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Guia05com218 2019
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“DISEÑO DE ENTRADAS”
1. Definición de un formulario. ............................................................................................................. 2
2. Elementos a considerar en el diseño de formularios. ........................................................................ 3
2.1. Siete secciones de un formulario. ............................................................................................... 3
3. Secciones de un formulario a tres secciones de la pantalla............................................................... 5
4. Diseño de la interfaz gráfica de usuario. ........................................................................................... 5
4.1. Recomendaciones para el Diseño de interfaz gráfica de usuario. .............................................. 5
4.2. Uso de color en el diseño de pantallas. ...................................................................................... 6
5. Creación de un formulario en Access. .............................................................................................. 7
5.1. El asistente para formularios. ..................................................................................................... 8
5.3. La vista diseño de formulario ................................................................................................... 12
5.3.1. El área de diseño consta de tres secciones: ....................................................................... 13
5.3.2. La pestaña Diseño de formulario ...................................................................................... 13
5.3.3. Manejo de los controles .................................................................................................... 17
5.3.4. Propiedades de un formulario: .......................................................................................... 23
5.3.5. Ventana propiedades: ........................................................................................................ 24
5.4. Creación de un formulario en vista de diseño. ......................................................................... 28
5.4.1. Incluir un formulario dentro de otro formulario. .............................................................. 29
5.4.2. Diseño de formularios personalizados .............................................................................. 34
5.4.3. Añadir Campos Calculados. .............................................................................................. 47
Un formulario es un objeto de Access que nos permitirá introducir y modificar los datos de una forma
más "amable" y cómoda por medio de la definición de pantallas. Los formularios tienen la ventaja de
poder:
- Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo.
- Calcular campos.
- Crear y utilizar gráficos.
- Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.
La introducción de los datos directamente sobre las tablas es bastante incómoda. No sólo no se pueden
ver todos los campos sin desplazarse con la barra de herramientas, sino que además los registros están
uno encima de otro. Si se pierde la referencia del registro se pueden introducir datos que no
correspondan a ese registro.
Los formularios permiten la introducción de datos en las tablas de una forma más sencilla y más limpia.
En vez de introducir los datos directamente sobre la tabla, los datos se introducen en la tabla a través de
los formularios.
Hay diferentes formatos de formularios, en alguno de ellos los registros se pueden ver de forma aislada,
en otros, todos los registros juntos, o también se puede diseñar un formulario con un formato
totalmente personalizado.
En una base de datos se puede crear más de un formulario basado en una misma tabla. Un formulario
puede tomar varios campos de una tabla o todos, incluso puede tomar campos de diferentes tablas.
Las tablas almacenan la información, los formularios se encargan de recogerla. Para que las tablas
puedan incluir los datos de los formularios deben estar cerradas. Al cerrar o guardar los formularios, las
tablas se actualizan.
El analista de sistemas debe ser capaz de diseñar un formulario completo y útil; los formularios
innecesarios desperdician los recursos de una organización. Los formularios son instrumentos
importantes para dirigir el curso de trabajo. Son documentos impresos que las personas deben llenar de
manera estandarizada. Los formularios solicitan y capturan la información requerida por los miembros
de la organización que, a menudo, se introducirá en la computadora; por medio de este proceso, sirven
como documentos fuente para los usuarios o constituyen el origen de los datos que los humanos deben
introducir en aplicaciones de comercio electrónico. Para diseñar formularios útiles debemos tener en
cuenta los siguientes cuatro lineamientos de diseño de formularios:
1. Que los formularios sean fáciles de llenar.
2. Que cumplan con el propósito para el que se diseñaron.
3. Que su diseño contribuya a que se completen con precisión.
4. Que sean atractivos
Hay un método que facilita a las personas llenar los formularios en forma correcta; éste se enfoca en
agrupar la información en forma lógica. Las siete secciones principales de un formulario son:
1. Encabezado.
2. Identificación y acceso.
3. Instrucciones.
4. Cuerpo.
5. Firma y verificación.
6. Totales.
7. Comentarios
.
2.1.1. Leyendas
El uso de leyendas claras es otra técnica para facilitar el trabajo de llenar un formulario. Las leyendas
indican a la persona que completa el formulario lo que debe poner en una línea, espacio o cuadro en
blanco. En la siguiente figura se muestran varias opciones para las leyendas. Se muestran dos tipos de
leyendas de línea, dos tipos de leyendas de verificación y ejemplos de una leyenda enmarcada y una
leyenda de tabla.
