Planeación estratégica:

midiendo la eficiencia y la eficacia

M.E. Carlos Iván Campos Arana

Director de Planeación
Universidad de Quintana Roo
OBJETIVO

Compartir la experiencia de la Universidad de Quintana

Roo (UQROO) sobre la mejora continua del Sistema
Integral de Información Administrativa (SIIA), al exponer
el marco conceptual y el proceso aplicado para la
medición de la eficiencia y la eficacia en un esquema de
Planeación estratégica.
MARCO CONCEPTUAL

¿Qué significan y cómo se vinculan estos conceptos?

 Planeación estratégica

“es una transición ordenada entre la posición que una organización tiene ahora y la que desea
para el futuro.” Planeación estratégica creativa. Fabián Martínez Villegas.

“es el proceso por el cual los miembros guía de una organización anticipan su futuro y desarrollan
los pocedimientos y operaciones necesarias para lograrlo.”
Planeación estratégica aplicada. Leonard D. Goodstein.

“es explotar y crear oportunidades nuevas y diferentes para el futuro.”

Administración estratégica. Fred R. David.

"es un proceso que se inicia con el establecimiento de metas organizacionales, define estrategias
y políticas para lograr estas metas, y desarrollar planes detallados que aseguren la implantación
de las estrategias y obtener los fines buscados." Planeación estratégica. George A. Steiner.

“un medio sistemático para que una empresa llegue a ser lo que quiere ser.”
“un instrumento para que los gerentes mantengan el control del destino de sus organizaciones.”
Planeación estratégica

Planeación estratégica
es… “el elemento de luz para
penetrar en la oscuridad de
la incertidumbre con la
iluminación de la
probabilidad y de la
posibilidad para lograr lo
que más deseamos.”

Anónimo.
 Planeación estratégica

VISIÓN
SITUACIÓN
MISIÓN DESEADA

RECURSOS
•Humanos
Maximizar oportunidades •Financieros ESTRATEGIAS
Disminuir amenazas •Legales
•Tecnológicos
Aumentar fortalezas
• Materiales
Minimizar debilidades
FUTURO
DIRECTRICES
INERCIAL
GENERALES DE
TRANSICIÓN

Ámbito Amenazas
SITUACIÓN Externo Oportunidades
ACTUAL ANÁLISIS
Ámbito Fortalezas
Interno Debilidades
 Eficiencia y Eficacia
EFICIENCIA
Relación entre dos magnitudes
físicas: producción de un bien
o servicio y los insumos que se
utilizaron para alcanzar ese
nivel de producto.
Utilización o rendimiento de los
recursos; relación entre cantidad
producida y recursos consumidos.
Realizar un trabajo o una actividad al
menor costo posible, en el menor
tiempo, sin desperdiciar recursos
económicos, materiales y humanos.
Hacer las cosas "correctamente“
(lógica procesal)
EFICACIA
El grado de cumplimiento de los
objetivos planteados.
En qué medida la institución está
cumpliendo con sus objetivos
fundamentales.
Nivel de contribución al cumplimiento de
los objetivos estratégicos de la empresa.
Resultados en relación a las metas y al
cumplimiento de los objetivos de la
organización.
Hacer las cosas "correctas“
(lógica direccional)
 Eficiencia y Eficacia

La eficiencia hace referencia a la mejor utilización de los recursos, en tanto que la

eficacia hace referencia a la capacidad para alcanzar un objetivo.

INEFICIENTE, EFICIENTE, INEFICIENTE, EFICIENTE,

INEFICAZ INEFICAZ EFICAZ EFICAZ

Desperdicia los Administra bien los Desperdicia los Administra bien

recursos y no recursos pero no recursos pero los recursos y
alcanza las metas alcanza las metas alcanza las metas alcanza las metas
establecidas. establecidas. establecidas. establecidas.

"No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer
las cosas correctas (eficacia)...” Arco Iris diferentes. Peter Drucker

EFECTIVIDAD
VINCULACIÓN PARA LA MEDICIÓN

¿Cómo medir la Eficiencia y la

Eficacia en el marco de la Planeación
estratégica?
 Niveles de gestión

Nivel ESTRATÉGICO: Efectos deseados

Eficacia:
(lógica direccional)‫‏‬
Relación entre productos
esperados y efectos deseados
Nivel COORDINATIVO: Productos
esperados
Eficiencia:
(lógica procesal)‫‏‬
Relación entre los insumos
y los productos esperados.

