INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE

DOCUMENTOS

PRESENTADO A:
MILAGRO DEL SOCORRO FREND BARBOSA
INSTRUCTORA

´PRESENTADO POR:
LENIS AIDETH CELADA GARCIA
APRENDIZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA

EL BAGRE/ ANTIOQUIA
2021
 INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

El aprendiz deberá analizar dentro de la entidad donde labora o

investigó, el sistema que utiliza para la organización de documentos
de archivo, presentar un diagnóstico, donde defina si cumple o no
cumple con los elementos de preservación y conservación
documental, generar recomendaciones de mejora respecto de lo
encontrado

➢ La entidad que investigue en su organización documental de

archivo, el sistema que utilizan es el Alfabético - Toponímicos
o Geográficos.

DIAGNÓSTICO.

Esta entidad organiza sus archivos de manera alfabética, la cual les

permite acceder a la información de manera sencilla gracias a la
correcta ubicación de los documentos y a la correcta secuencia en la
ubicación física e interna de los documentos, permitiendo a la persona
que consulta la comprensión de la información.

Sin embargo su documentación no se encuentra foliada lo que

dificulta a la hora de buscar un documento e información de manera
precisa y saber cuál es la totalidad de documentos que tiene cada
carpeta a la medida que se suministra información al expediente e
impidiendo demostrar el desarrollo de los trámites. Su estantería no
es acorde a la cantidad de documentación que abarcan, pues se puede
apreciar que por más que la documentación este organizada de manera
alfabética esta se encuentra estrecha ocasionando arrugamiento,
daños o dificultad al acceder de manera rápida si se llegase el caso,
además de la mala presentación que puede generar ante los demás.
No existe un encargado para la parte de organización documental, ya
que las personas que trabajan en la entidad son las mismas que
acceden y manipulan los archivos donde esto provoca desorden o
descuidar la documentación.

Otro punto por resaltar es la condición ambiental donde conservan su

documentación, pues estos archivos se encuentran en un ambiente
donde cuentan con buena iluminación, ventilación, temperatura, pero
en un espacio pequeño lo que impide que a la medida que necesiten
retirar un archivo de su estantería, este no podrá ir al lugar donde se
conservan los archivos por que no tendrían espacio causando pérdidas
con su documentación.

RECOMENDACIONES
1. Realizar la debida foliación, esto ayudara saber la cantidad
exacta de hojas que hay en cada folio y a su vez facilitara la
búsqueda a un documento particular y demostrar el desarrollo
de sus trámites.
2. Cambiar la estantería por una que abarque la cantidad total de
todos los archivos, ya que generara un acceso más rápido y
eficaz a la documentación y evitara daños en sus archivos.
3. Cambiar el lugar donde se conservan los archivos por un lugar
más amplio donde puedan estar toda la documentación sin que
se pierda ninguna. En caso de que no haya un lugar amplio
buscar la manera de organizarla escogiendo alguno de los
sistemas de ordenación documental.
4. Aplicar de manera correcta las estructuras de la norma ISO
15489.
5. Asignar a una persona que sea la encargada de manejar la parte
documental de la entidad. Esto ayudara a tener un orden de
entrada y salida de los documentos y a preservar su
conservación.