ARCHIVO COMISARIA CUARTA

NOMBRE:

BLANCA YOLANDA HERNÁNDEZ

PERFIL:

Una persona natural con título de bachiller

OBJETO:
ORGANIZAR Y CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS QUE REPOSEN, SE RECIBAN Y SE
GENEREN EN LA COMISARÍA CUARTA DE FAMILIA DEL MUNICIPIO DE YOPAL, CON
OCASIÓN A LA ATENCIÓN DE CONFLICTOS FAMILIARES Y SOCIALES.

NECESIDAD

Colombia es un Estado Social de Derecho en el que la familia es reconocida por la

Constitución como elemento natural y la institución más importante en el ordenamiento
jurídico Colombiano, que su carácter de entidad social cambiante a lo largo del tiempo, y
por causa de las circunstancias históricas, políticas, ambientales, culturales, sociales y
económicas que la rodean, es considerada como núcleo fundamental de la sociedad,
situación que le impone al Estado el deber de brindar especial protección a sus
integrantes sin discriminación alguna por razones de sexo, raza, religión, opinión política o
religiosa. Para garantizar la efectividad de los derechos de las personas y de los actores
colectivos reconocidos como lo son la familia y la sociedad, el constituyente de 1991
incorporó una carta de derechos y garantías vinculantes, dentro de las cuales se
encuentran la igualdad (artículo 13), intimidad familiar (artículo 15), libertad personal y
familiar (artículo 28), protección integral de la familia, inviolabilidad de su honra y dignidad,
respeto mutuo, obligación de reprimir y sancionar la violencia intrafamiliar, protección del
patrimonio de familia, la progenitura responsable (artículo 42), protección especial de la
mujer (artículo 43), asistencia, protección y garantía de los derechos de los niños (artículo
44), asistencia de personas de la tercera edad ( artículo 46), educación (artículos 67 y 68),
entre otros.

Dicho rol protector cobra aún más fuerza con la expedición de la Ley 294 de 1996, Ley
575 de 2000, Ley 1257 de 2008, Ley 1098 de 2006 y sus respetivos decretos
reglamentarios, las cuales van encaminadas a la erradicación de la violencia intrafamiliar
y a la protección de los derechos de las mujeres y los niños, niñas y adolescentes,
quienes son la piedra angular de la familia y el futuro de nuestra sociedad.

Tal es el alcance que tiene la familia, que existen normas supranacionales o instrumentos
internacionales que se ocupan del tema y que Colombia ha suscrito e incorporado a su
ordenamiento jurídico, dentro de los cuales se pueden destacar los siguientes: I)
Protocolo Adicional a los Convenios de Ginebra en lo relativo a la protección de victimas
de los conflictos armados hecho en Ginebra y promulgado mediante Decreto 509 de 1996,
II) Convención Internacional sobre la Protección de los Derechos de todos los
Trabajadores Migratorios y de sus Familiares, hecha en Nueva York el 18 de diciembre de
1990, aprobada mediante Ley 146 de 1994, III) Convención Internacional para prevenir,
sancionar y erradicar la violencia contra la mujer, suscrita en la ciudad de Belem Do Para,
Brasil, el 9 de junio de 1994, aprobada mediante Ley 248 de 1995, IV) Convenio relativo a
la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional, suscrito en
La Haya, el 29 de mayo de 1993, aprobado mediante Ley 265 de 1996; V) Convención
Interamericana sobre Obligaciones Alimentarias, hecha en Montevideo, el 15 de julio de
1989, aprobada mediante Ley 449 de 1998; VI) Acuerdo sobre asistencia a la niñez entre
la República de Colombia y la República de Chile, hecho en Santa Fe de Bogotá, el 16 de
julio de 1991, aprobado mediante Ley 468 de 1998; VII) Protocolo Facultativo de la
Convención sobre los Derechos del Niño relativo a la venta de niños, la prostitución
infantil y la utilización de los niños en la pornografía, adoptado en Nueva York, el 25 de
mayo de 2000, aprobado mediante Ley 765 de 2002; y VIII) Convención de las Naciones
Unidas contra la Delincuencia Organizada Transnacional y el Protocolo para Prevenir,
Reprimir y sancionar la Trata de Personas, especialmente Mujeres y Niños, que
complementa la Convención de las Naciones Unidas contra la Delincuencia Organizada
Transnacional, adoptados por la Asamblea General de las Naciones Unidas el 15 de
noviembre de 2000, aprobados mediante Ley 800 de 2003.

