ARCHIVO CENTRO DE CONCILIACIÓN

NOMBRE:

LEYDI TATIANA TIQUE OVIEDO

PERFIL:

una persona natural con título de bachiller

OBJETO:
ORGANIZAR Y CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS QUE REPOSEN, SE RECIBAN Y SE
GENEREN EN LA OFICINA DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN DE CASA DE JUSTICIA
DEL MUNICIPIO DE YOPAL, CON OCASIÓN A LA ATENCIÓN DE CONFLICTOS
FAMILIARES Y SOCIALES.

NECESIDAD

Colombia es un Estado Social de Derecho en el que la familia es reconocida por la

Constitución como elemento natural y la institución más importante en el ordenamiento
jurídico Colombiano, que su carácter de entidad social cambiante a lo largo del tiempo, y
por causa de las circunstancias históricas, políticas, ambientales, culturales, sociales y
económicas que la rodean, es considerada como núcleo fundamental de la sociedad,
situación que le impone al Estado el deber de brindar especial protección a sus
integrantes sin discriminación alguna por razones de sexo, raza, religión, opinión política o
religiosa.

Para garantizar la efectividad de los derechos de las personas y de los actores colectivos
reconocidos como lo son la familia y la sociedad, el constituyente de 1991 incorporó una
carta de derechos y garantías vinculantes, dentro de las cuales se encuentran la igualdad
(artículo 13), intimidad familiar (artículo 15), libertad personal y familiar (artículo 28),
protección integral de la familia, inviolabilidad de su honra y dignidad, respeto mutuo,
obligación de reprimir y sancionar la violencia intrafamiliar, protección del patrimonio de
familia, la progenitura responsable (artículo 42), protección especial de la mujer (artículo
43), asistencia, protección y garantía de los derechos de los niños (artículo 44), asistencia
de personas de la tercera edad ( artículo 46), educación (artículos 67 y 68), entre otros.

Dicho rol protector cobra aún más fuerza con la expedición de la Ley 294 de 1996, Ley
575 de 2000, Ley 1257 de 2008, Ley 1098 de 2006 y sus respetivos decretos
reglamentarios, las cuales van encaminadas a la erradicación de la violencia intrafamiliar
y a la protección de los derechos de las mujeres y los niños, niñas y adolescentes,
quienes son la piedra angular de la familia y el futuro de nuestra sociedad.

Tal es el alcance que tiene la familia, que existen normas supranacionales o instrumentos
internacionales que se ocupan del tema y que Colombia ha suscrito e incorporado a su
ordenamiento jurídico, dentro de los cuales se pueden destacar los siguientes: I)
Protocolo Adicional a los Convenios de Ginebra en lo relativo a la protección de víctimas
de los conflictos armados hecho en Ginebra y promulgado mediante Decreto 509 de 1996,
II) Convención Internacional sobre la Protección de los Derechos de todos los
Trabajadores Migratorios y de sus Familiares, hecha en Nueva York el 18 de diciembre de
1990, aprobada mediante Ley 146 de 1994, III) Convención Internacional para prevenir,
sancionar y erradicar la violencia contra la mujer, suscrita en la ciudad de Belem Do Para,
Brasil, el 9 de junio de 1994, aprobada mediante Ley 248 de 1995, IV) Convenio relativo a
la protección del niño y a la cooperación en materia de adopción internacional, suscrito en
La Haya, el 29 de mayo de 1993, aprobado mediante Ley 265 de 1996; V) Convención
Interamericana sobre Obligaciones Alimentarias, hecha en Montevideo, el 15 de julio de
1989, aprobada mediante Ley 449 de 1998; VI) Acuerdo sobre asistencia a la niñez entre
la República de Colombia y la República de Chile, hecho en Santa Fe de Bogotá, el 16 de
julio de 1991, aprobado mediante Ley 468 de 1998; VII) Protocolo Facultativo de la
Convención sobre los Derechos del Niño relativo a la venta de niños, la prostitución
infantil y la utilización de los niños en la pornografía, adoptado en Nueva York, el 25 de
mayo de 2000, aprobado mediante Ley 765 de 2002; y VIII) Convención de las Naciones
Unidas contra la Delincuencia Organizada Transnacional y el Protocolo para Prevenir,
Reprimir y sancionar la Trata de Personas, especialmente Mujeres y Niños, que
complementa la Convención de las Naciones Unidas contra la Delincuencia Organizada
Transnacional, adoptados por la Asamblea General de las Naciones Unidas el 15 de
noviembre de 2000, aprobados mediante Ley 800 de 2003.

