SUBSISTEMA GESTION BIBLIOTECA

DEFINICION:
Es el conjunto de las Unidades de Información Documental que existen o se creen en las diferentes
sedes académicas o administrativas de la Universidad Libre, las cuales articulan los diferentes
recursos documentales, humanos, e informáticos orientados hacia el logro de los objetivos
institucionales.

SUBSISTEMA APLICACIONES MODULOS CARACTERISTICAS

GESTION DE Proceso de evaluación y análisis intelectual activo, basado en
SELECCIÓN DE
LA los procedimientos internos de cada biblioteca, que tiene como
MATERIAL
BIBLIOTECA BIBLIOGRAFICO
fin principal poder tener unas colecciones equilibradas en su
contenido, calidad y cantidad,
Es la etapa en la cual se establecen los diferentes mecanismos
PROCESO DE
que permiten la adquisición de los diferentes materiales
ADQUISICION
bibliográficos
ANALISIS Y Tiene como finalidad realizar las actividades necesarias que les
PROCESAMIENTO DE permita a los usuarios recuperar la información contenida en
DESARROLLO LOS DOCUMENTOS los documentos que integran las diferentes colecciones
DE El inventario de las colecciones se efectuará una vez al año,
COLECCIONES para determinar cuáles y cuantos materiales se extraviaron en
INVENTARIO
ese período, y así poder actualizar la base de datos
bibliográficos y tomar medidas de seguridad más eficaces.
CLASIFICACION Y Administra y controla los recursos bibliográficos con que
CATALOGACION cuenta la biblioteca
MANTENIMIENTO DE Conservación del material bibliográfico para que satisfaga las
COLECCIONES Y
necesidades de información de los usuarios. Para ello, se debe
DESCARTE O
revisar permanentemente la colección para descartar los
DEPURACIÓN DE
MATERIALES recursos muy deteriorados, no vigentes, duplicados o
BIBLIOGRÁFICOS irrelevantes
SERVICIOS AL USUARIOS DEL Son usuario de un conjunto de permisos y de recursos
PUBLICO SISTEMA específicos asignados, como parte del sistema bibliotecario
El Sistema de Biblioteca a través de las bibliotecas adscritas al
SERVICIOS DE sistema estudiará, diseñará e implementará los diversos
INFORMACION servicios de información que se requieran para atender las
necesidades de sus usuarios.
Para facilitar el acceso y recuperación de la información que
CONSULTA INTERNET
tiene cada biblioteca en sus colecciones o fuentes de
Y BASES DE DATOS
información
SANCIONES POR EL
Con el fin de lograr el funcionamiento adecuado de la
MAL USO DE LA
BIBLIOTECA
Biblioteca
HORARIO El horario mínimo de atención a los usuarios que cada
biblioteca ofrecerá, será de 8 horas diarias, de lunes a sábado
 con la finalidad de adquirir un mismo software de
sistematización, para integrar en una sola base de datos
SISTEMATIZACION
bibliográfica, todas las colecciones y establecer programas
cooperativos.
Cada biblioteca del Sistema, debe suministrar a sus usuarios el
servicio de la red Internet, que les permita a los usuarios
INTERNET
acceder en forma ágil y oportuna a todas las fuentes de
DASARROLLO información de las redes académicas y a las bases de datos
INFORMATICO Las Bibliotecas deben contar con los equipos informáticos
RECURSOS dotados de la tecnología actualizada y con el número de
INFORMATICOS computadores requeridos para el apoyo de los procesos
administrativos
La Biblioteca debe disponer de un espacio en la página web de
la Universidad, para dar a conocer sus servicios, reglamento de
PAGINA WEB
usuario, recursos de material bibliográfico, bases de datos y el
catálogo en línea, entre otros.

DESARROLLO DE COLECCIONES:
USUARIOS

1. Director de biblioteca
2. Auxiliar de biblioteca
3. Profesional universitario de biblioteca
4. Decanos/ directores de biblioteca
5. Comité Seccional de biblioteca
6. Auditoria Seccional
7. Auxiliar de procesos técnicos

FUNCIONES Y PROCESOS:

1. Selección De Material Bibliográfico

o Evaluación de los procesos internos de la biblioteca
o Análisis de los procesos internos de la biblioteca
2. Proceso De Adquisición
o Adquisición de material bibliográfico basado en la disponibilidad.
o presupuestal y la reglamentación de compras.
o Canje o intercambio de publicación de entidades públicas y privadas.
o Donación de material bibliográfico.
3. Análisis y Procesamiento De Los Documentos.
o Organización técnica de las colecciones bibliográficas
o Catalogación del material bibliográfico
o Clasificación de libros y documentos
o Análisis de documentos y Asignación de materiales
o Publicaciones seriadas
 4. Inventario
5. Clasificación Y Catalogación
6. Mantenimiento De Collaciones Y Descarte O Depuración De Materiales
Bibliográficos

