COMUNICACIONES EN GRUPO CORP.PGC.GSO.

016

1. OBJETIVO
Establecer procedimientos que definan la estructura de como se realizan las comunicaciones en
grupo Diaco, las Responsabilidades, los instrumentos, los controles, los reportes y la forma de
acompañamiento de las acciones.

2. DEFINICIONES

No Hay.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CORP.POC.GSO.013 Reuniones de Seguridad
SCIS – Sistema de Clasificación Internacional de Seguridad
Patrones de Gerenciamiento

4. ALCANCE Y RESPONSABILIDADES

4.1 ALCANCE

Este documento se aplica a Diaco S.A.

4.2 RESPONSABILIDADES

La responsabilidad de este procedimiento es de Gestión Humana.

5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMENTO

5.1 Sistema de reuniones

El sistema de reuniones del Sistema de Liderazgo resume los principales foros para tomar decisiones
y comunicación gerencial entre los diversos niveles de la estructura de la Empresa. El sistema es
preestablecido anualmente por el Director General, por medio de la programación de reuniones
sucesivas, siguiendo unos lineamientos definidos respecto a la frecuencia, participantes y logística.

Con estas reuniones se busca asegurar el flujo de la comunicación gerencial para el ejercicio de la
dirección y el cumplimiento de los requisitos del control y aprendizaje de los Patrones de
Gerenciamiento.

Las decisiones tomadas en estos foros son implementadas de dos formas:

 Revisión de proyectos de los planes anuales conducidas por el responsable (coordinador)

conforme al tipo de plan, por medio de las herramientas usadas para la elaboración de los
planes de acción como, por ejemplo, 5W1H, conforme a la necesidad.
 Definición de grupos de trabajo específicos, por los propios participantes durante las
reuniones, para el desarrollo y aplicación de todas y cualquier medida/alteración necesaria.

Más allá de la comunicación para el sistema de reuniones, las principales decisiones tomadas por los
Líderes son comunicadas, de acuerdo con su importancia e impacto, para otras instancias y partes
interesadas. Un foro de decisión define su forma de comunicación de acuerdo con la importancia del
tema y el contexto necesario.
La sistemática de reuniones se controlada cualitativamente de acuerdo a lo planeado para el año,
para el Comité Operacional, donde también se observa el cumplimiento de sus tareas.
Complementario a este control existe una agenda estandarizada para facilitadores y gestores, donde
constan, conforme a las responsabilidades, las reuniones a realizarse dentro del Sistema.

5.2 - Participantes de las reuniones

La participación en las reuniones de grupo debe incluir a todos los colaboradores de la empresa de
manera regular y frecuente, siendo la participación definida de acuerdo con el tipo de reunión y se
identifican en la hoja de balance en el anexo para los participantes.
Las reuniones ocurren periódicamente obedeciendo a un cronograma establecido y con invitación
formal a los participantes, mediante información previa del día de reunión.

5.3 - Preparación de las personas responsables de conducir las reuniones

La preparación y capacitación de los responsables para conducir las reuniones de grupo son
realizadas con base en contenidos específicos desarrollados en entrenamientos que contemplan
técnicas para preparar, apuntar, personalizar, presentar y prescribir (Ver metodología descrita en el
procedimiento CORP.POC.GSO.010 Dialogo diarios de seguridad).

5.4 –Materiales, temas y puntos clave usados en las reuniones

Los materiales, temas y puntos clave usados por los responsables de conducir las reuniones están
descritos de acuerdo al tipo de reunión, en la planilla anexa. Los materiales de apoyo para las
reuniones son puestos a disposición mensualmente por los gestores/ responsables de los procesos
respectivos y/o las áreas, con la información actualizada que puede ser consultada diariamente.

Ejemplos: ICs, proyectos, planes de acción, presentaciones en PowerPoint, divulgación de

accidentes, comunicaciones de temas relevantes, etc.

5.5 - Control de ítems/asuntos recogidos en las reuniones

Es responsabilidad de los gestores designar una persona para realizar seguimiento a los pendientes
y archivar las actas de las reuniones de Seguridad.
El control de los ítems y pendientes debe ser registrado por escrito, constando responsables de las
acciones correctivas. Los pendientes registrados en las actas de las reuniones, después de
concluidas deben aparecer con estatus de OK antes de ser dadas de alta

5.6 - Guías de temas críticos de apoyo a las reuniones

Los temas críticos para las reuniones deben atender, por lo menos las acciones de los proyectos
estratégicos anuales, los principales IC´s y la divulgación y acompañamiento de los Incidentes/
Accidentes de alto potencial.

5.7 - Sugerencias y participación de los colaboradores en la conducción de las reuniones

Las sugerencias de los temas dados por los colaboradores se discuten en las reuniones donde,
también, se consigue respuesta de las preguntas sugeridas previamente. La participación de los
colaboradores en la conducción de las reuniones ocurre por medio de los multiplicadores - GFO que
presenten en la reunión el curso y el resultado de la gerencia de los procesos bajo su
responsabilidad.

5.8 - Registros de la realización de reuniones del SST.

