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DC-MP
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
Rev. 5
Hoja: 1 de 6
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
AGOSTO 2011
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
HOJA
INTRODUCCIÓN 3
I.- OBJETIVO DEL MANUAL 3
II.- MARCO JURÍDICO 4
III.- PROCEDIMIENTOS: 6
Por lo anterior y para cumplir con el objetivo del manual, se integraron diversos procedimientos, los
cuales se conforman de la siguiente manera: objetivo específico, políticas y/o normas de operación,
descripción de actividades y diagramas de flujo.
Al ser éste Manual de Procedimientos un soporte para cumplir con la Misión y Visión del INPer, queda
como responsabilidad del Departamento de Contabilidad su resguardo, difusión, implantación y
actualización.
Nota: Para lo no previsto dentro de este marco jurídico, se observará lo establecido en el marco
jurídico regulatorio del Manual de Organización Específico del Instituto Nacional de Perinatología
Isidro Espinosa de los Reyes.
III.- PROCEDIMIENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INPer-DAF-SRF-
DC-MP-01
Departamento de Contabilidad
Rev. 4
1.- Procedimiento para el Registro de Subsidios Federales
INPerIER Hoja: 1 de 8
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Administración y Finanzas, a la
Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad.
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Recibir el monto de los Ingresos por concepto Subsidio Federal para la operación y
funcionamiento de la Institución, a través del Departamento de Programación y
Presupuestación del Instituto.
Llevar a cabo el registro de los Recursos de Subsidio Federal.
Registrar la aplicación del presupuesto anual del Instituto, identificando el destino del recurso
ya sea para gasto de inversión o gasto corriente.
Conciliar mensualmente con el Departamento de Tesorería, con objeto de corroborar el
depósito de los recursos a favor de la Institución.
Recibir con el soporte respectivo, la “Póliza de Ingresos” (F-5220-03), misma que se
autorizará para formar parte de los estados financieros.
Recibir físicamente del Departamento de Tesorería, la “Póliza de Ingresos” (F-5220-03), por la
entrega de recursos federales conforme al calendario para ello establecido.
4.0 Descripción del procedimiento
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
3.0 Recepción de 3.1 Recibe oficio con instrucción de llevar a cabo el Departamento de
Instrucción registro de Subsidios Federales. Contabilidad
Oficio
TERMINA PROCEDIMIENTO.
5.0 Diagrama de Flujo
D i r ec c ión de A dm in is t r ac ión y F inanz as S ubd ir ec c ión de R ec ur s os F inanc ier os D epar tam ento de C ontab i l idad
In ic io
1
Ins t r uc c i ó n p a r a l lev ar a c a b o e l
R e g is t r o d e S u b s id i o s F e
O f ic io
der a les 2
R ec epc ión y
t r ans m is ión de in s t r u cci
ón 3
O f ic io
R ec epc ión de In s t r u c c ió n
O f ic io
S o l ic i t u d d e d o c u m e n t o s
F - 5220 - 03
5
R ec epc ión de doc um ent os
M ov im ient os F - 522 0- 03
F - 5 220- 03
A
D irec c ión de A dm inis t r ac ión y F S ubd ir ec c ión de R ec urs os F
D epar tam ento de C ontab ilidad
inanz as inanc ieros
No
P roc ede
5
Si
8
Si o d e
A rc h iv
doc um en tos
E s tados de C
uenta
F - 522 0- 03
9
R e g istro y
ac tua liz ac ión de m
ov im iento s
Té rm in o
6.0 Documentos de referencia
7.0 Registros
8.0 Glosario
8.1 Conciliación: Comparación de saldos y movimientos con cortes mensuales entre los registros
contables, contra los registros de las diferentes áreas de la Institución con los que se concilia.
8.2 Estado Financiero: Balance General, estado de ingresos y cargos, cualquier auxiliar contable u
otra presentación de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad.
8.3 Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o
institución en un periodo determinado.
10.0 Anexos
Rev. 4
2.- Procedimiento para el Registro de Ingresos propios y otros
ingresos
Hoja: 1 de 9
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Administración y Finanzas, a la
Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad.
3.0 Recepción de 3.1 Recibe oficio con instrucción de llevar a cabo el Departamento de
Instrucción registro de Ingresos propios y otros ingresos. Contabilidad
Oficio
TERMINA PROCEDIMIENTO.
