Diagnostico Y Presentación De La Auditoria Administrativa, De Acuerdo Con El

Análisis Factorial

Kelly Johanna Cala Flórez

Docente
FABIAN ALEJANDRO

Fundación Universitaria Del Areandina

Administración De Empresas
Facultad De Ciencias Económicas, Financiera Y Administrativa
Auditoria Administrativa
2021
 El objetivo principal es diagnosticar el estado del control interno del proceso
de facturación desde el momento que el usuario llega al punto de información
hasta la entrega final de sus medicamentos, en la Farmacia de Marcazsalud
RC SAS, entidad que presta sus servicios de entrega de medicamentos y
dispositivos médicos a la EPS CAPRESOCA.

Para conocer el proceso de facturación se hará mediante 3 fases:

1) Fase 1: Para esta etapa se necesita reunir toda la información del

proceso, el insumo principal para obtener la información son los
documentos, programas procesos políticas, formatos y normatividad
que haya sobre el tema.
2) Fase 2: Diagnosticar el estado actual de la empresa MARCAZSALUD
RC SAS. Una vez reunida la información de la etapa 1 se deberá
obtener información del estado actual de la empresa, para dar
respuesta a los hallazgos basados sobre todas las características
internas del área de facturación, para establecer un marco de acción.
3) Fase 3: Sugerir modelo de matriz a utilizar para el desarrollo del
proceso de Facturación. A partir de la información recolectada en las
dos primeras etapas se diseñará un modelo de auditoría de gestión
interna la cual pretende mostrar de forma práctica la el proceso bajo
los estándares normativos vigentes.

1. Combinar los hallazgos y diagnosticar.

1.1. ¿Cuál es la capacidad óptima para el logro de los objetivos?

Si se puede cumplir con el proceso a cabalidad, la farmacia cuenta con
el personal idóneo y capacitado en cuanto a los perfiles requeridos para
cada uno de los cargos que involucran a todo el personal de
facturación, para la correcta funcionalidad del proceso. Sin embargo, se
evidencia que por parte de la empresa son muy escasas las
capacitaciones que involucran la socialización de los nuevos contratos y
planes de contingencia sobre las fallas en la plataforma de verificación.
1.2. ¿Cómo se esta ejecutando realmente el proceso de acuerdo con lo
planeado?
Inicialmente se debe hacer un filtro en el punto de información para
verificar que el usuario efectivamente pertenezca a la población
capitada para la entrega de los medicamentos e insumos médicos. Se
evidencio que muchos de los errores de facturación y glosas, se deben
a que no se esta haciendo la correcta verificación del portal de usuarios
per cápita CAPRESOCA EPS; por tal motivo al usuario llegar a la
ventanilla de facturación y dispensación, las auxiliares dan por hecho
que el usuario pertenece a la población contratada y hacen la
facturación de los medicamentos.

1.3. ¿Qué factores no permiten que se logren los objetivos con claridad?
La falta de comunicación interna, la incorrecta utilización de las
herramientas ofimáticas de verificación y la indisposición por parte del
personal responsable de verificar en primera instancia la información.

1.4. ¿A qué factores debemos poner mayor atención?

El clima laboral es uno de los factores que mas esta poniendo en riesgo
el proceso de facturación, no hay buena comunicación entre las partes
involucradas en la ejecución del proceso. Cada quien se limita a sus
funciones y debido al alto flujo de usuarios y sobre carga laboral se
limita el tiempo de atención, no se realiza un segundo filtro de
verificación.

1.5. ¿Cuáles objetivos pueden alcanzarse con estas condiciones y cuáles

no?
Mediante capacitación al personal se puede reforzar y retroalimentar el
paso a paso para la realización del proceso de facturación desde el
momento del ingreso del usuario a la Farmacia. Capacitaciones sobre
atención al usuario, clima laboral e inteligencia emocional para
contribuir al buen desarrollo de las actividades diarias en equipo.
 Difícilmente se puede manejar el tiempo de cada atención, cada usuario
viene por diferentes servicios farmacéuticos y cada uno de esos
servicios requiere un tiempo que no se puede medir, ya que depende
única y exclusivamente de la cantidad de servicios que requiere cada
usuario.

