Fase Operativa - Protocolo Empresarial

UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS
Cátedra:
Protocolo Empresarial, grupo 02
Docente:
Lic. Santos Vidal Palacios. Mmt.
Tema:
Propuesta de un “Manual de Protocolo, Etiqueta y Ceremonial Del Colegio San Juan De
Dios”
Estudiantes:
Acosta Molina Alexandra Nicole AM102216

Campos González Santiago Eliceo CG100716
Contreras Ventura Sofía Michelle CV101016
Hernández Arévalo Rodrigo Alberto HA100616
Ruiz Hernández Tamara Michelle RH102316
Sánchez Vanegas Rocío Esmeralda SV100116
San Salvador, 25 de septiembre de 2020

Protocolo Empresarial
Colegio San Juan de Dios
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN .........................................................................................................................................................3
OBJETIVOS DEL MANUAL ...........................................................................................................................................4
OBJETIVO GENERAL: .......................................................................................................................................................... 4

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: ..................................................................................................................................................... 4
FASE INTRODUCTORIA ...............................................................................................................................................5
A.GENERALIDADES DE LA EMPRESA....................................................................................................................................... 5
B.SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA. .................................................................................................................................. 7
C.MOTIVOS Y JUSTIFICACIONES PARA EL DESARROLLO DEL MANUAL. ........................................................................................... 8
D.PROCEDIMIENTOS. ......................................................................................................................................................... 9
E.OBJETIVO GENERAL....................................................................................................................................................... 11
F.OBJETIVOS ESPECÍFICOS. ................................................................................................................................................ 11
G. EL PROTOCOLO Y EL CEREMONIAL. .................................................................................................................................. 12
H. CLASIFICACIÓN DEL PROTOCOLO..................................................................................................................................... 14
I. EL PROTOCOLO EMPRESARIAL. ........................................................................................................................................ 15
I.1 Propósitos del protocolo empresarial. .................................................................................................................. 16
I.2 Bases para la aplicación del protocolo empresarial .............................................................................................. 17
J. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE EVENTOS PROTOCOLARES. .................................................................. 19
FASE OPERATIVA ......................................................................................................................................................20
A.ETAPAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO................................................................................................................. 20

•INVESTIGACIÓN: .................................................................................................................................................. 20
•PLANIFICACIÓN: ................................................................................................................................................... 20
•EJECUCIÓN: .......................................................................................................................................................... 21
•EVALUACIÓN:....................................................................................................................................................... 22
B.EVENTOS O ACTOS EMPRESARIALES. ................................................................................................................................. 25
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INTRODUCCIÓN
La imagen empresarial o institucional es la carta de presentación de toda compañía,

empresa o institución; esta imagen puede estar compuesta por varios elementos, entre los
cuales es importante que destaque la correcta práctica del Protocolo, es decir, una buena
organización y ejecución de todas las actividades que a la institución le competen.
El Colegio San Juan de Dios es una institución formativa que se ha encontrado ejerciendo
labores durante casi tres décadas, llevando a cabo diversas ceremonias y actividades
públicas de índole educativo, sin embargo, las Autoridades del Colegio no poseen un
material enfocado a la práctica del Protocolo, Etiqueta y Ceremonial que pongan en marcha
a la hora de tales eventos. Por ello se ha visto a bien desarrollar el siguiente documento,
un Manual de Protocolo, Etiqueta y Ceremonial para el Colegio San Juan De Dios.
La Fase Introductoria comprende de elementos como generalidades del colegio, que

describe brevemente la historia de la institución desde sus inicios hasta cómo se han
ejecutado las actividades en el presente año en el marco de la crisis pandémica mundial;
así también, este documento cuenta con la descripción de los procedimientos, es decir,
otros manuales que el colegio tiene para su desenvolvimiento en su rubro; más adelante,
se enlistan los objetivos general y específicos de la creación del manual y el siguiente
apartado presenta una explicación sintética pero comprensible de los términos Protocolo,
Ceremonial y Etiqueta que da paso al desarrollo de la temática.
Se plasma también la clasificación del Protocolo como tal, el concepto de Protocolo

Empresarial, de igual manera que los propósitos y bases para éste, así como los
Lineamientos Generales para la Organización de Eventos Protocolares.
Durante la Fase Operativa se describen las cuatro etapas para la organización de un

evento, siendo estas: investigación, planificación, ejecución y evaluación. Más adelante los
conceptos, características y pasos generales para la realización de distintos tipos de
eventos.
3
OBJETIVOS DEL MANUAL
Objetivo general:
Presentar al Colegio San Juan de Dios un documento que se encuentre comprendido por
las normas de Protocolo y del Ceremonial para la correcta organización y realización de
los eventos institucionales que realice el Colegio, con la finalidad de asegurar la práctica
adecuada de criterios como vocativo, precedencia, equivalencia, tratamiento, colocación
de banderas y etiqueta, de acuerdo al tipo de acto y a las autoridades presentes en el
mismo.
Objetivos específicos:
o Permitir a las autoridades del Colegio San Juan de Dios el acceso a los lineamientos
de Protocolo, Ceremonial y Etiqueta para el desarrollo de sus ceremonias como
institución educativa.
o Establecer la debida importancia de la práctica del Protocolo dentro de la institución

desde su dirección hasta cada uno de sus colaboradores por medio de la entrega
de un material que reúna todos los aspectos relevantes del acto protocolar.
o Mejorar la imagen que posee actualmente la institución en cuanto a su

desenvolvimiento durante actos solemnes y de gran importancia que se realizan
como parte del calendario institucional.
4
FASE INTRODUCTORIA
A. Generalidades de la empresa.
El Colegio San Juan de Dios fue fundado en 1991, por el

licenciado y docente Rodrigo Samuel Arévalo, junto a su
esposa Rosa María Grande de Arévalo y Doctor don Adolfo
Pérez, en la denominada “Casa de Madera”, quien más tarde
sería Arzobispo de San Salvador. El Fundador y Primer
Director del Colegio era indiscutiblemente persona de amplia
cultura y de fuerte formación eclesiástica y académica;
prácticamente su base era europea referida en buena parte a
la educación de la juventud. Se cuenta que cuando el Padre
Pérez desfilaba con el colegio y pasaba delante de Casa Presidencial Don Chico
Menéndez decía: “este Curita me gustaría que fuera Obispo”, y su deseo se cumplió.
El Colegio San Juan de Dios, inició sus labores el 2 de febrero de 1991 con 72
alumnos; de ellos 15 eran internos Se comenzó con Primaria. El prestigio del colegio
bien pronto ascendió en todos los niveles. Sus alumnos fueron modelos de
eficiencia, al grado tal que se destacaron en los exámenes finales que entonces se
practicaban en el Instituto Nacional, la formación moral y religiosa de los educandos
fue notoria y a partir de 1992 el colegio inicia una vida deportiva que coadyuva a la
preparación integral de la juventud liceísta y cuyo prestigio aún se mantiene.
El Colegio San Juan de Dios, en el año 1998 recibió la medalla CODICADER, a

institución goleadora destacada del área centroamericana, el éxito se debió a la
preparación del profesor Batres Delgado maestro de educación física, y ex jugador
del equipo Huracán de la Liga Mayor B. En 1998, el Colegio San Juan de Dios, da
apertura a las materias de computación y el idioma Inglés. Competencias que para
la época y el entorno ninguna institución el área de San Ramón Mejicanos las
brindaban al alumnado.
5
El Colegio y sus mejores épocas: con la llegada de la tecnología, el colegio decidió

ser pionero en todo ámbito, aparte de tener clases de kínder a Noveno por la
mañana, por la tarde era un centro de tareas, y desarrollo de talleres de
mecanografía, clases particulares con grupos de idioma inglés.
En el año 2001, el colegio decide suspender los cursos de aprendizaje extra

curriculares y abrió el turno de carácter vespertino, ante la cantidad de alumnos que
sobre pasó la capacidad de 300 alumnos a 689, con la misma oferta académica,
esto resultó durante un tiempo, no obstante en el año 2004 esto se decide
suspender ante la poca afluencia de estudiantes en el turno vespertino, luego de
que ahora la principal competencia del colegio, el Liceo Barcelona, abriera sus
puertas al mismo público objetivo y a un costo menor que el que csjd, cobraba.
Declive del colegio: En el año 2006 la institución recibe un golpe fuerte a la

moralidad, fallece la esposa del fundador, el golpe anímico fue tal que el director en
curso y fundador decidió retirarse por motivos mencionados, durante el lapso de 7
meses dejando la institución en manos del subdirector interino designado, con poca
experiencia. El retorno del director y fundador fue hasta el año 2008, sin embargo,
las cosas en la institución ya no estaban con la estabilidad acostumbrada. Poco a
poco se llegó al año 2011, en donde una enfermedad de carácter terminal afecta, al
señor director, y este se ausenta en el año 2014, pues su condición no le permitía
estar rindiendo al porcentaje correcto con la institución.
Ante el fallecimiento del señor director, en el año 2017, la persona designada según
testamento fue la Dra. Maritza Arévalo, quien decidió armar un organigrama
estructural, asignando una función de administración general a su persona, y
contratando director y subdirectores, y utilizar la planta docente con la que ya se
contaba, además de conseguir en ese mismo año un convenio con Grupo Radial
Megavisión, así mismo con Grupo Megavisión de cobertura gratuita a todos sus
eventos. Se creo el departamento de Social Media, en donde se abrió una página
6
web de respaldo, Facebook e Instagram donde se detalla de carácter semanal a los
papás el proceso y atención que reciben en el colegio.
Página web: www.colegiosanjuandedios.com

Facebook: www.facebook.com/ColegiosanJuandedios.com
Instagram: @ColegioCSJDSV
B. Situación actual de la empresa.
Confinamiento 2020: El confinamiento producto de la crisis sanitaria del COVID19,

ha colocado una situación económica inestable, sobre todo por el tipo de personal
que laboraba que era de avanzada edad. El colegio tomó la decisión de capacitar a
los docentes para el uso de las plataformas de Zoom, las aulas virtuales de Google
Classroom, para continuar operando acorde a los lineamientos del Ministerio de
Educación de El Salvador. Dentro del proceso los docentes que no se lograron
aceptar, no continuaron en la institución.
El confinamiento aceleró la construcción de protocolos de evaluación de

desempeño académico, protocolos de pago electrónico y el protocolo sanitario para
la llegada del personal mínimo a la institución. En el segundo trimestre la institución
reportó al MINED ser una de los centros educativos privados del sector, con la
mayor adecuación a todas las exigencias que dan las autoridades para ejercer
educación a distancia.
Medios de comunicación: La institución y los medios de comunicación tienen una

relación muy joven, recientemente el colegio comienza a recibir activaciones de
marca, visitas de medios y asistencia a programas de entrevistas radiales y de
televisión. Actualmente está pautando en elsalvador.com todos los fines de mes
hace uso continuo de Facebook.
7
C. Motivos y justificaciones para el desarrollo del manual.
Para toda empresa, organización o institución, independientemente su índole, se

vuelve de vital importancia el conocimiento, familiaridad y puesta en práctica de las
normas de Protocolo, Ceremonial y Etiqueta, con las cuales se asegura de
desarrollar los eventos y actos que les competen de una manera adecuada y pulcra,
proyectándose ante los presentes con una respetable imagen institucional.
La Creación de un Manual de Protocolo orientado al uso del Colegio San Juan de

