PROCESOPROCESO BIENESTAR

BIENESTAR ESTUDIANTIL
ESTUDIANTIL / SUBPROCESO
/ SUBPROCESO ATENCIÓN
ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA
SOCIOECONÓMICA Código: PBE.23

PROCEDIMIENTO PEDIDO Y ENTREGA DE INSUMOS Y/O PRODUCTOS PARA LA PRESTACIÓN DE LOS Versión: 07
SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN Página 1 de 12

Revisó: Profesional SCC / Jefe SCC / Coordinación de calidad Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Agosto 03 de 2009
Resolución N° 130

OBJETIVO ALCANCE

Describir las actividades para el pedido y entrega de insumos y/o productos requeridos en los servicios de Comprende desde la solicitud de los insumos y/o productos a los proveedores, hasta la entrega de los
alimentación y las actividades de control de inventario . mismos al supervisor de turno de cocina, los líderes de los servicios de alimentación o a los empleados
en quienes se delegue.

NORMATIVA

 Resolución del Ministerio de Salud y Protección Social 2674 de 2013, en el cual se establecen los requisitos sanitarios que deben cumplir las personas naturales y/o jurídicas que ejercen actividades de
fabricación, procesamiento, preparación, envase, almacenamiento, transporte, distribución y comercialización de alimentos y materias primas de alimentos y los requisitos para la notificación, permiso o registro
sanitario de los alimentos, según el riesgo en salud pública, con el fin de proteger la vida y la salud de las personas.
 Decreto de la Presidencia de la República de Colombia 3075 de 1997, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 09 de 1979 y se dictan otras disposiciones. Por el cual se reglamentan las condiciones
generales de equipos y utensilios en la fabricación de alimentos.
 NTS-USNA 003, Control en el manejo de materia prima e insumos en el área de producción de alimentos conforme a requisitos de calidad .
 NTS-USNA 007, Norma sanitaria de manipulación de alimentos.

DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

 DBU: División de Bienestar Universitario.

 Minutas: Se refiere a los menús que se programan en cada servicio de alimentación .
 Profesional SCC: Realiza las actividades de supervisión del sistema de cafetería; tiene habilitados los módulos en el Sistema de Cafetería para desempeñar este rol.
 SCC: Sección de Comedores y Cafetería.
 SIF: Sistema de Información Financiero.
 SIMSIS: Sistema de Información para el Manejo de los Servicios Integrales de Salud.

CONSIDERACIONES

a) Aunque puede variar por diversos factores, generalmente la periodicidad de las solicitudes a los proveedores se realiza de acuerdo con el tipo de insumos requeridos :

 Diaria: Suministro de productos e insumos necesarios para la prestación del servicio de Alimentación Especial.
 Semanal: Mercado de verduras, hortalizas, raíces, tubérculos, plátanos, carne, pollo, pescado, frutas frescas, pulpa de fruta, pan y abarrotes en general (perecederos).
 Según stock: Abarrotes no perecederos, desechables y aseo.
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CONSIDERACIONES

b) Al finalizar cada mes, el almacenista elabora un informe de Almacén siguiendo los lineamientos que establezca la División Financiera .

c) Se realizan verificaciones periódicas del inventario físico del almacén por parte del Jefe de la Sección de Comedores y Cafet ería o de la persona a quien delegue.

d) Ajuste de Inventario de Almacén: Una vez se realice el conteo físico de los insumos y/o productos de almacén, se levanta un acta especificando los insumos y/o productos que presentaron faltantes y sobrantes.
Con base en esta acta, se ingresa al módulo de ajuste de inventarios en el SIF y se realizan los ajustes pertinentes, tanto en cantidades como en valor. Sólo se permite el ajuste de inventarios cuando hay faltantes y
sobrantes de productos al granel o empacados al mayor por ejemplo: bultos.

e) Dadas de Baja de Almacén: Un producto se puede dar de baja sólo cuando esté vencido o dañado. Estos productos deben ser reportados inmediatamente al jefe de la Sección de Comedores y Cafetería o a
quien delegue, para que se realice un acta en donde se especifique el producto y la causa por la cual se decide dar de baja . A continuación, se ajustará el inventario en SIF y se manejará como un faltante.