5.0 Diagrama de Flujo
D i r ec c ión de A dm in is t r ac ión y F inanz as S ubd ir ec c ión de R ec ur s os F inanc ier os D epar tam ento de C ontab i l idad
In ic io
E m is ión de In s t r u c c ió n
2
R ec epc ión y
t r ans m is ión de in s t r u cci
ón 3
O f ic io
R ec epc ión de In s t r u c c ió n
O f ic io
4
S o l ic i tud de pr
es upues to
C opia de l
P r e s u p u e s t o a u t o r iz a d o
S o l ic i t u d d e m o v im i e n t o s
F - 5220 - 03
A
D ir ec c ión de A dm in is t r ac ión y F S ubd ir ec c ión de R ec ur s os F
D epar tam ento de C ontab ilidad
inanz as inanc ier os
R ec epc ión de
doc um en tos
M ov im ientos
diarios
F - 522 0- 03
V e r if ica ció n d e
m ov im iento s
F - 5220- 03
No
P r oc ede
6
Si
9
A s ign ac ión de
n ú m e r o c o n s e c u ti v o
F - 5220 - 03
10
In fo r m e
11
A r c h iv o
F - 5220 - 03
Té r m in o
6.0 Documentos de referencia
7.0 Registros
8.0 Glosario
8.1 Conciliación: Comparación de saldos y movimientos con cortes mensuales entre los registros
contables, contra los registros de las diferentes áreas de la Institución con los que se concilia.
8.2 Estado Financiero: Balance General, estado de ingresos y cargos, cualquier auxiliar contable u
otra presentación de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad.
8.3 Facturas: Documento que muestra las características, cantidad, precio, condiciones, forma de
entrega y otras particularidades de las mercancías vendidas o de los servicios prestados.
10.0 Anexos
Rev. 4
3.- Procedimiento para el Registro de Ingresos por intereses
ganados en inversiones
Hoja: 1 de 10
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Administración y Finanzas, a la
Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad.
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable ante la Tesorería de la Federación.
3.0 Recepción de 3.1 Recibe oficio con instrucción de llevar a cabo el Departamento de
Instrucción registro de ingresos por intereses ganados en Contabilidad
inversiones.
Oficio
10.0 Conciliación de 10.1 Concilia los ingresos recibidos al cierre del Departamento de
ingresos mes contra los estados de cuenta bancarios y lo Contabilidad
reintegrado por el Departamento de Tesorería. De
ser el caso solicita la aclaración correspondiente al
Departamento de Tesorería.
¿Procede?
No: Regresa a la actividad No. 4
Si: Continua procedimiento
11.0 Elaboración de 11.1 Elabora reporte de conciliación bancaria y lo Departamento de
reporte archiva. Contabilidad
Reporte
TERMINA PROCEDIMIENTO.
5.0 Diagrama de Flujo
D i r ec c ión de A dm in is t r ac ión y F inanz as S ubd ir ec c ión de R ec ur s os F inanc ier os D epar tam ento de C ontab i l idad
In ic io
E m is ión de In s t r u c c ió n
2
R ec epc ión y
t r ans m is ión de in s t r u cci
ón 3
O f ic io
R ec epc ión de In s t r u c c ió n
O f ic io
S o l ic i t u d d e o f i c i o4
d e inv er s i o n e s
r ea l iz adas
O f ic io d e In v e r s ió n
E s t ados d e C u enta
V e r i f i ca c i ó n d e D o c u m e n t o s
A
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INPer-DAF-SRF-
DC-MP-03
Departamento de Contabilidad
Rev. 4
3.- Procedimiento para el Registro de Ingresos por intereses
ganados en inversiones
Hoja: 7 de 10
No
P r oc ede
4
Si
E labor ac ión de Pó
l iz a
F - 5220 - 01
E m is ión de r epor te y ar
c hiv o de P óliz a
F - 5220 - 01
Infor m e de
R e n d im i e n t o s
C opia de O
fic io
10
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
No
P roc ede
4
Si
11
E laborac ión de
repor te
R epor te
Té rm in o
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INPer-DAF-SRF-
DC-MP-03
Departamento de Contabilidad
Rev. 4
3.- Procedimiento para el Registro de Ingresos por intereses
ganados en inversiones Hoja: 9 de 10
7.0 Registros
8.0 Glosario
8.1 Conciliación: Comparación de saldos y movimientos con cortes mensuales entre los registros
contables, contra los registros de las diferentes áreas de la Institución con los que se concilia.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
10.0 Anexos
Rev. 4
4.- Procedimiento para el Registro de pago a proveedores,
acreedores, descuentos y percepciones a favor de terceros
Hoja: 1 de 9
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Administración y Finanzas, a la
Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad.
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a proveedores y acreedores del INPer.
Registrar los egresos que se realicen en el Instituto, con objeto de que sean reflejados en los
estados financieros.
Verificar que la documentación soporte (factura, pedido, solicitud de servicio, etc.), que
ampara el pago, cumpla con los requisitos fiscales en vigor, así como las reglas establecidas
para efectuar el pago.
Verificar que los comprobantes cuenten con la autorización presupuestal correspondiente.
Revisar que la documentación soporte (factura, pedido, solicitud de servicio, etc.), que entregó
el proveedor, contenga los sellos de recibido del Almacén del INPer.
Conciliar los pagos dentro del periodo normal para ello establecido.
Autorizar la “Póliza de Egresos” (F-5220-02), así como contar con el soporte respectivo
(factura, pedido, solicitud de servicio, etc.), para que esta pueda ser contabilizada y forme
parte de los Estados Financieros.
