¿Qué es proceso administrativo?

Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de

planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo
común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro
tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para
sus stakeholders y la sociedad.

Concepto

En primer lugar cabe preguntar ¿qué es proceso?

Proceso: Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una

operación artificial. (Diccionario de la Real Academia Española)

Y ¿qué se entiende por administración?

Administración: Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos

institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano
coordinado. (Fernández, p.3)

Entendido esto, se tiene entonces que:

El proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones

para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades lucrativas y sociales. Si
los administradores o gerentes de una organización realizan debidamente su
trabajo a través de una eficiente y eficaz gestión, es mucho más probable que la
organización alcance sus metas; por lo tanto, se puede decir que el desempeño de
los gerentes o administradores se puede medir de acuerdo con el grado en que
éstos cumplan con el proceso administrativo. (Hurtado, p.47)

 La siguiente figura resume de forma básica lo que es el proceso administrativo,

nótese la interrelación y la continuidad de las actividades:
El proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control

Origen

El paradigma del proceso administrativo y de las áreas funcionales fue

desarrollado por Henri Fayol (1916). Aunque todavía se discuta si la
administración es una ciencia o, por el contrario, es arte, desde una perspectiva
funcionalista se afirma que la función básica de la administración, como práctica,
es la de seleccionar objetivos apropiados y dirigir a la organización hacia su logro.
Lo anterior implica definir la administración como un proceso que, como tal,
requiere de la ejecución de una serie de funciones. Fayol describió las actividades
administrativas como compuestas por las funciones de planear, organizar, dirigir,
coordinar y controlar. (Zapata y otros, p.64)

Fases

Se plantean dos fases en el proceso administrativo, una mecánica y otra dinámica.

En la primera, fase mecánica, se busca establecer qué hacer y se prepara la

estructura necesaria para hacerlo, comprende las actividades de planeación y
organización.
La segunda, fase dinámica, se refiere a cómo se maneja ese organismo social que
se ha estructurado y comprende las actividades de dirección y control.

Actividades que lo componen

Como ya se ha mencionado, el proceso administrativo consiste de 4 etapas o

funciones básicas: planeación, organización, dirección y control. A continuación
una breve introducción a cada una.

1. Planeación

Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que
se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se
desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y
cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)? 

 La planeación trata de crear un futuro deseado.

Robbins y De Cenzo (p.6) afirman que planificar abarca la definición de las metas

de la organización, el establecimiento de una estrategia general para alcanzar
esas metas y el desarrollo de una jerarquía minuciosa de los planes para integrar
y coordinar las actividades. Establecer metas sirve para no perder de vista el
trabajo que se hará y para que los miembros de la organización fijen su atención
en las cosas más importantes.

2. Organización

La organización es un sistema que permite una utilización equilibrada de los

recursos cuyo fin es establecer una relación entre el trabajo y el personal que lo
debe ejecutar. Es un proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse
para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las
actividades y suministrando los recursos.

Robbins (p.9) explica que organizar es disponer el trabajo para conseguir las

metas de la organización. Organizar incluye determinar qué tareas hay que hacer,
quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y dónde se toman
las decisiones.

3. Dirección

La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de

lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus
objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la
comunicación.
Finch, Freeman y Gilbert (p.13) dicen que la dirección es el proceso para dirigir e
influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera,
con respecto a una tarea. La dirección llega al fondo de las relaciones de los
gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos.

4. Control

El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos

comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora
continua.

Alegre, Berné y Galve (p.42) sostienen que el control es la actividad de

seguimiento encaminada a corregir las desviaciones que puedan darse respecto a
los objetivos. El control se ejerce con referencia a los planes, mediante la
comparación regular y sistemática de las previsiones y las consiguientes
realizaciones y la valoración de las desviaciones habidas respecto de los
objetivos. El control, pues, contrasta lo planeado y lo conseguido para
desencadenar las acciones correctores, que mantengan el sistema regulado, es
decir, orientado a sus objetivos.

Importancia del proceso administrativo:

La importancia del proceso administrativo radica en que sigue siendo utilizado hoy
en día por la mayoría de las empresas en el mundo, debido a la universalidad de
sus términos y funciones las cuales cuentan con su propia importancia. Además
de que ayuda y permite a la empresa orientarse hacia el futuro y prevenir
escenarios que se puedan desarrollar en un futuro, así como determinar la
cantidad de recursos que la empresa necesitara para desarrollar sus planes y
hacerle frente a las situaciones que se le puedan presentar.

Concepto de Organización

Una organización es un sistema social, formado con el fin de alcanzar un mismo

objetivo en común. Como todo sistema, éste puede contar con subsistemas
internos, que tengan asignados tareas específicas.

La organización, palabra que deriva del griego “órganon”, consta de un grupo de

personas enfocadas en un objetivo en común a lograr. Esta organización sólo
puede funcionar y ser real si, entre las personas que la componen, existe
la comunicación y la intención de actuar coordinadamente hacia las metas u
objetivos a cumplir. Se plantean normas, las cuales la organización adopta y
ayudan a lograr la misión.

Es importantísimo que las organizaciones, para poder alcanzar los objetivos

planteados de la manera más satisfactoria, cuenten con recursos. Éstos pueden
ser recursos económicos, recursos humanos, recursos tecnológicos, los recursos
inmuebles, los naturales o los intangibles.

Las organizaciones cuentan con características específicas. El grupo humano,

para funcionar, debe establecer reglas explícitas y claras, aportar un cierto grado
de formalidad y presentar conductas recurrentes. Básicamente, las organizaciones
son un orden que se dan en un tiempo, espacio y cultura determinadas. Con su
vista en un objetivo concreto, se crean en un punto temporal específico, creando
consecuencias en el ambiente.

Como la gran característica de las organizaciones es el orden, sus miembros se

ordenan jerárquicamente, estableciendo normas y reglas, todo apuntado al
objetivo previsto. Las organizaciones crean poder, lo posee y lo transmiten. No
sólo generan trabajo, sino que también generan una cultura propia. A través de
sus símbolos, imágenes y de su prestigio se crea un camino por el cual se inician,
conservan y  reproducen conocimientos.

Tipos de organizaciones

Las organizaciones pueden ser con fines de lucro (las empresas), sin fines de

lucro (las ONG) o con meros fines administrativos, de representación, solución o
de servicio (los organismos gubernamentales).

Las ONGs (que significa Organizaciones No Gubernamentales) o también

llamadas organizaciones civiles, son agrupaciones sociales, cuyo fin es cubrir
necesidades de la comunidad. Algunos ejemplos de estas organizaciones son los
clubes, los partidos políticos o sindicatos, entre otros.

Con respecto a las ONGs es importante resaltar que, en lo que abarca al mundo,
existen millones de éstas trabajando por objetivos referidos al bien social. Su
mayor característica es su independencia financiera, siendo así que no dependen
de ningún gobierno; además de que también se caracterizan por la búsqueda
incansable de la igualdad de oportunidades.

Algunos ejemplos de los objetivos de estas organizaciones son:

 ayudar al medio ambiente

 la participación ciudadana
 investigación científica
 mejorar las condiciones laborales
 la protección infantil
 de la tercera edad
 ayuda comunitaria.

Por otro lado, las organizaciones gubernamentales sí dependen de un gobierno y,

de hecho, son creadas por el mismo. Las que son creadas con fines sociales
pueden apuntar a los mismos objetivos que las ONGs, la diferencia es la
financiación económica.

En cuanto a las estructuras de las organizaciones, sólo tenemos dos tipos que

diferenciar: por un lado, las:

1. formales que intentan de manera deliberada establecer un patrón de

relaciones entre sus componentes, el que conducirá al logro eficaz del
objetivo, y por otro lado,
2. informales, que surgen espontáneamente en las actividades e interacciones
de los participantes.

Tamaño y Localización

Las organizaciones tienen diferentes tamaños. Pueden ser grandes, si cuentan

con entre 200 y 1000 trabajadores; medianas, si sus empleados se componen
entre 50 y 199 personas; pequeñas, aquellas que cuentan con entre 10 a 49
trabajadores, y por último, los micro emprendimientos, que son aquellas que sólo
cuentan con 9 o menos trabajadores.
Ahora bien, observando la localización de la organización, podemos distinguir
diferentes caracterizaciones, como las locales, nacionales, multinacionales,
globales e internacionales. Esta clasificación depende del alcance que tenga la
empresa u ONG, ya sea sólo en una ciudad, en todo el país, en varios países o
alcance al mundo entero.

Como ya vimos, en groso modo, las organizaciones tienen objetivos que generan
ganancias o no. Por lo tanto, hay una clasificación de producción para las
primeras. Las organizaciones también se pueden clasificar en productoras de
bienes, de servicios, de salarios y sueldos, o de distribución.

Sin embargo, también existen muchas clasificaciones de organizaciones según

sus características, que pueden ser de propiedad (si son privadas o públicas),
pueden clasificarse dependiendo del grado de integración que posean (totalmente
integradas, parcialmente integradas o formales), según la actitud que presenten
frente a los cambios (si son rígidas o flexibles), según la toma de decisiones (si es
centralizada o descentralizada) o por su jerarquía (organización jerárquica o en
red)

Importancia
Se reconocen tres aspectos de porque la organización es importante:

1.- La organización, por ser el elemento final del aspecto teórico, recoge,
complementa y lleva hasta sus últimos detalles todo lo que la planeación ha
señalado respecto a cómo debe ser una empresa.

2.- Tan grande es la importancia de la organización, que en algunas ocasiones ha

hecho perder de vista a muchos autores que no es sino una parte de
la administración, dando lugar a que la contrapongan a ésta última, como si la
primera representara lo teórico y científico, y la segunda lo práctico y empírico.

3.- Construye el punto de enlace entre los aspectos teóricos, que Urwick
llama mecánica administrativa, y los aspectos prácticos, que el mismo autor
conoce bajo la denominación de dinámica: entre lo que debe de ser y lo que es.

