PARTE III

3. DISEÑO DEL SISTEMA

3.1. Diagnóstico del sistema y nombre del sistema

Diagnóstico:

 Los Departamentos de Compras y Materiales no están recibiendo la

información oportuna de producción por lo cual las materias primas y las
piezas a menudo no están disponibles.
 Los gerentes de producción desean una mejor información de ventas para
planificar mejor los volúmenes de producción.
 Ventas proporciona información, pero necesita que el sistema de
procesamiento de pedidos conteste las preguntas de los clientes sobre precios
entrega o facturación.
 Finanzas no tiene la información suficiente acerca de los pedidos entrantes y
pedidos en proceso para manejar adecuadamente la liquidez de la empresa.

Nombre: Sistema de automatización de oficinas

3.2. Generalidades del sistema (objetivos del sistema como alternativa de

solución)

3.3. Requerimientos de equipo, software y personal

Equipo: se requirió de equipos de computación para llevar a cabo el desarrollo,

prueba e implantación del sistema.

Software: se usó el paquete comercial de base de datos que usaron con el Model IV
porque el nuevo sistema tenia las mismas necesidades de procesamiento de
información, gracias a los acuerdos de licencia que se tienen con el vendedor del
software comercial, solo debíamos modificarlo.
Personal: Requerimos como personal 2 analistas de sistema, 2 programadores, 1
supervisor de capacitación, 1 gerente de personal, personal con capacidad de
redacción, 1 planificador de mantenimiento, y personal de ingeniería.

3.4. Identificación de procesos y subprocesos

I. Diseño de Sistema: Para realizar el diseño de Sistema debemos analizarlo

detalladamente junto a los analistas especializados, de esta manera
definiremos y analizaremos el flujo de información teniendo él cuenta el
software y hardware.
II. Desarrollo de Software: A pesar de tener varias opciones para el software,
hemos analizado y decidido como mejor opción usando un paquete de base de
datos comercialmente disponible y modificarlo, de esta manera no tendremos
que comprar un software adicional. Los analistas y programadores
especializados ayudaran en este proceso junto a los equipos con el objetivo de
realizar un diagrama de flujo detallado del sistema y modificaciones del
programa de base de datos.
III. Adquisición del Hardware: Adquiriremos el hardware por medio de una
compra, seleccionándolo tanto este como el vendedor con ayuda de un
analista especializado, con la información de los cálculos preliminares se
necesitará entre tres a seis equipos de hardware.
IV. Contratación de personal para el sistema: Para lograr a cabo esta actividad
debemos determinar los requisitos del personal, realizar los arreglos
necesarios para transferencias; contratar personal y habilitar al personal
para usar el sistema. Estos subprocesos se logrará estableciendo los requisitos
del sistema, el supervisor de planificación de equipos operativos y la Gerente
de personal; se solicitará internamente al personal para proveer al
sistema de automatización, efectuaremos los anuncio de las plazas de
trabajo, brindando un tiempo suficiente para la presentación de solicitudes,
presentaremos esta solicitud en la agencia de empleos gubernamental y
 publicaremos anuncios en los periódicos locales, de esta manera realizaremos
con éxito el objetivo de contratación de personal externo. En cambio, la
capacitación prepararemos manuales del usuario y otras ayudas trabajo
junto a el Sr. Tomás Herrera, los analistas de sistemas y personal con
capacidades de redacción técnica La realización de la instrucción requerirá
de un instructor, por supuesto desinstalaciones para capacitación. Se puede
utilizar los salones de capacitación en el área de personal, las necesidades de
recursos humanos las constituirán el tiempo del instructor y los participantes
en el curso de capacitación.
V. Preparación de las Instalaciones: Los ingenieros van a preparar los planos
de las instalaciones, posteriormente el personal construcción efectuará las
modificaciones de las instalaciones y los de mantenimiento general
instalarán los equipos.
VI. Prueba Piloto: Se realizará por medio de tres fases, la primera será desarrollar
un método para evaluar la prueba piloto, segundo se debe llevar a cabo la
prueba piloto y tercero evaluar dicha prueba piloto, para posteriormente
documentar los resultados.
VII. Automatización de las oficinas: revisaremos el sistema según sea necesario
con base en la prueba piloto, además de el plan de implementación y
modificarlo según sea necesario, e implementar el sistema de
automatización de toda la oficina, realizaremos esto junto a analistas de
sistemas para revisar el plan de implementación, estos y los programadores
para supervisarla implementación completa de automatización, además del
personal adicional capacitado (operadores) para usar este sistema.

3.5. Diagrama de contexto del sistema diseñado (Diagrama que explique el flujo
de información)
3.6. Matriz DOFA del sistema

DEBILIDADES:

 Demasiadas modificaciones

OPORTUNIDADES:

 Excelente remodelación del espacio

 Automatización de la oficina

FORTALEZAS:

 Personal capacitado
 Buen uso del nuevo sistema
 Buenas estrategias
 Buen presupuesto
 Buen equipo tecnológico
 Buen flujo de información

AMENAZAS:

 Agentes atmosféricos
 Incendio en la empresa
 Errores en el Software
 Caídas eléctricas