Actividad de aprendizaje 3

Alida Elena Leguía Arredondo

Dalmiro Eduardo Guerrero Reyes
Paola Andrea Gordillo Moreno
Yamile Johana Hernández Alarcón
Xiomara Laverde Murillo
Agosto 2019

Fundación Universitaria Unipanamericana

Técnico Profesional en Procesos Administrativos
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Administración General
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Resumen

Este trabajo se basa en el estudio de caso de una empresa, sobre el cual se aplicarán las etapas de

organización y dirección.
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Objetivos

1. Identificar y diferenciar las fases del proceso administrativo, su aplicación y finalidad en

las áreas de la organización.

2. Comprender el propósito de la estructura organizacional y establecer de recursos

indispensables para la ejecución de una actividad administrativa.

3. Comprender la importancia de la dirección y el liderazgo en el éxito de la gestión

organizacional.
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Tabla de contenido

Resumen…………….……………………………………………………………………………1
Objetivos………………………………………………………………………………………….2
Estudio de caso…….……………………………………………………………………..4
Descripción de la administración como proceso organizado.............................................6
Esquema de proceso administrativo …………………………………………………….12
Fases del proceso administrativo ……………………………………………………….13
Organigrama…..………………………………………………………...........................15
Estructura funcional…..……….……………………………………………...................16
Diseño organizacional y proyección de recursos………………….…………………….20
Manual de funciones..……………………………………………………………………21
Liderazgo………………………………………………………………………………..25
Resolución de problemas………………………………………………………………..26
Referencias………………………………………………………………………………………27
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Actividad

Al momento, usted y sus socios ya se han dividido el trabajo de forma muy natural de

acuerdo a las habilidades que cada uno posee o a la disciplina de estudio propia:

El socio 1: Martín Fajardo está estudiando ingeniería, es un joven emprendedor y tiene

muy buenas ideas, pero es autoritario y en ocasiones trata con dureza al personal que tiene a

cargo, le gusta respetar los métodos y las normas, pero no le agrada que la gente participe o

aporte sus puntos de vista. Debido a su formación y carácter estricto decidieron que él debía ser

el encargado directo de la producción. Para colaborar en estas tareas tienen 4 operarias, pero por

necesidad se le pidió a una de ellas que cada final de mes colabore como auxiliar de contabilidad

de la empresa, que al momento representa una tarea muy sencilla. El socio 1, Martín, también se

encarga del control de calidad, almacenamiento de mercancías, negocios con proveedores, diseño

de nuevos productos y publicidad de estos.

El socio 2: Diana Torres, está estudiando comunicación, es una persona un poco dispersa,

pero muy alegre y dada a las relaciones interpersonales, no está muy de acuerdo con la forma en

que Martín trata a los operarios, pero como da buenos resultados, no interviene. Ustedes

decidieron que ella se encargará de las actividades comerciales, básicamente ella busca los

negocios estratégicos, negociar con proveedores y hacer las relaciones públicas, ayuda a elaborar

los inventarios de la empresa y está en las ventas directas cuando se requiere, la apoyan 2

vendedores.

Usted se ha encargado de la parte administrativa: selecciona, contrata y evalúa el personal, hace

la nómina, realiza la evaluación financiera, se encarga de la distribución de los productos y la

parte logística, almacenamiento y suministros de oficina o producción si es necesario.

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Para colaborarle, tiene a su cargo una secretaria. ¡La empresa ha empezado a tener éxito! Ya se

ven los primeros resultados, los negocios han ido aumentando y en consecuencia el nivel de

producción. Para cubrir la demanda de productos y no quedar mal con sus clientes clave, deben

contratar 6 personas más de acuerdo con las actividades que se deben realizar, que básicamente

son: corte, confección y ventas.

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Descripción de la administración como proceso organizado

El proceso administrativo Se puede definir como el conjunto de etapas continuas que se

interrelacionan y forman un proceso sistémico compuesto de ciertas actividades que constituyen

el proceso administrativo como único y está formado por cuatro etapas fundamentales que

son, planeación, organización, dirección y control.