De igual forma, de acuerdo con el artículo 2° de la Constitución Política de 1991, dentro

de los fines esenciales del Estado se encuentran servir a la comunidad, promover la
prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes
consagrados en la Constitución; facilitar la participación de todos en las decisiones que
los afectan y en la vida económica, política, administrativa y cultural de la Nación;
defender la independencia nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la
convivencia pacífica y la vigencia de un orden justo.

Para la resolución de los conflictos familiares y sociales, el municipio de Yopal suscribió

Convenio Interadministrativo de Colaboración y Continuidad para la Casa de Justicia de
Yopal con la Nación – Ministerio del Interior y Justicia, contando en la actualidad la Casa
de Justicia con las siguientes entidades adscritas: cuatro (4) Inspecciones de Policía,
cuatro (4) Comisarías de Familia, un (1) centro de conciliación en derecho, una (1) oficina
de conciliación en equidad, (1) Consultorio Jurídico de Unitrópico, y Centro de Recepción
e Información (CRI).

La administración municipal de Yopal, no puede ser ajena a la protección de la honra,

dignidad e intimidad de la familia, ni a la seguridad, salud pública, ambiente y tranquilidad
de las personas habitantes en su territorio, debiendo brindar apoyo a través de la
Secretaría de Gobierno, en la conformación del grupo de trabajo del centro de conciliación
de Casa de Justicia del municipio de Yopal, quienes tienen la necesidad manifiesta de
completar su equipo de trabajo y de esta forma dar solución de continuidad al servicio
prestado.

Dentro del equipo de trabajo necesario para dar continuidad al servicio prestado el centro
de Conciliación de Casa de Justicia del municipio de Yopal, se encuentra una persona
natural que efectúe la clasificación, organización y foliación de los diferentes tipos de
documentación que se generen en el desarrollo de su función administrativa, asegurando
de esta manera la prestación de un servicio de calidad, oportuno y eficaz que garantice el
acceso a la información de manera detallada, ordenada, precisa y que cumpla con los
estándares prescritos por el Archivo General de la Nación para tal efecto.
De conformidad con el artículo 3° del Decreto 2609 de 2012, la gestión documental está
asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al
desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto, es
responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como los contratistas que
presten servicios a las entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia
establezca el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, y las respectivas
entidades públicas.

La gestión documental responde a la necesidad misma de conservar, planificar, manejar y

organizar de la información desde su origen hasta su destino final a través de registros,
funciones y actividades desarrolladas por los servidores y contratistas de la entidad, las
cuales buscan el control de documentos, celeridad en el desarrollo de procesos y
obtención de la información de forma rápida y oportuna, y la eficacia operativa de la
entidad.

Ahora bien, en la oficina del Centro de Conciliación de Casa de Justicia del municipio de
Yopal, en el año 2020, se efectuó la clasificación, organización y foliación de 746
procesos de actas de conciliación de los años 2001, 2004, 2005 y 2006, 229 procesos de
constancias de inasistencia del año 2005 y 108 procesos de actas de no comparecencia
sin embargo a la fecha se encuentra pendiente la clasificación, organización y foliación de
los documentos contenidos en los procesos adelantados entre el año 2007 hasta el año
2016 de la oficina del Centro de Conciliación de Casa de Justicia de Yopal, y la
transferencia documental de los archivos que ya cumplieron su ciclo en el archivo de
gestión.

