Smart Factory Tablas

TABLAS DE RETENCIÓN TRD
SMART FACTORY PE - CI - F1
VERSIÓN: 01

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL FECHA: 20/05/2016
NOMBRE DE LA CÓDIG 13

DIRECCION GENERAL DE SISTEMAS CONSECUTIVO 1 DE 6
DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION GENERAL DE SISTEMAS FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
OFICIN SUBSER PROCEDIMIENTO
SERIE SERIE Y TIPOS DOCUMENTALES AÑOS FINAL
A IE
AG AC CT E M S
Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina

100 05 02 Formato de análisis de solicitud 2 5 x totalmente la documentación
2
Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma
100 05 04 Formato de aprobación de solicitud 7 x x y se conserva totalmente

totalmente la documentación
Formato de revisión de
100 05 18 disponibilidad de licencias 2 6 x
CONVENCIONES: CT: CONSERVACIÓN TOTAL, E: ELIMINACIÓN, M: MICROFILMACIÓN, S:
SELECCIÓN
FIRMAS
JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Una vez cumplido el tiempo de retención se selecciona el
10 % de la documentación se microfilma y se conserva
100 05 13 Formato de Licencia inexistente 2 8 x x x totalmente
Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y

100 05 05 Formato de asignación de licencia 5 x x se conserva la documentación totalmente

se conserva la documentación totalmente
100 05 12 Formato de instrucciones 2 6 x x
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S

100 06 12 Informe digital 2 8 x x se conserva la documentación en su totalidad
2
15% de la documentación se microfilma y se conserva
100 06 11 Informe de recursos materiales 8 x x x totalmente
Notificación de asignación de Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y

100 08 02 licencias 2 8 x x se conserva la documentación en su totalidad
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Una vez cumplido el tiempo de retención se conserva la

100 08 03 Notificación de dictamen 2 6 x documentación en su totalidad
Oficio de Aceptación del plan de Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina
100 09 02 trabajo 2 5 x totalmente la documentación
2 se conserva la documentación totalmente
100 09 01 Oficio aprobación de solicitud 5 x x

SELECCIÓN
FIRMAS
VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S

100 10 01 Orden de inicio 2 8 x x 15 % de la documentación y se elimina la prueba física
2
Solicitud de disponibilidad de 15 % de la documentación y se microfilma la
100 15 05 licencias 6 x X documentación a conservar

la información y se elimina la prueba física
100 15 04 Solicitud de dictamen 2 5 x x
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
100 15 09 Solicitud para el desarrollo de sistema 2 8 x x

SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: AREA ADMINISTRATIVA FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
110 15 05 Solicitud de dictamen técnico 2 15 x x

SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


AREA ADMINISTRATIVA CONSECUTIVO 1 DE 03
DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: AREA USUARIA FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S

110.01 04 01 Evaluación de cumplimiento 2 6 x

110.01 05 03 Formato de Aprobación de sistemas 2 5 x totalmente la documentación
2
110.01 05 17 Formato de Prueba Funcional 7 x x y se conserva totalmente
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
una vez cumplido el tiempo de retención se conserva el

110.01 06 02 Informe de aprobación 2 15 x total de la documentación
2
la totalidad de la documentación y se elimina la prueba
110.01 11 04 Plan de Trabajo Preliminar 15 x x x física y se conserva la microfilmación
Remisión a dirección general de Una vez cumplido el tiempo de la retención
sistemas seleccionamos el 15 % de la documentación se
microfilma lo seleccionado y se elimina la prueba física
110.01 14 01 2 15 x x x x se conserva totalmente lo microfilmado
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
2
Solicitud de ajustes necesarios Una vez cumplido el tiempo de retención se selecciona el
15 % de la documentación y se microfilma la
110.01 15 01 10 x X documentación a conservar
Solicitud de desarrollo de un sistema Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma

110.01 15 02 2 15 x x x física y se conserva la microfilmación

SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: MESA DE SERVICIOS FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Consulta catálogo de servicios Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y
120 03 01 8 x 8
Formato de ticket
120 05 19 7 x x
Informe de improcedencia se conserva la documentación totalmente
120 06 08 7 x x
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Notificación de actividades Una vez cumplido el tiempo de retención se selecciona el
10 % de la documentación se microfilma y se conserva
120 08 01 8 x x x totalmente
Solicitud de copias
120 15 02 5 x x se conserva la documentación totalmente
Soporte técnico Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y

