220-44078, 09 de septiembre de 2004

Ref.: Reuniones por derecho propio. Recoge Oficio 100-5858 del 21 de febrero de 2002.

De acuerdo con su solicitud tendiente a revisar el oficio citado en la referencia, mediante el cual esta
Superintendencia conceptuó la viabilidad de celebrar reuniones por derecho propio en fecha diferente al primer día
hábil del mes de abril, por cuanto, en su opinión "....se está estableciendo una convocatoria por vía doctrina, que
por muy respetable que sea, no puede suplir ni modificar la convocatoria efectuada por el legislador al consagrar en
el Art. 422 las reuniones por derecho propio..." (subrayado del texto), me permito manifestarle lo siguiente:

Con fundamento en algunos de los comentarios que pone de presente en la aludida petición, esta Entidad ha
considerado conveniente efectuar un nuevo análisis de la normativa que en el Código de Comercio regula el tema,
para luego determinar la viabilidad de celebrar reuniones por derecho propio en fechas diferentes al primer día hábil
del mes de abril, en la forma y términos previstos en el inciso 2º del artículo 422 del Código de Comercio, examen
que incluirá la posición del Despacho acerca de la posibilidad de realizar reuniones ordinarias por fuera de los tres
primeros meses del año.

Para facilitar el desarrollo del asunto, es preciso la trascripción del siguiente articulado:

Artículo 110. Contenido de la Escritura de Constitución. "La sociedad comercial se constituirá por escritura pública
en la cual se expresará:

(...)
7. La época y la forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones ordinarias o
extraordinarias....".

Artículo 181. Reuniones Ordinarias y Extraordinarias. "Los socios de toda compañía se reunirán en junta de
socios o asamblea general ordinaria una vez al año, por lo menos, en la época fijada en los
estatutos....".

Artículo 182. Convocatoria y Deliberación de Reuniones Ordinarias y Extraordinarias. "En la convocatoria para
reuniones extraordinarias se especificarán los asuntos sobre los que se deliberará y decidirá. En las reuniones
ordinarias la asamblea, podrá ocuparse de temas no indicados en la convocatoria, a propuesta de los
directores o de cualquier asociado....".

Artículo 422. Reuniones Ordinarias "Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuarán por lo menos
una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos y, en silencio de éstos, dentro de los tres meses
siguientes al vencimiento de cada ejercicio, para examinar la situación de la sociedad, designar los
administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas de la compañía,
considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y acordar todas las
providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social.

Si no fuere convocada, la asamblea se reunirá por derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a
las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad....".

Artículo 424. Convocatoria a las Reuniones de la Asamblea General de Accionistas. "Toda convocatoria se hará
en la forma prevista en los estatutos y, a falta de estipulación, mediante aviso que se publicará en un
diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad. Tratándose de asamblea extraordinaria en el
aviso se insertará el orden del día.

Para las reuniones en que hayan de aprobarse los balances de fin de ejercicio, la convocatoria se hará
cuando menos con quince días hábiles de anticipación. En los demás casos, bastará una antelación de cinco
días comunes".

Artículo 445. Balance General e Inventario de las Sociedades Anónimas. "Al fin de cada ejercicio social y por lo
menos una vez al año el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y
producir el inventario y el balance general de sus negocios....".

Artículo 34, Ley 222 de 1995. Obligación de Preparar y Difundir Estados Financieros. "A fin de cada ejercicio
social y por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y
preparar y difundir estados financieros de propósito general, debidamente certificados. Tales estados se difundirán
junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiera.... ".
Artículo 46, Ley 222 Cit. Rendición de Cuentas al Fin de Ejercicio. "Terminado cada ejercicio contable, en la
oportunidad prevista en la ley o en los estatutos, los administradores deberán presentar a la asamblea o
junta de socios para su aprobación o improbación, los siguientes documentos....".

En primer lugar, el análisis de la preceptiva citada – Arts. 110, 181, 422 (parcial) y 445 C. de Co. y 46 Cit.- colige el
carácter obligatorio de las reuniones ordinarias, cuya finalidad está circunscrita a "...examinar la situación de la
sociedad, designar los administradores y demás funcionarios de su elección, determinar las directrices económicas
de la compañía, considerar las cuentas y balances del último ejercicio, resolver sobre la distribución de utilidades y
acordar todas las providencias tendientes a asegurar el cumplimiento del objeto social", cuando la referida
normatividad utiliza expresiones como "se reunirán en junta de socios o asamblea general ordinaria"; "se
efectuarán por lo menos una vez al año", acepciones que no tienen otro sentido que la orden imperativa de llevar
a cabo la sesión ordinaria (Diccionario Enclicopedico Larousse, 1998), al tiempo que también determina la
celebración de una reunión como mínimo durante el año.