Dios, nace a raíz de que el Colegio no posee un documento o material que respalde
los criterios de Protocolo institucional de los que se hacen uso en las actividades y
ceremonias a nivel general, por lo cual, es imperante que las Autoridades de la
institución educativa posean entre sus documentos, una guía que puedan aplicar
siempre al momento de celebrar un acto dentro del recinto o que tenga que ver con
el Colegio.
Debido a los múltiples actos que realiza la institución, entre los cuales se encuentran
ceremonias de inicio o cierre de año lectivo, graduaciones, aniversarios destacados,
visitas de gran importancia, reuniones de padres de familia, reuniones con docentes,
actos cívicos, actos eclesiásticos, entre otros; tanto las Autoridades del Colegio,
como cada uno de los miembros del personal docente y área administrativa,
necesitan dominar el concepto de Protocolo y sus criterios básicos en cuanto a la
preparación, montaje y realización de cada una de las actividades antes
mencionadas para evitar inconvenientes de logística y problemas en el transcurso
de la realización.
Por tales razones, el estricto cumplimiento de los apartados de la anteriormente

mencionada disciplina, señalados y descritos en este Manual de Protocolo, Etiqueta
y Ceremonial Del Colegio San Juan De Dios, servirá como herramienta oportuna
para robustecer la imagen institucional y cumplir enteramente con las reglas de
formalidad de actos públicos y ceremonias.
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D. Procedimientos.
El Colegio San Juan de Dios se rige por un manual de procedimientos externo y

interno. El primero de estos es la ley de educación media que el MINED (Ministerio
de Educación de El Salvador), rige a las instituciones educativas en la aplicación de
decisiones con casos que requieran afectar la matricula o derechos de educación
del alumnado.
En el caso interno, el manual de procedimiento denominado “Manual de

convivencia”, pretende contribuir al desarrollo estudiantil mediante la optimización
de recursos humanos calificados para la normatividad de prestación de servicios
educativos, este es aplicado siempre que se informe al personal docente y
administrativo se cree duda en el procedimiento de una actividad, exista desacuerdo
en la realización de un trabajo, alguna situación no se resuelva con prontitud, sea
necesario aclarar responsabilidades (Algún nivel de problemática entre alumnado y
personal docente).
El manual interno ayuda a la planificación y divulgación de actividades de tradición

de la institución, y a la cuales el estudiante se somete a respetar desde el momento
de su matrícula.
Diagrama de procedimiento
mensual de actividades en Colegio
“San Juan de Dios”
Unidad Puesto Paso Actividad
Responsable No.
Administración Planifica las actividades del mes siguiente y
Colegio San Directora 1 las traslada a la secretaria.
Juan de Dios Recibe información, transcribe a máquina y
Secretaria 1 2 entrega a Coordinador.
Coordinador 3 Recibe, revisa, autoriza y traslada al Auxiliar
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docente 1 de Servicios administrativos.
Auxiliar de Recibe, elabora el formato en computadora y

Servicios 4 traslada.
Administrativos
Coordinador 5 Recibe, revisa y traslada.
financiero 1
Recibe publicación, realiza impresión y envía
Asistente por correo electrónico a medios electrónicos
Administrativo 6 del Colegio y a padres de familia.
y Financiero
7 Recibe, reproduce, distribuye vía fax y
Secretaria 2 traslada.
Docente 8 Recibe publicaciones y distribuye.
Con la creación de un Manual de Protocolo, Etiqueta y Ceremonial se pretende

priorizar todos los detalles presentes en la planificación de las actividades y mejorar
de gran manera el proceso de ejecución de los mismos, una tarea de la cual se
encargaría la Administración del Colegio.
10
E. Objetivo general.
Facilitar a las Autoridades del Colegio San Juan de Dios un Manual de Protocolo,
Etiqueta y Ceremonial con lineamientos que puedan poner en práctica en cada uno
de los eventos o actos públicos que la Institución realice.
F. Objetivos específicos.
o Educar o reforzar a los miembros de la institución formativa sobre los

conocimientos que estos tengan acerca del Protocolo, Etiqueta y Ceremonial
que se aplica en los actos públicos.
o Proporcionar al Colegio de una guía exhaustiva de los lineamientos y

acciones que se deben ejecutar durante sus actos protocolares y
ceremoniales.
o Mejorar el perfil institucional del Colegio San Juan de Dios, a través de la

pulcritud de sus actividades con diversos públicos invitados.
11
G. El protocolo y el ceremonial.
El ceremonial crea la atmósfera para las relaciones. La etiqueta se refiere a estilos,

costumbres de públicos solemnes y el protocolo se relaciona con lo diplomático y
codifica las reglas que prevalecen en el ceremonial. El ceremonial nunca ha perdido
su valor. Es un ordenador de la vida social de las comunidades. La teoría del
ceremonial se prolonga a la vida moderna como parte valiosa de las Relaciones
Públicas.
Se ocupa de facilitar la comunicación en un ámbito propicio para que funcionarios

públicos, empresarios, ejecutivos logren una tarea y tengan acceso a la parte
humana de las personas entre quienes tengan interés de acercarse.
La vida de relaciones en la comunidad internacional y la creación de organizaciones

hacen necesario el uso práctico de las normas de etiqueta, ya que en las reuniones
sino se emplea exactamente el ceremonial, el orden de precedencia harían
imposible el desenvolvimiento de las deliberaciones.
El término Protocolo, procede del griego “protos” que significa primero; esto nos da
pie a pensar que el largo alcance de la palabra (tiene otras muchas acepciones) no
es ni más ni menos que situar primero a quienes deben estar primeros, dar a cada
12
uno lo suyo, lo que se merezca, con arreglo a su categoría.
Protocolo son las normas establecidas por leyes, reales decretos, órdenes
ministeriales, porque la misión del protocolo es establecer unas normas a la hora de
situar y ordenar tanto a las cosas como a las personas. Establece mediante una ley
o un real decreto lo que se debe hacer y cómo situar a unos determinados cargos;
por ello no me vale el concepto que del protocolo se tiene y que parece ser un cajón
de sastre; a cualquier cosa decimos, “no es protocolario”, “este señor no cumplió el
protocolo (porque se rascó la nariz o porque no iba adecuadamente vestido).
Protocolo son normas oficiales y sirven exclusivamente para ubicar con unas
determinadas precedencias a las autoridades de un Estado, de una comunidad
autónoma o de un municipio.
El otro término que va unido al Protocolo es el Ceremonial, cuyo significado nos

viene a decir que son el conjunto de formalidades para la celebración de un
determinado acto o una determinada solemnidad. En muchas organizaciones
oficiales también es el libro que contiene el ceremonial que se debe observar en
cada una de las solemnidades, de la Iglesia, de una corporación, etc. Por tanto la
Ceremonia o el Ceremonial es la parte que se ocupa de revestir un determinado
acto con mayor o menor solemnidad, de cómo vamos a decorar el recinto donde se
va a celebrar la entrega de unos premios, si lo vamos a revestir con tapices, si
vamos a poner decoración floral, dónde vamos a situar los micrófonos si vamos a
poner una mesa presidencial o el acto va a ser de pie, si vamos colocar circuito
cerrado de televisión, si vamos a colocar banderas etc, etc.…, es decir, cómo vamos
a decorar todo para que la premisa de orden y limpieza equivalga a elegancia, en el
recinto.
El Protocolo, definitivamente, es Norma; la Ceremonia es Forma. Si unimos Norma

y Forma, lo que nos están ofreciendo es una clara comunicación visual del acto.
13
H. Clasificación del protocolo.
Protocolo oficial
Es el más habitual y más conocido, “el que nos hace pensar en Casa Reales”. Es el
que estamos más acostumbrados a visualizar en actos que aparecen en los medios
de comunicación y a los que acuden autoridades. Podemos estar hablando de un
acto de primera piedra, de la recepción de una determinada Casa Real o de una
visita oficial a un país extranjero.
Por lo tanto, y según la literatura especializada, el oficial se define como un conjunto

de normas o técnicas tradicionales (establecidas por ley, decreto, disposiciones o
costumbres) que son de aplicación en los actos públicos promovidos por las
autoridades o instituciones del estado (ya sea en el ámbito internacional, nacional,
regional o local), que se ejecutan con solemnidad o sin ella, y que pueden
observarse también en los actos no oficiales, cuando a los mismos concurren
autoridades representantes del estado.
Protocolo social.
Otro que nos es mucho más próximo, pero que habitualmente no estamos
acostumbrados a tratar como tal, es el social, que podemos definir como un
“conjunto de normas, inspiradas en el propio protocolo oficial y en el saber estar
que, sin ser de obligado cumplimiento, se suelen aplicar en los eventos de carácter
social, y son aceptadas y seguidas por todos los participantes.
Protocolo de empresa.
Otro colectivo muy importante de estos campos es el mundo de la empresa y de los

negocios, por lo que también podemos hablar de protocolo empresarial o de
empresa. Entendemos como tal el conjunto de normas por las que la empresa
privada decide regular todos sus actos, ya tengan carácter público o carácter
privado.
14
Protocolo diplomático e internacional.
Dentro del campo oficial existen dos colectivos específicos que tienen su propio tipo
de protocolo: uno es el de la diplomacia, y el otro, el de las organizaciones
internacionales y de los otros estados ajenos al nuestro. Son dos protocolos que en
muchas ocasiones son complementarios.
Por un lado, entendemos por protocolo diplomático el conjunto de normas

específicas que canalizan, regulan y estructuran la comunicación y los actos
oficiales entre los estados y las autoridades que los representan, así como todas las
actividades llevadas a cabo por el servicio exterior de un determinado país u
organización internacional.
Por el otro, está el propio protocolo internacional que regula la ordenación de otros
estados diferentes al nuestro y de las organizaciones internacionales, y establece
las normas de comportamiento social que se deben respetar para establecer
contactos sociales o de negocios entre personas de diferentes culturas y
tradiciones.
I. El protocolo empresarial.
Reglas sociales y formales que deben cumplirse en el

seno de una empresa. Este protocolo establece las
pautas y los límites que rigen el accionar de la
compañía en cuestión. Es importante destacar que
cada uno de los actos empresariales posee sus
propias características y objetivos. Dependiendo de
lo que estemos interesados en conseguir, elegiremos
un tipo de acto u otro.
Cuando se realiza cualquier tipo de acto, hay que acudir al entorno de negociación
y a las atenciones especiales; con estos detalles se pretende buscar una imagen
15
diferenciadora de la empresa.
El objetivo principal de los actos se resume en tres puntos principales que son:
✓ Negociación.
✓ Acuerdo.
✓ Beneficios.
Las características del protocolo empresarial:

