FECHA DE ELABORACIÓN:

Marzo de 2016
PROCEDIMIENTO DE FECHA DE APROBACIÓN:
REQUISITOS LEGALES Marzo de 2016.
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ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO
Gerente SST Gerente Administrativo Gerente General

1. OBJETIVO.

Establecer la metodología, responsabilidades y controles para la identificación, disponibilidad,

actualización, evaluación y toma de acciones del cumplimiento de los requisitos legales y/o
contractuales que controlan el desempeño ambiental, Calidad, seguridad y salud en el trabajo,
en las actividades aplicables.

2. ALCANCE.

Aplica para la identificación, disponibilidad, actualización, evaluación y toma de acciones del

cumplimiento de los requisitos legales, que aplican para las actividades, y en los sitios de
ejecución.

3. RESPONSABLE.

La responsabilidad para la actualización normativa es del Gerente de SST.

4. DEFINICIONES.

Ley: Regla de conducta obligatoria dictada por el poder legislativo, o por el ejecutivo cuando lo
sustituye o se arroga sus atribuciones.

Decreto Ley: Norma expedida por el Presidente de la República en uso de sus facultades
extraordinarias otorgadas por el Congreso Nacional, ostenta la misma jerarquía de la Ley.

Decreto: Mandato o decisión de una autoridad ejecutiva sobre un asunto, negocio o materia de
su competencia.

Resolución: Acto administrativo que reglamenta un decreto o impone unas obligaciones de

carácter general o particular dependiendo a quien está dirigido y es expedida por los Ministerios
o demás autoridades administrativas del orden nacional o territorial.

Jurisprudencia: Decisión de carácter general y definitivo tomada por los órganos

jurisdiccionales del país.

Circular: Escrito dirigido a varias personas para notificar algo.

Artículo: Es la división elemental y numérica que aplica a códigos, reglamentos, leyes, entre
otros.

ARL: Administradora de Riesgos Laborales

Legislación Colombiana: Conjunto de normas jurídicas de general aplicación que regulan las
conductas humanas en cuanto inciden sobre la Salud Ocupacional y Medio Ambiente o alguno
de sus elementos y que son de obligatorio cumplimiento.
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REQUISITOS
LEGALES
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Requisitos Legales: Indica las condiciones necesarias específicas que debe reunir una
actividad, instalación, equipamiento, proceso o servicio determinado para cumplir con los
postulados concretos que se recopilan en los textos legales.

Parte Interesada: Individuo o grupo involucrado con, o afectado por el desempeño en

seguridad y salud ocupacional de una Institución.

Requisito Contractual: Aquellos requisitos acordados con los clientes, para cumplimiento
particular de compromisos de Salud, Seguridad y Protección del Medio Ambiente.

5. CONDICIONES GENERALES

- Se hace seguimiento al cumplimiento de la normatividad vigente cada mes.

- Las actualizaciones normativas se hace de manera mensual consultado las páginas de
interés en materia de SST y Ambiente las cuales se enuncian en el siguiente
procedimiento.

6. DESARROLLO
DESCRIPCIÓN RESPONSABLE FORMATO
Encargado de Matriz de
Actualizaciones: El encargado de SST en conjunto con el SST Requisitos
área jurídica deben identificar los requisitos legales que legales
apliquen a la organización; señalando específicamente qué
requisito debe cumplir y las condiciones. Para esta
actividad se debe recurrir a los siguientes medios:
• Actualizaciones legales suministradas por la ARL a
la cual se encuentra afiliada la organización.
• Consulta con otras organizaciones como Ministerio
de Minas y Energía, Ministerio de Medio Ambiente
Vivienda y Desarrollo Territorial, Ministerio de
transporte, instituciones Contratantes y otras
entidades de actividades afines o relacionadas.
• Páginas web especializadas de ministerios,
abogados laboristas, pagina ARL, Legis,
www.belisariovelasquez.com.co
www.saludlaboral.com www.laborando.jimdo.com,
www.ambientalex.com.
• Requisitos establecidos por clientes en
especificaciones técnicas o cláusulas de contratos a
los que se someta la organización.

Esta identificación debe quedar registrada en la Matriz de

Requisitos Legales y Otros donde también debe registrarse
el cumplimiento de cada requisito. El Gerente de SST debe
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difundir sus hallazgos a las partes y niveles pertinentes
dentro de la organización. En conjunto con las partes
involucradas se tomarán decisiones para el cumplimiento
de los requisitos legales.