Planeación

Es decir por adelantado, qué, cómo y cuándo y quién ha de hacerlo. La planeación va

desde donde estamos hasta dónde queremos ir. Es necesario planear para que no existan

factores fuera de control.

Es un proceso exigente, debido a que requiere la determinación de los planes de acción y

la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas.

Es importante que la alta gerencia y los empleados estén alineados con los objetivos que

se van a alcanzar.

Elementos principales de la planeación

 Los propósitos: son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que

persigue en forma permanente o semipermanente un grupo social.

 La investigación: consiste en la determinación de todos los factores que influyen en el logro

de los propósitos, así como de los medios óptimos para conseguirlos.

 Los objetivos: representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para

alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un

tiempo específico.
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 Las estrategias: planes de acción general o alternativas que muestran la dirección y el

empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más

ventajosas.

 Políticas: son guías para orientar la acción; lineamientos generales a observar en la toma

de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organización.

 Programas: son esquemas en donde se establece, la secuencia de actividades que habrán

de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus

partes y todos aquellos eventos involucrados en su consecución.

 Presupuestos: son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social

expresado en términos económicos, junto con la comprobación subsecuente de la

realización de dicho plan.

 Procedimientos: establecen el orden cronológico y la secuencia de actividades que deben

seguirse en la realización de un trabajo repetitivo.

A través de la planeación, una organización o una persona se fijan alguna meta  y establece qué

pasos debe seguir para alcanzar la meta. En este proceso se consideran temas, como

los recursos con los que se cuenta y la influencia de situaciones externas.

La planificación se inicia con la identificación de un problema y continúa con el análisis de las

diferentes opciones disponibles, las cuales deberán ser elegidas de acuerdo a la que más le

favorezca. Esta etapa la realizamos en el día a día.

La planificación la podemos clasificar en:

 Planeación estratégica: realizada y diseñada por los directivos de la organización a largo

plazo, para analizar factores internos y externos y su consecuencia en los objetivos de la

compañía.
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 Planeación táctica: relacionada con la toma de decisiones a corto plazo, para sobrellevar

una crisis imprevista. Las acciones acciones deben estar de acuerdo con el plan

estratégico diseñado en un comienzo.

 Planeación operativa: organización de los recursos y del personal de una compañía para

la resolución de problemas. Especialmente para toda empresa, debido a que traza el plan

de acción y la relación que obtendrán los distintos departamentos entre sí para la

ejecución de las tareas en un tiempo estipulado por el departamento directivo.

Organización

Se trata de determinar qué recurso y qué actividades se requieren para alcanzar los

objetivos de la organización. Luego se debe de diseñar la forma de combinarla en grupo

operativo, es decir, crear la estructura departamental de la empresa.

De la estructura establecida, se hace necesaria la asignación de responsabilidades y la

autoridad formal asignada a cada puesto.

Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de

una estructura organizativa.

Etapas de la Organización:

 Jerarquías: Fijar la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel.

 Funciones: La determinación de cómo deben dividirse las grandes actividades

especializadas, necesarias para lograr el fin general.

 Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser

desempeñada por una persona.

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Dirección

En esta se logra la ejecución efectiva de lo registrado en la etapa de la planeación, por

medio de la autoridad designada para este fin.

Debido a que dirigir involucra ordenar, influir y motivar a los empleados para que

efectúen tareas esenciales, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada

una de las personas que trabajan con ellos.

Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el

futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer

el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo.

Para llevar a cabo las actividades resultantes de las dos etapas anteriores, es necesario que

el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros

del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el

grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a

mejorarse lo mismo que su trabajo mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le

llama ejecución.

Los elementos principales de la dirección son:

 Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional.

 Motivación.

 Guía o conducción de los esfuerzos de los subordinados.

 Comunicación.

 Supervisión.

 Alcanzar las metas de la organización.