Por su parte, el Decreto 2737 de 1989 creó la figura de Comisarías de Familia en

Colombia, las cuales fueron definidas más adelante por la Ley 1098 de 2006 en su
artículo 83° como las "entidades distritales o municipales o intermunicipales de carácter
administrativo e interdisciplinario, cuya misión es prevenir, garantizar, restablecer y
reparar los derechos de los miembros de la familia conculcados por situaciones de
violencia intrafamiliar" y cuya financiación de actividades está a cargo del Estado quien
debe garantizar la atención en sus instalaciones con personal idóneo.

De acuerdo con el artículo 86 Ibidem, entre otras funciones de los comisarios de familia se
tienen: I) Garantizar, proteger, restablecer y reparar los derechos de los miembros de la
familia conculcados por situaciones de violencia intrafamiliar. II) Atender y orientar a los
niños, las niñas y los adolescentes y demás miembros del grupo familiar en el ejercicio y
restablecimiento de sus derechos. III) Recibir denuncias y adoptar las medidas de
emergencia y de protección necesarias en casos de delitos contra los niños, las niñas y
los adolescentes, IV) Recibir denuncias y tomar las medidas de protección en casos de
violencia intrafamiliar, V) Definir provisionalmente sobre la custodia y cuidado personal, la
cuota de alimentos y la reglamentación de visitas, la suspensión de la vida en común de
los cónyuges o compañeros permanentes y fijar las cauciones de comportamiento
conyugal, en las situaciones de violencia intrafamiliar. VI) Practicar rescates para conjurar
las situaciones de peligro en que pueda encontrarse un niño, niña o adolescente, cuando
la urgencia del caso lo demande. VII) Desarrollar programas de prevención en materia de
violencia intrafamiliar y delitos sexuales. VIII) Adoptar las medidas de restablecimiento de
derechos en los casos de maltrato infantil y denunciar el delito. y IV) Aplicar las medidas
policivas que correspondan en casos de conflictos familiares, conforme a las atribuciones
que les confieran los Concejos Municipales.

En virtud de lo expuesto, en aras de brindar atención integral de todos los conflictos

familiares y sociales que se susciten en su jurisdicción, el municipio de Yopal, suscribió
Convenio Interadministrativo de Colaboración y Continuidad para la Casa de Justicia de
Yopal con la Nación – Ministerio del Interior y Justicia, contando en la actualidad la Casa
de Justicia con las siguientes entidades adscritas: cuatro (4) Inspecciones de Policía,
cuatro (4) Comisarías de Familia, un (1) centro de conciliación en derecho, una (1) oficina
de conciliación en equidad, (1) Consultorio Jurídico de Unitrópico, y Centro de Recepción
e Información (CRI).

La administración municipal de Yopal no puede ser ajena a la protección de la honra,

dignidad e intimidad de la familia, ni a la seguridad, salud pública, ambiente y tranquilidad
de las personas habitantes en su territorio, debiendo brindar apoyo a través de la
Secretaría de Gobierno, en la conformación del grupo interdisciplinario a integrar las
Comisarías de Familia de la jurisdicción del municipio de Yopal, quienes tienen la
necesidad manifiesta de completar su equipo de trabajo y de esta forma dar solución de
continuidad al servicio prestado.

Dentro del equipo de trabajo necesario para dar continuidad al servicio prestado por las
Comisarías de Familia se encuentra una persona natural que efectúe la clasificación,
organización y foliación de los diferentes tipos de documentación que se generen en el
desarrollo de su función administrativa, asegurando de esta manera la prestación de un
servicio de calidad, oportuno y eficaz que garantice el acceso a la información de manera
detallada, ordenada, precisa y que cumpla con los estándares prescritos por el Archivo
General de la Nación para tal efecto.

De conformidad con el artículo 3° del Decreto 2609 de 2012 la gestión documental está
asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al
desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es
responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que
presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia
establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas
entidades públicas.

La gestión documental responde a la necesidad misma de conservar, planificar, manejar y

organizar de la información desde su origen hasta su destino final a través de registros,
funciones y actividades desarrolladas por los servidores y contratistas de la entidad, las
cuales buscan el control de documentos, celeridad en el desarrollo de procesos y
obtención de la información de forma rápida y oportuna, y la eficacia operativa de la
entidad.

