UNIVERSIDAD

NACIONAL
AUTÓNOMA DE
FACULTAD DE CONTADURÍA Y
ADMINISTRACIÓN

ADMINISTRACIÓN DE HOSPITALES

Proyecto:

“Sistema especializado para las requisiciones y órdenes de compra”

Tutor: Jasiel Samuel López

PRESENTA: Cortés Resendiz Mariana Itzel
Martínez Gregorio Erika
González Almanza Erika Xochitl
Retiz Adame Jorge Alejandro

Fecha de entrega: 04 de diciembre de 2017

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 Temario

Objetivo General........................................................................................................2
Objetivos específicos.................................................................................................3
Alcance......................................................................................................................3
Identificación del problema........................................................................................3
Justificación...............................................................................................................4
Metodología...............................................................................................................5
Propuesta...................................................................................................................6
Motivos para el cambio..............................................................................................7
Riegos enfrentados....................................................................................................8
Situación actual v/s la que enfrentaba anteriormente...............................................8
Ventajas obtenidas....................................................................................................9
Elaboración de diagrama de flujo..............................................................................9
Conclusiones...........................................................................................................15
Anexos.....................................................................................................................16

Objetivo General

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Proveer una resolución al problema que existe entre las áreas usuarias y el área
de compras en cuanto a las requisiciones para que se entreguen en tiempo y
forma los materiales que el personal del Hospital Infantil de México, Federico
Gómez requiere para la realización de sus labores.

Objetivos específicos

 Diagnosticar la situación actual del proceso de compras y su relación con

los procesos de requisición.
 Identificar y diagnosticar el funcionamiento actual, en el que se apoyan
estos procesos.
 Definir una propuesta estructurada de mejoramiento del proceso de
compras integrándolo con los procesos requisitorios para un mejor
entendimiento y comunicación entre el área de compras, las áreas médicas
y áreas usuarias, a través del sistema “Arcarius ERP”.

Alcance

El procedimiento de compras forma parte de la estructura administrativa, su

principal actividad es, proveer los materiales necesarios solicitados para llevar a
cabo la operación de las actividades del personal del HIMFG.

El procedimiento de compras se lleva a cabo apegado a la Ley de adquisiciones,

arrendamientos y contratación de servicios y de conformidad con lo dispuesto en
el Presupuesto de Egresos.

La Dirección de Administrativa y Finanzas y el responsable de los Servicios

Generales son los responsables del control y desarrollo de este procedimiento a
través del Sistema Integral de Información Financiera (SIIF) el cual es un sistema
administrativo contable en proceso de implementación.

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 Identificación del problema

Nuestro equipo, acudió a la oficina del Lic. Nicolás R. González Bustos,

Subdirector de Recursos Materiales, que nos brindó su tiempo

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 Justificación

La necesidad que se pretende satisfacer es la de crear un Sistema que le permita

a las áreas entenderse de una mejor manera, demostrando una mejor capacidad
para manejar un proceso de manera automática, es decir, un programa que sea
capaz de mostrar un mismo lenguaje y un orden más claro en cuanto a las
peticiones que se hacen a base de requisiciones, sin llegar a la intervención total
de la parte humana, además de que puede llegar a reducir tiempo y en algunas
ocasiones dudas y que mejor que hacerlo bajo un ambiente web, que sea capaz
de manejar esta barrera de comunicación entre áreas de una manera autónoma,
ayudando a que los requerimientos se describan de una manera más precisa y a
su vez este se confirme, valide o rechace si llegase a existir una disponibilidad o
conflicto con el material, además de que desde este mismo sistema que
suplantara no solo seguir con la vieja escuela de hacer las cosas a papel si no que
ahorrara tiempo y malos entendidos, mediante correos y disponibilidad de
materiales en corto tiempo.

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 Metodología

Para poder llevar a cabo nuestra propuesta de un sistema que facilite el

entendimiento entre las áreas médicas, usuarias o requirentes con el área de
compras con respecto al manejo de requisiciones se considerara la siguiente
metodología:

1. Adquirir un sistema que se ajuste a los procesos de control de requisiciones,

compras y manejo de inventarios con base a los presupuestos de inversión
proyectados para un mejor servicio por parte del Hospital hacia los pacientes.

Por lo que se tomará en cuenta como es el procedimiento del área de compras:

Como ya lo sabemos el proceso de compras juega un papel muy importante

dentro de la cadena de valor del hospital debido a que se considera como un
proceso operativo, el cual es responsable de gestionar las compras de las
materias primas y de los servicios procesando la información recibida de parte de
las distintas áreas.

2. Realizar una reingeniería completa a los procesos actuales del módulo de

Requisiciones e Inventario, mejorando los procesos actuales y automatizando
aquellos procesos y flujos que se llevan actualmente de manera manual,
permitiendo controlar y manejar con mayor eficacia una mayor rapidez en cuanto a
las necesidades planteadas por los demandantes.

Para el análisis de las diferentes alternativas planteadas, por parte de los

departamentos involucrados se realizará un diagnóstico del proceso de la
situación actual para llevar a cabo el levantamiento y alcance que se requiere para
estos procesos que son necesarios para el abastecimiento de los recursos
materiales del hospital.

3. Luego de plantear todas las necesidades y definir el alcance del proyecto del
cual nos basamos en los objetivos planteados, se procederá a llevar a cabo el
análisis, diseño, desarrollo junto con pruebas e implementación.

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 Propuesta

El problema que se detectó afecta de manera importante la eficacia y la fluidez de

las actividades dentro del hospital específicamente en el proceso de requisición de
material antes mencionado, de las diferentes áreas hacia el área de compras, es
por esto por lo que, de manera conjunta el equipo evaluó las distintas
posibilidades para solucionar el problema detectado, descartando las posibilidades
menos viables y seleccionando la mejor.

La solución que el equipo propone es una reingeniería del proceso de requisición

ya que se tiene la certeza de que el proceso actual ha dejado de ser funcional y
ciertamente es necesaria una renovación del mismo, una renovación drástica y
total que, con seguridad se aplicaría para el beneficio propio del hospital y el de
los mismos pacientes ,agilizando el proceso, haciendo su funcionamiento más
dinámico, sencillo y moderno cumpliendo con las exigencias que requiere un
proceso de tal importancia dentro del hospital. Al implementar una reingeniería a
este proceso se estaría satisfaciendo una necesidad imperativa puesto que cada
área del hospital requiere de artículos y materiales que deben ser abastecidos,
principalmente el área médica requiere de material de curación y medicamentos
que, con frecuencia se vuelven necesarios de manera imprevista por lo cual la
aplicación de nuestra propuesta brindaría una coordinación efectiva. La parte
medular de la reingeniería del proceso de requisición es la introducción de un
sistema que tendría como base el desarrollo y utilización de un software altamente
especializado que permita a el área en cuestión solicitar el material necesario a el
área de compras con la característica esencial de ser sencillo de manejar y que
permita una comprensión total de lo que se solicita con una descripción clara y
concisa de las especificaciones de tiempo y calidad necesarias.

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 Motivos para el cambio

Se desea recurrir a una Reingeniería que incurrirá desde cambios manuales a el

manejo de un sistema que facilitará la comunicación y disminuirá tiempo.

Requisiciones de Compra:

 Asignación del requerimiento de compra en algunas ocasiones confusa o no

declarada de manera adecuada ocasionando conflictos para la gestión efectiva de
compra.

Afectación en línea a estructura de control de Carga de Trabajo moderando el

tiempo para llevar a cabo la Compra en menor tiempo.

 No siempre toman en cuenta si el material requerido sigue en existencia para las

Requisiciones de Compra.

 Anulación de requerimientos de compras pendientes de gestionar, por materiales

en inexistencia o fuera del alcance presupuestario.

Riegos enfrentados

 Que los usuarios tengan resistencia al nuevo proceso y sigan prefiriendo hacerlo
de manera manual.

 No exista el presupuesto para financiar el costo del Sistema.

 Las áreas involucradas consideren innecesario el uso de este Sistema.