Definición de teoría de sistemas

La teoría de sistemas (también conocida con el nombre de teoría general de
sistemas, abreviado con la sigla TGS) consiste en un enfoque
multidisciplinario que hace foco en las particularidades comunes a diversas
entidades. El biólogo de origen austriaco Ludwig von Bertalanffy (1901–1972),
cuentan los historiadores, fue quien se encargó de introducir este concepto a
mediados del siglo XX.

De acuerdo a los especialistas, se la puede definir como una teoría frente a otras

teorías, ya que busca reglas de valor general que puedan ser aplicadas a toda
clase de sistemas y con cualquier grado de realidad. Cabe destacar que los
sistemas consisten en módulos ordenados de piezas que se encuentran
interrelacionadas y que interactúan entre sí.

Puede distinguirse entre un sistema conceptual o ideal(basado en un grupo

organizado de definiciones, símbolos y otros instrumentos vinculados al
pensamiento) y uno real(una entidad material con componentes ordenados que
interactúan de modo en que las propiedades del conjunto no pueden deducirse por
completo de las propiedades de la partes).

Pese a que la teoría de sistemas surgió de la mano de un especialista en biología,

con el paso del tiempo se extendió a diferentes campos de estudio, como
la cibernética y la información. El sociólogo alemán Niklas Luhmann (1927–1998)
ha sido uno de los responsables de adaptar y aplicarla en el ámbito de las ciencias
sociales.

Entre los principios de la teoría de sistemas, se pueden mencionar la utilización de

los mismos conceptos para describir los rasgos principales de sistemas diferentes,
la búsqueda de leyes generales que facilitan la comprensión de la dinámica de
cualquier sistema y la formalización de las descripciones de la realidad. En
conclusión, puede resaltarse que posee un carácter dinámico, multidimensional y
multidisciplinario.

Las Organizaciones Como Sistemas

 
las organizaciones son sistemas sociales diseñados para lograr metas y objetivos
por medio de los recursos humanos y de otro tipo. están compuestas por
subsistemas interrelacionados que cumplen funciones especializadas. convenio
sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.
 

grupo social compuesto por personas, tareas y administración, que forman

una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir
bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de
un entorno y así poder satisfacer su propósito distintivo que es su misión.
 

Sistemas Abiertos
 

un sistema abierto puede entenderse como el conjunto de partes constantes

interacción e interdependencia, construyendo un todo sinérgico, orientados hacia
determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el
medio ambiente.
 

la organización como sistema abierto es aquel que está integrado por diversas
partes o unidades relacionadas entre sí, que trabajan en armonía unas con las
otras, con la finalidad de alcanzar una serie de objetivos, tanto de la organización
como de sus participantes.
 

Características de las organizaciones como sistemas abiertos.

1.- Comportamiento probabilístico y no-determinísticos de las

organizaciones:
Como todos los sistemas sociales, las organizaciones son sistemas abiertos
afectados por cambios en sus ambientes y que se denomina variables externas. el
ambiente incluye variables desconocidas e incontrolables. por esa razón, las
consecuencias de los sistemas sociales son probabilísticas y no determinísticas y
su comportamiento no es totalmente previsible. las organizaciones son complejas
y responden a muchas variables ambientales que no son totalmente
comprensibles.
 

2.- Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituida de

partes menores:
las organizaciones se observan como sistemas dentro de sistemas. los sistemas
son “complejos de elementos colocados en interacción” .este enfoque incide más
sobre las relaciones entre los elementos que interactúan cuya relación produce
una totalidad que no puede comprenderse mediante el simple análisis de las
partes por separado.
 

3.- Interdependencia de las partes:

El sistema organizacional comparte con los sistemas biológicos la propiedad de
interdependencia de sus partes, de forma que el cambio en una parte provoca
impacto sobre las otras.

4.- Homeostasis o estado firme:

La organización alcanza un estado firme, es decir, un estado de equilibrio, cuando
satisface dos requisitos: la unidireccionalidad y el progreso. Esos dos requisitos
para alcanzar el estado de equilibrio exigen liderazgo y compromiso de las
personas con el objetivo final que desea alcanzar. Además, la organización, como
un sistema abierto, necesita conciliar dos procesos opuestos, ambos
imprescindibles para su supervivencia que son: homeostasis y adaptabilidad.

5.- fronteras o límites:

las organizaciones tienen fronteras que las diferencian de los ambientes. las
fronteras varían en cuanto al grado de permeabilidad: son líneas de demarcación
que pueden dejar pasar mayor o menor intercambio con el ambiente.

6.- morfogénesis:
A diferencia de los sistemas mecánicos e incluso de los sistemas biológicos, el
sistema organizacional tiene la capacidad de modificarse a sí mismo y su
estructura básica: es la propiedad morfogénica de las organizaciones.

7.- Resistencia:
Como sistemas abiertos, las organizaciones tienen capacidad de enfrentar y
superar perturbaciones externas provocadas por la sociedad sin que desaparezca
su potencial de auto organización.