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Control

Se define como el mecanismo que permite medir y corregir las desviaciones que se

presenten a los planes estratégicos de la empresa, para lo cual se utilizarán indicadores

cualitativos como cuantitativos, evaluándose no solo factores técnicos, sino también factores

culturales y humanos.

Es considerado también un elemento del proceso administrativo que incluye todas las

actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las

operaciones planificadas. Todos los gerentes de una organización tienen la obligación de

controlar; por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas

necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la

administración.

Importancia del Control dentro de las etapas del Proceso Administrativo

Siempre se debe tener presente que hasta el plan mejor diseñado se puede desviar, como

ya se ha estudiado, tanto los factores internos como externos influyen de manera directa en una

empresa, una crisis financiera, por ejemplo, afectará de manera significativa a una empresa, la

cual deberá, quizás, ajustar sus ingresos por venta presupuestados y disminuirlos para adecuarlos

al escenario más real. El control se puede utilizar para:

 Enfrentar de mejor forma el cambio.

 Trabajar siempre apostando a la mejora continua y la calidad.

 Potenciar la delegación y el trabajo de equipo.

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Interrelación entre las funciones

Las cuatro etapas fundamentales de la administración están entrelazados e

interrelacionadas, el desempeño de una función no termina antes que se inicie la siguiente, y por

lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación.

Cuando se crea una nueva empresa el orden de las funciones podría ser como se indica en

el proceso pero en una empresa en marcha, la alta gerencia puede encargarse del control en un

momento dado y a continuación de esto ejecutar y luego planear.

En ocasiones se coloca mayor energía en ciertas funciones más que en otras, dependiendo

de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que

otras puedan ponerse en acción.

La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan

realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no

puede ejercerse en el vació, debe haber algo que controlar.

En realidad, la planeación esta involucrad en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar.

De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con

efectividad. Cada función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están

relacionadas para formar el proceso administrativo.

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Esquema de proceso administrativo

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Fases del proceso administrativo

 Planeación

La planeación establece los objetivos que se quieren conseguir y los pasos que son

necesarios para lograrlo.

Ejemplo

Esta empresa está enfocada en realizar dulces para personas diabéticas, que requerirán

un nivel bajo de azucares de absorción rápida y de bajos contenidos de colesterol.

Esta empresa se encontrará ubicada en Madrid Cundinamarca vereda san pedro y se

adquirirán los hornos y mezcladoras necesarios para la realización de dichos dulces

Es contratado 1 nutriólogo especializado, quien tendrá la misión de diseñar los dulces y

quienes ayudarán y guiarán a los empleados que elaborarán los dulces en la planta

correspondiente.

Serán rectificados los contenidos caloríficos y de glucosa de los dulces y se presentará la

solicitud de la secretaría de salud para conseguir los permisos correspondientes.

Se realizarán las gestiones con las empresas distribuidoras y las cadenas comerciales para

que la distribución alcance toda la zona.

Los contadores asignados, llevarán la contabilidad correspondiente para distribuir el

capital de los inversores y obtener u margen de ganancia suficiente en un lapso o mayor de seis

meses.

 Organización

Se forma una comisión encargada de adquirir ya sea comprando o rentando las

maquinarias y comprar la materia prima.

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Será asignada la fabricación de los dulces al personal calificado y adecuado. Se

contratará  un equipo que rectificará la distribución del producto.

 Ejecución

Los ejecutivos asignaron la fabricación de los dulces a, quienes tendrán un plazo de 2

días para fabricar 500 cajas de dulces con diferentes sabores y presentaciones..

Los ejecutivos venderán los dulces a las tiendas distribuidoras, que se encontrarán

ubicadas en toda la zona de Madrid Cundinamarca. Y pueblos cercanos

 Control:

Los ejecutivos correspondientes, informarán al gerente de los progresos de la empresa e

informarán de cualquier variación o cambio que se presente o tenga que realizarse para

establecer las correcciones correspondientes a la planeación u otras de las fases a segur.

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Organigrama

DIRECCION
GENERAL

GERENC REVISOR(A)
FISCAL

R.R.H.H SEGURIDAD INDUSTRIAL-

SALUD LABORAL

PRODUC COMPR ADMINISTRA COMERCIA

CION

FABRICA
CION IMPORTAC CONTABI CARTE VENDED PUBLI
LIDAD RA

CONTROL
DE
CALIDAD

ALMACE
N
INVENT

SERVICIOS
GENERAL

Aunque se conocen las actividades desarrolladas por los colaboradores de la organización

y se diferencian los cargos, no hay personal para que supla cada departamento es recomendable

contratar el personal adecuado para que cumpla el manual de funciones realizado por la empresa.
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Estructura funcional

La estructura funcional de una empresa nace con la necesidad de contar con especialistas

en los distintos niveles jerárquicos. Es decir, es aquella en la que cada empleado tiene un

superior y los equipos son agrupados por especialidades como por ejemplo: diseño gráfico,

marketing, desarrollo web, producción, ventas, etc.

Esta forma de organización tiene su origen en 1920, cuando Henry Ford y después

Frederick Taylor desarrollaron las teorías de la división del trabajo y la administración de

empresas. Si bien durante buen tiempo este tipo de estructura fue muy útil en términos de

eficiencia en los procesos vinculados a la producción de bienes de producción masiva, en la

actualidad es considerada como un modelo a seguir para una eficiente dirección de proyectos.

Cuando una organización emplea una estructura funcional, la división del trabajo es

agrupada por las principales actividades o funciones a realizarse, como son las ventas, el

marketing, los recursos humanos, la contabilidad, etc.

Se trata de una estructura vertical en la medida que cada grupo funcional dentro de la

organización está integrado verticalmente desde la parte inferior hasta la parte superior de la

organización. Así, un vicepresidente de Finanzas tiene a su cargo el trabajo de todo el equipo

agrupado en el departamento de su especialidad.

Dentro de las divisiones funcionales de una organización, los empleados tienden a

desarrollar un conjunto especializado de tareas y por lo general sus integrantes comparten la

misma profesión. Así, el departamento de contabilidad estaría integrado únicamente por

contadores.

Ventajas de la estructura funcional de una empresa

Entre las principales ventajas que ofrece una estructura organizativa funcional de una

empresa, encontramos las siguientes:

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 Como especificamos previamente, con este tipo de estructura organizacional se consigue

una máxima especialización en los diversos órganos, lo que permite que cada cargo se concentre

exclusivamente en sus tareas y aumente así la eficiencia y productividad de cada trabajador.

 La especialización en todos los niveles, permite una mejor supervisión técnica.

 Favorece que la comunicación dentro de cada equipo de trabajo sea directa, sin

intermediarios y, por tanto, más rápida y con menos interferencias.

 Disminuye la presión sobre una sola persona (que sería el jefe) y se comparten por tanto

las responsabilidades.

Inconvenientes de la estructura funcional de una empresa

Por su parte, estos son los inconvenientes más destacables que encontramos en la

estructura funcional de una empresa.

 Puesto que existen diferentes especialistas y supervisores, se pierde el principio de unidad

en el mando, lo que puede generar conflictos de autoridad.

 Puede provocar la aparición de confusión y multiplicidad en los objetivos, ya que exige la

subordinación múltiple y da autonomía de decisión, generando conflictos en las funciones

generales de la empresa.

 La especialización de grupos dentro de la organización, podría potenciar la competencia

y rivalidad, provocando así la posible división de personal y en consecuencia la aparición de

tensiones en el área de trabajo.