La parte superior está constituida por una sección de “encabezado”: contiene los títulos de software y
de archivos abiertos, menús desplegables e iconos que realizan ciertas tareas.
La sección media se denomina el “cuerpo” de la pantalla. El cuerpo se puede usar para introducir datos;
se organiza de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo debido a que las personas en las culturas
occidentales mueven sus ojos por una página de esta forma. Las leyendas e instrucciones se deben
suministrar en esta sección para ayudar al usuario a introducir los datos pertinentes en el lugar correcto.
También puede haber ayuda sensible al contexto disponible cuando el usuario haga clic en el botón
derecho del ratón en la sección del cuerpo de la pantalla.
El color es una forma atractiva y comprobada de facilitar a los usuarios las tareas que requieren la
entrada de datos en la computadora. El uso apropiado de color en las pantallas nos permite contrastar el
primer plano con el fondo, resaltar los campos importantes en los formularios, mostrar los errores,
resaltar la entrada de código especial y llamar la atención para muchos otros atributos especiales.
Hay que usar colores de alto contraste para mostrar el primer plano y el fondo, de manera que los
usuarios puedan comprender rápidamente lo que se presenta. El color de fondo afecta la percepción del
color de primer plano. Por ejemplo, el verde oscuro tal vez se vea distinto si se quita de un fondo
blanco y se coloca en uno amarillo. Las cinco combinaciones más legibles de letras en primer plano
sobre un fondo son (empezando con la combinación más legible):
Las combinaciones menos legibles son rojo sobre verde y azul sobre rojo. Como podemos ver, los
colores brillantes se deben usar para el primer plano, y los menos brillantes para el fondo. Los colores
con contrastes fuertes se deben asignar primero a los campos que se deben diferenciar; después se
pueden asignar otros colores.
Use el color para resaltar los campos importantes en las pantallas. Los campos que son importantes se
pueden mostrar en colores distintos de los demás. Tenga en cuenta las normas culturales. Por lo general
A un formulario que visualiza un registro de una vez se le conoce como un formulario sencillo
o básico.
Los formularios podemos crearlos mediante un asistente o bien en blanco y diseñarlos a nuestra
medida. Para ver cómo se crean, hemos de estar situados con una base de datos abierta en la pestaña
crear.
2. Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación
del formulario.
3. Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los datos
de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
Para arrancar el asistente para formularios haz clic en la opción Asistente para formularios que
puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta pantalla elegimos el estilo que queremos dar al formulario, podemos elegir entre los
estilos que tiene definidos Access. Seleccionando un estilo aparece en el dibujo de la izquierda
el aspecto que tendrá el formulario con ese estilo.
Una vez seleccionado el estilo que nos interesa pulsamos el botón Siguiente y aparece la última
pantalla del asistente para formularios:
Abrir el formulario para ver o introducir información en este caso veremos el resultado del
formulario preparado para la edición de registros, por ejemplo:
Podemos mostrar u ocultar el encabezado o el pie haciendo clic en el botón Encabezado o Pie del
formulario de la pestaña Organizar:
Alrededor del área de diseño tenemos unas reglas que nos permiten medir las distancias y los controles,
también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del área de diseño.
Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos las opciones Regla y Cuadrícula respectivamente,
que puedes ver en la imagen anterior.
Si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora y la Vista
Formulario que nos presenta los datos del origen del formulario tal como lo tenemos definido en la
vista diseño.
Access 2007 introduce la Vista Presentación que nos permite trabajar casi del mismo modo en que lo
hacemos con la Vista de Diseño pero con las ventajas de la Vista Formulario, pues nos muestra a
tiempo real los datos del formulario para que nos hagamos una idea aproximada de cómo será su
aspecto final.
También podremos acceder a las vistas Tabla dinámica, Hoja de datos y Gráfico dinámico, que ya
hemos comentado, si previamente lo permitimos en las propiedades del formulario (ver sección
propiedades del formulario más adelante).
En la sección Herramientas podrás encontrar el botón Agregar campos existentes, que hace aparecer y
desaparecer el cuadro Lista de campos en el que aparecen todos los campos del origen de datos para
que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como veremos más adelante.