En atención a lo expuesto, se advierte la imperiosa necesidad de contar con el talento

humano idóneo que realice la gestión de los documentos (clasificación, organización,
foliación, entre otros) garantizando una correcta administración de justicia, eficacia de la
función administrativa, y la conservación, protección, control, seguimiento, disponibilidad y
acceso a la información, sin embargo, el personal perteneciente a la planta de personal de
la Alcaldía de Yopal no es suficiente y ninguno de los existentes tiene asignado dicha
función.

La situación aquí planteada es tenida en cuenta por la administración municipal a través

de su plan de desarrollo –“YOPAL CIUDAD SEGURDA-2020-2023”; COMPROMISO
ESTRATEGICO: 2.8 COMPROMISO POR UN MUNICIPIO SEGURO, CON AUTORIDAD
Y GESTIÓN; 2.8.1 PROGRAMA: CON AUTORIDAD CONSTRUIMOS SEGURIDAD,
CONVIVENCIA, JUSTICIA Y PAZ; y el proyecto de inversión ASISTENCIA A CASOS DE
CONFLICTOS FAMILIARES Y SOCIALES EN EL MUNICIPIO DE YOPAL CASANARE,
con código BPIN 2020850010028, con el que se ejecuta la meta de producto
FORTALECER INSTANCIAS DE ACCESO A LA JUSTICIA CON RECURSOS
(HUMANOS, LOGÍSTICOS, TECNOLÓGICOS E INFRAESTRUCTURA), EN EL MARCO
DEL PROGRAMA NACIONAL DE CASAS DE LA JUSTICIA, con la que se espera realizar
la clasificación, organización, y foliación de los documentos que reposan, se reciban y se
generen en la oficina del centro de conciliación de Casa de Justicia del municipio de
Yopal, la actualización de los inventarios documentales, la transferencia documental de
los que ya cumplieron su ciclo en el archivo de gestión, y la actualización de una base de
datos de tal manera que permita establecer la ubicación exacta de los documentos que
reposan en la oficina del Centro de Conciliación de Casa de Justicia del municipio de
Yopal.
Así las cosas, ante el volumen considerable de documentos que se generan en el
desarrollo de las funciones de la oficina del Centro de Conciliación del municipio de Yopal,
y la necesidad de realizar su gestión documental, y teniendo en cuenta que el recurso
humano perteneciente a la planta de personal de la Alcaldía de Yopal es insuficiente y del
existente ninguno tiene asignado dicha función; la Secretaría de Gobierno del municipio
de Yopal, considera necesario contratar a una persona con la idoneidad y experiencia
para que dé cumplimiento al objeto del presente contrato.

ACTIVIDADES:

1. Organizar, clasificar y foliar los documentos que reposen, se reciban y se generen en la

oficina del Centro de Conciliación del municipio de Yopal, con ocasión a la atención de
conflictos familiares y sociales de su conocimiento.

2. Actualizar los inventarios documentales de la oficina del centro de conciliación de Casa

de Justicia del municipio de Yopal.

3. Efectuar acciones para la transferencia documental de los documentos que según la

tabla de retención documental ya cumplieron su ciclo en el archivo de gestión, y reposan
en la centro de conciliación de Casa de Justicia del municipio de Yopal.

4. Actualizar una base de datos que permita determinar la ubicación exacta de la

documentación existente en la oficina del centro de conciliación de Casa de Justicia del
municipio de Yopal.

5. Apoyar las jornadas de descentralización de servicios programadas por la Secretaria de

Gobierno del municipio de Yopal.

6. Las demás que sean inherentes al desarrollo del objeto contractual.

7. Realizar la entrega de los documentos y archivos generados en la ejecución del objeto

y actividades contractuales debidamente inventariados, conforme a las normas y
procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, así mismo de acuerdo a
la tabla de retención documental aprobada por la alcaldía municipal.