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Según el estudio de caso, las funciones están distribuidas así:

Socio 1 – Martín Socio 2 – Diana Empleada 1 Secretaria Empleadas 2-3-

Fajardo Torres 4-5-6-7
- Estudiante de - Estudiante de - Selección, No tiene Para actividades
ingeniería comunicación contratación y funciones de corte,
- Emprendedor - Dispersa evaluación del asignadas confección y
- Autoritario - Alegre y dada personal ventas
- Trata con dureza a relaciones - Nómina
al personal que interpersonale - Evaluación
tiene a cargo s financiera
- Respetuoso de - No está de - Distribución de
métodos y acuerdo con productos
normas el trato de - Almacenamiento
- No escucha los Martín a los - Producción
puntos de vista empleados
de las demás - Apoyada por
personas dos
- Formación y vendedores
carácter estricto Encargada de
- Da resultados - Actividades
- Tiene a cargo comerciales
cuatro operarias, - Busca
una de ellas negocios
colabora como estratégicos
aux de - Negocios con
contabilidad a proveedores
final de mes - Relaciones
Encargado de públicas
- Producción - Ayuda con el
- Control de inventario
calidad - Ventas
- Almacenamiento directas
de mercancías
- Negocios con
proveedores
- Diseño y
publicidad de
nuevos
productos
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De la tabla anterior podemos deducir que:

 Martín no tiene las competencias necesarias para manejo de personal. Aunque da

resultados, está encargado de áreas como diseño, publicidad e inventarios que no le

competen, ya que el estar encargado de la producción, que es una actividad de mucha

responsabilidad, no tiene tiempo para este tipo de tareas.

 Diana por su parte, aunque no está de acuerdo con el trato que Martín da a sus empleados

no interviene. Tiene facilidades para relacionarse, pero también tiene actividades que no le

corresponden como el manejo del inventario. Tiene dos vendedores que la apoyan pero no

al parecer no utiliza.

 La Empleada 1 tiene funciones variadas que corresponden a todos los departamentos de

la empresa.

 La secretaria, aunque fue contratada para apoyar a la Empleada 1 no tiene funciones

asignadas.

 Las Empleadas, 2, 3 4, 5, 6 y 7 están directamente relacionadas con el departamento de

producción, pero teniendo en cuenta que las tareas se encuentran mal distribuidas no será

necesaria su contratación.

Se propone el siguiente organigrama funcional, a modo de reestructuración, para determinar las

responsabilidades de los empleados:

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https://www.lucidchart.com/documents/edit/2a683938-8fbe-467b-acca-239c0d1c39c9/0_0?beaconFlowId=C6360B628B2263E6
Diseño organizacional y proyección de recursos
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Manual de funciones

GERENTE:

Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas, comerciales, operativas y financieras de la
empresa.

 Representar judicial y legamente a la empresa ejerciendo las facultades generales y específicas que le confiera.
 Informar al director las acciones tomadas así como elevar a su consideración el plan operativo y presupuesto anula de
ingresos y egresos , informando los resultados de las evoluciones periódicas
 Aprobar el cuadro de perfiles de la empresa elabora por la gerencia de recursos humanos
 Aprobar y difundir los documentos normativos de la empresa
 Girar, aceptar y endosar letras, abrir cuentas corrientes y girar cheques firmar vales, controlar sobre giros y firmar contratos
en representación de la empresa.

REVISOR FISCAL:

 Colaborar con la entidades gubernamentales que ejercen la inspección y vigilancia de la compañías , y rendirles los informes a
que haya lugar o le san solicitados
 Velar porque se lleva la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de las asambleas , de la junta de socios y de la
junta directiva
 Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su díctame o informe correspondientes
 El revisor fiscal enviara a la superintendencia , dentro de los quince días siguiente la copia respectiva de la asamblea

R.R.H.H:

Administrar el personal de la empresa gestionando procesos de selección, control y retiro de empleados, liderar programa de salud
ocupaciones afiliaciones a EPS, ARP, AFP, CCF liquidaciones de nómina, seguridad social y parafiscal, velar por el cumplimiento de las
funciones y ejecutar sanciones disciplinarias.

 Llamados de atención escritos por incumplir de las políticas

 Documento de control de asistencia de los empleados del punto de venta
 Documento de control sobre las horas de apertura, almuerzo y cierre de almacén
 Liquidación de seguridad social y para fiscales
 Comité paritario de salud ocupacional
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SEGURIDAD INDUSTRIAL-SALUD LABORAL:

Implementar y ejecutar el sistema de gestión, este responsable lo asigna alta dirección, acorde con el decreto 1072 de 2015. Esta
normativa define las responsabilidades del responsable del sistema y se detalla una lista de funciones específicas que el responsable
debe cumplir y por las que el gerente podar evaluarlo.