Solicitar al Departamento de Tesorería los cheques junto con la documentación soporte.
Recibir del Departamento de Tesorería, los cheques con la documentación soporte (factura,
pedido, entrada al almacén, solicitud de servicio), para su registro.
Verificar y validar que la documentación presentada sea la original y que los importes de las
facturas, correspondan al importe del cheque.
Verificar el asiento contable de la “Póliza de Egresos” (F-5220-02) y documentación soporte,
para firmar la autorización.
Registrar y actualizar los movimientos contables diarios para obtener las cifras de los estados
financieros.
Archivar “Póliza de Egresos” (F-5220-02), cheque y documentación soporte.
Realizar erogaciones con cargo a la partida 3901 del COG (Clasificador por Objeto del Gasto),
por concepto de multas, actualizaciones, intereses y demás accesorios, derivado del pago
extemporáneo de pasivos fiscales, adeudos u obligaciones de pago, únicamente cuando sean
por causas de fuerza mayor no imputables a los servidores públicos responsables.
3.2 Será responsabilidad de los trabajadores del Instituto responsables del pago de pasivos fiscales,
adeudos u obligaciones de pago, cumplir con las siguientes políticas de operación, normas y
lineamientos:
3.0 Recepción de 3.1 Recibe oficio con instrucción de llevar a cabo el Departamento de
Instrucción registro de pago a proveedores, acreedores, Contabilidad
descuentos y percepciones a favor de terceros.
Oficio
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
7.0 Verificación de 7.1 Verifica el asiento contable de la “Póliza de Departamento de
asiento contable Egresos” (F-5220-02) y la documentación soporte. Contabilidad
7.2 Firma una vez verificado el punto anterior la
autorización.
F-5220-02
8.0 Registro de 8.1 Registra y actualiza los movimientos contables Departamento de
movimientos diarios para obtener las cifras de los Estados Contabilidad
Financieros.
TERMINA PROCEDIMIENTO.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INPer-DAF-SRF-
DC-MP-04
Departamento de Contabilidad
Rev. 4
4.- Procedimiento para el Registro de pago a proveedores,
acreedores, descuentos y percepciones a favor de terceros
Hoja: 6 de 9
In ic io
E m is ión de In s t r u c c ió n
2
R ec epc ión y
t r ans m is ión de in s t r u cció n
3
O f ic io
R ec epc ión de In s t r u c c ió n
O f ic io
4
S o l ic i t u d d e p ó l iz a
R ec epc ión de pó l iz a
C heq ues
D o c u m e n t a c i ó n S o p o r te
CONTROL DE EMISIÓN
6
Elaboró Revisó V e r i f i ca c i ó n y v a lAutorizó
idac i ó n d e d o c um e n t o s
Directora de Administración y Finanzas
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
Firma
A
Fecha 15-01-10 29-01-10 05-02-10
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INPer-DAF-SRF-
DC-MP-04
Departamento de Contabilidad
Rev. 4
4.- Procedimiento para el Registro de pago a proveedores,
acreedores, descuentos y percepciones a favor de terceros
Hoja: 7 de 9
No
P roc ede
4
Si
7
V e r if ica ció n d e
as ie nto c ontable
F - 5 220- 02
R e g is t r o d e
m ov im i e n t o s
A r c h iv o
F - 5 2 2 0 - 02
C he que
D oc u m en tac ión S
opor te
Té rm in o
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
7.0 Registros
8.0 Glosario
8.1 Conciliación: Comparación de saldos y movimientos con cortes mensuales entre los registros
contables, contra los registros de las diferentes áreas de la Institución con los que se concilia.
8.2 Estado Financiero: Balance General, estado de ingresos y cargos, cualquier auxiliar contable u
otra presentación de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad.
8.3 Facturas: Documento que muestra las características, cantidad, precio, condiciones, forma de
entrega y otras particularidades de las mercancías compradas o de los servicios prestados.
8.4 Póliza: Documento que elabora el Departamento de Contabilidad para registrar las operaciones
contables y que se clasifican en ingresos, egresos y diario.
8.5 Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o
institución en un periodo determinado.
8.6 Requisitos Fiscales: Datos impresos establecidos por las Leyes Fiscales que deben contener los
comprobantes de gastos.
10.0 Anexos
Rev. 4
5.- Procedimiento para el registro de pago de nómina
Hoja: 1 de 9
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
Rev. 4
5.- Procedimiento para el registro de pago de nómina
Hoja: 2 de 9
1.0 Propósito
1.1 Registrar las erogaciones que se efectúan con motivo de la emisión de la nómina de pago al
personal adscrito al Instituto Nacional de Perinatología Isidro Espinosa de los Reyes, para
elaborar la declaración mensual de impuestos retenidos de acuerdo a la nómina registrada.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Administración y Finanzas, a la
Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad.