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble
clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear
todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón
correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón .
Etiqueta sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro del control o
en su propiedad Título.
Cuadro combinado . En muchos casos, es más rápido y fácil seleccionar un valor de una lista que
recordar un valor para teclearlo. Una lista de posibilidades ayuda también a asegurar que el valor que se
ha introducido en el campo es correcto. Si no disponemos de suficiente espacio en el formulario para
mostrar la lista en todo momento se utiliza un cuadro combinado, ya que el cuadro combinado muestra
un sólo valor (el almacenado en el campo asociado al control) y si queremos ver la lista, la
desplegamos con la flecha que tiene a la derecha. Cuando añadimos un cuadro combinado al área de
diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
Cuadro de lista . A diferencia del cuadro combinado en el cuadro de lista la lista de valores aparece
desplegada en todo momento. Al igual que los cuadros combinados un cuadro de lista puede tener una
o más columnas, que pueden aparecer con o sin encabezados. Cuando añadimos un cuadro de lista al
área de diseño, se abre el asistente que nos ayuda a definir el control.
Un grupo de opciones consta de un marco de grupo así como de un conjunto de casillas de verificación,
botones de opción y botones de alternar. Cuando insertamos en el formulario un grupo de opciones, se
abre el asistente que nos ayuda a definir el grupo de opciones.
Botón de opción , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya creado,
o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, el botón tendrá este aspecto
, sino, este otro .
Casilla de verificación , se suele utilizar para añadir una nueva opción a un grupo de opciones ya
creado, o para presentar un campo de tipo Sí/No. Si el campo contiene el valor Sí, la casilla tendrá este
Botón de comando . Un botón de comando permite ejecutar una acción con un simple clic, por
ejemplo abrir otro formulario, borrar el registro, ejecutar una macro, etc... Al hacer clic en el botón, no
sólo se ejecutará la acción correspondiente, sino que también parecerá que se presiona y se suelta el
botón. También tiene un asistente asociado que permite crear botones para realizar más de treinta
acciones predefinidas distintas.
Control pestaña , se utiliza cuando queremos presentar para cada registro del origen muchos
campos que no caben en una sola pantalla y queremos organizarlos en varias pestañas.
Control imagen para insertar imágenes en el formulario, esta imagen no variará al cambiar de
registro.
Marco de objeto independiente para insertar controles como un archivo de sonido, un documento
Word, un gráfico, etc... Serán controles que no variarán al cambiar de registro.
Marco de objeto dependiente para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un registro a
otro.
Salto de página , el salto de página no tiene efecto en la vista Formulario pero sí en la vista
Preliminar y a la hora de imprimir.
Por último podemos añadir más controles, controles más complejos con el botón
Seleccionar controles.
Para seleccionar un control basta hacer clic sobre él. Cuando un control está seleccionado aparece
rodeado de cuadrados que llamaremos controladores de movimiento (los más grandes) y controladores
de tamaño (los más pequeños) como vemos en la siguiente imagen:
A veces puede resultar un poco complicado seleccionar controles porque, o bien son demasiado
pequeños o finos (como en el caso de las líneas), o porque se encuentran solapados. En estos casos es
muy útil utilizar la lista desplegable de selección de controles que se encuentra en la parte superior de
la Hoja de Propiedades que puedes mostrar haciendo clic en el botón Hoja de Propiedades en la pestaña
Diseño.
Hoja
Propiedades
Seleccionar un control de esta forma es muy sencillo, solo tienes que desplegar la lista y seleccionar el
control que te interesa.
Para seleccionar varios controles hacer clic sobre uno de los controles a seleccionar, mantener pulsada
la tecla Mayúsculas y hacer clic en cada uno de los controles a seleccionar.
Si queremos seleccionar varios controles contiguos hay una forma más rápida: pulsar el botón
izquierdo del ratón sobre el fondo del área de diseño y sin soltarlo arrastrarlo, vemos que aparece
dibujado en el área de diseño un cuadrado, cuando soltemos el botón del ratón, todos los controles que
entren en ese cuadrado quedarán seleccionados (no hace falta que el control se encuentre
completamente dentro del cuadrado).
Añadir controles
Lista de campos:
Copiar controles
Copiar controles es muy rápido y útil si deseas introducir varios controles de un mismo tipo. Sólo
tienes que seleccionar el control a duplicar y hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio (también
puedes utilizar la combinación de teclas Ctrl + C). Luego pégalos en el formulario utilizando el botón
Pegar de la pestaña Inicio o la combinación de teclas Ctrl + V.
Ten en cuenta que cuando un control es duplicado, su copia aparece con un nombre diferente. Puedes
modificar este nombre haciendo clic derecho sobre él y seleccionando la opción Propiedades en el
menú contextual.
Para mover un control de sitio, seleccionamos el control y movemos un poco el ratón sobre el control
hasta que el puntero del ratón tome forma de mano. En ese momento pulsar el botón del ratón y
manteniéndolo pulsado arrastrar el control hasta su posición definitiva. Cuando seleccionamos un
control también se selecciona la etiqueta que tiene asociada y se moverán tanto el control como su
etiqueta.
Para mover únicamente su etiqueta mover el ratón encima del controlador de movimiento de la etiqueta
y cuando el puntero del ratón toma la forma de un dedo índice arrastrar la etiqueta.
También podemos mover el control sin su etiqueta del mismo modo pero el dedo índice debe aparecer
encima del controlador de movimiento del control.
Para mover varios controles a la vez, seleccionarlos y mover uno de ellos, se moverán todos.
Además de poder utilizar la pestaña Organizar para modificar el formato de nuestros formularios
podemos aprovechar unas cuantos opciones que nos serán muy útiles para mejorar la presentación de
los objetos que creemos:
Para alinear varios controles, podemos moverlos uno a uno guiándonos por la cuadrícula pero
tenemos una opción del menú Formato que nos permite realizarlo de forma más cómoda.
Seleccionamos los controles de la sección Alineación: izquierda, derecha, arriba, abajo.
Utiliza las opciones de la sección Tamaño para ajustar el tamaño de los controles.
Se procede de la misma forma que para alinear controles, seleccionamos los controles que queremos
ajustar y pulsamos la opción más adecuada a lo que queremos hacer.
Podemos elegir Ajustar, hace el control lo suficientemente grande para que quepa todo su contenido.
A la cuadrícula: ajusta a la cuadrícula.
Ajustar al más alto: todos los controles toman la altura del más alto.
Ajustar al más corto: todos los controles toman la altura del menos alto.
Ajustar al más ancho: todos los controles toman la anchura del más ancho.
Ajustar al más estrecho: todos los controles toman la anchura del menos ancho.
Utiliza la opción Delimitación para enlazar dos controles diferentes, de modo que si modificas uno el
otro se actualice para cuadrar con el primero.
Ajustar el espacio entre controles. Si queremos cambiar la distancia entre controles, además de
moverlos libremente por el área de diseño, podemos utilizar unas opciones de la sección Posición.
Seleccionamos los controles que queremos ajustar y elegimos la opción más adecuada a lo que
queremos hacer: dejarlos con el mismo espacio entre controles (Igualar), aumentar el espacio entre
todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la izquierda de la opción (Aumentar), o
reducir ese espacio (Disminuir).
También podemos hacer lo mismo con el espacio vertical, como dejar el mismo espacio entre controles
(Igualar), aumentar el espacio entre todos los controles seleccionados tal como muestra la imagen a la
izquierda de la opción (Aumentar), o reducir ese espacio (Disminuir).
Un formulario tiene atributos específicos, llamados propiedades, que puede utilizar para cambiar su
apariencia y tarea. Para acceder a estas propiedades.
Para visualizar las propiedades de cualquier objeto debemos situarnos en ese objeto y abrir la ventana
Propiedades, en concreto para acceder a las propiedades del formulario hacer clic sobre la esquina
superior izquierda del formulario (la que tiene un cuadrito negro) y hacer doble clic en dicho cuadrito
Selector de
formulario
Separadores de registros: si la propiedad está establecida a Sí aparece en la vista formulario una línea
de separación entre cada registro. Esta propiedad se suele utilizar cuando la vista predeterminada es la
de Formularios continuos.
Ajuste de tamaño automático, indica si una ventana Formulario se abre automáticamente con el
tamaño adecuado para mostrar registros completos. La ventana Formulario sólo cambia de tamaño si
se abre en vista Formulario. Si abres el formulario primero en la vista Diseño o la vista Hoja de
datos y a continuación, pasas a la vista Formulario, la ventana Formulario no cambiará de tamaño.
Centrado automático: indica si el formulario será centrado automáticamente en la ventana de la
aplicación cuando se abra.
Dependiendo del tamaño y la colocación de la ventana de la aplicación, los formularios pueden
aparecer por fuera de uno de los lados de la ventana de la aplicación, ocultando parte del mismo. Al
centrar el formulario automáticamente cuando se abre hace que sea más fácil de ver y de usar.
Si en la vista Diseño introduces algún cambio en un formulario cuya propiedad
AjusteDeTamañoAutomático está establecida en No y cuya propiedad CentradoAutomático está
establecida en Sí, cambia a la vista Formulario antes de guardar el formulario. Si no lo haces, Microsoft
Access recorta el formulario por los bordes derecho e inferior la siguiente vez que abre el formulario.
Si la propiedad CentradoAutomático está establecida en No, se abre una ventana Formulario con su
esquina superior izquierda en la misma posición que cuando se cerró.
Las propiedades referentes a botones sirven para que estos botones aparezcan o no en la ventana
Formulario.
Las propiedades referentes a imagen se refieren a una imagen de fondo del formulario, en ocasiones
definir una imagen de fondo puede requerir una gran cantidad de memoria.
Origen del registro: permite indicar de qué tabla o consulta se sacarán los datos a visualizar en el
formulario. Al posicionar el cursor sobre esta propiedad en la parte derecha aparece una flecha para
desplegar la lista de todas las tablas y consultas definidas en la base de datos y poder elegir una de
ellas, también aparece el botón que permite entrar en una ventana Diseño de consulta y definir
una nueva consulta que no se almacenará como tal sino que la propiedad se rellenará con el código
SQL correspondiente a la consulta que hayamos definido. También las personas que sepan SQL pueden
escribir la sentencia SQL directamente en la propiedad.
Filtro: permite poner una condición para filtrar los registros del origen que queremos aparezcan en el
formulario. El filtro entrará en funcionamiento cuando pulsemos el botón aplicar filtro de la barra de
herramientas o la opcíón Aplicar filtro u ordenar del menú Registros.
Ordenar por: permite indicar el campo por el cual queremos que salgan los registros ordenados. Si
queremos poner varios campos de ordenación tenemos que separarlos por punto y coma.
Permitir filtros: si esta propiedad está establecida a No quedarán desactivados los botones de la barra
de herramientas y las opciones del menú Registros referentes a filtros.
Permitir ediciones: si esta propiedad está establecida a No no se podrán realizar cambios en los datos
que aparezcan en el formulario, únicamente se podrán visualizar.
Permitir eliminación: si esta propiedad está establecida a No no se podrán borrar registros.
Permitir agregar: si esta propiedad está establecida a No no se podrán añadir nuevos registros.
Entrada de datos: si esta propiedad está establecida a Sí cuando se abre el formulario no se visualizan
los registros que ya existen en el origen sino que se nos abre un registro en blanco para empezar a
Permite asociar macros, procedimientos o código VBA a ejecutar cuando se produzca algún evento
asociado al formulario.
1. Dar clic en el botón Diseño del formulario, luego aparece ventana vista Diseño en
blanco. Observe que la zona cuadriculada es la zona que veremos cuando estemos utilizando el
formulario. Esta zona se puede ensanchar con el Mouse "estirando" su esquina inferior derecha
para que ocupe más zona de pantalla.
2. Con la base de datos abierta y situados en la pestaña Crear, dar clic en el botón selector de
formulario y luego clic en el botón hoja de propiedades.
Hoja de
Selector de propiedades de
formulario la ficha diseño
Para crear un subformulario se va a utilizar el ejemplo de la base de datos NorthWind. En este ejemplo
Necesitamos que en el formulario principal se muestre información básica del pedido y en
subformulario el detalle de los productos que incluye el pedido.De forma que tras crear el formulario
pedios, con todos los datos básicos del pedido, se va a crear dentro del formulario, el subformulario.
2. Tras crear el rectángulo aparece la siguiente ventana de diálogo, donde se elige si el formulario
se hace a partir de una tabla o de un formulario ya existente.
El diseño será mejor si se escoge un formulario, pero para eso el formulario de Detalles de
pedido tiene que estar ya creado. En este caso se selecciona Tabla o consulta.
3. En la ventana siguiente se selecciona la tabla de Detalles de pedido y los campos que se quiere
que formen parte del subformulario.
4. Se pulsa Siguiente. En esta ventana hay que determinar el tipo de conexión que existe entre el
formulario principal y el subformulario. El programa sugiere vínculos, si ninguno de ellos
coincide con la relación real que hay entre las dos tablas se selecciona Definir la mía propia, si
alguno de los vínculos coincide con la relación real. Se selecciona y se pulsa Siguiente.
En Campos del formulario/informe se debe seleccionar el campo del formulario Id pedido que permite
la relación con la otra tabla; Detalles de pedido. Y en Campos del subformulario/subinforme se debe
seleccionar el campo que permite la relación de la tabla Detalles de pedido con el formulario Pedidoss.
Formulario Principal:
Pedidos
Subformulario: Detalles de
pedido
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4.6.1. Diseño de formularios personalizados
Además de los controles explicados hasta ahora hay otros que permiten aprovechar plenamente el
entorno gráfico de Windows. El control lista desplegable ( combo box) puede aumenta la
velocidad y la precisión al introducir datos, ya que permite elegir el valor de una lista predefinida en
lugar de escribirlo. Esto garantiza que el dato introducido existe previamente en una lista desde la que
es escogido y elimina una fuente de errores. Los botones de opción o de alternar (botón de opción)
permiten elegir un valor entre varios mientras que las casillas de verificación (casilla de
verificación) permiten dar valores a los campos Sí/No. El control imagen (novedad en Access
95) complementa a los controles marco dependientes e independientes a la hora de añadir imágenes a
un formulario.. Los botones de orden permiten ejecutar procedimientos Access VBA .
El cuadro de lista permanece fijo y desplegado mientras que el cuadro combinado aparece como un
cuadro de texto con un triángulo a la derecha que permite desplegar el conjunto de los valores de la
lista.
Una vez activado el Asistente, cuando intentes crear un control de Cuadro de lista o Cuadro combinado
se lanzará un generador automático del control que, siguiendo unos cuantos pasos sencillos,
cumplimentará las propiedades del control para que muestre los datos que desees.
En el tema 3, con el asistente para búsquedas, ya tuvimos nuestro primer contacto con los cuadros
combinados y de lista, aquí repasaremos las propiedades más importantes.
Tipo de origen de la fila: En esta propiedad indicaremos de qué tipo será la fuente de donde
sacaremos los datos de la lista.
Podemos seleccionar Tabla/Consulta si los datos se van a extraer de una tabla o de una consulta.
La opción Lista de campos permite que los valores de la lista sean los nombres de los campos
pertenecientes a una tabla o consulta.
En cualquier caso se deberán indicar qué campos o valores serán mostrados con la siguiente propiedad:
Origen de la fila: En esta propiedad estableceremos los datos que se van a mostrar en el control.
Si, por el contrario, habíamos elegido Lista de valores, deberemos introducir todos los valores que
queremos que aparezcan en el control entre comillas y separados por puntos y comas:
"valor1";"valor2";"valor3";"valor4"...
Columna dependiente: Podemos definir la lista como una lista con varias columnas, en este caso la
columna dependiente nos indica qué columna se utiliza para rellenar el campo. Lo que indicamos es el
número de orden de la columna.
Encabezados de columna: Indica si en la lista desplegable debe aparecer una primera línea con
encabezados de columna. Si cambiamos esta propiedad a Sí, cogerá la primera fila de valores como fila
de encabezados.
Ancho de columnas: Permite definir el ancho que tendrá cada columna en la lista. Si hay varias
columnas se separan los anchos de las diferentes columnas por un punto y coma.
Limitar a lista: Si cambiamos esta propiedad a No podremos introducir en el campo un valor que no
se encuentra en la lista, mientras que si seleccionamos Sí obligamos a que el valor sea uno de los de la
lista. Si el usuario intenta introducir un valor que no está en la lista, Access devuelve un mensaje de
error y no deja almacenar este valor.