f) El inventario físico en cada cafetería será realizado periódicamente. Estará a cargo de la cajera, auxiliar administrativo o Administrador Punto de Venta. Se hará aleatoriamente por grupos de productos,
verificando las existencias físicas con las reportadas por el sistema , usando el formato FBE.154 Acta de inventario.

g) Ajuste de Inventario de las Cafeterías: Una vez se realice el conteo físico de productos de cafetería, se ingresa esta información al Sistema de Cafetería, para realizar el ajuste de inventario en cuanto a
cantidades, así mismo se puede consultar un informe de los ajustes realizados.

h) Dadas de Baja Cafeterías: Un producto se puede dar de baja sólo cuando esté vencido o dañado , estos productos deben ser reportados inmediatamente al Administrador Punto de Venta o a quien delegue,
para que se realice la respectiva baja en el Sistema de Cafetería, donde se especifique el producto y la causa por la cual se decide dar de baja. Si el monto de la baja supera 1/8 SMLMV deberá ser autorizado por la
Jefatura de la SCC, firmando el formato FBE.152 Control de movimientos de inventario cafeterías, en la casilla correspondiente.

i) Los insumos y/o productos se solicitan a través del medio acordado con el proveedor, ya sea vía fax, correo electrónico, por teléfono o por escrito. Constituye el soporte de los pedidos los formatos
establecidos por el proveedor o en su defecto los formatos FBE.34 o FBE.107.

J) Los inventarios de las diferentes cafeterías son afectados por las ventas y movimientos diarios de productos descritos en el procedimiento PBE.24 Ingresos por caja de los puntos de venta de la cafetería.

K) Los productos que ingresarán a la cafetería son: Productos de lonchería, paquetería, botellas y empacados en general.
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Procesamiento en S.I. o Procedimiento predefinido

Inicio/Fin Actividad Dec isión Documento intranet Archivo Interno Conector de página Conector

DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN TIEMPO DOCUMENTOS DE

RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

INICIO

1. Recibe las minutas de todos los servicios de alimentación Almacenista / Hoja de cálculo
1 Hora (excel)
1. Recibe la minuta de la SCC, en medio físico, estas son entregadas por el Auxiliar de almacén
Profesional en Nutrición de la SCC.

A ¿Ingreso de
NO Insumos/productos por
Pág. 6 almacén?

SI
2. Determina las existencias de los insumos y/o productos, Almacenista /
2. Determina las ajusta y determina las cantidades que deben solicitarse a los 8 Horas
Auxiliar de almacén
cantidades a pedir. proveedores.

3.
con la 4 Horas
periodicidad establecida (ver Consideraciones (i) ).

Notas:
1. En el caso del servicio de alimentación especial o de
alguna eventualidad en los demás servicios, el profesional
Formato FBE.34/ FBE. 107/ responsable, solicita los insumos y/o productos necesarios.
Formato del proveedor

soporte del pedido, debe hacer uso de los

formatos
1
Consideraciones literal i).
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

Sujeto al Proveedor
Nota: En algunos casos puede llegar una Remisión en lugar de proveedor.
factura.

1 Hora Almacenista /
Actividades Auxiliar de almacén
4,5,6, y 7

6. Verifica que los insumos y/o productos

Almacenista /
Auxiliar de almacén
presencia del proveedor
o su representante.
¿Los productos B
cumplen con SI
especificaciones? Pág. 5

NO

Almacenista /
Auxiliar de almacén

Almacenista /
8. Diligencia y archiva el
formato FBE.47
Auxiliar de almacén
1 Hora

2
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

Formato FBE.47

Almacenista /
B 1 Hora
Auxiliar de almacén

Comprobante de
3 Horas Almacenista entrada a almacén y
orden de pago
respectiva en el SIF.
Ruta: Sistema de información sistema financiero Almacenista
Comprobante de entrada a
almacén y orden de pago inventarios Entradas a almacén

11. Entrega personalmente los insumos y/o productos 1 Hora

debidamente contados y pesados a

12. Devuelve los insumos y/o productos no utilizados en la Control de

FBE.04 Control de Pedido
y Salidas de Almacén
4 Horas Pedido y Salidas de
preparación, al almacenista y el auxiliar de almacén.
Almacén
Nota:
1. Al final de la jornada el Profesional de la SCC y el almacenista o
el auxiliar de almacén, realiza el registro correspondiente de las
cantidades utilizadas en el formato FBE.04 (Control de Pedido y
Salidas de Almacén).

2. El formato FBE.04 (Control de Pedido y Salidas de Almacén),

3 debe estar firmado por quien entrega y por quien recibe los
insumos y/o productos y se debe entrega al almacenista.
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

formato FBE.04 (Control de Comprobante de salida

Pedido y Salidas de Almacén), generando el de almacén.

Comprobante de salida de
almacén Ruta Salida : Sistema de información sistema financiero 
Almacenista inventarios Salida de almacén

FIN

A Pedido diario de
Auxiliar de cafetería insumos y productos
últimos días.

propio, 4 Horas
debe hacer uso de los formatos establecidos por la
Formato FBE.34/ FBE. 107/
Formato del proveedor

Control de Pedido
y Salidas de
. Almacén.

FBE.04 Control de Pedido formato

y Salidas de Almacén
FBE.04 Control de pedido y salidas de almacén, con el fin de
realizar las salidas en el SIF.

4
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE
ESTIMADO REFERENCIA

Control de
Pedido y Salidas de
Diligencia el formato FBE.04 Control de Pedido y Salidas de Almacén
4 Horas
Almacén, con las cantidades utilizadas, al final de cada jornada. rofesional de
la SCC / FBE.152 Control de
FBE.04 Control de Pedido Almacenista y/o movimientos de
y Salidas de Almacén auxiliar de almacén inventario cafeterías

FBE.152 Control de
movimientos de inventario
cafeterías
Notas:
1. Para el registro siga la ruta: 
  
   
  
 
2. Para la aprobación siga la ruta: 
  
   
  
 

Para el registro siga la ruta: 

  
FBE.152 Control de
movimientos de inventario
   
cafeterías  
 
 
  
5
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TIEMPO DOCUMENTOS DE
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN ESTIMADO RESPONSABLE
REFERENCIA

Ruta Entrada : Sistema de información sistema financiero

Almacenista inventarios Entrada almacén
Ruta Salida : Sistema de información sistema financiero
Almacenista inventarios Salida almacén

21. Realiza periódicamente el inventario físico de los

21. productos. Esta verificación se realiza con base en la
información del sistema de Cafetería y el conteo físico.
Nota:
Se debe realizar a cada una de las cafeterías.

22. Entrega informe del

22. Entrega a la jefe de la SCC el Acta de inventario de productos
inventario de cafetería FBE.154.

Formato FBE. 154 Acta de

inventario de productos de
cafetería

Ruta: www.uis.edu.co  Nuevas

Versiones Acceder Usuario Contraseña  cafetería
Administrador Cafetería Inventario Realizar Inventario
FIN  y
Producto Agregar Digite Cantidad del conteo Físico Guardar .
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

Creación del Documento

01 Agosto 3 de 2009

- Modificación del nombre del procedimiento.

- Objetivo: Inclusión de las actividades de control de inventario.
- Alcance: Eliminación de las actividades concernientes al pago de insumos y/o productos e inclusión de líderes de servicios de
alimentación y empleados en quienes se delegue.
- Ajustes en la consideración relacionada con la periodicidad de los pedidos.
- Inclusión de las consideraciones relacionadas con realización periódica de inventarios , bajas, ajustes de inventarios, solicitudes a los
02 proveedores y soportes correspondientes.
Diciembre 13 de 2012
- Eliminación en el diagrama de flujo del procedimiento predefinido Elaboración de minutas ya que no aplica para todos los servicios de
alimentación.
- Inclusión del FBE.107 Pedido Semanal de Insumos y Productos.
- Eliminación del horario de recepción de insumos.
- Descripción más detallada de la entrega de los insumos para el alistamiento y preparación de los alimentos .
- Inclusión de actividades relacionadas con la baja de los insumos y /o productos, y la realización periódica de inventarios.
- Eliminación de actividades concernientes al trámite de pago de insumos y /o productos.