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 Situación actual v/s la que enfrentaba
anteriormente

Anteriormente existía un área especializada: un área de análisis e integración que

funcionaba como coadyuvante y auxiliar administrativamente para las áreas
operativas y adquirentes, que funcionaba como intermediario e implementaba el
análisis de mercado, mejorando la comunicación y contextualización de las
requisiciones.
Actualmente esta área desaparee, por lo que deriva una problemática: las áreas
médicas, áreas usuarias o requirentes no hacen buenos o concretos anexos
técnicos y si no existe un buen manejo del lenguaje no se entiende correctamente
lo que dificulta en cuanto a tiempo para conseguir lo que se requiere, debido a que
suele existir una problemática en cuanto a todos los dictamines o anexos técnicos
que vienen defectuosos.
Debido a que no siempre se especifica el objeto, alcance, así como
especificaciones particulares y generales de lo que se esta requiriendo de manera
adecuada, por lo que suelen rechazarse, tardar o confusiones en cuando a lo que
se requiere.

Ventajas obtenidas

1. Mayor productividad: permite realizar mayor cantidad de trabajo en menos

tiempo. Se tiene la información organizada y en el momento que se le necesita.

2. Mejorará las condiciones de trabajo: suprime los trabajos penosos e

incrementa la seguridad de manera que no haya confusiones con el material
requerido.

3. Agilidad de procesamiento de información: realiza las operaciones difíciles o

imposibles de controlar cuando se tiene que enfrentar manualmente una
requisición rechazada.

4. Mejora del tiempo de respuesta: mejora la disponibilidad de los productos, al

ayudar a proveer las cantidades necesarias en el momento preciso sin
desperdicios.

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5. Facilidad de operación: simplifica las operaciones de forma que el operario
no requiera grandes conocimientos para la manipulación del proceso al levantar la
requisición.

Elaboración de diagrama de flujo

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Objetivo de la solución
El objetivo es implementar un Sistema ERP que permita administrar de forma
concisa los recursos materiales, para que a la hora de que los usuarios del
hospital al realizar las requisiciones se presenten de una forma mas ordenada y
precisa a manejar la información en línea sobre todos los recursos que se
encuentran en almacén y se requieran externamente, consideramos que esta
solución permitirá que todo este en constante monitoreo y/o comunicación con
cada una de estas áreas al realizar las requisiciones.

Plan de trabajo
El plan de trabajo que se tiene planteando es analizar las claves mediante la
recolección requerimientos para realizar una requisición de manera que se les
realizara una entrevista nuevamente pertinente para escuchar las necesidades, en
las que se ara hincapié en ciertas observaciones y sugerencias, para hacer el
diseño y así mismo levantar el proceso para llevar a cabo el sistema.

A continuación, mostraremos una parte de acuerdo con una de las herramientas

que consideramos que puede ser muy viable para proporcionar una efectividad en
cuanto al problema suscitado anteriormente.

El software Arcarius ERP es una herramienta de trabajo que se adecua a las

necesidades de la empresa o departamento solicitado, debido a que ofrece un
plan de implementación que configura el sistema.

El cuadro que se muestra a continuación muestra un ejemplo de lo que este hace,

suponiendo que puede estar adecuado para un determinado usuario, el que
realice la requisición y la solicite y así mismo el segundo usuario que se encargue
de autorizar la requisición para que el departamento haga uso de este llevar a
cabo la compra.

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Por consiguiente, podremos ver que Arcarius ERP tiene la posibilidad como antes
mencionado de poderse configurar para que las requisiciones ya salgan con los
productos que se tienen ya dados de alta en almacenes y de manera interna
dentro del sistema o si no la descripción correcta del producto genérico que se
necesitara con la finalidad de llevar a cabo una correcta requisición.

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Por lo que el administrador podra ver, si tiene requisiciones por autorizar y revisar,
colocar algun comentario, asi como ver quien la solicito y de que area, que
descripciones trae y los detalles en su moneto dado hasta autorizarla.

Así mismo el usuario que lleve a cabo el proceso de compras podrá ver cuales son
las requisiciones aceptadas por el administrador.

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Para que el lleve a cabo el proceso de orden de compra.

En dado caso que el comprador tenga algunas dudas en cuanto al producto este
tendrá facilidad para solicitar el precio del producto señalado mediante un correo
con formato PDF desde Arcarius ERP a los proveedores, mediante un reporte de
requisición.

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Conclusiones

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 Anexos

Estructura Organizacional, Dirección de Administración

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