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público,
Tesorería del Gobierno del Distrito Federal y demás instancias a las que se efectúen pagos por
conceptos de retención de impuestos y demás descuentos.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
Oficio
4.0 Recepción de 4.1 Recibe oficio con instrucción de llevar a cabo el Departamento de
Instrucción registro de pago de nómina. Contabilidad
4.2 Recibe nómina general impresa y procesada en
el Departamento de Remuneraciones.
Oficio
Nómina impresa
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
5.0 Revisión de 5.1 Revisa la nómina del personal, verificando que Departamento de
nómina la diferencia entre las percepciones y las Contabilidad
retenciones corresponda al sueldo neto a pagar. En
caso de encontrar algún error, turna la nómina a la
Subdirección de Administración y desarrollo de
Personal para corrección.
¿Procede?
No: Regresa a la actividad No. 2.2
Si: Continua procedimiento.
6.0 Incorporación al 6.1 Baja una vez verificado el importe, la nómina del Departamento de
sistema contable sistema del Departamento de Remuneraciones, Contabilidad
para su incorporación al sistema contable.
7.0 Impresión y 7.1 Imprime nómina final y archiva con pólizas de Departamento de
archivo registro. Contabilidad
Nómina final
Pólizas de registro
TERMINA PROCEDIMIENTO.
5.0 Diagrama de Flujo
D i r e c c i ó n d e A d m in is t r a c i ó n y F i n a n z aS su b d ir e c c i ó n d e R e c u r s o s F i n a n c i e r o s D e p a r tam e n to de C o n t a b i l ida d
In ic io
O f ic io
N óm ina Im pr es a
A utor iz ac ión de O f ic io
4
O fic io
N ó m in a Im p r e s a
A
D ir ec c ión de A dm in is t r ac ión y F S ubd i rec c ión de R ec ur s os F
D epar tam ento de C ontabilidad
inanz as inanc ier os
No
P roc ede
2. 2
Si
6
N óm ina F inal
P óliz a de R
egis t ro
D et er m inac ión de
Im p u e s t o s
Té r m in o
6.0 Documentos de referencia
7.0 Registros
8.0 Glosario
8.1 Conciliación: Comparación de saldos y movimientos con cortes mensuales entre los registros
contables, contra los registros de las diferentes áreas de la Institución con los que se concilia.
8.2 Estado Financiero: Balance General, estado de ingresos y cargos, cualquier auxiliar contable u
otra presentación de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad.
8.3 Facturas: Documento que muestra las características, cantidad, precio, condiciones, forma de
entrega y otras particularidades de las mercancías compradas o de los servicios prestados.
8.4 Póliza: Documento que elabora el Departamento de Contabilidad para registrar las operaciones
contables y que se clasifican en ingresos, egresos y diario.
8.5 Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o
institución en un periodo determinado.
8.6 Recaudación de Ingresos: Cantidad que se capta durante el día por la prestación de servicios.
8.7 Requisitos Fiscales: Datos impresos establecidos por las Leyes Fiscales que deben contener los
comprobantes de gastos.
10.0 Anexos
10.1 No Aplica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INPer-DAF-SRF-
DC-MP-06
Departamento de Contabilidad
Rev. 4
6.- Procedimiento para el registro de salidas de almacén
Hoja: 1 de 8
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
Rev. 4
6.- Procedimiento para el registro de salidas de almacén
Hoja: 2 de 8
1.0 Propósito
1.1 Establecer mecanismos de control de los movimientos de salida del Almacén General, de
Farmacia, etc., hacia las diferentes Áreas del Instituto Nacional de Perinatología Isidro Espinosa
de los Reyes, para el registro contable de las pólizas.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Administración y Finanzas, a la
Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad.
Recibir mensualmente del Almacén, los movimientos registrados en el mes de las salidas de
almacén para su registro y conciliación con los datos contables.
Verificar que las salidas del almacén entregadas para registro, correspondan a las reportadas
en el consecutivo manejado por el Departamento de Almacén, Farmacia e Inventarios.
Informar al Departamento de Almacén, Farmacia e Inventarios sobre las irregularidades
encontradas en las revisiones efectuadas.
Autorizar la “Póliza de Diario” (F-5220-01) elaborada, tener el soporte respectivo a fin de poder
contabilizarlas y hacerlas parte de los estados financieros.
Solicitar mensualmente al Departamento de Almacén, Farmacia e Inventarios los vales de
salida de material.
Elaborar “Póliza de Diario” (F-5220-01) de salidas de almacén y registrarla afectando las
cuentas de gastos correspondientes.
Elaborar “Póliza de Diario” (F-5220-01) y anexar la documentación correspondiente, salidas
de almacén selladas y firmadas por almacén y área usuaria y proceder a su archivo.
Registrar y actualizar los movimientos contables, a fin de obtener las cifras para los estados
financieros y poder con esto generar reportes analíticos, para su control.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
3.0 Recepción de 3.1 Recibe oficio con instrucción de llevar a cabo el Departamento de
Instrucción registro de salidas de Almacén. Contabilidad
Oficio
Vales de Salida
6.0 Elaboración de 6.1 Elabora una vez recibidos los vales, “Póliza de Departamento de
póliza Diario” (F-5220-01) de salidas de material y la Contabilidad
registra afectando las cuentas de gastos
correspondientes.