El encargado de SST en conjunto con el área jurídica debe

revisar si existen nuevos requisitos legales aplicables a las
actividades de la organización en seguridad, salud en el
trabajo y Medio Ambiente. En caso de que existan, debe
actualizar la Matriz de Requisitos Legales y Otros y notificar
al Gerente y/o representante por la dirección, indicando Matriz de
Encargado de
Requisitos
exactamente los nuevos requisitos legales. Para ello el SST
legales
encargado de SST, revisarán mensualmente la
aplicabilidad de nuevos requisitos y el cumplimiento a los
requisitos ya existentes aplicables para la organización,
según las páginas de consulta referenciadas anteriormente;
los resultados se registrarán (Chequeo de Nuevos
Requisitos Legales).
El encargado de Matriz de
El encargado de SST en conjunto con el área jurídica SST Requisitos
Gerente de SST deberán revisar el cumplimiento y la legales
vigencia de los requisitos legales ya identificados de
manera mensual, revisando cada requisito legal con sus
mecanismos para el cumplimiento establecidos en la Matriz
de Requisitos Legales, dejando evidencia en la misma
matriz de requisitos legales mensualmente para identificar
todos los aspectos relacionados con el sistema integral de
gestión, entre ellos, los requisitos legales aplicables; Una
vez identificado un cambio en el procedimiento o en la
matriz de requisitos legales se procederá a actualizarla y
socializarla a las partes interesadas según la competencia.

En caso de identificarse algún incumplimiento, debe

aplicarse un plan de acción a través de la metodología
documentada en el procedimiento de acciones correctivas y
preventivas, los planes de acción que se deriven del
incumplimiento de estos requisitos deberán ser verificados

directamente por la Gerencia para el cierre eficaz de las

acciones implementadas para buscar el cumplimiento de
este requisito
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La matriz de requisitos legales debe contener claramente

los siguientes aspectos:

Tipo: Clase de Requisito

Origen o Emisor: Entidad que lo creó, modifico, emitió.
Peligro/aspecto relacionado: que o quienes se pueden
ver afectados.
Norma: Nombre de la norma o tema al cual hace referencia
Numero: Numero de la ley, decreto, resolución.
Año: Año en que se dio por aprobado
Artículos: Partes específicas de la norma sobre las cuales
se va a ejercer cumplimiento.
Tema: Descripción especifica de la norma.
Aplica: si está relacionada con las actividades de la
Organización.
Cumple: si se está realizando o realizada.
Evidencia de cumplimiento/ como se Cumple:
Documentos que soportan y demuestra el cumplimiento.
Responsable: Es el cargo o persona responsable de la
aplicación del requisito
Frecuencia: Periodo a evaluar
Seguimiento: Organismo a verificar

Acceso: El encargado de SST es el que debe controlar el

acceso de los requisitos legales y de otra índole. El Matriz de
Encargado de
personal de la organización, involucrado con cada una de Requisitos
SST
las normas, tendrá acceso a dicha información ya sea en legales
medio físico ó magnético, de igual forma la normatividad
vigente y los requisitos legales se

Implementación de acciones: Establecer acciones

correctivas o preventivas a través de los formatos “Solicitud Matriz de
Encargado de
de acción correctiva” ó “Identificación y análisis de fallas Requisitos
SST
potenciales-Acciones preventivas”, encaminadas a dar total legales
cumplimiento a la normatividad. Estas acciones serán
cerradas en el momento que sean eficaces.

Chequeo de nuevos requisitos: Mensualmente, el

Encargado de SST, deben revisar si existen nuevos Matriz de
requisitos legales en seguridad y salud trabajo aplicables a Encargado SST Requisitos
las actividades de la organización, se dejará evidencia de la legales
actualización en el formato de chequeo a cumplimiento de
nuevos requisitos legales y posterior socialización según
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aplique; Se debe actualizar la Matriz de Requisitos Legales
y Otros y notificar a los personas adscritas a la
organización, indicando exactamente los nuevos requisitos
legales identificados,

Para ello, se chequeará mensualmente la presencia de

nuevos requisitos a través de los medios enumerados
anteriormente.

Evaluación al cumplimiento legal: El encargado de SST,

deben verificar la evaluación al cumplimiento y la vigencia
de los requisitos legales ya identificados mensualmente y
actualizados en la matriz de requisitos legales, realizando
inspecciones. En caso de identificarse algún
Matriz de
incumplimiento, debe aplicarse el procedimiento (Acciones Encargado de
Requisitos
Correctivas y Preventivas) y formular un plan de acción SST
legales
para buscar el cumplimiento de este requisito.

Evidencia de esta evaluación al cumplimiento legal, se hará

mediante la revisión mes a mes de los requisitos aplicables
documentados en la matriz de requisitos legales,
guardando copia mensual de la misma.

Acceso a la información sobre requisitos legales

aplicables: Para el personal vinculado a la organización, la Matriz de
información sobre requisitos legales en seguridad y salud Encargado SST Requisitos
en el trabajo y medio ambiente y otros se encuentra legales
accesible en la (Matriz de Requisitos Legales y Otros) a
través del encargado de SST.

7. CONTROL DE MODIFICACIONES

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