moncton.

At the moment we do not have an opening in the Moncton Area, but we do need a field
representative who is based in Fredericton, and who can cover the southern part of the
province. If you wish to be considered for this position, please submit your CV with
a covering letter mentioning "competition AB-1357 �?? Field Representative
(Southern Region)".

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As it happens, I will be attending a conference in Moncton next month. I would be
delighted to meet with you while I am in town to tell you more about the job that is
available.

When you submit your revised covering letter and application, please let me
know whether you would be free to meet me at 4 p.m. on Wednesday, 16th or Thursday
17th June.

I look forward to hearing from you.

Sincerely,

Eileen Keating
Human Resources Manager
Westcan

Fredericton, 12 de mayo de 2010

Sra. Susan Scott

Querida Sra. Scott,

Nos complace recibir su carta de solicitud para un puesto de ventas con Westcan
Systems en Moncton.

Por el momento no tenemos una apertura en el área de Moncton, pero no necesitamos

un representante que tenga su sede en Fredericton y que pueda cubrir la parte sur de
la provincia. Si desea ser considerado para este puesto, envíe su CV con una carta de
presentación que mencione "competencia AB-1357? Representante de campo (Región
Sur)".

En este caso, asistiré a una conferencia en Moncton el próximo mes. Me encantaría

reunirme con usted mientras estoy en la ciudad para contarle más sobre el trabajo
disponible.

Cuando envíe su carta de presentación y solicitud revisadas, hágame saber si podría

reunirse conmigo a las 4 p.m. El miércoles 16 o jueves 17 de junio. Espero escuchar
de usted. Sinceramente,

Eileen Keating Gerente de Recursos Humanos Westcan

A "CV" or "curriculum vitae" (British English) is called a "résumé" in American

English.

A "covering letter" (British English) is called a "cover letter" in American English.

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Illustration
Useful expressions
PART OF
EXPRESSIONS USED
LETTER
Opening Dear Ms, Miss, Mrs, Mr (see note below)
 We are pleased to...
 I am afraid that...
 Could you please send...
 With reference to...
 Following our phone call of...
 I am pleased to confirm...
Body  I’d be grateful if you could...
 As per our conversation last Monday...
 As per your letter dated...
 Further to our conversation / your letter...
 I am delighted to...
 I am available on...

 I am looking forward to seeing you...

 I am looking forward to hearing from you...
 Please feel free to contact me at the following address...
 If you need further information, you can contact me on...
Closing
 Yours sincerely,
 Yours faithfully,
 Best/Kind regards,
 Regards,

Miss: is a form of address for a young lady.

Mrs: is a form of address for a married woman. It is pronounced like "missus".

Ms: Is pronounced "miz". It is the "politically correct" way of addressing a woman.

This expression does not depend on a woman's marital status.

Mr: Mister is a form of address for a man.

In American English, there is a period after these titles: Mr., Ms., and Mrs.

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Practice
Practice One
TASK: Match the words below with the appropriate definition. Then make your
own sentence with each word.

opening are based curriculum vitae covering letter attending

1. CV means curriculum vitae.

2. If you are present at a meeting, you are attending a meeting.
3. A letter sent along with other documents to provide additional information is
called a covering letter.
4. An opportunity for employment or promotion is called an opening.
5. If you work in London and travel from London for business, you are based in
London.

1. CV significa curriculum vitae.

2. Si está presente en una reunión, está asistiendo a una reunión.
3. Una carta enviada junto con otros documentos para proporcionar información
adicional se llama carta de presentación.
4. Una oportunidad de empleo o promoción se llama apertura.
5. Si trabaja en Londres y viaja desde Londres por negocios, tiene su sede en
Londres.

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Practice Two

TASK: Discuss the following questions with your teacher.

1. Do you have a lot of business correspondence?

Yes, I receive a lot of business correspondence. In my work I exchange

many emails with people from my organization and other organizations,
clients

2. What type of business correspondence is possible? (i.e. the letter above was a
reply to a job applicant)

Some examples of business correspondence are: a letter and a provider,

letters of complaint, letter of inquiry, letters of application for
employment.

A correspondence is of many types.

 Internal Correspondence: It refers to the correspondence between

the individuals, departments, or branches of the same organization.
 External Correspondence: It refers to the correspondence between
two individuals. These are not of the same organization.
 Routine Correspondence: This is a correspondence made for
inquiries, orders, replies, acknowledgments, invitation, and
appointment letters are routine correspondence.
 Sales Correspondence: It refers to the correspondence related to the
sale.
 Personalized Correspondence: It refers to the correspondence based
on emotional factors.

3. Do you prefer writing letters or emails? Why?

I prefer to send emails because they are registered, you can include
images or attachments, it is more possible that this arrives at your
destination, it's free

4. What is the letter in the text about?

It is a response letter to a job application

5. What job did Susan Scott apply for?

Susan Scott apply for an opening in the Moncton Area

6. Why does Eileen Keating want to meet Ms Scott in Moncton?

She needs a representative who is based in Fredericton and can cover the
southern part of the province.

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TAREA: Discuta las siguientes preguntas con su maestro.

