Importancia de los archivos

¿Qué es un archivo?

Un archivo es un Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por
una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.
Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus conocimientos, pensamientos e
historia, puesto que no podía tener todo guardado en su memoria y para esto vio como única opción la escritura, archivando así
gran parte de lo que hoy conocemos como historia.
Hoy en día muchos trabajos, no solo de oficina, utilizan los el archivo como método de organización de papeles importantes y no
importantes para la empresa.

El archivo en los últimos años, su nivel de importancia ha aumentado considerablemente; se puede deducir que la mayoría de
Empresas, organizaciones e instituciones colombianas; el personal que utilizaban para administrar y organizar la documentación y el
archivo, era cualquier empleado muchas veces lo imponían como un “castigo” por decir así, por su mala conducta o simplemente
porque su jefe lo ha dicho, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el mejor puesto que no se regían
por alguna norma o procedimiento y lo hacían como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto trajera
grandes consecuencias, como un mal servicio al cliente en cuanto la búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto
podría causar conflictos internos.
El proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución, una persona capacitada debe archivar por el
método apropiado para conseguir el archivo. Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones,
fichas, cuestionarios etc.

¿Por qué es importante archivar datos?

Al llevar un control y un orden sobre los documentos de una empresa, podemos rendir mejor en las obligaciones que se nos den.
Cuando se archivan los datos podemos llevar una evidencia confiable sobre el pasado y el presente de la empresa, los archivos son
registros únicos y contemporáneos, por lo que, una vez perdidos, no pueden ser reemplazados. Sólo a través de su identificación
adecuada, su cuidado y su amplio acceso, los archivos pueden desempeñar su rol vital capaz de beneficiar a la humanidad.
La persona encargada de archivar los datos debe ser ordenada, responsable, dedicada, cordiales, presentar un alto grado de
confiabilidad y mantener permanentemente buena concentración, solo así podrá desarrollar bien su trabajo y logrará mantener en
control su área de trabajo.
Al archivar datos estamos ¨guardando¨ la historia de la empresa, de una persona etc… logrando ver en un futuro sus logros y
avances.

Para concluir, debemos tener en cuenta que archivar no es simplemente ´´guardar papeles´´, comprende un control más elevado
sobre el pasado y el presente de una empresa, es la memoria de una empresa representada en la conservación de sus
documentos.
La persona que se encarga de archivar los datos requiere ser responsable, ordenada, confiable, concentrada, etc…
Gracias a los archivos hemos podido ver la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad.