INFORME SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

En la empresa donde labore y maneje la organización documental basándome en

la Tabla de Retención N° 55 expedida por la Registraduria Nacional.

En esta tabla para mi punto de vista discrimina muchos documentos pues hay
muchos que se expiden de estas oficinas y no se encuentran dentro de la tabla de
retención para su respectiva organización.

El archivo que encuentro no se les ha aplicado ninguna clase de tabla de retención

por lo tanto hay que empezar a realizar inventario.

1. Primero que todo se realiza limpieza de las carpetas, en la oficina se

encontraba los documentos en carpetas cafés, con ganchos legajadores
metálicos y grapas.
2. Se separa por años los documentos que no tienen consecutivo y se van
separando por paquetes de 190 folios.
3. Tomando como primera serie de la tabla de retención se realiza inventario y
se separa de una vez los documentos para acta de eliminación.
4. Los documentos que van quedando para el archivo central o histórico se
van rotulando en sus respectivas carpetas 4 aletas y cajas de archivo.
5. Se realiza acta de eliminación para los documentos que ya cumplieron su
ciclo con respecto a su TRD.
6. Se deja inventariado, en cajas, carpetas, foliado y rotulado cada una de las
series que encontré en las TRD de la entidad.
7. Este fue un trabajo respectivamente de 1 año trabajando en eso

Desde mi punto de vista creo que se debe realizar microfilmación para los
documentos como antecedentes de registro civil, tutelas y electoral ya que
deben cumplir un tiempo bastante largo de conservación.

El lugar donde se encuentran los archivos tiene humedad y para la persona

encargada de archivo se le dificulta por el calor y olor a humedad que presenta.