Paralelamente al carácter imperativo de la citada normatividad, el legislador reconoce la autonomía de la voluntad

de los asociados para que atendiendo las necesidades propias de la sociedad a la que pertenecen, precisen en el
contrato social la época para llevar a cabo la reunión para tratar los temas relacionados con la administración,
gestión y funcionamiento de la sociedad, bien dentro de los tres primeros meses, una vez terminado el período
contable, o en cualquier época del año. Sin embargo, por la importancia y trascendencia que para los socios o
accionistas constituye la reunión ordinaria, en forma supletiva previó que frente al silencio de los estatutos, los
asociados deberán reunirse dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada ejercicio social,
previa convocatoria en la forma y términos previstos en los estatutos o, en su defecto, en la ley (Art. 424 ibidem).

No obstante agregó que si por cualquier circunstancia la asamblea no fuera convocada, ella podrá reunirse por
derecho propio el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a.m., en las oficinas del domicilio principal donde
funcione la administración de la sociedad (inciso 2º del artículo 422 del C. de Co.), solucionando el problema en que
estarían los asociados ante la ausencia de norma estatutaria en tal sentido, o por el contrario, cuando pese a estar
determinada la época de las sesiones ordinarias en los estatutos sociales, dentro de los tres primeros meses del
año, la persona facultada para ello, omite el acto de la convocatoria.

Es evidente entonces, al examinar el tema de la reunión por derecho propio, que el legislador pretendió garantizar a
los asociados el derecho a reunirse, como mínimo una vez al año cuando no fueren convocados, de forma que no
quedaran indefensos, sometidos a la voluntad de un administrador que, deliberada o involuntariamente, no convoca
al máximo órgano social para examinar la situación de la empresa, haciendo nugatorios algunos de los derechos
que le otorga la ley a quienes ostentan la calidad de socios o accionistas, como bien podrían destacarse el de
conocer las cuentas y el balance de fin de ejercicio; enterarse de la gestión de los administradores; efectuar las
designaciones que por ley o estatutos les corresponde; repartir los dividendos etc.

Dicho en otras palabras, es una citación contemplada en la ley, de una parte, para garantizar y asegurar que los
asociados puedan reunirse, como mínimo, una vez al año, a efecto de que ejerzan los derechos políticos y
económicos que legalmente les corresponde, de otra, como medida correctiva a fin de subsanar la omisión en que
incurre el administrador del ente jurídico al no convocar a la reunión ordinaria.

En ese orden de ideas, en aplicación al principio contemplado en el artículo 27 del C. C., según el cual "Cuando el
sentido de la norma sea claro, no se desatenderá su tenor literal a pretexto de consultar su espíritu...", la normativa
objeto de análisis, particularmente del inciso 2º del mencionado artículo 422, advierte que lejos de tratarse de una
norma vaga o confusa, resuelve la situación jurídica de los asociados que no son convocados a la reunión ordinaria
dentro de los tres primeros meses del año, para analizar, entre otros asuntos, la situación financiera de la empresa
a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior, como lo disponen los precitados artículos 34 y 46 de la Ley 222
y 445 del C. de Co, que obliga a los entes societarios a preparar y difundir estados financieros con el corte de
cuentas antes mencionado.

Determinada la procedencia, la finalidad e imperatividad de las reuniones por derecho propio, no hay duda en
afirmar que la misma solo procede en la fecha, día, hora y lugar establecidos por el legislador,
presupuestos que no admiten modificación alguna, ni siquiera por pacto estatutario, lo que de plano
excluye que pueda llevarse a cabo en condiciones diferentes a las señaladas en la ley o en fecha distinta a la
contemplada en el ordenamiento positivo, luego si vía estatutaria fijan fecha para las reuniones ordinarias por fuera
de los tres primeros meses del año, el Despacho entiende que los asociados voluntariamente prescinden, para el
período en curso, de la reunión de que trata el precitado inciso 2º, puesto que en los términos de ley sólo procede
cuando vía estatutaria o legal la reunión ordinaria debe llevarse a cabo dentro de los tres primeros meses del año.

Confirma la anterior posición, el autorizado concepto del doctor JORGE GABINO PINZÓN, en ponencia presentada en
el seminario organizado por la Cámara de Comercio de Bogota, para conmemorar los "30 años del Código de
Comercio", Pág. 229, en la que al referirse al texto del artículo 422, expresa "....debe aclararse que el principio que
domina toda esta reglamentación es el de la libertad de establecer en los estatutos las épocas fijas en las cuales
deben celebrarse las reuniones ordinarias y que es "en silencio de estos", según se dice en el mencionado
artículo 422, cuando deben llevarse a cabo dichas reuniones dentro de los tres meses siguientes al
vencimiento de cada ejercicio. Lo cual quiere decir que esa reunión por derecho propio el primer día
hábil de abril es para cuando los estatutos no han previsto una época distinta para las reuniones; y
quiere decir, a la vez, que no es que sea obligatoria la fijación de la época de las reuniones ordinarias dentro de los
tres primeros meses del año..." (resaltado no es del texto).