CLASES DE DATOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN BIBLIOGRÁFICA - DESARROLLO DE

COLECCIONES

Nombre Descripción

Compra Proceso administrativo, basado en la

disponibilidad presupuestal y la
reglamentación de compras fijada por la
Institución. Son responsables, la Sindicatura y
las Dependencias de Compras y Almacén

Canje Proceso mediante el cual, las bibliotecas

efectúan acuerdos de intercambio de
publicaciones tanto con entidades públicas
como privadas. La responsabilidad de este
proceso es del director de cada biblioteca

Donación Es el proceso mediante el cual ingresan a cada

biblioteca, los documentos que le son donados
por personas naturales o jurídicas. Es
responsable el Director de la Biblioteca

Inventario El inventario de las colecciones se efectuará

una vez al año, para determinar cuales y
cuantos materiales se extraviaron en ese
período, y así poder actualizar la base de datos
bibliográficos y tomar medidas de seguridad
más eficaces.

Organización Técnica Con el fin de tener unas colecciones

debidamente organizadas que faciliten la
ubicación y consulta de los materiales
bibliográficos y poder participar en programas
cooperativos e integrados de Biblioteca
Clasificación de los libros y documentos Para Bibliotecas que abarquen todas las áreas
del conocimiento, se debe utilizar el Sistema
de Clasificación Decimal Dewey”, así como
para Bibliotecas especializadas, sistemas
especiales como el Sistema de clasificación de
la Biblioteca Nacional de Medicina de los
Estados Unidos, en el caso de colecciones del
área de la salud. Así mismo se pueden usar
sistemas locales para colecciones especiales.

SERVICIOS AL PUBLICO:

USUARIOS

1. Director de biblioteca
2. Aux de biblioteca
3. Auxiliar de circulación y préstamo
4. Coordinador Servicio al Público
5. Usuario
6. Profesional IT

FUNCIONES Y PROCESOS:

1. Usuarios Del Sistema

2. Servicios De Información
3. Consulta Internet Y Bases De Datos
4. Sanciones Por El Mal Uso De La Biblioteca
5. Horario
6. Auditoria Seccional

CLASES DE DATOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN BIBLIOGRÁFICA - SERVICIOS AL PUBLICO

Nombre Descripción

Identificación El usuario debe presentar el carné vigente al

solicitar cualquier servicio de Biblioteca. Este
carné es personal e intransferible.

Préstamo Interno Servicio que permite la consulta de todos los

 materiales bibliográficos de las diferentes
colecciones de la Biblioteca.

Préstamo Externo Este servicio faculta el préstamo al usuario de

ciertos materiales de la Biblioteca, según las
políticas internas de funcionamiento de cada
Seccional.

Referencia Servicio de orientación al usuario sobre uso y

manejo de fuentes de información general y
especializada. Acceso a bases de datos
nacionales e internacionales y en general, a
todos los recursos existentes en el Sistema de
Biblioteca y Documentación de la Universidad

Referencia Especializada Servicio de búsqueda y recuperación de

información bibliográfica mediante el acceso
en línea a bases de datos nacionales y/o
contacto interinstitucional con unidades de
información.

Consulta y Préstamo Interbibliotecarío. Convenio establecido entre bibliotecas

universitarias, públicas y privadas, para el
préstamo de libros y revistas a usuarios de
instituciones educativas a nivel local, regional
y nacional.

Colección General Corresponden a esta Colección los libros de

interés general que apoyan las diferentes
asignaturas de los planes académicos de la
Universidad

Colección de Reserva Está compuesta por los documentos sugeridos

por los docentes en cada una de las asignatura
o por aquellos que por diferentes razones sea
por la demanda que tiene el documento,
cantidad de ejemplares que se tiene, etc

Colección de Referencia La integran las enciclopedias, diccionarios,

manuales, índices, códigos, atlas y otros
documentos o materiales, los cuales, por su
 contenido o valor, se asignan a esta colección.

Colección de Hemeroteca Colección de Publicaciones Periódicas y

Seriadas: Conformada por Revistas nacionales
e internacionales, especializadas y de interés
general, así como por los periódicos, informes
y boletines.

DESARROLLO INFORMATICO:

USUARIOS:

1. Director de biblioteca
2. Aux de biblioteca
3. Coordinador Servicio al Público
4. Usuario
5. Profesional IT

CLASES DE DATOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN BIBLIOGRÁFICA - DESARROLLO INFORMATICO

Nombre Descripción

Descripción

Digitalización El proceso tecnológico que permite

convertir un documento en soporte
análogo, en uno o varios ficheros
electrónicos que contienen la imagen
codificada, fiel e íntegra del documento,
con certificación tecnológica de integridad,
disponibilidad, fiabilidad y autenticidad

base de datos bibliográfica  Conjuntos de referencias bibliográficas de

publicaciones, almacenadas
informáticamente y que pueden ser
 recuperadas interactivamente gracias a un
lenguaje de consulta.