Filas en lista: Indica cuántas filas queremos que se visualicen cuando se despliega la lista. Esta
propiedad sólo se muestra para el control Cuadro combinado.
Selección múltiple: Esta propiedad puede tomar tres valores, Ninguna, Simple y Extendida.
Si seleccionamos Simple permitiremos la selección múltiple y todos los elementos sobre los que hagas
clic se seleccionarán. Para deseleccionar un elemento vuelve a hacer clic sobre él.
Seleccionando Extendida permitiremos la selección múltiple, pero para seleccionar más de un elemento
deberemos mantener pulsada la tecla CTRL. Si seleccionamos un elemento, pulsamos la tecla MAYUS
y dejándola pulsada seleccionamos otro elemento, todos los elementos entre ellos serán seleccionados.
Una vez incluido el control sobre el formulario o informe podremos alternar entre estos dos tipos
haciendo clic derecho sobre él y seleccionando la opción Cambiar a...
Este es un modo de transformar un control de un tipo de una clase a otra manteniendo prácticamente
todas sus propiedades intactas, sobre todo aquellas relativas a los orígenes de datos.
Los pasos para crear la lista desplegable con el asistente para listas desplegables son:
5. Cuando de clic en el botón siguiente aparecerá la siguiente ventana donde debe definir el campo
donde se almacenara el valor seleccionado en el cuadro combinado.
2. Para activar los asistentes para controles, asegúrese de que el icono Asistentes para controles se
seleccione .
3. Presione el control Cuadro de Lista de la sección de controles de la ficha deseño y luego
presione dentro del formulario en blanco. En respuesta, Access lanza el asistente y visualiza el
primer cuadro de dialogo.
4. Elija entre crear su propia lista de elementos o vincular la lista a los datos de una tabla o
consulta. Si va a crear su propia lista, elija escribiré los valores que desee. Si va a confiar en una
tabla o consulta, elija el establecimiento predeterminado, Quiero que el cuadro de lista busque
5. El siguiente cuadro de dialogo le solicita los campos que contienen los valores que desea incluir
en el cuadro de lista(o elementos). Para que los valores estén en secuencia, introduzca un
seleccione los campos en el orden en el que desea que quiere que se visualicen:
8. En el siguiente cuadro de diálogo tiene que definir si el valor seleccionado en un cuadro de lista
se guarde en un campo o no:
5. El cuadro de dialogo final le pide que ponga un nombre identificativo al botón. Presione
finalizar.
Ahora veremos un nuevo grupo de controles que nos servirán para mostrar al usuario un conjunto
limitado de alternativas representadas por Botones de opción, Casillas de verificación o Botones de
alternar.
Si queremos utilizar este grupo de controles la forma más sencilla será insertando un control de tipo
Grupo de opciones . Dentro de este grupo de opciones introduciremos tantos controles de tipo
botón de opción, casillas de verificación o botón de alternar como deseemos.
La mayor ventaja del grupo de opciones es que hace fácil seleccionar un valor, ya que el usuario sólo
tiene que hacer clic en el valor que desee y sólo puede elegir una opción cada vez de entre el grupo de
opciones.
En este control deberemos de tratar el Origen del control de una forma especial.
Los controles de opción que se encuentren dentro del grupo tienen una propiedad llamada Valor de la
opción, que será el valor que se almacene en la tabla al seleccionarlos.
Por tanto, deberás establecer la propiedad Valor de la opción para cada uno de los controles de opción
de forma que al seleccionarlos su valor sea el que se vaya a almacenar en el campo que indiquemos en
el Origen del control del control Grupo de opciones.
La propiedad Valor de la opción sólo admite un número, no podrás introducir texto por lo que este tipo
de controles únicamente se utilizan para asociarlos con campos numéricos.
En un formulario o infirme, un grupo de opciones puede ser declarado como independiente y por lo
tanto no estar sujeto a ningún campo.
La propiedad Valor de la opción sólo está disponible cuando el control se coloca dentro de un control
de grupo de opciones. Cuando una casilla de verificación, un botón de alternar o un botón de opción no
está en un grupo de opciones, el control no tiene la propiedad Valor de la opción. En su lugar, el
control tiene la propiedad Origen del control y deberá establecerse para un campo de tipo Sí/No,
modificando el registro dependiendo de si el control es activado o desactivado por el usuario.