F-5220-01
F-5220-01
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
8.0 Conciliación 8.1 Concilia mensualmente la información obtenida Departamento de
mensual con el Departamento de Almacén, Farmacia e Contabilidad
Inventarios.
¿Procede?
No: Regresa a la actividad No. 4
Si: Continua procedimiento
TERMINA PROCEDIMIENTO.
5.0 Diagrama de Flujo
D i r ec c ión de A dm in is t r ac ión y F inanz as S ubd ir ec c ión de R ec ur s os F inanc ier os D epar tam ento de C o ntab i l idad
In ic io
E m is ión de In s t r u cció n
2
R ec epc ión y
t r ans m is ión de in str u cc i
ón 3
O f ic io
R ec epc ión de In str u cc ió n
O f ic io
4
S o l ic i t u d d e v a l e s
R ec e pc ión de v a les
V a les de S a l id a
E labor ac ión de pó l iz a
F - 5220- 01
A
D ir ec c ión de A dm in is t r ac ión y F S ubd ir ec c ión de R ec ur s os F
D epar tam ento de C ontab ilidad
inanz as inanc ier os
Im pr es ión de pó liz a
F - 5220 - 01
No
P r oc ede
4
Si
9
R e g istr o y
ac tua liz ac ión de m
ov im iento s
Té r m in o
6.0 Documentos de referencia
7.0 Registros
8.0 Glosario
8.1 Conciliación: Comparación de saldos y movimientos con cortes mensuales entre los registros
contables, contra los registros de las diferentes áreas de la Institución con los que se concilia.
8.2 Estado Financiero: Balance General, estado de ingresos y cargos, cualquier auxiliar contable u
otra presentación de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad.
8.3 Póliza: Documento que elabora el Departamento de Contabilidad para registrar las operaciones
contables y que se clasifican en ingresos, egresos y diario.
8.4 Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o
institución en un periodo determinado.
8.5 Recaudación de Ingresos: Cantidad que se capta durante el día por la prestación de servicios.
8.6 Registro: Movimiento que se efectúa a cada una de las cuentas contables, los cuales se plasman
en las pólizas de ingresos, egresos y diario.
8.7 Requisitos Fiscales: Datos impresos establecidos por las Leyes Fiscales que deben contener los
comprobantes de gastos.
10.0 Anexos
Rev. 4
7.- Procedimiento para el registro de gastos a comprobar
Hoja: 1 de 8
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Administración y Finanzas, a la
Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de Contabilidad.
Revisar la documentación que haya generado gastos en las diversas Áreas del Instituto
Nacional de Perinatología Isidro Espinosa de los Reyes.
Conciliar con los Departamentos de Tesorería y de Programación y Presupuestación, sobre la
documentación comprobatoria de los gastos.
Verificar que la documentación comprobatoria cuente con la autorización presupuestal
correspondiente y la firma del beneficiario.
Comprobar los gastos por compras de algún material y/o servicio, presentando las facturas
correspondientes a más tardar cinco días después de haberse efectuado dicho gasto.
Elaborar y autorizar “Póliza de Diario” (F-5220-01), así como contar con el soporte respectivo
para que pueda ser contabilizada y forme parte de los estados financieros.
Solicitar al Departamento de Tesorería el cheque, copia del recibo al beneficiario y oficio de
gastos a comprobar en original.
Asignar número consecutivo y archivar la documentación comprobatoria.
Registrar y actualizar los movimientos contables, a fin de obtener las cifras para los estados
financieros y poder con esto generar reportes analíticos, para su control.
4.0 Descripción del procedimiento
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1.0 Emisión de 1.1 Instruye a la Subdirección de Recursos Dirección de
Instrucción Financieros, lleve a cabo el registro de gastos a Administración y
comprobar. Finanzas
Copia de Recibo
Oficio de Gastos
6.0 Registro de 6.1 Registra cheque, copia del recibo al beneficiario Departamento de
documentos y oficio de gastos a comprobar en original, recibidos Contabilidad
del Departamento de Tesorería.
Cheque
Copia de Recibo
Oficio de Gastos
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
7.0 Verificación de 7.1 Verifica que la documentación comprobatoria de Departamento de
documentación gastos contenga las firmas y sellos de autorización Contabilidad
de los responsables, así como firma del
beneficiario.
¿Procede?
No: Regresa a la actividad No. 5
Si: Continua procedimiento
TERMINA PROCEDIMIENTO.