En efecto, si estatutariamente el máximo órgano social debe sesionar ordinariamente en fecha posterior a los tres
primeros meses del año, no sería dable desplazar la realización de la reunión por derecho propio, en primer lugar,
porque la convocatoria de carácter legal fue concebida para cuando no sea convocada dentro de los tres primeros
meses de cada año y, en segundo lugar, porque lo que pretendió el legislador es que los asociados al terminar cada
período contable -primero de enero al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior- sesionen en asamblea
ordinaria y aprueben los estados financieros, las cuentas del ejercicio y el informe de gestión de sus
administradores, entre otros (Arts. 34, 46 y 445 Ibidem).

En ese orden de ideas, con los argumentos antes expresados, y dado el carácter imperativo del inciso 2º del
artículo 422 antes trascrito, debe concluirse que la reunión por derecho propio sólo procede cuando por
ley o por estatutos, la reunión ordinaria debe celebrarse dentro de los tres primeros meses del año y
quien estando legalmente facultado para convocar, la omite, evento que otorga a los socios o
accionistas el derecho de sesionar y decidir validamente con un número plural de asociados, cualquiera
que sea el número de acciones o cuotas que esté representado, al tenor de lo dispuesto en el artículo
429 C. de Co., siempre que la misma se lleve a cabo el primer día hábil del mes de abril, a las diez (10)
de la mañana, en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad.

Apartándonos de la procedibilidad de las reuniones por derecho propio, los argumentos antes expuestos y su
conclusión imponen hacer referencia a la doctrina de la Superintendencia de Sociedades en materia de reuniones
ordinarias del máximo órgano social.

En efecto, aunque la práctica ha generalizado la realización de las reuniones ordinarias de la asamblea general de
accionistas o junta de socios dentro de los tres primeros meses del año, conforme con el principio de la autonomía
de la voluntad, las partes dentro del contrato social pueden convenir éste tipo de sesiones por fuera de tal período,
lo que permite colegir, sin mayor análisis, que será ordinaria la reunión llevada a cabo dentro de los meses de
enero, febrero y marzo de cada año; la celebrada por fuera del primer trimestre de cada período contable, conforme
lo establezcan los estatutos; como la supletiva, llamada por derecho propio, lo que significa que el carácter de
ordinaria obedece a factores de tiempo y temario exclusivamente.

Por lo antes expuesto, procede el Despacho a recoger el contenido del Oficio 100- 5858 del 21 de febrero
del 2002 y reitera algunas de las opiniones que en materia de reuniones por derecho propio ha expresado la
Entidad, contenidos, entre otros, en la Circular Externa 07 de 23 de marzo de 1994; Boletín Jurídico 5 de 1998,
publicado en el libro de Doctrinas y Conceptos Jurídicos año 2000, Pág. 598 y ss y Oficio 220- 23231 de 19 de mayo
de 2004, a saber:

1. Si bien el ordenamiento mercantil positivo prevé que la reunión por derecho propio procede por falta de
convocatoria al máximo órgano social – asamblea general de accionista o junta de socios-, ha sido criterio de la
Entidad de tiempo atrás, que la misma también procede por su indebida convocación, es decir, cuando ésta
pretermite alguno de los requisitos de procedibilidad en cuanto a medio o antelación, o es realizada por quien no
está facultado para ello, conforme a lo establecido en la ley o en los estatutos para el efecto.

2. Procede igualmente cuando el órgano social competente, si bien es debidamente convocado, en cuanto a medio y
antelación se refiere, la fecha en que habrá de efectuarse la sesión es posterior al 31 de marzo.

3. Sí los estatutos prevén una sesión que los contratantes han denominado como "reunión por derecho propio",
ajena a la preceptiva del artículo 422 Cit., el Despacho ha considerado que por tratarse de una convocatoria de
origen contractual, al determinarse el lugar, fecha y hora de la sesión, las mayorías deliberatorias y decisorias que
habrán de aplicarse serán las comunes previstas en la ley o en los estatutos y no las especiales del ordenamiento
positivo señaladas en el artículo 429 ib., para las llevadas a cabo el primer día hábil del mes de abril, a las 10 a. m.,
en las oficinas del domicilio principal donde funcione la administración de la sociedad, caso en el que podrán
sesionar y decidir validamente con un número plural de asociados, cualquiera que sea el número de acciones o
cuotas que esté representado.

En los anteriores términos, esta Superintendencia ha dado respuesta a su inquietud, no sin antes manifestarle que
los efectos del presente pronunciamiento son los contemplados en el artículo 25 del Código Contencioso
Administrativo.