1- No está regulado por la ley, pero es de estricto cumplimiento en el interior de la
empresa por parte de sus miembros.
2- Es práctico, porque regula situaciones habituales que ocurren en la empresa. De
esta forma se evita que sea un documento banal sin observancia laboral.
3- Es accesible para todos los miembros de la organización, porque establece
pautas de comportamiento para cada situación laboral.
4- Es comprensible, porque debe estar escrito en un lenguaje claro para que todos
los empleados de la compañía lo asimilen y cumplan sin excusa.
5- Es flexible, en principio porque las normas establecidas deben ajustarse a cada
situación de la compañía, incluso en los momentos de crisis. Pero también porque
pueden variar con el tiempo y adaptarse a los cambios.
I.1 Propósitos del protocolo empresarial.
El éxito de una empresa radica en ser diferente a

las demás. Una diferenciación que se consigue
estableciendo y manteniendo buenas relaciones
y proyectando una imagen positiva que consiga la
fidelidad y lealtad de los clientes.
El papel de la actuación protocolaria se ha convertido en el medio fundamental de

diferenciación, surgiendo así la necesidad de creación de departamentos de
protocolo que gestionen, diseñen y controlen la organización de actos para difundir
los mensajes de la empresa.
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El protocolo aporta a la empresa una serie de valores fundamentales, entre los que
podemos destacar:
✓ Imagen. Ayuda a difundir la imagen de la empresa mediante actos y

apariciones públicas.
✓ Proyección. Favorece la proyección social de la empresa
✓ Comunicación. Comunica los mensajes de la empresa de modo eficaz.
✓ Procedimiento. Establece unas normas y unas técnicas de organización
✓ Rentabilidad. Consigue incrementar los beneficios optimizando el resultado
de cada acto.
✓ Prestigio. Ayuda a conseguir una imagen favorable de la empresa.
I.2 Bases para la aplicación del protocolo empresarial
El protocolo en una organización es de vital importancia dado a que las normas y

reglas que hacen parte de la empresa deben seguirse tal y como están estipuladas
para que así vayan con los objetivos y las metas de la organización, es por eso que
para empezar con el protocolo lo empresarial podemos tomar como base los
siguientes elementos:
Imagen corporativa.
Es el aspecto externo de todo protocolo. Debe

de regular desde los colores corporativos
hasta el uniforme de los empleados. ¿Se
pueden llevar tacones en el trabajo? ¿Joyas?
¿Tatuajes? Los empleados son la
personificación de la empresa y deberían
reflejar la cultura de la misma.
Pero la imagen corporativa también incluye elementos como el hilo musical del
establecimiento o la forma de referirse al público. ¿Puede haber música en el local
17
comercial? ¿De qué tipo? ¿A qué volumen? Los empleados deben ir al encuentro
del cliente cuando este entre en el establecimiento o deben esperar a que les pida
ayuda. ¿Tratarán de usted a los clientes? ¿Deben ofrecer ventas cruzadas? ¿Hasta
qué punto pueden aconsejarles?
Código moral.
El código moral forma parte de la cultura empresarial. Como tal, tiene proyección
tanto hacia el interior como hacia el exterior de la empresa. En este apartado
deberás regular determinadas cuestiones disciplinarias, encuadrables en el código
de conducta.
Imagen y presentación.
La imagen corporativa de una empresa, no sólo constituye la parte visual de la

compañía, sino que tiene como objetivo el crear un vínculo con clientes y
proveedores, que puede llegar a marcar la diferencia entre el fracaso o el éxito de
sus relaciones.
Comunicación.
Cualquier actividad humana se desarrolla a través de la comunicación y las propias

empresas, a medida que se han hecho más complejas y diversificado su radio de
actuación, han entendido que constituye uno de los elementos más importantes
para su propio desarrollo.
18
J. Lineamientos Generales para la Organización de Eventos Protocolares.
La organización de eventos es una función gerencial de las Relaciones Públicas

que requiere de: Planificación lógica y equilibrada; administración apropiada y un
control constante y eficaz. Los factores principales del éxito del evento son: El
manejo eficaz y efectivo del conjunto de técnicas y procesos acordes con el acto a
realizar, por parte del representante de la Institución Patrocinadora y el Coordinador
General del evento, así como también por el equipo de trabajo que los acompañará
en la ejecución de este.
La importancia de la implementación de lineamientos

radica en crear un orden protocolar durante el
desarrollo de todo tipo de eventos. Este ayudará a
definir la situación de precedencia, durante la
ceremonia.
La actividad de organizar eventos se divide en cuatro etapas que son: Investigación,

Planificación, Ejecución y Evaluación, en torno a las cuales se fundamenta la
organización propiamente dicha.
19
FASE OPERATIVA
A. Etapas para la organización de un evento.
Con el objetivo de llevar a cabo un evento sin contratiempos y con el éxito deseado
por el o los organizadores del mismo, se vuelve imperante desarrollar las cuatro
grandes etapas para la organización de cualquier tipo de evento:
INVESTIGACIÓN:
En esta etapa, teniendo ya seleccionada la temática
de la cual se tratará el evento y el motivo por el que
se va a realizar, y, de igual forma, después de haber
indagado más información al respecto del tema, se
procede a elegir un nombre para el evento en sí.
Para realizar una buena investigación, se debe tomar en consideración el público

meta al cual se desea llegar en el evento, satisfaciendo o cubriendo las carencias y
necesidades que vaya a suplir la actividad a realizar. Además, de ser un instrumento
de recopilación de datos previos para tomar un análisis de gustos o satisfacciones
y de esta manera llevar a cabo un evento con las características esperadas por los
espectadores, que cumpla con la temática establecida en el nombre del mismo.
PLANIFICACIÓN:
Durante esta etapa se define el objetivo a lograr y se establecen las siete comisiones
por medio de las cuales se llevan a cabo los eventos protocolarios, de la siguiente
manera:
1. Comisión de Protocolo: encargada de corroborar la correcta vestimenta de
los asistentes al evento, colocación de la mesa de honor, etc.
2. Comisión para el coctel: se encarga de la comida y las bebidas que se
proporcionarán a los invitados.
3. Comisión de Finanzas: crea las estrategias adecuadas para recabar el dinero
20
para todo el evento.
4. Comisión de contacto y gestión: se pone en contacto directo con los
invitados.
5. Comisión de comunicación y marketing: es la encargada de difundir sobre la
actividad para llevar tal información a más personas y conozcan de la
realización del evento.
6. Comisión de logística: responsable de la colocación correcta de las sillas,
mesas, funcionamiento de la energía, equipos de sonido, internet
inalámbrico, etc.
7. Comisión de foto y vídeo: la encargada de documentar todo el evento los
archivos multimedia.
EJECUCIÓN:
Para el desarrollo de esta fase, cada una de las
comisiones anteriormente establecidas durante la
planificación, pone en marcha sus tareas y se lleva a
cabo el evento, en donde cada una de las
mencionadas debe de velar desde el inicio hasta el
final para la óptima realización de todos y cada uno de
los puntos y detalles esenciales previamente
establecidos para el evento. Estas comisiones tendrán un diseño de esquema con
el objetivo de configurar “un plan de comisiones” para garantizar un éxito total
durante el evento. Dentro de la ejecución está:
• Adecuación del local.

• Recepción de proveedores externos.
• Montaje de escenario y mobiliario.
• Recepción de invitados.
• Establecimiento de invitados según protocolo.
• Desarrollo del evento según el programa.
• Conclusión del evento y retiro de invitados.
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EVALUACIÓN:
Esta última fase post-evento, se realiza con la finalidad
de hacer una medición del rendimiento que se tuvo en
todas las fases anteriores, principalmente, de valuar
cómo se realizó la actividad, si hubo errores o no, para
corrección en futuros eventos, creando un precedente
que permita perfeccionar las actividades que la organización realice baje el fin único
de proyectar la mejor imagen y robustecer a la organización o a la marca anfitriona
del evento.
Además, la construcción de un mecanismo de satisfacción tanto para los asistentes

como para los colabores de la empresa asistentes al evento. Dicho mecanismo
puede desarrollarse mediante el uso de la tecnología.
Aplicado al desarrollo de un evento.
Investigación: La selección de la temática, está centrada en realizar un Open

House en el mes de noviembre del año 2020, para presentar la matricula del año
2021 del Colegio San Juan de Dios, ante la limitante de la pandemia, las
instalaciones estarán abiertas a un 50% de capacidad (6 grupos de 30 personas).
En el Open House se presentarán las estrategias a desarrollar en el calendario

académico 2021, sobre saliendo elementos como un ambiente acogedor, una
demostración de la metodología de educación “hibrida”, es decir clases virtuales
cuando los niveles de contagio estén altos o siguiendo los lineamientos de
educación o salud, con respecto al regreso a las aulas la institución presentará una
demostración del acondicionamiento de las aulas a la nueva realidad,
demostraciones de un guión de clases, y la entrega de una memoria USB para que
los padres de familia se lleven una memoria de labores de los éxitos cosechados
durante el 2020.
Planificación: En esta etapa ya se tiene un objetivo meta es la retención de

alumnos y padres de familia, dicho esto se formarán las comisiones de trabajo que
22
estarán apoyando con el desarrollo protocolar del Open House a los 6 grupos de
asistentes.
Comisión de protocolo: Se designa como encargada de la llegada de los padres de

familia y de su salida, verificando que estos pasen por la cámara termográfica para
medir su temperatura colocando gel antibacterial, y seleccionando las familias en
sus asientos con la distancia sugerida por las autoridades de sanitarias de El
Salvador.
Comisión de logística: Estará encargada de servir el refrigerio, verificar que todos

los elementos visuales que se usarán el recorrido estén funcionando al 100%, asi
como el abastecimiento de los elementos necesarios de bioseguridad para el
evento.
Comisión de contacto y gestión: Estará encargada de generar las citas y ordenar

los grupos que asistirán al colegio, de la misma forma creará formularios para pasar
una pequeña encuesta de medición de satisfacción al cierre del recorrido y será
enviada al medio electrónico que el padre de familia solicite.
Comisión de comunicación y MKT: Desarrollarán campañas internas incentivando

a los padres de familia para la asistencia al recorrido, además de la creación de un
hastg y línea gráfica especial para la toma de fotografía y video durante el evento.
Comisión de finanzas: Será el enlace entre la administración, docentes y equipo a

trabajar en el evento para la aprobación de presupuestos o gastos corrientes que
tengan que tomarse en cuenta. Dicha comisión deberá estar en constante contacto
con los dueños del Colegio para rendir informes sobre el dinero ejecutado.
Comisión de coctel: Ayudarán a preparar los refrigerios por grupo
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Ejecución: Apoyados en la unidad de mercado las comisiones ponen marcha sus
tareas, pero estas deberán ir haciendo una lista de pre chequeo para evitar olvidar
algún punto y realizar de forma óptima el Open House 2021, cuidando del más
mínimo detalle
Evaluación: Finalmente, gracias a lista de prechequeo los administradores de la

institución podrán medir por medio de porcentajes el rendimiento de las comisiones.
No obstante, los participantes y desarrolladores del evento también tendrán un
cuestionario final para detallar los puntos que se ejecutaron y en cuales tuvieron
mayor dificultad.
Al obtener los resultados se llevará a cabo una reunión entre todos los participantes
en la gestión del evento y se evaluará si se alcanzaron los objetivos puestos por la
administración del Colegio San Juan de Dios.
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B. Eventos o actos empresariales.
• CONFERENCIAS DE PRENSA
Las conferencias de prensa o ruedas de
prensa son un acto de índole informativa,
puede ser planificado o de imprevisto. Dicha
formalidad puede ser emitida por una persona,
organismo, o entidad a la que están invitados
los medios de comunicación para que den
información de lo que allí ocurra.
PASOS PARA REALIZARLO:

1. Defina el método de la conferencia: Anuncie la fecha de la rueda de prensa
con anticipación, elija un lugar con transporte conveniente, puede ser un hotel
capitalino, ya que muchos periodistas se trasladan en transporte colectivo,
equipo de audio bien equipado y seleccionar cuidadosamente los medios de
comunicación a invitar, en ocasiones los medios en cantidad puede ser ventana
a publicaciones negativas.
2. Preparar la rueda de prensa: En este apartado se relaciona con la organización
del evento en sí, tarjetas de invitación con el nombre de la autoridad que invita,
el tema de la conferencia de prensa, fecha y hora de la conferencia, entre otros.
Además, es indispensables retomar el contacto de los periodistas invitados, sus
datos servirán para recordarles el evento, es decir, la facilitación de un
comunicado de carácter digital enviado a la plataforma más accesible para el
reportero.
3. Coordinar la Conferencia: Al comienzo, algunos de los participantes
presentarán el tema o eje de la conferencia en intervenciones que no deberán
exceder de una hora. Acto seguido se realizará una sesión de preguntas y
respuestas entre los participantes y los periodistas coordinada por un
Representante de la Organización.
25
CARACTERÍSTICAS DEL EVENTO.
• Ubicar el tema a tratar y los aspectos que comprende
• Señalar el objetivo de la conferencia
• Mantener la comunicación constante con los asistentes
• Señalar la posible ubicación practica del material expuesto a los medios de
comunicación
• SIMPOSIO
Un simposio es un encuentro o reunión en que se
examina y discute determinado tema por un grupo de
expertos con diferentes puntos de vista y
conocimientos particulares, estos tienen por objetivo
exponer un tema de forma completa, detallada y con
la mayor profundidad posible, desde varios puntos
de vista a través de opiniones individuales que
pueden ser coincidentes o no.
1. Selección de un tema: La selección del tema es la base de interés tanto

para el público que visualizará el evento como para que se presente a
exponer.
2. Seleccionar de tres a seis expositores: La selección amplia de expositores
para tratar un tema de forma completa y con mayor profundidad.
3. Realizar una reunión previa: Esta con el objetivo de evitar reiteraciones de
participación: Cada expositor debe presentar una posición diferente al otro,
la idea es abordar los temas de formas amplias.
4. Definir tiempos de intervención: Cada expositor debe tener claro el tiempo
de exposición, de esa manera preparará su material adecuado a su tiempo y
lograr presentarse de mejor manera.
26
CARACTERISTICAS DEL EVENTO.
• Los principales exponentes o personas encargadas de intervenir deben ser
expertos en la materia que se va a tratar
• Los participantes pueden intervenir sucesivamente con el fin de refutar o ayudar
• El coordinador debe introducir el tema debe a su vez presentar algunos datos de
su vida profesional
• El público se limita a escuchar, aunque al final se da un espacio para hacer
pregunta
• MESA REDONDA
La mesa redonda es la presentación de diferentes puntos de vista, no
necesariamente contradictorios, acerca de un tema
determinado, ante un público y con la ayuda de un moderador.
1. Moderador debe plantear el tema y presentar la documentación necesaria

para el inicio del debate: El Moderador de la mesa redonda debe buscar el
equilibrio con los exponentes al presentarlos para tener un panorama completo
sobre la presentación.
2. Reglas previamente determinadas: La estructura de la mesa redonda está
sujeta a reglas previamente determinadas por los participantes y el moderador;
sin embargo, de manera general, la mesa redonda consta de cuatro fases, la
presentación, e introducción, el cuerpo de la discusión, la sesión de preguntas y
respuestas y la conclusión.
3. Organización de material visual de respaldo: Los participantes podrán hacer
uso de material multimedia como apoyo a sus argumentos o planteamientos
realizados en la mesa redonda.
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CARACTERISTICAS DEL EVENTO
• Espacio más personalizado para debatir.
• Sesiones más largas ya que el cuerpo de discusión puede centrarse en puntos
en concreto.
• Mayor organización en el equilibrio con los exponentes.
• PANEL
El panel de discusión es una situación comunicativa
expositiva en la cual un tema de interés general o
polémico es abordado por un grupo de especialistas, para
ser debatido públicamente.
1. Los panelistas (entre tres y cinco por lo general) son especialistas o

autoridades en la materia o en alguno de los aspectos específicos de esta.
Vienen a aportar desde sus diferentes disciplinas de conocimiento o sus
posturas, distintos puntos de vista del tema.
2. El moderador, por su parte, es la persona encargada de coordinar el panel de
discusión, de controlar el tiempo, dar la palabra, presentar a los panelistas,
mantener la discusión activa, formular preguntas y manejar las intervenciones
del público.
3. Y el público, finalmente, es el espectador del panel de discusión. Aunque no
puede participar directamente, sí puede formular preguntas o realizar aportes a
la discusión.

• Está conformado por los panelistas, un moderador y el público.
• Es abordado un tema polémico o de interés general.
• Tiene una duración definida, que puede ir de una a dos horas.
• La discusión se lleva a cabo a modo de diálogo entre los participantes.
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• Cada panelista tiene un tiempo limitado para sus intervenciones.
• El tema es abordado por los panelistas desde distintos enfoques.
• FORUM
Un forum es un lugar físico o virtual que se emplea para
reunirse e intercambiar ideas y experiencias sobre diversos
temas. La palabra foro viene del latín fórum, que significa
plaza, mercado o espacio público.
1. Iniciativa de tema: Cualquier participante puede iniciar un tema o hilo nuevo

de discusión en el cual los demás participantes pueden entrar y realizar sus
aportaciones. Recomendado para foros con temáticas variadas.
2. Debate sencillo: este foro solo permite un tema de discusión. La descripción
del foro se convierte en la primera entrada realizada por el moderador y a
partir de allí todos realizan sus aportes respondiendo el aporte de cualquier
otro participante.
3. Foro P y R: foro de pregunta y respuesta. Los participantes deben primero
fijar su aporte antes de ver el de sus compañeros.
4. Foro para uso general: Es el foro más común y es que está marcado por
defecto en la configuración. Este permite a los participan crear el nuevo de
temas y entradas que deseen. Tal como su nombre lo indica es un foro
abierto que puede ser utilizado para aspectos generales que no necesitan
ser evaluados.
5. Foro general tipo blog: Es igual que el foro para uso general, solo que el
formato de visualización es en forma de Blog y presentan enlace para
ingresar a contestar las entradas.
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CARACTERISTICAS DEL EVENTO.
• Los aportes o discusiones pueden verse anidados, por rama, en orden de
creación. Además, de la persona que creo la entrada.
• Los aportes pueden incluir archivos adjuntos o elementos multimedia.
• Permiten suscripción para el envío de mensajes de correo electrónico de los
aportes del foro.
• CONGRESO
Un congreso es una reunión o conferencia,
generalmente periódica, donde los legisladores se
reúnen para debatir cuestiones de diversa índole.
Se compone de 3 elementos: moderador,
mediador y partícipe.
1. Selecciona tu público objetivo. Hay un sinfín de tipos de congresos y la

competencia es dura. Busca un público que tenga la necesidad de tener su propio
congreso y aún no hay un competidor fuerte en el mercado.
2. Busca los ponentes y programa la agenda teniendo en cuenta los asistentes
que esperas captar. Esto es fundamental, una de las piezas angulares de tu
evento.
3. Cuando tengas claro fecha y sitio, pon tus entradas a la venta y gestiona
tus acreditaciones. Eventbrite, como tu socio de ticketing, puede ser de gran ayuda
al poner a tu disposición varias vías para generar la acreditación de los asistentes
que tú elijas.
4. Promociona tu evento entre tu público objetivo. Lo bueno de haber definido
tu target desde el principio es que sabes dónde poner todos tus esfuerzos en
promoción.
5. Cuida todos los detalles de producción de tu evento. Piensa en todas las
necesidades que tendrás el día de tu evento: equipos de imagen, sonido, conexión
30
a Internet, catering o coffee break.
6. El día del evento agiliza el control de accesos y aprovecha todo el feedback de
los asistentes para futuras ocasiones.

• La exposición y debate de múltiples ponencias
• Asistencia de personas con un alto nivel profesional
• Intereses comunes
• Presentaciones de nuevos avances
• Descubrimientos en determinadas materias, etc.
• DEBATE
Un debate es una técnica de comunicación que consiste
en la confrontación de ideas u opiniones diferentes sobre
un tema determinado.
1. Planteamiento del tema o problema a discutir

2. Organización de equipos de trabajo.
3. Preparar participación para el debate.
4. Hipótesis y tesis planteada.
5. Realización del debate.
6. El moderador debe ayudar a completar el tema.

• En los debates se tratan temas que pueden estar previamente definidos o que
surjan en el mismo.
• Generalmente los debates tienen polémica entre los debatientes y los
interferentes expresan y defienden sus posturas, siempre de manera lógica,
31
exponiendo sus premisas y comprobándolas en forma ordenada.
• En un debate se pueden establecer reglas que establecen periodos de
exposición.
• En un debate se apela a la integridad de las partes para evitar roces de pasiones
o de imprecaciones.
• COLOQUIO
Es una reunión de dos o un grupo limitado de
personas, con la intensión de expresar sus
opiniones acerca de un tema en concreto de
la actualidad y que los involucre.
1. Se escoge el tema sobre el que se va a discutir; en el caso de las reseñas

sobre programas de televisión, pueden escoger por votación un tema común
a varios programas.
2. Se nombra un moderador que será la persona encargada de dar la palabra,
por turnos y de manejar el tiempo que dure la intervención de cada persona.
3. Se establecen varios acuerdos y preparaciones previas a la realización del
coloquio.
4. El moderador presenta a cada uno de los integrantes del coloquio y
plantea su primera pregunta, que deberá ser respondida por cada uno de los
integrantes, en el orden en el que el moderador les vaya dando la palabra.
5. En un coloquio se deben seguir las mismas normas de cortesía y
respeto que se deben tener siempre: escuchar con atención lo que dice
cada uno, apoyar o refutar sus argumentos con razones igualmente
sustentadas y aceptar ideas o argumentos que refuten nuestras razones.

• El coloquio es dinámico, permite la participación de todos los que conforman el
grupo y que facilite el dialogo, sin atropellar la posición de los participantes, es
32
decir nadie debe hablar por encima de otro.
• En el Coloquio hay un tiempo establecido.
• Al finalizar el Coloquio se debe concluir con una idea a nivel individual o grupal
sobre el tema a tratar.
• SEMINARIOS
Es una reunión de carácter didáctico y de especialización, es
decir de índole técnica y académica, donde se reúnen para
indagar temas desarrollados por un especialista quien difunde
sus conocimientos o pueden ser la presentación de
investigaciones, hay una participación reciproca de los
asistentes con conocimientos previos para poder interactuar en
el seminario.
1. Formación de Equipos. Este primer paso es muy importante para el éxito del
trabajo, por lo que debe integrarse con personas que tengan intereses comunes,
de preferencia estudien la misma carrera y tengan horarios similares, con nivel
de responsabilidad semejante y sobre todo se puedan comunicar fácilmente.
2. Selección del Tema.
3. Investigación documental Preliminar. Para poder conocer si el tema
seleccionado es adecuado, es necesario leer e investigar un poco sobre él y
posteriormente se evalúa si cumple con los requisitos señalados
4. Escritura de un Esquema Preliminar. Para poder iniciar cualquier trabajo es
necesario tener un listado de que se va a hacer. Para organizar un seminario es
necesario plantear un contenido y elaborar un esquema.
5. Distribución de las labores y elaboración de la agenda. Se enlistan las
actividades que se necesitan realizar, se distribuyen entre los miembros del
grupo y se elabora la agenda en donde aparece especificado claramente el
responsable, que actividad va a realizar, que tiempo necesita y la fecha de
33
entrega.
6. Elaboración de un Plan de Trabajo. Para que el maestro, jefe, etc. pueda
evaluar el proyecto, es necesario que se entregue un plan de trabajo.