5.0 Diagrama de Flujo
D i r ec c ión de A dm in is t r ac ión y F inanz as S ubd ir ec c ión de R ec ur s os F inanc ier os D epar tam ento de C ontab i l idad
In ic io
O f ic io
4
S o l ic i t u d d e
do c um e n t o s
C heque
C opia de R e c ib o
O fic io d e G a s t o s
A
D ir ec c ión de A dm inis t rac ión y F S ubd ir ec c ión de R ec ur s os F
D epar tam ento de C o ntab ilidad
inanz as inanc ier os
R egis t r o d e
d o c um e n t o s
C heq ue
C opia de Re
c ib o
O fic io d e
G a s to s
No
P roc ede
5
Si
A rc hiv o de
doc um entac ión
9
R e g istro y
a c tua liz ac ión de m
ov im ientos
Té r m in o
6.0 Documentos de referencia
7.0 Registros
8.0 Glosario
8.1 Conciliación: Comparación de saldos y movimientos con cortes mensuales entre los registros
contables, contra los registros de las diferentes áreas de la Institución con los que se concilia.
8.2 Estado Financiero: Balance General, estado de ingresos y cargos, cualquier auxiliar contable u
otra presentación de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad.
8.3 Póliza: Documento que elabora el Departamento de Contabilidad para registrar las operaciones
contables y que se clasifican en ingresos, egresos y diario.
8.4 Presupuesto: Previsiones en materia de ingreso y egreso para el funcionamientote una entidad o
institución en un periodo determinado.
8.5 Recaudación de Ingresos: Cantidad que se capta durante el día por la prestación de servicios.
8.6 Registro: Movimiento que se efectúa a cada una de las cuentas contables, los cuales se plasman
en las pólizas de ingresos, egresos y diario.
8.7 Requisitos Fiscales: Datos impresos establecidos por las Leyes Fiscales que deben contener los
comprobantes de gastos.
10.0 Anexos
10.1 No Aplica.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INPer-DAF-SRF-
DC-MP-08
Departamento de Contabilidad
Rev. 4
8.- Procedimiento para la elaboración de Estados Financieros
Hoja: 1 de 12
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
Rev. 4
8.- Procedimiento para la elaboración de Estados Financieros
Hoja: 2 de 12
1.0 Propósito
1.1 Elaborar con base a los Registros Contables Mensuales y Anuales, los Estados Financieros para
presentar la información contable del Instituto Nacional de Perinatología Isidro Espinosa de los
Reyes a las autoridades correspondientes.
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección General, a la Dirección de
Administración y Finanzas, a la Subdirección de Recursos Financieros y al Departamento de
Contabilidad.
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y
los Auditores Externos.
CONTROL DE EMISIÓN
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla Lic. Edith Leal Arce
Secuencia de
Actividad Responsable
Etapas
1.0 Instrucción para 1.1 Instruye mediante oficio a la Subdirección de Dirección de
elaborar los Estados Recursos Financieros, elaborar los Estados Administración y
Financieros Financieros. Finanzas
Oficio
2.0 Recepción y 2.1 Recibe instrucción e indica al Departamento de Subdirección de
transmisión de Contabilidad elabore los Estados Financieros. Recursos Financieros
instrucción
3.0 Verificación de 3.1 Recibe indicación y verifica que la “Póliza de Departamento de
pólizas Ingresos” (F-5220-03), “Póliza de Egresos” (F-5220- Contabilidad
02) y “Póliza de Diario” (F-5220-01), elaboradas
durante el mes o período a presentar hayan sido
registradas en los libros correspondientes (diario,
mayor, ingresos y egresos).
F-5220-03
F-5220-02
F-5220-01
4.0 Captura de 4.1 Captura en el Sistema Informático de Departamento de
pólizas en el Sistema Contabilidad las pólizas de registro y procede a Contabilidad
Informático de elaborar la Balanza de Comprobación en el propio
Contabilidad Sistema, compuesta por los saldos del mes anterior
y los movimientos (cargos y abonos) ocurridos
durante el periodo que se esta analizando.
Información financiera
TERMINA PROCEDIMIENTO.
