Práctica de Oficina MATERIAL

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PRÁCTICA DE OFICINA
Numerosas y variadas son las tareas que se desarrollan en la administración de
cualquier organización y específicamente en el espacio físico que identificamos como
oficina. Las mismas requieren de la aplicación de los conocimientos adquiridos en las
diferentes materias en las que nos capacitamos en Secretariado pero también
implican saberes y capacidades propias que abordaremos como práctica de oficina.
Hemos visto que la emisión y recepción de documentación es un proceso permanente
en el trabajo administrativo, por lo que iniciaremos con el tratamiento de la gestión y
archivo de esa documentación.
Organización y gestión de archivos
Si bien la gestión de archivos es una herramienta administrativa bastante
subestimada en la mayoría de las empresas, debemos decir que la misma es tan
importante como cualquier otra área de la misma, ya que gracias a los archivos que
se poseen, correspondientes a la información pasada de la empresa y sus
movimientos económicos y financieros, el cuerpo ejecutivo correspondiente, puede
utilizar la gestion de archivos como un arma de defensa frente a todos aquellos
inconvenientes que se presentan y que aparentemente no tiene solución.
Como bien lo determina su denominación, la gestión de archivos se encarga del
control y almacenamiento de todos los archivos de información que se puedan poseer
de la empresa desde su nacimiento hasta la actualidad. Una de las ventajas más
importantes que nos otorga mantener una buena gestion de archivos, es que como
mencionábamos al principio, la misma sirve de guía para la toma de decisiones que
pueden llegar a determinar el rumbo que tomara la empresa de aquí en adelante. En
la gestión de archivos se documentan todos aquellos movimientos comerciales y
económicos, los inconvenientes que se le presentaron a los procesos
correspondientes de todas las actividades llevadas a cabo en la empresa, los
problemas a los cuales la misma les tuvo que hacer frente, junto con las ideas y
estrategias de solución para poder disminuir al mínimo el impacto negativo de los
mismos sobre la gestión. Todas las empresas suelen destinar un área física para el
almacén de archivos escritos, como pueden ser libros de contabilidad viejos,
documentos firmados que ya no poseen un valor legal relevante y muchas otras
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Contacto en Consejo de Administración: Presidenta: Silvana Concha – e-mail: silvanaconchaca@yahoo.com.ar | Secretario: Fernando Carretero – e-mail:
lferc@yahoo.com. Página 1
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cosas. Y a pesar de que en la actualidad la gestión de archivos es llevada a cabo por