 Crear y ejecutar el programa de capacitación anual en promoción y prevención, incluye los riesgos principales.
 Crear y ejecutar los programas de vigilancia epidemiologia, acorde con los riesgos de la empresa
 Transmitir a la alta dirección situaciones que puede afectar la seguridad y salud de los trabajadores contratistas y visitantes
 Pedir a la dirección que se hagan exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro a los trabajadores
 Hacer , revisar y actualizar la matriz de riesgos de la empresa y la de requisitos legales de la empresa
 Elaborar plan de trabajo anual de seguridad y salud en el trabajo de la empresa incluidos los recursos y el presupuesto
necesario para la ejecución
 Asesorar a los trabajadores del comité de convivencia, el COPASST y la gerencia de la empresa en elaborar los informes de
ajustes de cuentas.

COMPRAS:

Establecer la organización la política de compras de la organización en coordinación el área de producción y el área financiera, todo ello
en términos de calidad, cantidad y sobre todo precio.

 Prospección, búsqueda y negociación de/ con proveedores

 Analizar periódicamente los precios e la materias primas componentes o materiales
 Control de calidad de la materia primas y componentes
 Elaborar cotizaciones, órdenes de compra, elaborar cartas u oficios a compañías extrajeras para enviar órdenes de compra o
soportes de pagos

CONTABILIDAD:

Supervisar y coordinar el registro contables de las operaciones, así como la elaboración /supervisión de los estados contables
individuales y consolidadas liquidación tributarias en el marco de la normativa vigente.

 Supervisar el registro de las operaciones contables, fiscales, legales, tributarias etc., de acuerdo a la normatividad vigentes
en los plazos y términos establecidos
 Definir y controlar la implementación de los criterios y procedimientos para el registro contable y fiscal.
 Asegurar el cumplimiento de los procesos internos en materia contable, fiscal, administrativa, comercial, etc
 Garantizar el correcto archivo de los documentos soporte (contables, fiscales, legales, etc.). De acuerdo a la normativa legal
vigente y a los estándares establecidos internamente por el grupo.
 Supervisar, formar, optimizar el personal bajo su dependencia o mando
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PRODUCCION:

Tiene como responsabilidad tanto la fábrica como en la oficina, a menudo actúa como enlace entre los administradores de la
fábrica y la ata gerencia de la empresa. Característica particulares de su trabajo varían según la industria.

 La planificación y supervisión del trabajo de los empleados

 La supervisión de los procesos de la producción o fabricación
 El control de stocks y la gestión de almacenes
 La gestión de los recursos materiales
 Búsqueda de estrategias para aumentar la eficiencia y la eficacia de la producción
 La innovación y el diseño de los productos y servicios

CARTERA:

Planear, implementar, coordinar y controlar las actividades pertinentes con el recaudo oportuno y eficiente de la cartera.

 Hacer seguimiento de la cartera mayor a 90 días

 Hacer recaudó de pago o cobro de intereses a clientes morosos
 Hacer seguimiento de los cheques devueltos
 Aprobar los pedidos que pasan los asesores comerciales previo estudio de cada caso
 Coordinar , dirigir , retroalimentación y controlar las labores del personal a su cargo

COMERCIAL:

 Establecer las tares que debe desempeñar. Además de la venta , los comerciales han de realizar otras tareas: cobros,
informes seguimiento de clientes captar nuevos clientes
 Definir las competencias, tendrá que establecer cuáles son las competencias que de reunir el vendedor para formar del
equipo comercial
 Incentivar a los empleados para que cumplan los objetivos empresariales
 Preparar y formar al personal
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SERVICIOS GENERALES:
El Departamento de Servicios Generales tiene como objetivo atender de forma coordinada una serie de funciones de carácter no
administrativo que permitan que los distintos centros de la Universidad disfruten de un adecuado funcionamiento de su
infraestructura.