1.6. Examinar y conciliar

Se estable la importancia de conformar un equipo de trabajo con
capacitación adecuada para analizar los objetivos y actividades de la
organización, que conlleven a identificar cada uno de los
procedimientos y clasificarlos según su relevancia.
Una opción que se pondrá en contexto con las directivas de la
Institución es la implementación de un modelo de auditoría interna que
ayude a la en el cumplimiento de objetivos y metas, basado en un
enfoque sistemático y disciplinado que busque evaluar y garantizar la
eficacia de los procesos a tiempo.

2. Diagnostico
El proceso para generar el acta de dispensación o factura, inicia desde
el momento en que el usuario ingresa a la farmacia. Desde el punto de
información, donde se encuentra el personal de atención al usuario, se
le hace la verificación en la plataforma de usuarios de CAPRESOCA
EPS, para validar si el usuario se encuentra activo en ese punto de
dispensación y corresponde a los municipios mencionados dentro del
contrato. Una vez verificado en la plataforma se procede a verificar la
documentación requerida para la dispensación y facturación del
medicamento.
Si el usuario pasa el primer filtro, continua al área de dispensación que
es atendida por las Auxiliares de Farmacia, allí se procede a realizar la
facturación en la plataforma MANTIS, que permite realizar otros filtros de
validación, como el régimen al que pertenece el usuario y el historial de
entregas. Al final de la jornada los paquetes generados dela facturacion
de los servicios pasan se entregan al asistente de facturacion para su
digitalización y envió a Facturación Bogotá, donde finalmente estos
paquetes son auditados.

Se evidencia que cada uno de los involucrados en el proceso, tanto la

persona encargada de atención al usuario, las auxiliares de farmacia y el
asistente de facturación, no están realizando de manera eficaz los filtros
para la correcta ejecución del proceso de facturación. Lo que conlleva a
que diariamente se evidencien una cantidad considerable de errores de
entregas a usuarios que no pertenecen a la cápita contratada.

Se sugiere que cada uno de los responsables realice las actividades

esenciales para la correcta ejecución del proceso de facturación y así
evitar las glosas y retrocesos.

• Para el personal de atención al usuario: realizar la correcta

verificación de los documentos requeridos y la validación de
servicios en cada una de las plataformas que sirven de soporte.
Además de dar toda la información necesaria de lo que el usuario
requiere para recibir oportunamente la atención.

• Para el personal de Farmacia: A pesar de que pueda parecer

obvio y tedioso, es necesario que se realice una segunda
validación de los servicios, que se identifique el tipo de servicio
que requiere el usuario y se proceda a facturar teniendo en
cuenta las fechas estipuladas para entrega de medicamentos de
la base de datos detallada de cada usuario. Adicional a esto,
generar al final del día un soporte de facturación donde se
relacionen todos los servicios facturados con los paquetes de
documentos, verificando que el consolidado corresponda con las
actas de dispensación entregadas. Además, una pre auditoria de
los datos del paciente, que sea el usuario correcto, el servicio
requerido, el medicamento correcto y la cantidad correcta.
• Para el personal asistente de facturación: Al recibir los paquetes
de facturas, verificar que estas tengan los soportes exigidos,
dependiendo del tipo de servicio. Se sugiere realizar una
preauditoria verificando: factura completa, datos básicos, soportes
y las tarifas de los servicios facturados, copagos y cuotas
correspondan a lo cobrado en la factura y si encuentra alguna
inconsistencia, genere la devolución a al auxiliar de farmacia para
su corrección. Después de esto, proceda a la digitalización de los
paquetes para entrega al área de Facturación y registre dicha
entrega en el formato base de datos consolidado de entrega de
facturas; así se puede generar diariamente el informe de auditoría
de facturación, con las novedades más relevantes presentadas en
la ejecución del procedimiento de auditoría de facturas.

De esta manera se garantiza la unificación de criterios en el

desarrollo del proceso, se asegura el buen desempeño del talento
humano y el mejoramiento del proceso, minimizando el riesgo de
cometer errores y reprocesos, lo cual nos certifica un servicio
oportuno, seguro y confiable.