diferentes sistemas informáticos, nunca está demás contar con este método, que
quizás antiguo, ayuda como respaldo para cualquier inconveniente que se pueda
presentar en el futuro.
Además de que son utilizados diferentes programas informáticos para ella, la gestión
de archivos debe ser supervisada por una persona física, lo suficientemente calificada
en cuanto a sus conocimientos empresariales, como para que pueda determinar una
buena administración para los mismos.
Es importante que recordemos que muchos de estos archivos que controla la gestion
de archivo, junto con toda la información que los mismos poseen, puede ser requerida
por auditores externos, consultores y asesores que trabajen para la empresa, como
así también, muchas veces son los ejecutivos quienes los necesitan en aquellos
casos donde se debe enfrentar un problema que anteriormente se había presentado,
pero que no se está seguro de cual sea la mejor solución para implementar. La
gestión de archivos adecuadamente aplicada, suele ser muy útil para los nuevos
empleados jerárquicos, es decir, para aquellas personas que las empresas contratan
con el fin de llevar a cabo tareas relacionadas a la administración de personal, de
recursos, financiera etc. Ya que los mismos deben conocer a la perfección todo el
historial económico, financiero, legal y fiscal que posee la empresa para así saber
que herramientas o soluciones se deben aplicar para cada área en esos momentos
donde surgen dudas e incógnitas para las cuales no se esta muy seguro de que
manera accionar.
La gestión de archivos representa una importancia fundamental en toda empresa, no
solo por todos los factores que acabamos de mencionar, sino que también porque
son los archivos quienes documentan la historia de una empresa. s muy importante
que la gestión mantenga cierto orden y control sobre los mismos, como así también,
es esencial que se utilicen en aquellos casos donde son necesarios; precisamente
este es el punto más importante que involucra a la gestión de archivos, y es que, en
algún momento durante el desarrollo de la actividad comercial de la empresa, se
deberá recurrir a vieja información de la misma, para poder planificar diferentes
estrategias, para consultar cuáles han sido aquellas que han tenido un impacto
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positivo en el mercado y para hacer diferentes tipos de consultas con el fin de mejorar
la capacidad de desarrollo de la empresa.
Concepto de archivo
La palabra archivo, del latín archivium, presenta tres acepciones distintas de acuerdo
con el Diccionario de la
Real Academia de la Lengua Española.:
- Local en el que se custodian documentos públicos o particulares (lo que significa la
existencia de archivos no sólo oficial sino también semipúblicos, comerciales o
particulares); conjunto de estos documentos y el mueble/s que los contienen
(carpetas, guías, etc., donde se colocan).
- La misma Administración reconoce estas definiciones de archivo en la Ley de
Patrimonio Histórico Español. Otras disposiciones hacen referencia al archivo como
aquella institución cuya función primordial es la de reunir, organizar, conservar y
difundir, utilizando las técnicas adecuadas, dichas conjuntos de documentos para el
cumplimiento de los fines anteriormente mencionados.
- También se le da este nombre al servicio especializado (Servicio de Archivo) cuya
misión consiste en recibir, clasificar, custodiar y facilitar documentos.
Archivar significa guardar de forma ordenada documentos útiles, haciéndolo de un
modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la forma más rápida
posible cuando sea necesario.
Funciones del archivo
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que
la Ley obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los
cuales puede ser requerida su presentación.
Estos documentos se conservaran debidamente ordenados y clasificados. Esta
conservación proporciona información sobre el funcionamiento y los asuntos tratados
por la entidad. El archivo será eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se
busca.
Otra función del archivo es la de ser un centro activo de información que permite
relacionar los nuevos documentos con los ya archivados. Además sirve como medio
de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado. También el
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archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende

demostrar la realización de un acto o la forma de hacerlo.
Clases de archivos
Según el grado o frecuencia de utilización
 Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad
o de consulta frecuente.
 Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse
realizado sobre ellos el trabajo concreto.
 Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y
funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
Según el lugar de emplazamiento

 Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es
consultado por distintos departamentos.
 Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la
entidad. Estos a su vez pueden ser:
 Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado
constantemente por este.
 Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la
persona que trabaja con ellos.
Estas dos clasificaciones no son excluyentes, sino que se complementan entre sí.
Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su puesto de
trabajo. El número de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos
archivados pueden provenir de otros organismos departamentos o bien has sido
entregados directamente por los interesados.
El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar los documentos
y mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamente necesario fijado por la entidad o
el que resulte imprescindible para realizar sobre el documento las operaciones
oportunas. Sólo deberán estar por tanto los documentos en poder del funcionario el
tiempo oportuno, sin que sirva el archivo como lugar permanente de almacenamiento,
debiéndose enviar los documentos a otros puestos de trabajo para que siga su
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tramitación o bien a los archivos semiactivos de los departamentos si se ha terminado