5.0 Diagrama de Flujo
D i r ec c ión de
A d m in istr a ció n y F in anz as
S ubd ir ec c ió n de D epar tam e nto de C ontab i l idad D i r ec c ión G e n e r al
R ec ur s o s F inanc ier os
In ic io
1
Ins t r uc c i ó n p a r a
e l a b o r a r los E s t a d o s F i n a n c ier os
O fic io 2
R ec epc ión y
t r ans m is ión de in str u cció n
V er i f ic ac ión de pó l iz as
F - 5 2 20 - 03
F-5220- 02
F - 5220 - 01
4
C a p t u r a d e p ó l iz a s
en e l S is tem a Infor m átic o de C ontab i l idad
A n á lis is d e v a r i a c i o n e s
No
P r oc ede
3
Si
6
C om par ac ión de sa ld o s
A
D ir e cció n d e
S ubd ir e c c ión de D e p a r tam e n t o d e
A d m in istr a ció n y F D ir ec c ión G ener a l
R ec ur s os F inanc ier os C onta b ilidad
inanz as
7
E labo r ac ión de l
E s tado de S ituac ión
F ina nc ier a
E s tado S ituac ión
Fin a n c ie r a
8
E labo r ac ión de
an ex os a l E s ta do de
S itua c ión F ina nc ier a
A nex os al
E s tado S itua c ión
F in anc ie r a
9
E labo ra c ión de an ex os
c o m p le m e n ta r io s a l
E s ta d o de S itu ac ió n
F inan c ier a
A nex os
c o m p le m e n ta r io s
10
E labo r ac ión de l
E s tado d e
R es u ltados
E s tado de
Re s u lta d o s
11
E labo r ac ión de
an ex os a l E s ta do de
R es u ltados
A n ex o s a l E s tado
de R es ultad os
B
D irec c ión de
A d m in istra ció n y F in anz as
S ubdirec c ió n de D epartam e nto de C ontabilidad D irec c ión G eneral
R ec urs o s F inanc ieros
12
Integrac ió n de la inform ac ión
f inanc iera
13
A prob ac ión de la in fo rm a c ió n Inform ac ión F inanc ier a
f inanc iera
In fo r m a c ió n F inanc iera
No
P roc ede 9
Si
14
A uto r iz ac ión de la in fo rm a c ió n
f inan c iera
Infor m ac ión F inanc iera
15
A u t o r i z ac i ó n d e l a in f o r m a c i ó n
f inanc ie ra
Té rm in o
6.0 Documentos de referencia
7.0 Registros
8.1 Disponibilidad Financiera: Movimiento financiero que resulta de sumar a la disponibilidad inicial
y los movimientos del mes, dando como resultado la disponibilidad final, que será la inicial del
próximo mes.
8.2 Donativos: Importe en efectivo o en especie otorgado al INPer por terceras personas.
8.3 Estado Financiero: Balance general, un estado de ingresos, un estado de fondos o cualquier
estado auxiliar u otra prestación de datos financieros, derivados de los registros de contabilidad.
8.4 Pólizas: Documento que elabora el área de Contabilidad para registrar las operaciones contables
y se clasifican en ingresos, egresos y diario.
10.0 Anexos
10.1 Póliza de Ingresos (F-5220-03)
10.2 Póliza de Egresos (F-5220-02)
10.3 Póliza de Diario (F-5220-01)
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
INPer-DAF-SRF-
DC-MP-09
Departamento de Contabilidad
Rev. 5
9.- Registro de recursos de terceros destinados a financiar
proyectos de investigación Hoja: 1 de 14
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
2.0 Alcance
2.1 A nivel interno el procedimiento es aplicable a la Dirección de Administración y Finanzas, a la
Subdirección de Recursos Financieros, al Departamento de Contabilidad, al Departamento de
Tesorería y a los responsables de los proyectos o titulares que les hayan otorgado recursos de
terceros.
2.2 A nivel externo el procedimiento es aplicable a las personas físicas o morales públicas o privadas,
nacionales o extranjeras, donantes de recursos al INPer, a la Secretaría de Hacienda y Crédito
Público y a la Secretaría de la Función Pública.
Verificar que los recursos de terceros otorgados por personas físicas o morales nacionales o
extranjeras, cumplan con los lineamientos autorizados por el Órgano de Gobierno.
Llevar a cabo la contabilidad propia de los recursos de terceros, así como su propio control en
cuentas bancarias independientes de los recursos federales.
Informar al responsable del proyecto del depósito y registro de los recursos captados en las
cuentas bancarias autorizadas por el Instituto.
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
Elaborar los informes sobre el avance financiero de cada proyecto en los términos acordados por
el aportante de los recursos.
Verificar el cumplimiento de los porcentajes establecidos en los convenios para efectos de cubrir
los gastos indirectos que genere cada proyecto así como el porcentaje que habrá de destinarse
a favor del Instituto de acuerdo con el punto 5 inciso d) fracción I y III de los Lineamientos para la
administración de los recursos de terceros, autorizados por el órgano de gobierno.
Aplicar los porcentajes de la siguiente manera:
o El gasto corriente y de inversión para mantener en operación a los Departamentos que se
dediquen al control de recursos de terceros para proyectos de investigación.
o El costo por la utilización de la infraestructura del INPer.
o El gasto generado por el mantenimiento y conservación de las instalaciones del INPer.
o Demás costos indirectos que genere el proyecto.
3.2 Será responsabilidad de los titulares de proyectos que les hayan otorgado recursos de terceros,
cumplir con las siguientes políticas de operación, normas y lineamientos:
Notificar a la Dirección General, la Dirección de Investigación y a la Dirección de Administración
y Finanzas, el o los convenios y los términos en que les fueron autorizados.
Informar a la Subdirección de Recursos Financieros de la aceptación de un proyecto, para
solicitar la expedición del recibo correspondiente.
Validar los informes sobre el avance financiero del proyecto de investigación que elabora la
Unidad Contable de Proyectos.
Informar a la Dirección de Administración y Finanzas sobre el avance técnico del proyecto de
investigación.
Fijar en coordinación con el aportante de los recursos y el Instituto, los términos, condiciones y
calendario para la distribución de los recursos del proyecto de investigación en los gastos de
operación y gastos de inversión.