• Los miembros tienen intereses comunes en cuanto al tema y un nivel de
información semejante acerca del mismo.
• El tema o materia del Seminario exige la investigación o búsqueda específica en
diversas fuentes. Un tema ya elaborado y expuesto en un libro no justificaría el
trabajo de Seminario.
• El desarrollo de las tareas, así como los temas y subtemas por tratarse, son
planificados por todos los miembros en la primera sesión del grupo.
• Los resultados o conclusiones son responsabilidad de todo el grupo de
seminario. El facilitador es un miembro más que coordina las labores, pero no
resuelve de por sí.
• Todo Seminario concluye con una sesión de resumen y evaluación del trabajo
realizado.
• El Seminario puede trabajar durante varios días hasta dar término a su labor.
Las sesiones suelen durar dos o tres horas.
• CONVENCIÓN
Convención es un término con origen en el vocablo
latino convenio. Puede tratarse de la reunión de una
organización que se lleva a cabo para establecer las
pautas a seguir, nombrar delegados o
representantes, etc.

1. Encontrar un lugar que pueda albergar tu convención. Ten en cuenta el
número de asistentes y empieza a buscar ubicaciones. Pueden ser un hotel, un
34
centro de convenciones, etc.
2. Busca la fecha más conveniente. Intenta evitar tener demasiado cerca otras
convenciones en la zona. Además, debes evitar los días festivos.
3. Consigue los invitados adecuados. Un gran número de invitados no tiene por
qué ser siempre la mejor opción. En función de las características del evento
buscaremos el mejor número para hacerlo asequible, teniendo en cuenta
además las necesidades que tienen estos asistentes.
4. La Comunicación. Este es un paso clave y que demasiado a menudo se suele
olvidar. Actualmente con las posibilidades que ofrece internet, esta tarea se ha
simplificado mucho. Ahora ya no hay excusa para no comunicar todos los
detalles del evento a los asistentes, proveedores y organizadores.
5. Consigue los mejores profesionales. En la organización de convenciones
corporativas se necesitan habitualmente un número importante de medios
audiovisuales para generar impacto entre los asistentes. Busca los mejores
proveedores, quienes te den seguridad y confianza.
6. La organización. En una convención corporativa, como en cualquier evento, la
organización es fundamental para que sea un éxito. De no ser así seguro que
aparece más de un problema.
7. Prepara las instalaciones y el personal. Siguiendo la línea de la organización,
también es importante que las instalaciones estén adecuadas al número de
asistentes y el personal que trabajará en el evento conozca el espacio y sus
obligaciones. Así, la calidad de la convención mejorará enormemente.

• Su fin de transmitir resultados y realizar actividades de integración o servir
como incentivo cuando son en destinos atractivos como playas o ciudades
internacionales.
• Los gastos principales corren por cuenta de la empresa por ejemplo
hospedaje, vuelos y alimentos.
• En promedio las convenciones reciben desde 50 hasta 400 personas,
aunque por supuesto, no hay un límite de asistentes. Algunas empresas
35
cuentan con miles de colaboradores.
• Por la naturaleza del evento, es recomendable comenzar a planear las
convenciones con un mínimo de 6 meses de antelación.
• Regularmente cuentan con convenios con hoteles, líneas aéreas, sedes, etc.,
que pueden reducir gastos, además, toman en cuenta detalles que hacen la
diferencia entre un evento cualquiera y una experiencia que los asistentes
tendrán presente de por vida.
• TALLER
En el campo de la educación, se habla de talleres
para referirse a una cierta metodología de enseñanza
que combina la teoría y la práctica. Los talleres
permiten el desarrollo de investigaciones y el trabajo
en equipo. Algunos son permanentes dentro de un cierto nivel educativo mientras
que otros pueden durar uno o varios días y no estar vinculados a un sistema
específico.
1. Definir el lugar. Se puede alquilar una sala, pero armar un convenio con alguna
institución que pueda otorgar su espacio. De acuerdo a la cantidad esperada de
participantes y al tamaño del salón, se debe elegir el tipo de armado del espacio.
2. Armar el programa. La elaboración de la agenda de actividades del curso,
pensando cada tema que se van a incorporar, es fundamental.
3. Realizar la difusión y promoción. Realizar diferentes campañas para que, los
posibles participantes, conozcan el curso. Para esto, se puede elegir cuál es la
mejor estrategia para difundir el evento.
4. Gestionar las inscripciones. Definir cómo se inscribirán los alumnos, las
formas de pago, cómo se organizará la base de datos de los inscriptos y el envío
de los tickets para ingresar el día del curso.
5. Entregar certificados. En este tipo de eventos, los asistentes deben recibir un
certificado. También se puede enviar material a quienes participaron con
36
información adicional de los temas tratados en el curso.

• Independientemente de los conocimientos técnicos, los talleres resultan
especialmente beneficiosos a nivel social.
• La oportunidad de compartir horas de actividades creativas es altamente
enriquecedora para el aprendizaje.
• Al situarnos en un contexto que representa al participante, este se siente más
incentivado e inspirado.
• ASAMBLEA
El término asamblea se define como la reunión de
diversas personas convocadas para exponer sus
opiniones, debatir y tomar una decisión conjunta
sobre un tema concreto.
1. Qué tipo de asamblea se busca: Cada tipo de encuentro asambleario requiere

herramientas específicas y necesita que éstas sean aplicadas con una
rigurosidad diferentes.
2. Anticipación de la asamblea: La asamblea comienza en su momento de
preparación, se deciden los espacios, se establecen los tiempos (fecha, horario,
duración) y se constituye el equipo que será responsable de su desarrollo.
3. Preparación del espacio: Asambleas de tipos diversos ocurren en lugares muy
diferentes. Muy habitualmente las asambleas están asociadas con los espacios
propios de los colectivos que la celebran.
4. La recepción y los cuidados: El desarrollo de un encuentro asamblea pasa por
diferentes estados. Cada uno de ellos requiere distintos cuidados e implica
necesidades variadas.
5. El ritmo de la asamblea: moderación: Lo importante es que el equipo de
dinamización de la asamblea sea capaz de mantener el ritmo y la atmósfera
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necesaria en cada uno de esos momentos.
6. El cierre y la despedida: Terminar en el momento adecuado y respetar las
previsiones de cierre establecidas debiera ser un imperativo.

• Se fomenta la libre expresión, oral y escrita, de pensamiento crítico.
• Facilita el diálogo entre partes.
• Se pone en práctica el sentido común.
• Es una herramienta para cuestionar, criticar, planear, sugerir y convivir acerca
de temáticas en específico.
• Se permite la globalización del conocimiento.
• COMITÉ
Un grupo de individuos que trabajan en conjunto para
resolver alguna problemática o llevar a cabo un
proyecto.
PASOS PARA REALIZARLO
1. Consultar normas sobre comités de la organización: Revisar estas normas

con cuidado antes de empezar.
2. Enfocar el propósito del comité: La mejor manera de enfocar el comité es
tener un objetivo específico en mente para él.
3. Composición y tamaño del comité: Para que un comité sea operativo y aporte
valor ha de estar compuesto por el número más pequeño de personas posibles
que representen las grandes áreas estratégicas de una compañía.
4. Reuniones: Los encuentros se han de reducir a reuniones muy ejecutivas, para
tomar decisiones de gestión muy concretas.
5. Cuidar el estilo: Ese estilo ha de ser abierto, modelo de mesa redonda, dónde
cada persona es un voto, y la discusión y el debate es la herramienta de trabajo,
y donde la confianza es un valor fundamental.
38
• Juega un papel crucial cuando tienen lugar momentos difíciles tanto para los
trabajadores como para los empleados.
• Los representantes tienen algunas ventajas como prioridad de permanencia en
caso de recortes de plantilla.
• Disponen de unas horas al mes para el ejercicio de sus funciones.
• Lo ideal es que participen personas de distintas generaciones, con una
formación y puntos de vista diferentes, para aprovechar el modelo mental de
cada uno y favorecer que surjan ideas nuevas.
• Aporta, opina, propone y genera ideas.
• ANIVERSARIOS DE LA EMPRESA
Es una celebración en el ámbito corporativo para
festejar un año más de labor de la empresa, objetivos
cumplidos y propósitos exitosos.
1. Determinar el objetivo y el tipo de evento: Aunque es evidente que un objetivo

del aniversario de empresa es celebrar, es interesante correlacionarlo con un
objetivo comercial, por ejemplo, la presentación de un producto o servicio nuevo.
2. Determinar el presupuesto: Uno de los primeros pasos debe ser saber cuánto
presupuesto se va a destinar a este evento, dependiendo sea a lo grande o algo
más íntimo.
3. Selección de la fecha y hora: Es importante determinarlo con un año de
antelación empezar a diseñar y organizar cómo será el evento para evitar tener
contratiempos.
4. Imagen corporativa dedicada: Un aniversario de empresa debe contar con una
imagen corporativa en sí mismo, con un logo, inspirado en el logo de la empresa
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sin llegar a empañar su identidad
5. Elección del lugar y el número de invitados: No es lo mismo invitar a 30
personas que a 100 o más ya que este factor determinará el lugar dónde se va
a celebrar el evento, su temática y su organización. También, si queremos la que
la ocasión perdure en el recuerdo de los asistentes es importante encontrar un
lugar especial.
6. Elección de la temática y entretenimiento: elegir un hilo conductor para un
aniversario de empresa es imprescindible para hacer que perdure en la memoria
y de eso juegos y música que vayan acorde.
7. Importancia del catering: La comida es una de las partes más importantes para
conseguir que la celebración sea un éxito y debemos poder realizar algunas
correcciones con tiempo si es necesario.

• Subraya la solidez de la empresa.
• Refuerza las relaciones con los clientes
• Fortalece el sentido de pertenencia de los empleados
• Puede relanzar la imagen de la empresa
• Utiliza el acontecimiento como palanca de mercadotecnia
• CUMPLEAÑOS
Festejo con razón de conmemorar el día del natalicio
de una persona.
1. Decidir cuándo y dónde hacer la fiesta de cumpleaños: Es aconsejable

organizar la fiesta para un fin de semana. La mayoría de la gente estará
dispuesta y podrá asistir si se celebra un fin de semana.
2. Elige una hora para la fiesta: Las horas adecuadas pueden variar dependiendo
40
para quién sea la fiesta y la edad de esa persona.
3. Decidir un presupuesto para la fiesta: Las fiestas pueden hacerte gastar
fácilmente una gran cantidad de dinero, por lo que es importante crear un
presupuesto y te apegues al mismo.
4. Crear una lista de invitados para la fiesta: Una lista de invitados ayudará a
asegurarte de no olvidar a nadie al enviar las invitaciones.
5. Crear un plan para la comida y las bebidas: Dependiendo de lo decidido para
la fiesta, existen diferentes opciones para estos aspectos.