el trabajo sobre éstos.
El archivo de gestión debe estar perfectamente ordenado para facilitar la rapidez de
actuación y la perfecta localización del documento.
Conservación de la información
Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores condiciones de
seguridad y orden adecuado se fundamentan en dos principios básicos:
- Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:
- Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo, (estado de edificios,
instalaciones eléctricas, estanterías, etc.)
- Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o
desaparición de los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.
- Restauración de documentos deteriorados.
- Reproducción de la documentación más representativa.
- Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y
ordenación) según las normas de la teoría archivística. Realmente solo existe archivo
cuando hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de
papeles.
Concepto de registro
Encontramos para este término dos acepciones:
Lugar.- donde se centraliza la entrada y/o salida de documentos.
Libros u otros medios.- donde será anotada y referida toda la documentación de
entrada y/o salida que tiene lugar.
La finalidad básica del registro en términos generales es el control de todos los
documentos que entran y/o salgan en los diferentes órganos de la entidad.
Clases de registros
Registro general: es el registro de la correspondencia. Consiste en anotar toda
comunicación tanto de entrada como de salida que se establezca con el exterior,
puede ser de dos tipos:
- Registro general de entrada.- se hará el correspondiente asiento de todo escrito que
se reciba, y se pueden utilizar dos procedimientos:
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 de registro único: un libro para los diferentes departamentos

 de un mismo órgano.
 de registro múltiple: un libro por cada departamento de la misma entidad que reciba
correspondencia.
- Registro general de salida.- se anotará la salida de los escritos y comunicaciones

oficiales dirigidas a otros órganos o a particulares. Pueden utilizarse procedimiento
de registro único omúltiple.
Registro auxiliar: los órganos administrativos podrán crear en lasunidades
administrativas correspondientes de su propiaorganización otros registros con el fin
de facilitar la presentación deescritos y comunicaciones. Dichos registros serán
auxiliares del registro general, al que comunicarán toda anotación que efectúen.
Registro de archivo: para inscribir todos aquellos documentos quehan sido
archivados.
Todo documento que entre o que salga de la Administración deberá ser registrado
para que quede constancia de su entrada o salida. El registrocumple
fundamentalmente la función de facilitar la localización de undeterminado escrito o
documento además de:
Dar testimonio de que un documento ha pasado o no por la entidad en cuestión.
Conocer el destino final de un documento (sí ha sido destruido o archivado).
Localizar el lugar concreto donde se halla el documento o escrito.
Conocer los datos más significativos de un documento sinnecesidad de consultarlo
directamente ya que el registro queda anotados éstos.
Técnicas de archivo
Archivar significa almacenar o preservar información. Diariamente, las
organizaciones convierten documentos en papel a archivos digitales para aumentar
su duración.
Eso sumado a la inmensa cantidad de información que se genera a través de los
ordenadores hoy en día, sólo significa que archivar los documentos crecerá en
importancia. Si sabes cómo hacerlo, podrás liberar espacio para que tu computadora
gestione los documentos actuales de manera más eficiente.
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Archivar información es esencial para manejar un negocio o una oficina. Cualquier