Someter a la autorización del Director General del Instituto en términos de la Ley Federal de
Derechos de Autor o Ley de Propiedad Industrial en su caso, los beneficios que corresponden
como consecuencias de los productos emanados de una investigación al o los investigadores
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
o Mediante cheque a nombre del Instituto Nacional de Perinatología Isidro Espinosa de los
Reyes, enviado con un oficio al titular de la Dirección de Administración y Finanzas.
o Mediante abono directo en cuenta bancaria, para tal efecto se solicitará por escrito al titular
de la Subdirección de Recursos Financieros la información correspondiente a la Institución
bancaria y el número de cuenta. Incluir en el escrito el responsable y nombre del proyecto y
los datos del donante.
o Si la aportación es en especie, la factura, recibo, nota o carta a nombre del INPer que
ampare el valor de los bienes donados.
o Celebrar convenios con el Instituto donde se establezcan los términos, condiciones y
calendarios para la distribución de los recursos, asignando los apoyos y estímulos
económicos, adquisiciones de insumos, equipos y gasto de inversión así como los
responsables de las adquisiciones.
3.4 Será responsabilidad de los involucrados en la aplicación, registro y administración de los recursos
de terceros en el Instituto Nacional de Perinatología Isidro Espinosa de los Reyes cumplir con las
siguientes reglas para administrar los recursos de terceros y para lo no previsto en este punto, se
observará lo establecido en los Lineamientos para la Administración de Recursos de Terceros
Destinados a Financiar Proyectos de Investigación de los Institutos Nacionales de Salud,
aprobados por el Órgano de Gobierno del INPer:
a) Los recursos de terceros en ningún caso formaran parte del patrimonio del
instituto y solo estarán bajo la administración del instituto.
b) Cuando se trate de recursos de terceros puestos a disposición para la
administración del instituto por personas morales públicas para financiar
proyectos de investigación de conformidad con el artículo 2 fracción IX y 41
de la Ley de los Institutos Nacionales de Salud, la administración de estos
recursos se sujetará además de lo dispuesto por la Ley de los Institutos
Nacionales de Salud, a las reglas que establezca el aportante de los
recursos. En caso de que la persona moral pública otorgue los recursos en
carácter de donativo o prestación de servicios, éstos saldrán del ámbito de
aplicación de los lineamientos y para la utilización de los mismos se
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
Nota : Los convenios para el otorgamiento de recursos de terceros que pretendan celebrarse, deberán
ponerse a consideración del Departamento de Asuntos Jurídicos para su revisión, antes de ser
autorizados por la Dirección General, remitiendo los originales firmados, a la Dirección de
Administración y Finanzas para su resguardo.
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
Convenio
Solicitud de apertura de cuenta interna
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
TERMINA PROCEDIMIENTO
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
Departamento de Contabilidad
Dirección de Administración y Subdirección de Recursos
(Unidad Contable de Proyectos)
Finanzas Financierso
Inicio
1
Otorgamiento de
recursos de terceros
Convenio
Solicitud de
apertura de
cuenta interna
2
Instrucción para
captar recursos
externos
Convenio
Solicitud de
apertura de
cuenta interna
3
Recepción y envío
del convenio
Convenio
Solicitud de
apertura de
cuenta interna
4
Trámite del recibo de
caja o de donativo
para el beneficiario
Recibo de caja
o donativo
Cheque
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
5
Informe de las
transferencias y
depósitos de
recursos
Estados de
cuenta
bancarios
Fichas de
6 depósito
Registro de recursos
e informe al
responsable del
proyecto
7
Solicitud del
responsable del
proyecto
Requisición
Oficio de
solicitud
Ejercicio de los
recursos
9
Requisición
Pago de bienes y
Oficio de
solicitud servicios
Procede No
Relación de
Si 7 cheques
Cheques
Transferencias
Término
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
Fecha 07-06-11 19-08-11 30-08-11
6.0 Documentos de referencia
7.0 Registros
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
8.1 Cheque: Documento en forma de orden de pago para que una persona cobre la cantidad asignada
de los fondos que el expedidor tiene en una cuenta bancaria.
8.2 Cuenta Bancaria: Depósito de dinero en una entidad bancaria.
8.3 Depósito: Acción de poner bienes o casas de valor bajo la custodia de alguien que responda de
ellos.
8.4 Donativo: Aportación en efectivo en especie a una persona física o moral nacional o extranjera.
8.5 Tesorería: Conjunto de personas encargadas de recaudar y distribuir los capitales de una entidad.
10.0 Anexos
10.1 Requisición Interna 5410-01
CONTROL DE EMISIÓN
Elaboró Revisó Autorizó
Nombre Gabriel Vázquez Sierra Carlos Antonio Soroa Castilla CP Alma Lidia Nequiz Zamora
Jefe del Departamento de Directora de Administración y
Cargo-puesto Subdirector de Recursos Financieros
Contabilidad Finanzas
Firma
Fecha 07-06-11 19-08-11 30-08-11