· Inclusión de nueva normatividad

· Ajustes en las consideraciones
· Eliminación de la ruta de acceso del numeral referente a: “Registra salidas de insumos del almacén en el SIF” · Modificación de los
numerales:
Abril 23 de 2015 Registra el ingreso de los productos a cafetería en el software Sistema de Cafetería.
03
Realiza el registro de las ventas de cafetería
Descarga del Sistema de Cafetería los productos que salen desde cafetería a las UAA
Traslada productos entre los puntos de venta
Realiza la baja de los productos que así lo requieran
Realiza periódicamente el inventario físico de los productos
Realiza ajuste del inventario en el Sistema de Cafetería según el inventario físico
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

 Eliminación de la palabra necesarias en el objetivo

 Inclusión en el alcance de la frase ”supervisores de turno de cocina”
 Reforma en la consideración “c”
 Eliminación de la frase cuartos fríos de todo el documento.
04  Cambio en la consideración “h” de la frase líder de cafetería por Administrador de punto de venta.
 Eliminación de la actividad 1,16, 17, 18 y 20
 Inclusión de la actividad 1. Recepción de las minutas
Noviembre 09 de 2016  Eliminación de los dos formatos de la actividad 7
 Eliminación de los símbolos documento de las actividad 9 (Comprobante de entrada a almacén y Orden de pago automático),
todo ahora se hace en el sistema.
 Cambio en la redacción de la descripción de las actividades
 Síntesis del contenido de todas las actividades
 Eliminación de las actividades
 Cambio de la palabra líder de cafetería por Administrador punto de venta en todo el documento .
 Inclusión de tiempos.

 Inclusión de la actividad 18.

 Modificación en las consideraciones d, f y h.
05  Cambio de Administrador Punto de Venta (APV) por Profesional SCC, en definiciones y/o abreviaturas
Febrero 16 de 2018
 Inclusión de la consideración asociada a inventario físico en cada cafetería y ajuste de Inventarios de las Cafeterías .
 Se incluye un documento FBE.152 Control de movimientos de inventario cafeterías y FBE.154 Acta de inventario.
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VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

 Eliminación de simbología del diagrama de flujo en todas las hojas excepto de número 3 donde se da inicio al procedimiento.
 Modificación en la descripción de la actividad 6.
 Inclusión salida de documentos FBE.34 Y FBE. 107 después de la actividad 3.
 Modificación en la descripción de la actividad 9 por la inclusión de SIF en la ruta.
 Inclusión salida de documento “Comprobante de entrada a almacén y orden de pago”.
 Modificación en la descripción de la actividad 11.
Mayo 23 de 2019  Modificación en la descripción del nombre del formato FBE. 04 en la actividad 11.
06  Inclusión salida documento “Comprobante de salida de almacén” después de la actividad 12.
 Eliminación de actividad 13.
 Inclusión salida Formatos FBE.34 Y FBE.107 después de la actividad número 14.
 Inclusión de la actividad número 16 “Diligencia formato FBE.04”.
 Modificación de la actividad 18.
 Modificación en la descripción de la actividad 20.
 Modificación en la descripción de la actividad 21.
 Inclusión salida Formato FBE. 154 “Acta de inventario de productos de cafetería”.
 Inclusión del documento de referencia
 Modificación en consideraciones del numeral c y f.
 Modificación en la descripción de la actividad 12, 20 .
 Modificación en la descripción de la actividad 4.
 Modificación de la palabra recepciona por recibe en la actividad 5
 Modificación de la actividad numero 7 y en su descripción.
 Modificación en la descripción de la actividad 8.
07 Octubre 04 de 2019  Modificación en el nombre del Formato FBE.47 en la descripción y documento de referencia de la actividad número 8.
 Modificación del nombre del formato FBE.47 “ Eventualidades y Devoluciones” por “

 Modificación del documento de salida, después de la actividad 8.

 Modificación en el nombre del formato FBE.04 “Control de Traslado de Insumos y Productos” por “Control de Pedido y Salidas de
Almacén” a lo largo del procedimiento.
 Modificación en la descripción de la actividad 13 e inclusión de la ruta de acceso.
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CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS

 Modificación en la actividad 14.

 Modificación en la descripción de la actividad 17 e inclusión como documento de referencia el formato FBE.152.
 Modificación en la descripción de la actividad 20 e inclusión de ruta de acceso.
 Modificación en la descripción de la actividad 22.
 Inclusión de documento de salida FBE.04 después de la actividad 16 y17.