• Se producen año a año.
• Suelen ser más coloridos, personalizados al gusto de la persona.
• Ayudan a crear ambientes alegres y originales entre los amigos y familia del
festejado.
• No existe una edad específica para celebrarlos.
• No necesariamente necesitan hacer uso de las reglas de protocolo y etiqueta,
dependiendo de la persona festejada.
• ACTOS DE RECONOCIMIENTOS O PREMIOS.

Es una ceremonia de premiación sirve para que reconocer
el excelente trabajo que realizan los colaboradores con el
fin que ellos sientan que este es valorado: Demuestra
aprobación y gratitud por el buen trabajo de cada uno, y
hace que la gente tenga en cuenta que el buen trabajo
será recompensado.
1. Definir el presupuesto: Cuánto gastar en una ceremonia de premiación puede

variar mucho; asegúrense de que pueden costear lo que están planeando.
2. Lugar: Antes de planificar algo, decidan dónde realizar la ceremonia. Piensen
41
qué clase de evento será y traten entonces de encontrar un lugar que esté de
acuerdo.
3. Tipo de Premio: Se dice que los premios deben corresponder a la acción que
se está reconociendo. También deberían estar de acuerdo con la persona y la
ocasión.
4. Cantidad de invitados, camareros y otro personal de apoyo, disposición de las
mesas/sillas, decoraciones.
5. Oradores Principales: ¿Quién es realmente el que entregará los premios?
¿Será usted? ¿El director de su organización? ¿El mejor amigo de la persona
homenajeada? ¿Un orador motivacional nacionalmente conocido?

• Acto de distinción
• Reconocimiento de colaboradores o personas destacadas.
• Asistencia de todo el personal de una empresa o áreas determinadas.
• REUNIONES DIRECTIVAS
Está constituida por: presidente, vicepresidente,
tesorero, secretario y vocales; cuya función
consiste en la planificación, dirección y control de
las diversas actividades y directrices de una
empresa. Su desarrollo exige el cumplimiento íntegro del orden del día y la
estimación de su duración debe ser de dos horas máximas.
1. Tener claro el rol de la Junta Directiva: explicitar las funciones del órgano
ayuda a no generar discusiones vanas, centralizando las temáticas.
2. Se debe de definir fechas de las reuniones directivas, estas pueden ser
mensuales, trimestral, semestral o hasta anuales.
3. Se debe definir el lugar donde se realizará la junta, se recomienda que sea
un lugar dentro de la empresa, por ejemplo, la sala de juntas.
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4. Se deben tener en cuenta los aspectos logísticos como el parqueo, las sillas,
mesas, el personal que estará para ofrecer bebidas, etc.
5. Definir con previamente la agenda de la reunión para una adecuada
preparación de los miembros. Es importante hacer un estimado de cuánto
tiempo tomará abordar cada tema.
6. Enviar el informe con antelación para poder llegar a discutir los puntos más
importantes.
7. Abordar los temas en orden de importancia, iniciando con los más complejos
y/o relevantes

• Cerrado a un grupo de personas selectas.
• Manejo de información confidencial.
• Evaluación de la empresa o empleados.
• REUNIONES LABORALES
Las reuniones de trabajo son una de las

herramientas de información más eficaces que
poseen las empresas para conocer el desarrollo de
los proyectos.
PASOS PARA REALIZARLO.

1. Planificar la reunión de trabajo: consiste en estudiar los aspectos más
importantes como identificar el objetivo, a los participantes, los puntos de la
reunión y la duración.
2. Cuadrar las agendas: se refiere al hecho de distribuir la carga del trabajo entre
los asistentes a la reunión. Especificar turnos para cada aportación conforme al
orden de día. Es importante que asistan todos los invitados, pero si no fuese
posible, estas claves para realizar reuniones a distancia productivas te serán
muy útiles.
43
3. Planear estrategias de participación: trazar métodos para que todos los
asistentes puedan intervenir y que las reuniones sean más fructíferas.

• Preparación Previa.
• Duran aproximadamente de 1 a 2 horas.
• Se realizan entre las diferentes áreas de la empresa para tomar
decisiones o acciones.
• FERIAS EMPRESARIALES
Una feria empresarial es una oportunidad para exhibir
una imagen corporativa, productos y servicios e incluso
capacidades para la innovación, aunque sin duda, es
un gran espacio para hacer trabajo de relaciones
públicas y comerciales que podrían capitalizarse en el
futuro.
1. Identificar el tipo de feria empresarial y su vocación. Si nuestra empresa o

proyecto empresarial se encuentra alejado del tema de la feria, es posible que
los otros asistentes o expositores no se interesen en nuestra oferta.
2. Identificar las fechas, agenda, reglas y costos de participación. Con esta
información es posible programar la participación y evaluar el presupuesto.
3. Definir los objetivos de la participación. Esta definición permitirá entender
claramente si se obtuvieron beneficios inmediatos o que pueden ser explotados
en el futuro cercano.
4. Determinar cuál es la imagen corporativa a exhibir. Invertir en el diseño de
imagen no es un tema menor, pues ésta deja un mensaje inmediato al público.
Cuidado con invertir en souvenirs que pueden convertirse solo en un gasto y en
44
un mecanismo de detrimento de la imagen corporativa. Este aspecto debe ser
manejado con mucho cuidado.
5. Definir quién estará encargado de establecer contactos. Es recomendable
que la o las personas a cargo de esta función, posean un perfil amable y seguro,
orientado en resultados y con conocimientos adecuados del tema que trata.
CARACTERÍSTICAS DEL EVENTO:

• Evento económico y social.
• Abierto al público general.
• Puede ser temporal o establecido.
• Puede ser en una cede o moverse a diferentes lugares.
• ROAD SHOWS
Un road show es un evento itinerante que
recorre varias localizaciones y que se utiliza
para dar a conocer una marca o un producto de
la misma y ampliar así su difusión. Se trata de
una acción de marketing directo que está cada
vez más en auge en el mundo publicitario.
1. Vehículos y soporte: El vehículo es el protagonista de las acciones de road

show puesto que es a la vez el continente de la acción y un factor de atracción
visual muy fuerte. Todos se fijarán en un gran tráiler rotulado y situado en un
punto estratégico de tránsito elevado.
2. Logística: Como evento itinerante, que se desarrolla generalmente en la vía
pública, el roadshow debe cumplir una serie de requisitos, desde los temas
complejos de autorizaciones y permisos hasta aspectos de seguridad o de
gestión de flujos. Las empresas de roadshow conocen todos los aspectos que
se deben contemplar para que la acción se desarrolle sin sustos.
45
3. Lugar: Seleccionar las localizaciones más apropiadas para captar la atención,

es vital. Los lugares tienen que ser de fácil acceso y con gran afluencia: centros
comerciales, centros de las ciudades, playas, o siguiendo un tipo de evento
deportivo. El roadshow permite una movilidad asombrosa y ofrece la oportunidad
de llegar a cualquier sitio sin depender de los canales clásicos.
4. Fechas y horas: Además de una buena ubicación, es necesario seleccionar las
fechas y las horas de mayor afluencia y establecer un horario de acciones para
llegar al público objetivo.
5. Acciones diferentes: No consiste en organizar un gran despliegue de medios
sino en programar una acción efectiva que impacte y haga vivir al consumidor
una experiencia de marca.

• Participación del público general.
• Creativo.
• Fines económicos.
• JORNADAS DE PUERTAS ABIERTAS

Este tipo de eventos suponen una potente
herramienta de marketing que se puede
utilizar para estrechar lazos. Por un lado,
encontramos las jornadas de puertas abiertas
para futuros candidatos de una empresa.
PASOS PARA ORGANIZARLO:
1. Difusión del evento: lo primero que tienes que hacer es pensar cuáles son los
medios más adecuados para llegar a tu público objetivo. Uno de los métodos
más eficaces es Internet y el mailing, pero también te recomiendo que lo
publiques en periódicos (digitales y convencionales). Informa de la fecha, lugar,
hora, duración y cómo inscribirse. Además, acuérdate de comunicar con tiempo
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el acontecimiento que estás organizando para tener margen de maniobra.
2. Encargados de la organización: hay que definir quiénes van a ser los
responsables directos del evento, normalmente suele encargarse el
departamento de marketing y comunicación. Pero no hay que olvidar que todo
el equipo debe ayudar para que salga bien y en caso de tratarse de una pequeña
empresa lo mejor es pedir ayuda (familiares, amigos, socios etc).
3. Logística: los invitados van a ver tu empresa por lo que debes tener en cuenta
que las instalaciones se encuentren en buen estado y limpias. Al mismo tiempo
se debe tener muy en cuenta la decoración corporativa de las zonas abiertas
para los candidatos o familiares, mostrando lo que más te interese de la forma
más audiovisual posible (presentaciones, música etc.).
4. Comunicación: durante la jornada habrá muchos momentos para inmortalizar.
Una buena opción es que haya una persona encargada de realizar fotografías y
vídeos para así posteriormente realizar un vídeo del evento y difundirlo en las
redes sociales.
5. Invitados especiales: si lo que vas a organizar es un “Family Day” quizás
estaría bien invitar a alguien para entretener a los niños o una personalidad
importante en el sector al que se dedique tu empresa y dé una pequeña charla.
Si quieres realizar una jornada de puertas abiertas para candidatos sería
interesarte que diferentes figuras de la compañía se den a conocer (Fundador,
perfil Senior y becario), así los candidatos potenciales tendrán la oportunidad de
conocer el testimonio de diferentes perfiles de la empresa.

• Se hacen al aire libre.
• Por lo general no existe una cantidad específica de asistentes al evento.
• Puede participar personas de todas las edades, profesiones y oficios.
• La finalidad principal es da a conocer algo y difundir materiales físicos para las
personas interesadas en el tema u objeto publicitándose.
47
• PRESENTACIONES DE PRODUCTO
Presentar bien un producto es crucial
porque si no se hace correctamente puede
que no se obtenga una segunda
oportunidad. Lo primero de todo,
evidentemente, es saber muy bien qué
estamos vendiendo y a qué público va
dirigido.
PASOS PARA ORGANIGARLO:
1. Identificar la función del producto: Se debe identificar la función que cumple

el producto: Cuál es su utilidad y qué necesidad va a satisfacer. En este paso el
análisis preliminar servirá como base para descubrir a quién le interesa el
producto o servicio y por qué, qué le va a ofrecer que no haya en otro lado o cuál
va a ser el valor diferencial con respecto a otros productos de la competencia
similares.
2. Establecer la estrategia: A raíz de lo anterior se crea una estrategia de
comunicación para la presentación. Así, se disponen las acciones que se van a
realizar para que el producto llegue a dónde debe llegar y de forma eficaz. De
esta manera, organizamos todas las acciones para desarrollarlas y prepararlas
junto con los soportes que se usarán.
3. Lanzamiento: Tras este paso, lo siguiente es el lanzamiento de las acciones de
la campaña tanto online como offline dependiendo del tipo de campaña que se
realice. Ahora es cuando se lanzan promociones en redes sociales e Internet o
bien se lleva a cabo una rueda de prensa para presentar el servicio o producto
o incluso se mezclan acciones digitales con analógicas.
4. Monitorización: Por último, se miden la efectividad de la campaña con los
impactos en medios de comunicación, las visualizaciones en internet, las
reacciones en redes sociales y, evidentemente, las conversiones finales. Para
ello recomendamos la utilización de un software CRM.
5. Aunque los pasos a seguir son los mismos para cada lanzamiento de
48
nuevo producto o servicio, lo cierto es que es imprescindible la colaboración
entre la agencia de comunicación y el cliente para que se describan todas las
características del producto. Con esto se refiere a que existen elementos
intangibles que diferencian al producto o servicio, lo enriquecen, y deben
utilizarse como complementos en la campaña.
6. Incluir al consumidor o al cliente potencial en el proceso de la presentación
puede dar muy buenos resultados. Esto suele ser mejor que sesudas campañas
de marketing para colocar tu servicio o producto. Una de esas estrategias se
puede encontrar en los vídeos interactivos.
CARACTERÍTICAS DEL EVENTO.