1.¿Tienes mucha correspondencia comercial? Si, recibo mucha correspondencia comercial. En

mi trabajo intercambio muchos emails con personas de mi organización y de otras
organizaciones, clientes

2. ¿Qué tipo de correspondencia comercial es posible? (por ejemplo, la carta anterior fue una
respuesta a un solicitante de empleo) Algunos ejemplos de correspondencia comercial son: una
carta y un proveedor, cartas de reclamo, carta de consulta, cartas de solicitud de empleo.
Una correspondencia es de muchos tipos. 1. Correspondencia interna Se refiere a la
correspondencia entre los individuos, departamentos o sucursales de la misma organización. 2.
Correspondencia externa Se refiere a la correspondencia entre dos individuos. Estos no son de la
misma organización. 3. Correspondencia de rutina Esta es una correspondencia hecha para
consultas, pedidos, respuestas, reconocimientos, invitaciones y cartas de nombramiento son
correspondencia de rutina. 4. Correspondencia de ventas Se refiere a la correspondencia
relacionada con la venta. 5. Correspondencia personalizada Se refiere a la correspondencia
basada en factores emocionales.

3. ¿Prefieres escribir cartas o correos electrónicos? ¿Por qué? Yo prefiero enviar emails porque
éstos quedan registrados, puedes incluir imagenes o archivos adjuntos, es mas posible que éste
llegue a su destino, es gratis

4. ¿De qué trata la letra en el texto? Es una carta de respuesta a una solicitud de empleo

5. ¿Para qué trabajo solicitó Susan Scott?

Susan Scott solicita una apertura en el área de Moncton

6. ¿Por qué Eileen Keating quiere conocer a la Sra. Scott en Moncton? Ella necesita un
representante que tenga su sede en Fredericton y que pueda cubrir la parte sur de la provincia.

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Practice Three
TASK: You received a letter from a colleague who works for your company in
another location. Complete the letter using the phrases below. Then read it to your
teacher.

12 August 2014

Dear Mr Garrett,

With reference to your letter of 11th August 2014, I am pleased to confirm my

acceptance of your invitation to take part in the Vancouver Conference.

I am afraid that I will not be able to stay in Vancouver after the conference as I have
prior commitments.

Could you please send me a timetable and any other necessary details of the
conference? I am going to South America in two weeks' time, so I would be grateful if
you could send them as soon as possible.

I am looking forward to seeing you in Vancouver.

Yours sincerely,

12 de agosto de 2014
Estimado Sr. Garrett,
Con referencia a su carta del 11 de agosto de 2014, me complace confirmar mi
aceptación de su invitación a participar en la Conferencia de Vancouver.
Me temo que no podré quedarme en Vancouver después de la conferencia, ya que tengo
compromisos anteriores.
¿Podría por favor enviarme un calendario y otros detalles necesarios de la conferencia?
Me voy a Sudamérica dentro de dos semanas, así que le agradecería que los enviara lo
antes posible.
Tengo muchas ganas de verte en Vancouver.
Tuyo sinceramente,

 I am looking forward to seeing

you  Estoy ansioso por verte
 I am afraid that  Me temo que
 Yours sincerely  Tuyo sinceramente
 Could you please send me  Podría por favor enviarme
 With reference to  Con referencia a
 I would be grateful if you could  Le agradeceria si puede
 as soon as possible  tan pronto como sea posible
 I am pleased to confirm  Me complace confirmarlo

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Transfer
Role-play
TASK: Write a letter in reply to the one above. Read it to your teacher. Include
these points:

 Refer to his/her letter.

 Express pleasure at his/her acceptance.
 Enclose the timetable and other details for the conference.
 Express regret that he/she cannot stay in Vancouver longer.
 Ask him/her to tell you how many nights he/she will be staying so that you can
arrange accommodation.
 End the letter.

TAREA: Escriba una carta en respuesta a la de arriba. Léelo a tu maestro. Incluir estos
puntos:
• Refiérase a su carta.
• Expresar placer ante su aceptación.
• Incluya el calendario y otros detalles de la conferencia.
• Expresar arrepentimiento de que él / ella no puede permanecer más tiempo en
Vancouver.
• Pídale que le diga cuántas noches se hospedará para que pueda organizar el
alojamiento.
• Termina la carta.

Dear Mrs. Keating,

In response to your letter of May 10, 2010 I inform you that I am very interested in
the vacancy of representative based in Fredericton and I will be happy to cover the
southern part of the province.

I send my CV and a cover letter

it's a pity that you can not be longer in Vancouver

How many nights will you stay there so that I can organize the accommodation?

I would be happy to meet you in Moncton at 4 p.m. On Wednesday 16 or

Thursday, June 17.

I hope to hear from you.

To be honest,

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Susan Scott

Estimada Sra. Keating,

En respuesta a su carta del 10 de mayo de 2010, le informo que estoy muy interesado en
la vacante de representante con sede en Fredericton y estaré encantado de cubrir la parte
sur de la provincia.
Te envío mi CV y una carta de presentación.
Es una pena que no puedas estar más tiempo en Vancouver.
¿Cuántas noches te quedarás allí para poder organizar el alojamiento?
Me encantaría conocerte en Moncton a las 4 p.m. El miércoles 16 o jueves 17 de junio.
Espero oír de usted.
Sinceramente,
Susan Scott