La organización del Departamento de Servicios Generales requerirá la elaboración de Normativas de funcionamiento para las
áreas y servicios que atiende, concretamente, se elaborarán Normativas de funcionamiento para los siguientes servicios:
- Mantenimiento
- Mensajería
-Servicios subcontratados de:
. Limpieza
. Cafetería
. Copistería
. Vigilancia
En la elaboración de las Normativas de funcionamiento intervendrán, además de la propia Gerencia y la Jefatura
del Departamento de Servicios Generales, el Servicio de Personal, los Decanos y Directores y el Comité de Empresa y la Junta
de Personal.
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Liderazgo

El liderazgo dentro de cualquier organización es muy importante ya que de esto depende

el buen desempeño de un grupo. Una persona que tiene un equipo de trabajo a su cargo debe ser

equitativa, ser ejemplo para su grupo, identificar sus fortalezas y debilidades así como las de sus

colaboradores, tener pleno conocimiento del desarrollo de la actividad a realizar por el equipo

que lidera, debe tener en cuenta que no se trata de tan solo delegar y exigir si no también de dar

apoyo al equipo de trabajo cuando este lo requiere para así poder cumplir con calidad, de igual

manera dar reconocimiento a su equipo cuando se logra cumplir con los requerimientos y

objetivos propuestos, un reconocimiento siempre alienta y levanta el ánimo, es un buen

motivante a querer ser mejor en su actividad cada día.

Adicionalmente, el ambiente laborar es un punto importante dentro del desarrollo de las

actividades de toda empresa, por esta razón un líder debe ser mediador, tener la capacidad de

escuchar y así tomar las decisiones pertinentes para poder tener un buen ambiente de trabajo,

esto conlleva a un mejor desempeño.

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Resolución de un problema, los elementos y componentes necesarios para

desempeñar adecuadamente la función de la dirección en la empresa

En todas las empresas se pueden presentar problemas, en ocasiones de fácil solución y en

ocasiones algo complejas, a continuación, plantearemos una problemática y su posible solución.

En un proceso en el cual se manejan altas cantidades de afiliaciones y demás documentos

para procesar, se acerca el fin de mes y con el se debe realizar un cierre de mes teniendo todas

las afiliaciones procesadas, adicional a esto llega un masivo de facturación que requiere ser

procesado con prontitud ya que de ello depende el ingreso de fondos a la empresa. El problema

es que el personal que integra el grupo de trabajo dentro de su horario habitual no alcanza a

cumplir con las dos actividades urgentes y menos con las demás actividades, adicional a esto se

han presentado problemas de ambiente laborar lo cual hace el trabajo más des motivante y un

rendimiento bajo. El líder del proceso solicita a sus colaboradores realizar tiempos adicionales

para poder cumplir con los urgentes, pero como como se han presentado problemas entre

compañeros y sienten que su jefe tan solo manda, ordena y exige hace que los colaboradores se

sienten desmotivados y piensan solo en cumplir un horario laboral y no en los procesamientos

urgentes.

El líder al ver esta situación debe primero tratar de mediar ante la situación del mal

ambiente que se encuentra entre compañeros dentro del proceso pues entiende que trabajar en un

ambiente adecuado trae consigo un mejor desempeño. Adicionalmente, sabe que también se esta

presentando un tema de desmotivación ya que no sienten la valoración del trabajo que realizan.

Esto lo lleva a analizar la situación y a darse cuenta que no está llevando el proceso de la mejor

manera, debe actuar de forma rápida sin salirse de las normas, pero teniendo en cuenta que los

colaboradores son pieza fundamental dentro de la actividad y que así como cumplen con su
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trabajo reconocerlo es importante y dar ciertos beneficios puede hacer que se sientan motivados

para colaborar y poder cumplir con los requerimientos.

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Referencias

https://es.slideshare.net/jaqiiziitaah/elementos-del-control

https://es.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-presentation?
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