Libros Electrónicos  es una versión electrónica o digital de

un libro, es una publicación cuyo soporte
no es el papel sino un archivo
electrónico, su texto se presenta en
formato digital

SUBSISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

DEFINICION:
Área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, la recepción,
el mantenimiento, el uso y la disposición de documentos de archivo, incluidos los procesos
para incorporar y mantener en forma de documentos la información y prueba de las
actividades y operación de la organización.
SUBSISTEMA APLICACIONE MODULOS CARACTERISTICAS
S
GESTION Facilitar y suministrar de manera oportuna, la
DOCUMEN documentación que reposa en el Archivo Central de
A PRESTAMO Y la Universidad Libre, atendiendo las necesidades de
DEVOLUCIONES información que requieran los usuarios internos bien
sea con fines administrativos, académicos, judiciales
o de índole informativa y cultural.
Establecer, actividades, responsabilidades y
GESTION DE
controles para normalizar el proceso de
ARCHIVO TRANFERENCIAS
CENTRAL
transferencia documental de los Archivos de Gestión
DOCUMENTAL
PRIMARIA
al Archivo Central de la Universidad Libre, en
concordancia con las Tablas de Retención
Documental y las normas de archivo vigentes.
Determinar los criterios necesarios para la
ELIMINACION eliminación de documentos y la depuración del
DOCUMENTAL Archivo Central, a través de la aplicación de las Tablas
de Retención Documental (TRD) respectivamente
GESTION DE ACTUALIZACION Establecer actividades, responsabilidades y controles
ARCHIVO DE DE TABLAS DE para actualizar de manera organizada y
 RETENCION estandarizada las TRD a nivel institucional.
DOCUMENTAL
Establecer los lineamientos técnicos que permitan la
OFICINA ORGANIZACIÓN correcta organización de los Archivos de Gestión y
DE LOS ARCHIVOS aplicación de las Tablas de Retención Documental en
DE GESTION las Unidas Académicas y Administrativas de la
Universidad Libre.
Es el uso de las tecnologías de la información y la
GESTION comunicación en la universidad, la cual aporta en la
GESTIÓN DE DOCUMENTAL construcción y optimización de la gestión de
ARCHIVOS patrimonio de la institucional.
ELECTRÓNICOS Se garantiza la autenticidad, integridad,
PRESERVACCION
confidencialidad y la conservación a largo plazo de
DE DOCUMENTOS
los documentos electrónicos de archivo

GESTION DE ARCHIVO CENTRAL

USUARIOS:

1. Coordinador y/o técnico de gestión documental

2. Jefe de unidad académica administrativa
3. Comité nacional de archivo
4. Director nacional de gestión documental

CLASES DE DATOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - GESTION DE ARCHIVO

CENTRAL

Nombre Descripción

Es el conjunto de documentos, sea cual fuere

su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una
persona o entidad, en el transcurso de su
ARCHIVO
gestión, conservados para servir como
testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos,
o como fuentes de la historia.

FOLIO Hoja de libro de cuaderno o de expediente al

 que corresponden dos páginas. Número que
indica el orden consecutivo de las páginas de
un libro, folleto, revista o expediente.

Unidad documental compleja formada por un

conjunto de documentos generados orgánica y
EXPEDIENTE
funcionalmente por una instancia productora
en la resolución de un mismo asunto.

GESTION DE ARCHIVO DE OFICINA

USUARIOS:

1. Coordinador y/o técnico de Gestión Documental

2. Director Nacional de Gestión Documental
3. Comité Nacional de Archivo
4. Secretaria o quien haga sus veces de la Unidad Académica/Administrativa.
5. Técnico de Gestión Documental
6. Técnico y/o Auxiliar Administrativo Archivo Central

CLASES DE DATOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - GESTION DE ARCHIVO DE

OFICINA

Nombre Descripción

Unidad documental simple originada en una

actividad administrativa, con diagramación,
TIPO DOCUMENTAL
formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla y describirla.

Retiro de duplicados idénticos, folios en

Depuración blanco, material abrasivo y documentos de
apoyo en los archivos de gestión.
CLASES DE DATOS SUBSISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - GESTIÓN DE ARCHIVOS
ELECTRÓNICOS

Nombre Descripción

Contenido estable. El contenido del documento no cambia en el

tiempo

Forma documental fija. Se define como la cualidad del documento de

archivo que asegura que su contenido
permanece completo y sin alteraciones,

Vinculo archivístico Los documentos de archivo están vinculados

entre sí, por razones de la procedencia,
proceso, trámite o función y por lo tanto este
vínculo deberá mantenerse a lo largo del
tiempo,

Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste

por escrito, ese requisito quedará satisfecho
con un mensaje de datos, si la información
que éste contiene es accesible para su
posterior consulta.