organización o individuo puede beneficiarse de desarrollar un sistema codificado y
consistente para archivar documentos, ya sea en la computadora o en un fichero.
Utilizar unos métodos estructurados para archivar documentos te ahorrará tiempo y
espacio.
La organización de los archivos de oficina se basa en tres PRINCIPIOS:
Ser reflejo de las actuaciones de la institución o entidad, y de la unidad responsable
del archivo de oficina.
Reproducir el orden original de la creación/recepción de los documentos y
expedientes, de acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Considerar como piedra angular de la actuación administrativa, y por ello del archivo,
el expediente administrativo. En los archivos de oficina encontramos documentos,
expedientes y series.
Recepción. En la recepción de documentos, se debe verificar que estén completos,
que sean pertinentes y sean competencia de la entidad, para efectos de su
radicación, registro y distribución con el propósito de dar inicio a los trámites
correspondientes. La producción documental comprende los aspectos de origen,
creación y diseño del documento, conforme al desarrollo de actividades y funciones
oficiales propias de cada dependencia, por lo que éstas deben tener en cuenta el
formato normalizado, las firmas autorizadas y el número de copias que se van a
producir.
Registro.
Es el procedimiento por medio del cual se ingresan en los sistemas manuales o
automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o
Número de
- anexos.
Clasificación. Proceso archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de
acciones orientadas a clasificar y ordenar los documentos de una entidad en las
diferentes fases del ciclo vital (archivos de gestión, central e histórico). Distribución.
Es el proceso archivístico mediante el cual se ordenan los documentos en cada
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unidad administrativa de acuerdo con las series, subseries y tipos documentales para
integrarlos a los respectivos expedientes, basándose en la tabla de retención
documental y mantenerlos disponibles para consulta y futuros procesos de
almacenamiento y conservación.
La forma en que se deben de clasificar los documentos depende del tipo de empresa
y de la manera en que se soliciten los documentos. No se recomienda usar un único
sistema de archivo, ya que cada archivo tiene sus necesidades.
La alfabetización de nombres de personas se realiza colocando primero los apellidos
y después el nombre y los nombres de corporaciones, sociedades e instituciones
como aparecen registrados.
Los sistemas de clasificación de archivos son los siguientes:
- Alfabéticos.
Nominal.
Geográfico.
Temático.
- Numéricos.
Natural.
Cronológico.
Codificado.
Terminal.
- Alfanuméricos.
El sistema alfanumérico de clasificación es uno de los más antiguos, sencillos e
indiscutibles. Tenemos cinco claves para el encabezamiento:
- Nombre de la empresa.
- Nombre de quien firma la carta.
- Nombre a quien está dirigida la carta.
- Nombre del tema de la carta.
- Nombre de la localidad geográfica.
Las ventajas del archivo alfabético son que es sencillo de ordenar y permite una fácil
ampliación y sus inconvenientes son que el aumento de los expedientes complica la
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búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los

existentes.
La organización física es muy importante en un archivo. Sus principales elementos
son:
Guías primarias.
Guías secundarias.
Carpetas individuales.
Las guías primarias dividen el archivo en secciones alfabéticas y las guías
secundarias se usan para subdividir una sección y destacar los nombres importantes.
El archivo alfabético por temas puede ser diccionario o enciclopédico.
El archivo geográfico es una colocación alfabética de acuerdo con la división
geográfica y el nombre o tema.
En el archivo numérico los documentos se ordenan según un código.
Las ventajas del archivo numérico son que permite añadir carpetas, grandes
ampliaciones, ampliar archivos, rápida identificación e indicar temas relacionados y
un gran inconveniente es que necesita un índice auxiliar alfabético.
El archivo numérico consta de:
Índice numérico.
Índice auxiliar.
Índice alfabético.
El índice numérico contiene guías primarias, secundarias y especiales y carpetas
individuales.
Un archivo alfanumérico es un archivo con combinación de números y letras.
MECANICA DEL ARCHIVO

Los pasos que se necesitan para archivar son los siguientes:
Inspección.
Clasificación.
Codificación.
Prearchivo.
Archivo.
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En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el ordenador

se tiende a tener demasiado pocas: directorios y subdirectorios.
Los principales consejos para archivar con facilidad son los siguientes:
Archivar sobre la marcha.
Utilizar carpeta para el pendiente de archivar.
Usar separadores.
Colocar información reciente en la parte delantera de las carpetas.
Sujetar los papeles con grapas.
Unir las copias de las respuestas.
Alinear los bordes de los papeles que se archivan.
No recargar cajones.
Archivar la correspondencia por asuntos.
Consultar cada cuanto tiempo se debe vaciar archivo.
Archivar por apellidos la correspondencia de particulares.
Procurar que las carpetas no contengan muchas materias.
Apuntar con lápiz la fecha en que se puede eliminar material.
Doblar hacia fuera los impresos de gran tamaño.
Cuando se retiren documentos del archivo indicar quien lo tiene.
Destinar un sitio a cada cosa.
Todas las normas establecidas para los métodos manuales son aplicables
a los procedimientos informáticos.
CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIÓN.

