Nombre: jose Antonio López Rodríguez

c.i.:29507509

INTRODUCCIÓN
Se realizará una auditoria al sistema de registro estudiantil del colegio Carmen
teresa rosales, el cual tendrá como objetivo el de validar la eficacia del sistema actual y
actualizarlo para facilitar la comunicación a larga distancia en la época actual de
pandemia.

OBJETIVO
Verificar las actividades realizadas para el funcionamiento del Sistema de
registro estudiantil, en conformidad con las necesidades del colegio Carmen teresa
rosales, que permitan a la Comunidad estudiantil cumplir lo referente al registro de los
estudiantes.
ALCANCE
Constatar las acciones tomadas mantener disponible y en funcionamiento
eficiente cada componente del Sistema Académico de registro, relacionadas con los
tiempos que le toman tanto a profesores como a estudiantes formalizar los procesos de
registro en los estudiantes.
METODOLOGIA
En el proceso de consolidación de la información para realizar el proceso de la
auditoría se realizaron actividades de:
a. Inspección
b. Análisis
c. Visita
d. Observación
e. Confirmación
f. Revisión analítica
ANTECEDENTES
La institución educativa ha crecido en todos los aspectos, de esta manera se pasó
de 100 estudiantes en 2004 a 400 en 2021 El cambio en los sistemas de información y
especialmente en lo referente a la utilización de Internet, en este mismo periodo de
tiempo en nuestro país, mostró un aumento del 27% en 2008 al 64% en 2021 La
institución educativa sin ser ajena al desarrollo de las tecnologías de información,
requirió adaptar su Sistema de Información Académico a esta nueva tendencia y esto
dio como resultado la creación de un Sistema que permitiera tanto a sus estudiantes
como a sus docentes interactuar con el colegio sus casas. De allí surge el Sistema de
registro estudiantil.
HALLAZGOS POSITIVOS DE LA AUDITORIA
En el desarrollo de la Auditoria en la Oficina Asesora de Sistemas, se evidenció el uso
de buenas prácticas en diferentes temas para el mantener en funcionamiento el Sistema
de Información, así:
Análisis de Requerimientos
Los requisitos iniciales de un desarrollo, tenían como objetivo base, brindar la
posibilidad de conectar a cada estudiante con el colegio, y así, los procesos de registro
de asignaturas y visualizarlas pudiera realizarse u observarse desde cualquier
computador con acceso a Internet. Posteriormente, las disposiciones y directrices del
colegio, debidamente soportados mediante oficios o mensajes de correo electrónico,
llevar a desarrollar más funcionalidades que incluyen:
• Que los profesores efectúen el registro de las notas de calificaciones de cada uno de
los estudiantes que tienen inscritos en sus asignaturas.
• Que la institución educativa cuente con una herramienta para la generación de
información estadística sobre los estudiantes.
• Que se facilite el proceso de matrículas del colegio.
• Ingresar y consultar los Planes de Trabajo de Docentes
• Evaluar a los estudiantes.
Diseño
Se tienen documentados los diferentes casos de uso para cada actividad que un
usuario del sistema pudiera llegar a realizar en el Sistema de registro. La información se
encuentra en formato digital.
Manuales
Se tiene manual de instalación para la aplicación académica del año 2008 que
aún está vigente, igualmente el manual de instalación se encuentra en formato digital,
no existe un manual de instalación para el usuario, ya que el Sistema es cliente WEB,
por ello no se requiere instalar nada en los equipos que van a utilizar el aplicativo. Para
la operación del Sistema, existen videos que pueden ser consultados vía Internet.
Pruebas
Cada uno de los casos de uso tiene asociado un caso de prueba, debidamente
documentado.
Capacitación
Se cuenta con soportes impresos de las capacitaciones realizadas de parte de
funcionarios de la Oficina Asesora de Sistemas a diferentes usuarios del sistema de
registro.
Versiones
 Cada modificación (versión) al Sistema de Información es guardada en un
archivo fuente diferente al anterior. Versiones alojadas además en un repositorio de
datos tipo Cloud Computing. Para el Sistema de registro se tienen más de 20000
archivos, alojados en el repositorio de datos github.
Operación
El lenguaje de programación con el que se desarrolla Cóndor es PHP versión
7.4 .La base de datos utilizada por el Sistema de registro se encuentra en la versión 8 de
mysql.
OBSERVACIONES
OBSERVACION 1
Al revisar la operación del registro desde una Coordinación de proyecto
curricular, e intentar enviar un mensaje a varios docentes, no fue posible hacerlo en un
mismo evento, seleccionando los diferentes docentes (por área) o todos los asociados al
proyecto curricular, esta tarea solo puede realizarse enviando secuencialmente a cada
destinatario el mensaje.
RIESGO
Perdida de la efectividad y disponibilidad de la información. No lograr en un
momento dado el envío del mensaje puede impedir que el docente cumpla con lo
requerido para la coordinación. Al hacerlo uno a uno aumenta la posibilidad de que
algún docente no sea informado oportunamente.
RECOMENDACIÓN
Adecuar el Sistema para que permita crear listas, o seleccionar varios
destinatarios antes de enviar el mensaje.
OBSERVACION 2
La asignación de horarios en el módulo “carga académica” debe ser alimentada una a
una, cada hora con su respectivo día. Así el cargue de las asignaturas es tedioso y puede
llegar a ser lento.
RIESGO
Perdida de la efectividad y disponibilidad de la información. Estas tareas pueden
demorar el cargue de las asignaturas y retrasar los tiempos establecidos en el Calendario
Académico, más aún si se contempla que un proyecto curricular debe cargar, en
promedio, más de doscientos (50) horarios.
RECOMENDACIÓN
Hacer los ajustes necesarios en el Sistema que permita que esta tarea se realice más
rápidamente, por ejemplo, subir un archivo plano que contenga los horarios.
CONCLUSIONES
• Durante el desarrollo de la Auditoria, se observó que las actividades desarrolladas por
la Oficina Asesora de Sistemas reflejan el uso de buenas prácticas en la disposición del
Sistema para su uso de parte de estudiantes, docentes y funcionarios administrativos.
• hace más de cinco (5) años que paralelamente se utiliza la base de datos y algunos
reportes de la Aplicación Académica, que actualmente se encuentra obsoleta y presenta
deficiencias en su operación.
• El servidor que aloja el software del Sistema se encontraba ubicado Físicamente en la
oficina de informática de la unidad educativa, que tiene problemas de fluido eléctrico.
RECOMENDACIONES GENERALES
• Se recomienda a la Oficina Asesora de Sistemas realizar el desmonte total de la
aplicación académica.
• En el tema de la Evaluación Docente, desarrollar un procedimiento que permita
generar un visto bueno cuando el docente realiza el cargue de notas de manera oportuna.
• Se recomienda a las directivas del colegio Carmen teresa rosales impulsar cambios
necesarios para que la contratación de personal garantice su continuidad, en temas
críticos como la administración y funcionamiento del Sistema de Gestión Académico.
• Se recomienda a la Oficina Asesora de Sistemas documentar las experiencias que se
han adquirido en la implementación del Sistema que permitan su restauración y soporte
desde otro lugar geográfico.
• La administración de la unidad educativa debe propender por la adquisición de como
mínimo de un centro de respaldo, que cumpla con las buenas prácticas de gobierno y
auditoria, para lograr restaurar los sistemas de información y de comunicaciones en caso
de desastre.