CURSO VIRTUAL ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

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TIPOS DE DOCUMENTOS

Presentado por: HEIDY JOHANA ENCISO

Instructor: WINSTON MAURICIO ZAPATA CORREA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SEPTIEMBRE DE 2021
 TIPOS DE DOCUMENTOS

Foro temático: "Tipos de Documentos". El aprendiz debe compartir tres tipos de documentos
aplicando lo consignado en la Norma Icontec NTC 185. Debe publicar su aporte a través del foro de
discusión, con el fin de que los demás aprendices conozcan su posición al respecto.

La Norma GTC 185 las definiciones de algunos tipos de documentos son:

CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas
entidades se denomina oficio.

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la

legalidad de un hecho o acto solemne.

MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos
internos.

Definición y ejemplos

MEMORANDO: Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para tratar asuntos
internos. Características: -

Utilizar formatos normalizados en los manuales de cada organización Redactar en forma clara,
breve, directa, sencilla y cortes Distribuir el texto de acuerdo con su extensión Tratar un solo tema
por memorando

Algunas ocasiones en que se debe utilizar un memorando son: -

Informar sobre hecho breve, Expresar necesidades, Hacer requerimientos, Aclarar una situación,
corregir o impugnar una situación, llamados de atención entre otras.
EJEMPLO DE UN MEMORANDO

MEMORANDO

DDA– 003 – 2021

Riohacha la Guajira, 27 de septiembre de 2021

PARA: Sra.dufanis Mendoza Benjumea, Técnico Sistemas

DE: Jailer Abelló, Departamento Administrativo
ASUNTO: actualización equipo de cómputo

Reciba un cordial saludo, por medio del presente memorando me

permito informarle que el equipo de cómputo del área de trabajo de
su dependencia necesita ser adecuado según las necesidades de la
empresa.

Por lo anterior y de acuerdo a lo conversado les solicito proceder a

efectuar dicha adecuación siguiendo los parámetros internos de
nuestra organización.

Cordial Saludo,

Firma

CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la

legalidad de un hecho o acto solemne. Se puede emitir un certificado de:

Certificaciones obtenidas dentro de un periodo académico Registro civil o parroquial de

nacimiento, bautizo o defunción Becas, donaciones, créditos paz y salvos, resultados
médicos, documentos de identidad, entre otros.

CARACTERISTICAS:

Redactar en forma clara, precisa y concreta Emplear un estilo gramatical natural, sencillo y
continuo Utilizar el formato establecido en cada organización Distribuir el texto de acurdo a su
extensión Expedir siempre en original
EJEMPLO DE UN CERTIFICADO:

Riohacha la Guajira, 27 de septiembre de 2021

LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

CERTIFICA:

Que el Ingeniero Alejandro Soto, identificado con Cedula de

Ciudadanía No. 58.569.841 de Barranquilla, trabaja en nuestra
Empresa desde el 01 de Junio de 2018 y desempeña el cargo de
Coordinador de Proyectos.

Esta certificación se emite a solicitud del banco BBVA.

FIRMA

CARTAS: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organizaciones y personas
naturales, igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En algunas
entidades se denomina oficio. CARACTERISTICAS:

Tratar solo tema por comunicación Redacción clara, concreta y concisa Redactar en persona plural
y usar tratamiento de usted en singular o plural Utilizar formato de cada organización

EJEMPLO DE CARTA:
DDA – 002 – 2021

Riohacha la Guajira, 27 de septiembre de 2021

Señor
CARLOS ARTURO PEREZ
Ingeniero de sistemas
Sistema.ing
Cra 90 No. 190-78
Dorada (caldas)

Asunto: Desarrollo Software Departamento comercial

Reciba un cordial saludo,

De acuerdo al asunto en referencia les solicitamos proceder al desarrollo del

Software para nuestro departamento comercial de acuerdo a todos los
requerimientos establecidos en la reunión del día 25 de abril del año en curso.
Como es de su conocimiento es muy importante que este software este a
disposición de nuestro departamento comercial para el mes de noviembre de
2021; por lo cual está a su disposición toda la información requerida.

Quedamos atentos de sus comentarios, cordial saludo.

Gerente Administrativo