Código IAC-03 v.

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Transferencia de Archivos

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1. Objetivo

Normalizar la secuencia de actividades para la transferencia de archivos en la Empresa

de Servicios Públicos de Pamplona EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P.

2. Alcance

Aplica para la transferencia de los archivos de gestión, al Archivo Central y/o al Archivo
Histórico de la Empresa de Servicios Públicos de Pamplona EMPOPAMPLONA S.A.
E.S.P.

3. Responsable
Elaboro Aprobó Validó

Firma Firma Firma

Angélica Paola Delgado Arenas Lizeth Amparo López Areniz Lizeth Amparo López Areniz

Fecha 15 de Enero de 2010 Fecha 18 de Enero de 2010 Fecha 18 de Enero de 2010

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El responsable de la ejecución y aplicación del presente documento es la Administración

del Sistema de Gestión de Calidad.

4. Definiciones

4.1. Administración de Archivos

Son operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la Planeación, Dirección,

Organización, Control, Evaluación, Conservación, Preservación y Servicios de todos los
archivos de una Empresa.

4.2. Archivo Central o intermedio

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los

distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que
sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en
general. El Archivo Central se transfiere al Archivo Histórico según períodos e
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indicaciones definidos en las Tablas de Retención Documental de las unidades

administrativas.

4.3. Archivo de Gestión

Denominado también Archivo de las unidades administrativas productoras de documentos

en el cual se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos
iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas
unidades administrativas u otras que la soliciten. El Archivo de Gestión se transfiere al
Archivo Central según períodos e indicaciones definidos en la Tabla de Retención
Documental de las unidades Administrativas.

4.4. Archivo Histórico

Es el archivo al cual se transfiere la documentación del Archivo Central, que por decisión
del correspondiente Comité de Archivos y Tabla de Retención Documental, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura.
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4.5. Ciclo Vital del Documento

Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción
en la unidades administrativas o unidades de gestión y su conservación temporal, hasta
su eliminación o integración a un archivo permanente.

4.6. Serie Documental

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados

de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones
específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes,
entre otros.

4.7. Subserie Documental

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e

identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que
varían de acuerdo con el trámite de cada asunto.
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4.8. Tablas de Retención Documental

Listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se

asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

4.9. Transferencia

Procedimiento habitual en las instituciones públicas y privadas sujeto a planeación

ordenada y rigurosa, que consiste en el traslado de documentos de un archivo a otro, una
vez que éstos han cumplido las normas establecidas y el plazo de permanencia fijado en
cada una de las etapas del ciclo vital de los documentos.

4.10. Transferencia primaria

Es la transferencia de un Archivo de Gestión al Archivo Central de la Empresa.

4.11. Transferencia secundaria

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Es la transferencia del Archivo Central al Archivo Histórico de la Empresa.

4.12. Unidad Administrativa

Unidad técnico-operativa de una Empresa.

4.13. Unidad de conservación

Cuerpo que contiene en forma adecuada una unidad documental. Pueden ser unidades
de conservación, entre otras, una caja, una carpeta, un libro o un tomo.

4.14. Unidad Documental

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La

unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

4.15. Legajos
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Serie de documentos de cualquier formato o soporte que han sido reunidos

selectivamente por una persona sobre un tema determinado

4.16. Biodeterioro

Deterioro desarrollado por bacterias y tiene como consecuencia, la decoloración y

presencia de hongos en el papel.

Las demás definiciones que aplican para el presente Instructivo se encuentran

contempladas en la Norma NTC GP1000:2009 Norma Técnica de Calidad en la
Gestión Pública.

5. Contenido

5.1. Transferencia de Documentos Responsable: Funcionario Asignado

Tramita la transferencia de los documentos del proceso teniendo en cuenta el Plan de

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Transferencia de Archivos

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Transferencias incluido en la FAC-14 “Tabla de Retención Documental”, según el

manual para el manejo y aplicación de la Tabla de Retención Documental en la Empresa
de Servicios Públicos de Pamplona EMPOPAMPLONA S.A. E.S.P. y considerando que
el tiempo se empieza a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido
su trámite en el archivo de gestión.

5.2. Selección y orden de Documentos Responsable: Funcionario Asignado

Selecciona los documentos de acuerdo a su contenido, en documentos de archivo o

documentos de apoyo y luego en unidades documentales teniendo en cuenta su fecha
de producción o de trámite.
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5.3. Depuración de los Documentos Responsable: Funcionario Asignado

Limpia la documentación identificada en el paso anterior, se elimina el material metálico;

se identifica entre este material el que esté afectado por el bio-deterioro y se mejoran
sus condiciones o solicita apoyo para tal fin cumpliendo con los criterios establecidos por
el proceso de Gestión Documental y se diligencia el FAC – 03 “Acta de Reunión”
relacionando el material deteriorado y restaurado.

5.4 Relación de Documentos a Transferir Responsable: Funcionario Asignado

Relaciona en el FAC-19 “Transferencia de Documentos”, los documentos legajados y

foliados, se coordina el traslado físico al Archivo Central según las fechas establecidas
en el Plan de Transferencias.

Solicita al Responsable del Archivo Central la revisión previa para la transferencia de

Archivo de Gestión al Archivo Central en la fecha estipulada en el Plan de
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Transferencias.

5.6 Verificación de Documentos a

Responsable: Auxiliar de Archivo
Transferir

Verifica:
 Cumplimiento de fechas del Plan de Transferencias.
 Instrucciones de transferencia en las Tablas de Retención Documental del Proceso
que solicita.
 Diligenciamiento correcto del FAC-19 “Transferencia de Documentos”,

Si la verificación es correcta da el Vo. Bo a la transferencia y continúa con la actividad

5.8. Traslado de los Documentos
Si se encuentran faltantes en la verificación continúa con el paso 5.7 Solicitud de
Corrección.
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5.7 Solicitud de Corrección Responsable: Auxiliar de Archivo

Solicita revisión y ajustes de aplicación de instrucciones de la Tabla de Retención

Documental y/o del FAC-19 “Transferencia de Documentos”, según resultado de la
verificación del paso anterior.

5.8 Traslado de los Documentos Responsable: Auxiliar de Archivo

Coordina el traslado físico de las unidades de conservación al Archivo Central, con

Servicios Generales y el proceso que hace la transferencia de archivo.

5.9 Recepción y Organización de

Responsable: Auxiliar de Archivo
Documentos
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Recibe la documentación en el Archivo Histórico y la organiza según el IAC–04

“Organización del Archivo Central y del Archivo Histórico”.

6. Documentos de Referencia

− Ley 594 de 2000 y Acuerdo 060 de octubre 30 de 2001 ambos del Archivo
General de la Nación.
− NTC GP 1000:2009 “Norma Técnica de Calidad en Gestión Pública”.
− IAC-04 “Organización del Archivo Central y del Archivo Histórico”.

7. Historia de Modificaciones

Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio Aprobación del Cambio
Actualización y modificación de las
01 15 de Enero de 2010 18 de Enero de 2010
Actividades

8. Administración de Registros
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Tiempo de
Cod. Nombre Responsable Ubicación Acceso Disposición Final
Retención
“Acta de Gestión Personal
FAC-03 Líder del Proceso Permanente Archivo Central
Reunión” Documental Autorizado
“Tablas de
Gestión Personal
FAC-14 Retención Líder del Proceso Permanente Archivo Central
Documental Autorizado
Documental”
“Transferencia Gestión Personal
FAC- 19 Líder del Proceso Permanente Archivo Central
de Documentos” Documental Autorizado

9. Anexos

“No Aplica”