Del mismo modo que vimos con los controles de lista, es aconsejable crear estos controles con la
opción de Asistente para controles activada.
Si no quieres utilizar el asistente, primero crea el grupo de opciones arrastrándolo sobre el área de
diseño, a continuación arrastra sobre él los controles de opción, y finalmente tendrás que rellenar la
propiedad Valor de la opción de cada control de opción y la propiedad Origen del control del grupo de
opciones.
El Control Pestaña
Cuando tenemos una gran cantidad de información que presentar, se suele organizar esa información en
varias pestañas para no recargar demasiado las pantallas. Para ello utilizaremos el control Pestaña:
Un control Pestaña es un contenedor que contiene una colección de objetos Página. De esta forma
cuando el usuario elige una página, ésta se vuelve Activa y los controles que contiene susceptibles de
cambios.
Al tratarse de elementos independientes deberemos tratar cada página individualmente. Una vez
insertado el control Pestaña deberemos hacer clic sobre el título de una de las Páginas para modificar
sus propiedades. El título de la página se podrá modificar a través de la propiedad Nombre.
Para insertar elementos dentro de una página deberemos crearlo dentro de ella. Una vez hayas
seleccionado en el Cuadro de herramientas el control que quieres insertar, solamente deberás colocar el
cursor sobre la página hasta que quede sombreada y entonces dibujar el control:
Cuando termines sólo tendrás que cambiar de página haciendo clic sobre su título y rellenarla del
mismo modo.
Es posible añadir nuevas Páginas o eliminarlas, para ello sólo tienes que hacer clic derecho sobre el
control Pestaña y seleccionar Insertar página para añadir una nueva página o hacer clic en Eliminar
página para eliminar la página activa.
Utiliza los botones Subir y Hacia abajo para cambiar el orden y disposición de la página seleccionada
de modo que la que se encuentra en la parte superior de la lista estará situada más a la izquierda y, al
contrario, la que se encuentre en la parte inferior estará situada más hacia la derecha.
Cuando hayas terminado pulsa el botón Aceptar y podrás ver el control Pestaña con las Páginas
ordenadas.
Un control calculado es el que contiene una expresión. Una expresión combina otros valores y
operadores para producir un resultado.
Los operadores son los símbolos matemáticos, tales como los signos +,-,*, y /, que utiliza para realizar
operaciones matemáticas.
formulario.Recalc
En esta sintaxis, formulario es el objeto de formulario que tiene los controles que desea calcular.(O
con el formulario actual abierto, puede presionar F9).
Lo que haremos será utilizar el formulario de la tabla Detalles de pedido que hicimos con el Asistente
para formularios.-
1. seleccione el formulario Detalles de pedido y pulse el botón Vista Diseño.
Vamos a insertar un campo calculado para el total del pedido. Podríamos crear un campo nuevo
para ese fin. Para ello, tendríamos que ir al diseño de la tabla e insertarlo como campo nuevo del
tipo numérico. En este caso no lo crearemos, sino que insertaremos un campo independiente que lo
único que harán será realizar un cálculo matemático de otros campos. Hemos añadido una casilla de
texto con el botón Cuadro de texto y hemos cambiado el nombre de las etiqueta por el de Total
2. Ahora debe seleccionar con un clic el campo Independiente del Total por producto y acceder a sus
propiedades (con doble clic, o con el botón derecho y la opción Propiedades)
3. En el cuadro que aparece, sitúe el cursor en el campo Origen del control. Aquí definimos de donde
vienen los datos. Éstos pueden venir de algún campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de
alguna operación de cálculo con campos. A la derecha verá dos cuadraditos. Pulse el de la derecha
(puntos suspensivos)
4. Le aparecerá otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aquí podemos definir fórmulas
o funciones que realizan ciertas operaciones.
11. Pulse clic en la ventana superior y termine de escribir la fórmula: [Cantidad] * [Precio]
13. En la ficha formato del campo , busque la propiedad formato y escoge la opción Moneda
15. Prueba una vista previa desde el botón Vista situado en la barra de herramientas en la parte superior
izquierda
Es importante señalar que este campo no existe como tal en la tabla Detalles de pedido. Son sólo es un
campos calculado.