Para que un archivo funcione, necesita de un responsable, a ser posible profesional
de la materia y que se encargará de establecer:
Normas para el funcionamiento del archivo.
Normas para el control de los documentos.
Normas para transferencia de documentos.
Normas para eliminación de archivos.
Tendrán que consensuarse o hacérselas saber al equipo que normalmente utiliza el
archivo, teniendo en cuenta sus necesidades.
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El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad

para imponer que se sigan las normas.
Hay dos maneras de dar salida a los documentos: los que se prestan y los que se
sacan para dar información. Todo documento debe llevar un control sobre las
personas que lo tienen. Para llevar este control podemos disponer de:
Archivo recordatorio.
Archivo de asuntos pendientes.
Para llevar este control necesitamos los siguientes materiales:
Formulario de registro de salida.
Formulario de comprobante.
Hojas de colores.
Archivo recordatorio.
Archivo de pendiente.
Cada archivo tiene un ciclo de vida. En las normas se tiene que establecer un período
de transferencia. Se suelen hacer cada año pero dependerá del tipo de empresa y
del tipo de documentos. Esto implicará decidir que archivos son Semiactivos o
Inactivos y expurgar los archivos antes de transferir.
Las transferencias deben ser programadas y en un archivo semiactivo se tiene que
expurgar. Se tiene que guardar un índice de los archivos transferidos. Los pasos para
la transferencia son:
Preparar lista de carpetas transferidas.
Preparar cajas de transferencia.
Sacar un índice de lo que se transfiere.
El último paso en la vida de un documento es la eliminación o el paso al archivo
histórico. Todos los documentos obsoletos se deben de eliminar.
El archivo de departamento está formado por documentos recientes, en plena
vigencia jurídica y administrativa, de consulta continua.
El archivo central recibe los documentos tramitados en los departamentos. Tienen
menor vigencia jurídica y administrativa y deben ser tratados por el archivero.
El archivo intermedio forma parte del archivo central y está formado por los
documentos que tienen menos uso.
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El archivo histórico recibe los documentos con más de 25 años y su misión principal
es servir de fuente para la investigación histórica.
EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Cuando tenemos que decidir los equipos para los archivos tenemos que tener en
mente algunas consideraciones fundamentales que son las siguientes:
Estandarización de los equipos.
La colocación de los despachos.
Tipo de documentos.
La durabilidad.
La estética.
Para guardar los documentos tenemos:
Archivos verticales.
Archivos horizontales.
Archivos de anillas.
Carpetas colgantes.
Subcarpetas.
Guías para el archivo.
También tenemos los tarjeteros y las tarjetas de registro que disponen de las
siguientes ventajas:
La información puede ser intercalada.
Se puede suprimir información.
Se puede arreglar la información.
La microfilmación es un sistema de conservación de documentos que permite ahorrar
espacios. Sus ventajas son:
Menor capacidad de espacio.
Ahorro de tiempo.
Mayor seguridad.
Mayor economía.
Sus inconvenientes son:
Es un procedimiento costoso.
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Hay que utilizar compañías externas.

Se necesitan lectores para los documentos.
Las películas tienen una vida relativa.
En la actualidad estos procedimientos el almacenamiento electrónico (escaneo, copia en
la nube) reduce algunas de esas desventajas pero no elimina totalmente el costo y
necesidad de espacio físico.
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cosas. Y a pesar de que en la actualidad la gestión de archivos es llevada a cabo por

archivo sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende

Según el lugar de emplazamiento

tramitación o bien a los archivos semiactivos de los departamentos si se ha terminado

 de registro único: un libro para los diferentes departamentos

- Registro general de salida.- se anotará la salida de los escritos y comunicaciones

Archivar información es esencial para manejar un negocio o una oficina. Cualquier

búsqueda y la creación de nuevos expedientes obliga a intercalarlos entre los

MECANICA DEL ARCHIVO

En los archivos de papel se tiende a tener demasiadas categorías. En el ordenador

CONTROL SEGUIMIENTO. TRASLADO Y DESTRUCCIÓN.

El responsable tiene autoridad sobre los documentos que se guarden y autoridad

EQUIPOS Y SISTEMAS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

Hay que utilizar compañías externas.

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