120 16 16 6 x x
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S

120 13 02 REGISTRO DE TIKET 2 5 x X 15 % de la documentación y se elimina la prueba física

SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
DIRECCION DE TRANSA WEB Y BASE

CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: DE DATOS FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Acta constitutiva
130 01 01 2 5 x total de la documentación
2
Acta de inicio de proyecto
130 01 02 8 x x 15 % de la documentación y se elimina la prueba física
Certificación de aceptación Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina la

documentación
130 02 01 2 5 x
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
DIRECCION DE TRANSA WEB Y BASE

CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Formato de Análisis de
requerimientos
130 05 1 2 5 x x 15 % de la documentación y se elimina la prueba física
2
Formato de capacitación Una vez cumplido el tiempo de retención se selecciona el
130 15 % de la documentación y se microfilma la
05 7 5 x X documentación a conservar
Formato de configuración
SELECCIÓN
FIRMAS JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo
VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
DIRECCION DE TRANSA WEB Y BASE CÓDIG 13

O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Formato de entrega de recursos
Formato de implementación de 2
sistema Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma
130 la totalidad de la documentación y se elimina la prueba
05 11 15 x x x física y se conserva la microfilmación
Una vez cumplido el tiempo de la retención
Formato de modificaciones realizadas seleccionamos el 15 % de la documentación se
130 05 14 2 15 x x x x se conserva totalmente lo microfilmado
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0

OFICINA PRODUCTORA: FECHA 25/10/2021
DE DATOS O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Formato de observaciones Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma
130 05 15 2 10 x x x física y se conserva la microfilmación
2
Formato de prueba de seguridad Una vez cumplido el tiempo de retención se selecciona el
130 15 % de la documentación y se microfilma la
Formato de validación del sistema Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma
130 05 20 2 15 x x x física y se conserva la microfilmación
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0

DE DATOS O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Formato Desarrollo del diseño
130 05 22 2 5 x totalmente la documentación
2
Formato Remisión plan de trabajo
130 Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina
05 23 6 x totalmente la documentación

Informe de aprobación de sistema la totalidad de la documentación y se elimina la prueba
130 física y se conserva la microfilmación
06 03 2 8 x x x
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0

DE DATOS O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Informe de factibilidad
130 Una vez cumplido el tiempo de retención se selecciona el
06 06 2 5 x X 15 % de la documentación y se elimina la prueba física
2
130 Oficio de conclusión del sistema Una vez cumplido el tiempo de retención se SELECCIONA
el 15 % de la documentación y se conserva la prueba
09 05 5 X X física
Oficio remisión de sistema Una vez cumplido el tiempo de retención se SELECCIONA
desarrollado el 15 % de la documentación y se conserva la prueba
física
130 09 06 2 10 X X
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0

DE DATOS O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Plan de trabajo preliminar Evaluación
de requerimientos
130 una vez cumplido el tiempo de retención se conserva el
11 04 2 5 x total de la documentación
2
Remisión nuevo plan de trabajo
130 Una vez cumplido el tiempo de retención se selecciona el
14 02 8 x x 15 % de la documentación y se elimina la prueba física
Solicitud de pruebas Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina la

documentación
130 15 08 2 5 x
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0

DE DATOS O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
2
130 Solicitud de validación Una vez cumplido el tiempo de retención se selecciona el
15 % de la documentación y se microfilma la
Solicitud modificación de diseño


SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION SERVICIO DE COMPUTO FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
informe de aceptación del plan Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y
140 06 01 2 8 x x
informe de fallas y operatividad del 2 se conserva la documentación totalmente
sistema
140
06 07 7 x x
oficio de aceptación de plan de Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y
diseño se conserva la documentación totalmente
140
09 02 2 7 x x
SELECCIÓN
FIRMAS

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION SERVICIO DE COMPUTO FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
plan de diseño de sistema Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y
140 11 02 2 15 x x
2 Una vez cumplido el tiempo de la retención

plan de trabajo preliminar seleccionamos el 15 % de la documentación se
140 microfilma lo seleccionado y se elimina la prueba física
11 04 8 x x x x se conserva totalmente lo microfilmado