Ahora bien, en la Comisaría Cuarta de Familia del municipio de Yopal, en el del año 2020,
se efectuó la clasificación, organización y foliación de 562 procesos socio familiares de los
años 1998, 1999, 2000, 2001 y 13 procesos de violencia intrafamiliar de los años 1998,
sin embargo a la fecha se encuentra pendiente la clasificación, organización y foliación de
los documentos contenidos en los procesos adelantados entre el año 2002 hasta el año
2016, así como efectuar la transferencia documental de los archivos que ya cumplieron su
ciclo en el archivo de gestión.

En atención a lo expuesto, se advierte la imperiosa necesidad de contar con el talento

humano idóneo que realice la gestión de los documentos (clasificación, organización,
foliación, entre otros) garantizando una correcta administración de justicia, eficacia de la
función administrativa, y la conservación, protección, control, seguimiento, disponibilidad y
acceso a la información, sin embargo, el personal perteneciente a la planta de personal de
la Alcaldía de Yopal no es suficiente y ninguno de los existentes tiene asignado dicha
función.

La situación aquí planteada es tenida en cuenta por la administración municipal a través

de su plan de desarrollo –“YOPAL CIUDAD SEGURDA-2020-2023”; COMPROMISO
ESTRATEGICO: 2.8 COMPROMISO POR UN MUNICIPIO SEGURO, CON AUTORIDAD
Y GESTIÓN; 2.8.1 PROGRAMA: CON AUTORIDAD CONSTRUIMOS SEGURIDAD,
CONVIVENCIA, JUSTICIA Y PAZ; y el proyecto de inversión ASISTENCIA A CASOS DE
CONFLICTOS FAMILIARES Y SOCIALES EN EL MUNICIPIO DE YOPAL CASANARE,
con código BPIN 2020850010028, con el que se ejecuta la meta de producto
FORTALECER INSTANCIAS DE ACCESO A LA JUSTICIA CON RECURSOS
(HUMANOS, LOGÍSTICOS, TECNOLÓGICOS E INFRAESTRUCTURA), EN EL MARCO
DEL PROGRAMA NACIONAL DE CASAS DE LA JUSTICIA, con la que se espera realizar
la clasificación, organización, y foliación de los documentos que reposan, se reciban y se
generen en la Comisaria Cuarta de Familia del municipio de Yopal, la actualización de los
inventarios documentales, la transferencia documental de los que ya cumplieron su ciclo
en el archivo de gestión, y la actualización de una base de datos de tal manera que
permita establecer la ubicación exacta de los documentos que reposan en la Comisaría
Cuarta de Familia del municipio de Yopal.

Así las cosas, ante el volumen considerable de documentos que se generan en el

desarrollo de las funciones de la Comisaría Cuarta de Familia y la necesidad de realizar
su gestión documental, y teniendo en cuenta que el recurso humano perteneciente a la
planta de personal de la Alcaldía de Yopal es insuficiente y del existente ninguno tiene
asignado dicha función; la Secretaría de Gobierno del municipio de Yopal, considera
necesario contratar a una persona con la idoneidad y experiencia para que dé
cumplimiento al objeto del presente contrato.

ACTIVIDADES:

1. Organizar, clasificar y foliar los documentos que reposen, se reciban y se generen en la

Comisaría Cuarta de Familia del municipio de Yopal, con ocasión a la atención de
conflictos familiares y sociales de su conocimiento.

2. Actualizar los inventarios documentales de la Comisaría Cuarta de Familia del

municipio de Yopal.

3. Efectuar acciones para la transferencia documental de los documentos que según la

tabla de retención documental ya cumplieron su ciclo en el archivo de gestión, y reposan
en la Comisaría Cuarta de Familia del municipio de Yopal.

4. Actualizar una base de datos que permita determinar la ubicación exacta de la

documentación existente en la Comisaría Cuarta de Familia del municipio de Yopal.

5. Apoyar las jornadas de descentralización de servicios programadas por la Secretaria de

Gobierno del municipio de Yopal.

6. Las demás que sean inherentes al desarrollo del objeto contractual.

7. Realizar la entrega de los documentos y archivos generados en la ejecución del objeto

y actividades contractuales debidamente inventariados, conforme a las normas y
procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, así mismo de acuerdo a
la tabla de retención documental aprobada por la alcaldía municipal.