Nivel OPERATIVO: Insumos

Fuente: "Planificación y Control de la Producción Pública“.
Kilian Zambrano D.
 Focalizando la medición

VISIÓN
SITUACIÓN
MISIÓN DESEADA

RECURSOS
•Humanos
Maximizar oportunidades •Intelectuales ESTRATEGIAS
Disminuir amenazas •Financieros
•Tecnológicos
Aumentar fortalezas
• Materiales
Minimizar debilidades
FUTURO
DIRECTRICES
INERCIAL
GENERALES DE
TRANSICIÓN

Ámbito Amenazas
SITUACIÓN Externo Oportunidades
ACTUAL ANÁLISIS
Ámbito Fortalezas
Interno Debilidades
 Focalizando la medición

SITUACIÓN
DESEADA
Eficiencia

Eficiencia Eficacia
Eficacia

Eficiencia RECURSOS
•Humanos
Eficacia •Intelectuales
•Financieros
•Tecnológicos
Eficiencia • Materiales

Eficacia

SITUACIÓN
ACTUAL
INSTRUMENTACIÓN EN LA UQROO

¿Cómo se ha instrumentado, a través

del SIIA el modelo de medición de la
Eficiencia y la Eficacia en la
Universidad de Quintana Roo
(UQROO)?
 Premisas de viabilidad

1.-Los objetivos y metas de las áreas directivas están en concordancia con el

propósito para el cual la institución existe y con la transformación que se desea
(Misión-Visión).

2.-La institución ha definido los objetivos que orientarán la acción y ha traducido

éstos en proyectos y metas concretas de desempeño (Objetivos estratégicos,
metas).

3.-Los proyectos y metas están ligados al recurso asignado y a su indicador de

desempeño.

4.-El seguimiento presupuestal y programático en el SIIA, se alinea a un

registro de objetivos evaluables de la Rectoría y del Cuerpo Directivo (Parrilla
OVAR).

5.-Se incorporó al SIIA un nuevo Módulo, con base al esquema de

Planeación estratégica.
 Concepto del SIIA- UQROO-Módulos

Recursos Control
Financieros Escolar

Recursos
Humanos
RECURSOS FINANCIEROS
•Presupuestos. •Administración Patrimonial.
•Contabilidad. •Almacenes.
•Adquisiciones. PERO… •Ingresos y Egresos.

RECURSOS HUMANOS
•Bajas.
¿Dónde registrar y
•Gastos médicos.
•Altas. medir el cumplimiento
•Selección y capacitación.
•Datos personales. •Planta de maestros.
de los
•Datos generales. objetivos,
•Nóminas.
•Prestaciones
proyectos
•Sueldos y salarios. laborales.
y metas
•Incapacidades. •Pagos a instituciones de seguridad social.
institucionales…y su
CONTROL ESCOLAR
costo?
•Inscripciones de nuevo ingreso. •Certificaciones.
•Reingreso. •Revalidación de estudios.
•Recopilación de calificaciones. •Expedición de credenciales.
•Expedición de cartas de pasantes. •Admisiones.
 Concepto del SIIA-UQROO- Módulos

Recursos Control
Financieros Escolar
Módulo de
Planeación
Recursos
Humanos

•Planeación,
Programación y
Presupuesto

•PARRILLA OVAR*, PIFI´s, PAL,

POA
•Seguimiento de Indicadores,
•Proyectos, costos
PLANEACIÓN •Metas, actividades
y resultados de la alta dirección.

Otros módulos que podrán incorporarse gradualmente:

Formación profesional (Promep), Investigación, tecnología y *Objetivos, Variables de Acción, Responsables
comunicaciones, internacionalización, servicios al estudiante,
infraestructura, etc.;
 Concepto del SIIA-UQROO
Atributos normativos
Estructura programática alineada a la misión, visión y objetivos estratégicos de la institución.
Registra al POA Estatal y al Programa Anual de Labores. Se incorporan los indicadores
correspondientes.

Programación-presupuestación basada en metodología OVAR y tablero de control tipo BSC;

registro de procesos del Sistema Integral de Gestión de Calidad (SIGC).

Programación de los procesos anuales, especificando insumos, productos y/o servicios a

generarse, así como proveedores y clientes.

Asignación presupuestal top-down a las unidades responsables; organizado por fondos y con
los recursos para la operación de los proyectos especificadas en la programación anual.

Cumple con las políticas presupuestales que la institución ordena para este ejercicio, registrados
en una contabilidad matricial.

Las actividades del personal están directamente relacionadas con los objetivos planteados,
permitiendo saber qué persona esta haciendo qué, y cuál no tiene actividades asignadas.
 Atributos operativos
El SIIA permitirá que las unides responsables revisen en línea sus actividades y tareas y el
seguimiento de las mismas.

Monitorea el avance de los objetivos-proyectos-actividades a través de un tablero de control.

Da seguimiento en línea a los gastos de la institución por Unidad, Fondo, responsable, función,
objetivo y concepto del gasto.

Todo movimiento financiero, es registrado en línea y automáticamente afecta los informes en los
que tiene ingerencia.

Registro y seguimiento de los productos/servicios resultantes de la operación previamente

programada, obteniéndose los costos de los mismos.

Se incorporan los formatos requeridos por la federación y el estado (PIFI, 911, SIPOA).

Las compras de la institución se pueden publicar en internet, con la información del monto,
objetivo-proyecto, e incluso la imagen de la factura (transparencia).

Los proveedores podrán actualizar sus cotizaciones en línea, permitiendo que las unidades
responsables registren sus precios mas recientes.
Concepto del SIIA-UQROO

Demostración