SELECCIÓN
FIRMAS
VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE UNIDAD DESARROLLO FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
150 Una vez cumplido el tiempo de la retención
seleccionamos el 15 % de la documentación se
acta de reunión de arranque de microfilma lo seleccionado y se elimina la prueba física
01 03 proyecto 2 15 x x x x se conserva totalmente lo microfilmado
150

10 02 orden de inicio del sistema 2 7 x documentación en su totalidad
150
Una vez cumplido el tiempo de la retención
seleccionamos el 15 % de la docuemntacion se
11 03 plan de trabajo de validacion 2 8 x x x x se conserva totalmente lo microfilmado
SELECCIÓN
FIRMAS
VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: JEFATURA DE UNIDAD DESARROLLO FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
150 Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y
15 07 solicitud de proyecto 2 15 x x

SELECCIÓN
FIRMAS
VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SEGURIDAD INFORMATICA FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
160 Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina

06 01 informe de aceptacion de plan 2 5 x totalmente la documentación
160
2
informe de fallas y operatividad del Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma
06 07 sistema 7 x x y se conserva totalmente
160
06 10 informe de pruebas de seguridad 2 6 x

SELECCIÓN
FIRMAS
VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION DE SEGURIDAD INFORMATICA FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
160
09 02 oficio de aceptacion 2 8 x x se conserva la documentación en su totalidad
160
2
15% de la documentación se microfilma y se conserva
11 01 plan de diseño 8 x x x totalmente
160
11 04 plan de trabajo preliminar 2 5 x
SELECCIÓN

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
OFICINA PRODUCTORA: DIRECCION APOYO A USUARIOS FECHA 25/10/2021
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
170
Formato de verificación de licencias – Una vez cumplido el tiempo de retención se conserva la
05 21 control de licencias 2 6 x documentación en su totalidad
170
2

05 10 Formato de existencia de licencia 7 x documentación en su totalidad
170
Formato de asignación de licencia – totalmente la documentación
05 5 formato de instalación de licencia 2 9 x
SELECCIÓN

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
Informe de asignación de instalación se conserva la documentación totalmente
06 04 de licencia 2 8 x x
2 se conserva la documentación totalmente
06 05 Informe de existencia de licencia 7 x x

06 09 Informe de licencia no existente 2 7 x x

SELECCIÓN

VERSIÓN: 01


DEPENDENCIA: O 0
CÓDIG 13
O 1
DISPOSICIÓN
A IE
AG AC CT E M S
170
2
13 01 Registro de control de software 5 x x x física y se conserva la microfilmación

SELECCIÓN

Smart Factory Tablas

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TABLAS DE RETENCIÓN TRD

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina

Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y

Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y

Notificación de asignación de Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

Una vez cumplido el tiempo de retención se conserva la

100 09 01 Oficio aprobación de solicitud 5 x x

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

Una vez cumplido el tiempo de retención se selecciona el

Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

CONVENCIONES: CT: CONSERVACIÓN TOTAL, E: ELIMINACIÓN, M: MICROFILMACIÓN, S:

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

CONVENCIONES: CT: CONSERVACIÓN TOTAL, E: ELIMINACIÓN, M: MICROFILMACIÓN, S:

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina

110.01 04 01 Evaluación de cumplimiento 2 6 x

Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

una vez cumplido el tiempo de retención se conserva el

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

Solicitud de desarrollo de un sistema Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma

CONVENCIONES: CT: CONSERVACIÓN TOTAL, E: ELIMINACIÓN, M: MICROFILMACIÓN, S:

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

Soporte técnico Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma y

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

Una vez cumplido el tiempo de retención se selecciona el

CONVENCIONES: CT: CONSERVACIÓN TOTAL, E: ELIMINACIÓN, M: MICROFILMACIÓN, S:

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

DIRECCION DE TRANSA WEB Y BASE

Certificación de aceptación Una vez cumplido el tiempo de retención se elimina la

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

DIRECCION DE TRANSA WEB Y BASE

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

DIRECCION DE TRANSA WEB Y BASE CÓDIG 13

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

DIRECCION DE TRANSA WEB Y BASE CÓDIG 13

JEFE OFICINA: GESTOR DOCUMENTAL: angelica viveros - Adrián erazo

NOMBRE DE LA CÓDIG 13

DIRECCION DE TRANSA WEB Y BASE CÓDIG 13

Una vez cumplido el tiempo de retención se microfilma