• Se invitan medios de comunicación o personalidades importantes para dar a
conocer el producto.
• Los representantes de las marcas o empresas creadoras del producto explican
sobre el mismo y describen su importancia en el mercado.
• Se permite la participación de los asistentes por medio de preguntas sobre los
productos.
• Es normal se utilicen la figura de un influencer para llamar más la atención acerca
del producto que se presenta en el evento.
• INAUGURACIONES
Cuando ya tenemos claro el inicio de nuestra
actividad empresarial, suele ser tradición,
sobre todo en los establecimientos de
servicios, realizar una inauguración del
negocio, con el objetivo de promocionar la
nueva apertura.
PASOS PARA ORGANIZARLO:
1. Fecha y hora: Lo primero que se debe establecer es el lugar, la fecha y la hora
49
en la que se producirá el acto de inauguración. Es conveniente que el momento
en que se realice la inauguración no coincida con otros actos importantes que
puedan eclipsar el evento, y que los invitados puedan asistir sin problemas.
2. Invitados: Si se va a realizar un acto privado y exclusivo, será necesario realizar
una lista de invitados. En caso de que se quiera dar a conocer al máximo número
de personas, se hará un evento de lista abierta al que puede acceder todo el
mundo. Aun así, es conveniente calcular el número de personas que pueden
llegar a acudir para no sufrir imprevistos en la organización.
3. Programación: Aunque dependiendo del evento no es necesario que existan
gran protocolo, sí que es necesario establecer una guía de cómo empezará el
evento, los diferentes actos que se producirán, si habrá intervenciones de los
dueños o invitados, para que parezca que exista una organización previa y no
se improvisan las cosas. Si se va a hacer algún discurso se puede consultar las
mejores frases para la inauguración de un negocio y triunfar en la intervención.
4. Decoración: Es posible que se quiera ambientar la inauguración con un aspecto
festivo. Puede realizarse una decoración que resalte las características del
negocio, las ofertas y productos que posee, o incluso de forma temática si se
crees conveniente.
5. Ofertas: Las inauguraciones de los negocios siempre suelen incluir grandes
descuentos y ofertas durante ese día y los próximos para conseguir los primeros
clientes y dar a conocer los productos y servicios.
6. Fotógrafo: Es imprescindible dejar constancia con algunas imágenes lo que ha
sido la fiesta de inauguración del negocio. Se puede contratar un fotógrafo
profesional si es un evento de alto standing. Pero si no es el caso, realiza tú
mismo fotografías o ayuda de alguien cercano para que registrar los mejores
momentos que vivieron los invitados y poder subirlas a las redes sociales.
7. Presupuesto de la inauguración: Es fundamental definir un presupuesto
destinado a la organización del evento. Hay que pensar que se realiza una
inversión en promoción con el objetivo de que se reporte beneficios
posteriormente. No se deben realizar grandes gastos que no vayan a aportar
nada al negocio.
50
• Es un evento con impacto.
• Se permite invitar al evento a periodistas del sector.
• Las primeras personas que pueden ayudar a difundir la apertura de un nuevo
local son los amigos, familiares y conocidos.
• El vocero, que puede tratarse del presidente o director de la empresa es quien
da las palabras de apertura.
• FIESTAS PROMOCIONALES
Los eventos promocionales, son los que la
empresa hace para sus clientes. En estos
casos las características del evento son
bastante variables, lanzamiento de un
producto, promoción, expansión de la
empresa en otros nichos o territorios. En
todo caso, el denominador común es que
el evento forma parte de una estrategia de
marketing con un fin concreto.

1. Contrata a un maestro de ceremonias: Los maestros de ceremonias son
indispensables en este tipo de eventos porque son los encargados de dar ese
toque festivo que necesita toda celebración.
2. Cotiza una sesión fotográfica.
3. Programa: Es el momento de empezar a preparar un horario del programa. ¿Va
a haber actividades? ¿Un cartel con grupos distintos? Intenta hacer un horario
preliminar del día del evento.
4. Material: Ahora que más o menos sabes el programa, es el momento de pensar
en qué material vas a necesitar. Altavoces, proyectores, pantallas, etc.
¿Necesitas que los invitados traigan algo? Empieza a encargar las cosas que
tarden más tiempo en llegar.
51
5. Local: Ahora también tendrás que cerrar el contrato con el local. Asegúrate de
reservar el restaurante, firmar el contrato con el teatro, o lo que sea que
necesites para tu fiesta.
6. Proveedores: A la vez, ponte en contacto con todos tus proveedores y negocia
los contratos y acuerdos para la comida, flores, globos, etc.

• En un evento corporativo entran en juego los objetivos generales de la empresa.
• El objetivo del Evento puede ser tan variable como su propia imaginación o su
necesidad.
• Han ganado un espacio respetado a través del tiempo pues han probado su
efectividad.
• CONFERENCIAS
La conferencia es un tipo de exposición oral,
impartida por especialistas, centrada en la
presentación de un tema específico y de interés
para el público al cual está destinada.
1. Elegir el tema de la conferencia y definir, de forma clara, el objetivo.

2. Tomando en cuenta el público al que va dirigida, determinar el propósito y el
resultado de la conferencia.
3. Elegir el modo en que se abordará el tema y definir las etapas del desarrollo
hacia el objetivo principal.
4. Redactar el desarrollo de la conferencia, ordenando las ideas de manera
coherente y clara.
5. Determinar si se necesitará algún medio auxiliar, y prepararlo: una selección
de imágenes en PowerPoint, por ejemplo.
6. Redactar la introducción y conclusión.
7. Elegir un título llamativo y significativo.
52
8. Anticipar las posibles preguntas y elaborar respuestas pertinentes.
9. Repasar en voz alta el discurso

• Busca comunicar una determinada concepción, visión o interpretación de temas
y problemas que conciernen a la vida de una colectividad para influir en ella.
• El contenido de una conferencia es complementado con elementos o
herramientas visuales, como gráficos estadísticos, fotografías, videos, etc.
• El objetivo de una conferencia es convencer al auditorio de que tome una actitud
activa frente a un determinado tema.
• VISITAS DE EXTRANJEROS A LA EMPRESA

En cualquier empresa, se producen un sinfín de
visitas, ya sean de negocios, institucionales,
visitas a las personas, visitas promocionales,
etc. Sean del tipo que sean, las visitas, en
beneficio de la mejor imagen de la empresa, se
deben tener estructuradas de acuerdo con las
características propias de la empresa.
Solamente con diseñar una forma de comportarse de las personas implicadas en la

atención de aquellos que visitan la empresa, se tiene mucho ganado ya que la
impresión que se lleva una persona que visita la empresa, sea cual sea el motivo
de la visita, forma parte fundamental de la imagen que de la empresa va a tener e
influye claramente en la imagen global que la entidad ofrece. Por ello, se debe cuidar
al máximo la cortesía y las buenas maneras hacia sus visitantes, a todos los niveles.
TIPOS DE VISITAS:
De una manera general, se puede decir que cualquier empresa, esté en el sector
en el que esté inmersa, deberá establecer, adaptándose a las características
propias, los siguientes tipos de visitas:
53
1.- Visitas institucionales.
2.- Visitas a la presidencia.
3.- Visitas a altos directivos y directivos.
4.- Visitas a la sede.
5.- Visitas al personal de la empresa.
• DÍA DE LA FAMILIA
Día de la Familia para Empresas o
Company Día de la Familia, también se
realizan con mayor frecuencia entre
medianas y grandes empresas para
fomentar la compenetración entre la
comunidad trabajadora, salir un poco de la
rutina haciendo una convivencia distinta
con sus respectivas familias.
1. Presupuesto: es muy importante para los organizadores de un Día de la

Familia para Empresas gestionar los costes y recursos financieros, con el fin
de poder realizar las contrataciones y alquileres de los espacios para realizar
los eventos.
2. Número y edad promedio de los asistentes: hay que saber el número de
niños según la edad y los obsequios, en caso de que sean para ese público.
3. Servicio de traslado: Para garantizar que todos los asistentes puedan llegar
con facilidad al sitio, es recomendable contratar un transporte o que la
empresa provea el medio para trasladarlos o que haya acceso disponible
para tomar transporte público o taxis.
4. Elegir el día de la actividad: para que todos puedan asistir es conveniente
escoger un domingo o día festivo y preferiblemente bajo condiciones
climáticas favorables como en otoño o primavera.
54
5. Tiempo: Es recomendable que los Día de la Familia para Empresas tengan
una duración de 5 horas, para que los trabajadores y sus familiares puedan
tener una excelente recepción, recorrer los espacios.
6. Comida y aperitivos: Se pueden utilizar alimentos sanos y nutritivos como
frutas, zumos, bocadillos, agua, si el día familiar se realiza en el campo, la
montaña o cualquier lugar abierto.
7. Jornadas de ocio y diversión: Si quieres que los participantes disfruten de
los Día de la Familia para Empresas existen múltiples actividades destinadas
a entretener tanto a los niños, jóvenes y adultos.

• Incrementar la motivación en el trabajo.
• Conseguir que los empleados de los distintos departamentos interactúen en un
ambiente diferente.
• Afianzar los vínculos entre familiares, trabajadores y la empresa, que a su vez
permitirá contribuir en el mejor desempeño y sea favorable para el negocio.
• Propiciar un clima laboral ameno.
• CENAS DE FIN DE AÑO

Con cada diciembre, la fiesta de fin de año de
las empresas comenzó a ganar terreno en las
agendas de las organizaciones. Si bien el
presupuesto es determinante para el
despliegue y la envergadura del evento, son
cada vez más las que se animan a festejar y lo
hacen con opciones típicas de los festejos de
grandes empresas.
1. Comenzar a planificar con antelación: Una cena de empresa debe

comenzarse a planificar lo antes posible, especialmente si cada aspecto del
55
evento requiere la aprobación de varias personas.
2. Elegir bien el día y la duración de la cena: Debemos seleccionar una fecha y
una hora apropiada que funcionarán según nuestro calendario de empresa. En
general, la cena tiene una duración de 2 a 3 horas, por lo que es recomendable
planificar su inicio y la hora de finalización en consecuencia.
3. Tener en cuenta el número de invitados: No es lo mismo una cena para 30
invitados que para 150 o más. Esto determina no sólo el lugar de celebración
sino cómo será la organización del catering, el tipo de animación del evento, etc.
4. Planear el menú de antemano: La comida es uno de los aspectos que
determina cómo organizar una cena de empresa, y lo último que necesitamos
es descubrir a última hora que no hay un plato que teníamos planeado o que el
equipo de cáterin no está preparado para un servicio determinado.
5. Contar con entretenimiento: Ofrecer algún tipo de entretenimiento durante la
cena puede mantener la atmósfera adecuada y dar a la gente una inyección de
energía cuando se necesita. Actuaciones de danza, cantantes de ópera, artistas
famosos, etc., pueden ser buenas opciones dependiendo de la audiencia.
• Incrementar la motivación en el trabajo.

• Desarrollar sentido de pertenencia con la empresa.
• Propiciar un clima laboral ameno.
• DESAYUNOS, ALMUERZOS Y CENAS DE TRABAJO.
Cuando una empresa quiere ofrecer algún tipo de

reunión informal con los medios de comunicación
o con algún otro tipo de asistentes -empresarios,
empleados, estudiantes, etc.- organiza un
desayuno de trabajo en sus instalaciones o fuera
de ellas -en el salón de un hotel, es lo más
frecuente-.
56
1. Las invitaciones: Son el primer elemento para tomar en cuenta. Estas deben
ser enviadas con suficiente anticipación, de modo que las otras partes puedan
confirmar la asistencia e incorporar el evento a sus agendas.
2. Escoger el sitio: Este debe ser apropiado. Debe estar ubicado en un punto
céntrico al cual puedan concurrir todas las personas invitadas.
3. La hora de la llegada: debe ser unos 7 minutos antes aproximadamente, debido
que si se acude a la hora exacta se corre el riesgo de tener que esperar para
que la mesa esté preparada, y si el anfitrión tarda en llegar los invitados podrían
llegar primero, lo cual es muy descortés.
4. Pide ayuda: A otra persona de tu confianza en la empresa, para que reserve el
lugar por ti, de acuerdo con las condiciones que has exigido respecto al lugar.
5. Escoge un buen lugar para sentarte: Procura que no sea al frente de la
persona central con la que deseas hacer negocios, sino que sea al lado. Puedes
solicitar al sitio que disponga la mesa al lado de una ventana.
CARACTERÍSTICAS DEL EVENTO:

• Sirve como un medio para conocerse un poco mejor unos a otros.
• Plantea un ambiente laboral
• CUMBRES
Se refiere a reuniones donde participan personas muy
importantes (presidentes, ministros, secretarios
generales, directores, etc.) que ocupan cargos de gran
responsabilidad y visibilidad.
1. Establece el momento y el lugar del evento: La fecha y el lugar de tu evento

tendrán un gran impacto para que asistan muchas personas. Es importante que
no coincida con ninguna festividad, que el horario, mes y día no creen
57
problemáticas que puedan encarecer los costes del evento, y lo más importante,
reservar la fecha lo antes posible.
2. Fija el presupuesto: Si quieres evitar hacer frente a unos grandes costes,
deberás marcar un presupuesto. Establece una línea de gastos y cuánto estas
dispuesto a emplear en cada uno de ellos. Te recomendamos que antes de
fijarlo, tengas claro qué tipo de evento vas a desarrollar.
3. Promociona el evento: Otro aspecto crucial es la comunicación del evento,
donde deberás considerar un plan de marketing. Para conseguir un evento
exitoso, tendrás que promocionarlo en las redes sociales, ya que, actualmente,
constituye la principal forma de hacer llegar la celebración a un gran número de
personas.
4. Revisa los detalles el día del evento: Llegada la fecha, deberás dejar a un lado
los nervios y centrarte en comprobar que todo lo que habías planificado, se está
ejecutando conforme a lo establecido. Como organizador, deberás encargarte
de revisar que las acciones delegadas se están desarrollando correctamente y
asegurarte de que los asistentes están bien atendidos.
5. Contempla un plan de emergencia: Otro asunto crucial que debes considerar
cuando organizas un evento, es la consideración y el establecimiento de un plan
B. Siempre puede darse el hecho de que surjan imprevistos en un evento, por lo
que la fijación de dicho plan te evitará malos ratos y te garantizará el estar
preparado en caso de que ocurriera.

• Sirve de relaciones públicas de los empresarios.
• una mayor cooperación entre países.
• oportunidades para acelerar el crecimiento económico
58
• ACTOS FUNEBRES
incluso en los funerales se requiere un mínimo de
compostura, las normas de etiqueta en este caso
van dirigidas a los que se ponen en contacto con la
familia afectada. Hay que recordar que es una
reunión de obligada asistencia, nadie podrá
rechazar asistir a un funeral cuando ha sido
invitado, a no ser, por supuesto, por una causa de
fuerza mayor.
1. Dar la noticia: Si la muerte ha sido repentina, todo aquel que conoció al difunto
debería estar al tanto de la noticia. Por supuesto los familiares más cercanos y
amigos deberán ser avisados. La manera más sencilla será por teléfono.
2. Actitud en el velatorio, en el funeral y en el cementerio: Sinceridad y seriedad
son básicamente la mejor forma de comportarse. Intentar ser aquél que más llora,
que más abrazos da a los parientes son comportamientos detestables.
3. Pésame: Al terminar la misa deberá dar el pésame a la familia. No trate de animar
ni de hacer reír, bastarán unas palabras sinceras, un afectuoso abrazo, pero nunca
se entretenga más de lo necesario, piense que hay más personas que quieren dar
el pésame.
4. Flores o coronas: Se pueden enviar a la funeraria directamente o a la casa de los
parientes más cercanos la tarde anterior al día de las exequias.
CARACTERPISTICAS DEL EVENTO.

• Son eventos de carácter social pero delicados.
• La vestimenta a usar siempre ser tonalidades oscuras.
• Debe imponerse respeto a los asistentes.
59
• EVENTOS DE BENEFICIO SOCIAL
una reunión de personas organizada con
previa antelación, para disfrutar de algún tipo
de suceso que puede abarcar cualquier área
social, desde aniversarios, conferencias,
fiestas o graduaciones, entre otros. Dentro de
los eventos sociales, nos enfocaremos en
aquellos que puedes realizar desde tu organización, ya que son imprescindibles
para mejorar las relaciones y la comunicación entre la empresa y sus empleados,
sus clientes y sus potenciales clientes.
1. Fase de planificación: Es decir, antes de que pase el evento se deben tener en

cuenta todos los aspectos relacionados con el evento.
2. Fase de ejecución: Momento en que se realiza el evento y que sigue lo definido
en la fase de planificación.
3. Fase de valoración: Posterior al evento es imprescindible sacar conclusiones
de cómo se ha desarrollado el evento.

• Imagen
• Proyección
• Comunicación
• Procedimiento
• Rentabilidad
60
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• uevents.es/coorporativos
62

Fase Operativa - Protocolo Empresarial

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UNIVERSIDAD FRANCISCO GAVIDIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

Protocolo Empresarial, grupo 02

Acosta Molina Alexandra Nicole AM102216

San Salvador, 25 de septiembre de 2020

OBJETIVOS DEL MANUAL ...........................................................................................................................................4

OBJETIVO GENERAL: .......................................................................................................................................................... 4

FASE INTRODUCTORIA ...............................................................................................................................................5

FASE OPERATIVA ......................................................................................................................................................20

A.ETAPAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO................................................................................................................. 20

La imagen empresarial o institucional es la carta de presentación de toda compañía,

La Fase Introductoria comprende de elementos como generalidades del colegio, que

Se plasma también la clasificación del Protocolo como tal, el concepto de Protocolo

Durante la Fase Operativa se describen las cuatro etapas para la organización de un

OBJETIVOS DEL MANUAL

o Establecer la debida importancia de la práctica del Protocolo dentro de la institución

o Mejorar la imagen que posee actualmente la institución en cuanto a su

El Colegio San Juan de Dios fue fundado en 1991, por el

El Colegio San Juan de Dios, en el año 1998 recibió la medalla CODICADER, a

El Colegio y sus mejores épocas: con la llegada de la tecnología, el colegio decidió

En el año 2001, el colegio decide suspender los cursos de aprendizaje extra

Declive del colegio: En el año 2006 la institución recibe un golpe fuerte a la

Página web: www.colegiosanjuandedios.com

B. Situación actual de la empresa.

Confinamiento 2020: El confinamiento producto de la crisis sanitaria del COVID19,

El confinamiento aceleró la construcción de protocolos de evaluación de

Medios de comunicación: La institución y los medios de comunicación tienen una

Para toda empresa, organización o institución, independientemente su índole, se

La Creación de un Manual de Protocolo orientado al uso del Colegio San Juan de

Por tales razones, el estricto cumplimiento de los apartados de la anteriormente

El Colegio San Juan de Dios se rige por un manual de procedimientos externo y

En el caso interno, el manual de procedimiento denominado “Manual de

El manual interno ayuda a la planificación y divulgación de actividades de tradición

Auxiliar de Recibe, elabora el formato en computadora y

Con la creación de un Manual de Protocolo, Etiqueta y Ceremonial se pretende

o Educar o reforzar a los miembros de la institución formativa sobre los

o Proporcionar al Colegio de una guía exhaustiva de los lineamientos y

o Mejorar el perfil institucional del Colegio San Juan de Dios, a través de la

El ceremonial crea la atmósfera para las relaciones. La etiqueta se refiere a estilos,

Se ocupa de facilitar la comunicación en un ámbito propicio para que funcionarios

La vida de relaciones en la comunidad internacional y la creación de organizaciones

El otro término que va unido al Protocolo es el Ceremonial, cuyo significado nos

El Protocolo, definitivamente, es Norma; la Ceremonia es Forma. Si unimos Norma

H. Clasificación del protocolo.

Por lo tanto, y según la literatura especializada, el oficial se define como un conjunto

Otro colectivo muy importante de estos campos es el mundo de la empresa y de los

Protocolo diplomático e internacional.

Por un lado, entendemos por protocolo diplomático el conjunto de normas

Reglas sociales y formales que deben cumplirse en el

Las características del protocolo empresarial:

I.1 Propósitos del protocolo empresarial.

El éxito de una empresa radica en ser diferente a

El papel de la actuación protocolaria se ha convertido en el medio fundamental de

✓ Imagen. Ayuda a difundir la imagen de la empresa mediante actos y

I.2 Bases para la aplicación del protocolo empresarial

El protocolo en una organización es de vital importancia dado a que las normas y

Es el aspecto externo de todo protocolo. Debe

La imagen corporativa de una empresa, no sólo constituye la parte visual de la

Cualquier actividad humana se desarrolla a través de la comunicación y las propias

La organización de eventos es una función gerencial de las Relaciones Públicas

La importancia de la implementación de lineamientos

La actividad de organizar eventos se divide en cuatro etapas que son: Investigación,

A. Etapas para la organización de un evento.

Para realizar una buena investigación, se debe tomar en consideración el público