Todas las reuniones deben poseer la pauta predefinida, no obstante con el espacio para la discusión
de los temas excelentes traídos por los participantes. También deben, poseer el registro en acta, con
responsable de la conducción de la reunión y de los participantes. Los temas/las preguntas recogidas
se deben considerar y presentar los registros evidenciados en el acta, así como, su acompañamiento
y comunicación a los colaboradores. Se debe especificar un ítem identificado en las reuniones de
grupos, los que generan acciones correctivas se colocan con períodos indicados y haber definido
responsable y las verificaciones de los pendientes se llevan a través en las reuniones subsecuentes.
Los asuntos tratados en las reuniones específicas deben ser registrados en un acta, o en otros
medios que permitan evidenciar el evento (formato de plan de acción, 5w1H, Formato de HCA),
quedando disponible a todos los participantes. Como evidencias formales son mantenidos y
archivados por dos años.
Los pendientes originados en las reuniones son abordados/tratados en reunión posterior, hasta sus
respectivas conclusiones.

6. PLANILLA DE REUNIONES DE GRUPO

Reunión Frecuencia Duració Responsable Participant Tema / Puntos clave

n es
4 horas DE Analizar el contexto de las metas, validar el conjunto de
Gestores valores y aprobar las nuevas directrices estratégicas AFP
Reunión conjunta con Seguridad DE (Mapa Estratégico – estrategia, objetivos , ICs), así como
Consejo Ejecutivo Anual 15 min. los nuevos planes anuales, prácticas de gestión y
Gerdau – CEG benchmarks
Seguridad – Verificación de Proyecto Estratégico de
Seguridad y de los indicadores estratégicos.
Analizar los resultados de las unidades y tendencias del
Reunión Comité 8 horas DE DE mercado, incluyendo movimientos de la competencia;
Mensual
Nacional incluidas demandas de las unidades para los Procesos
Funcionales.
Vice- Seguridad – Establecer nuevas reglas y rutinas
4 horas Vice- Presidente corporativas para ser adoptadas por las unidades,
Presidente y basados en aprendizajes del sistema obtenidos en
Reunión Comité de Directores/ auditorias, consultorías y visitas de benchmark. Analizar
Bimestral
Seguridad Gerdau Gerentes los resultados de las unidades y de las acciones
Ejecutivos estratégicas corporativas, verificar los IC´s corporativos de
Seguridad y la presentación de investigaciones de
accidentes y de buenas prácticas.
Director de Director
Seguridad – Discute temas técnicos de seguridad,
Tecnología e GBS,
propone acciones de mejora corporativas, basados en el
Gestión y Consultor
aprendizajes del sistema de acuerdo a auditorias,
8 horas Consultor de Seguridad
Reunión del Comité consultorías y visitas de benchmark., para ser validadas
Seguridad Gerdau y
Técnico de Seguridad Semestral en el Comité de Seguridad Gerdau.
Gerdau Gestores
Gerdau Analizar los resultados de las unidades y de las acciones
de
estratégicas corporativas. Verificar los IC´s corporativos
Seguridad
de Seguridad la presentación de investigaciones de
de las
accidentes y de buenas prácticas.
unidades.
16 horas Director ejecutivo Ingenieros de
del proceso Seguridad de Seguridad – Establecer nuevas reglas y rutinas
industrial América latina. corporativas para ser adoptadas por las unidades,
Ingeniero basados en aprendizajes del sistema obtenidos en
Comité De seguridad Corporativo auditorias, consultorías y visitas de benchmark. Analizar
Anual
de America Latina Gerdau. los resultados de las unidades y de las acciones
Director estratégicas corporativas, verificar los IC´s corporativos de
Ejecutivo Seguridad y la presentación de investigaciones de
proceso accidentes y de buenas prácticas.
Industrial
Comité Global de Anual 16 horas Director ejecutivo Ingenieros de Seguridad – Establecer nuevas reglas y rutinas
seguridad del proceso Seguridad de corporativas para ser adoptadas por las unidades,
industrial todos los basados en aprendizajes del sistema obtenidos en
paises. auditorias, consultorías y visitas de benchmark. Analizar
Ingeniero los resultados de las unidades y de las acciones
Corporativo estratégicas corporativas, verificar los IC´s corporativos de
Gerdau. Seguridad y la presentación de investigaciones de
Director accidentes y de buenas prácticas.
 Ejecutivo
proceso
Industrial
Analizar el cumplimiento de las metas de los ICs,
informaciones del mercado, competencia, producción,
8 horas DE marketing, RTC, desarrollo de nuevos productos y
Segurid Comité procesos, calidad, inversiones, medio ambiente, Gestión
ad Operaciona humana, seguridad y sistema de gestión (programas
30 min. DE l participativos, rutina, células, sistema de gestión con base
Reunión del Comité
Mensual en los criterios de PNQ, comunidad), y otros asuntos que
Operacional – CO
se consideren importantes.
Seguridad - Acompañamiento de los principales IC´s
(CPT, Tasa de Frecuencia, Tasa de Gravedad) análisis
de las investigaciones de los accidentes graves y
potencialmente graves, discusiones de problemas
crónicos y acciones por emergencias.
2,5 DE Analizar resultados de personal, satisfacción del equipo,
horas Gestor de RH Gestores evolución del Plan de Gestión humana, Comunidad y
Segurid Sistema de Seguridad Total
Reunión del Comité
ad Seguridad – Validación y Acompañamiento de las
de Gestión de Mensual
60 min. acciones del Proyecto Estratégico de Seguridad,
Personas
Acompañamiento de los principales IC´s de seguridad.
Presentación, debate y validación de asuntos relevantes y
nuevas prácticas a ser implementadas.
DE Analizar resultados de calidad, reclamaciones de clientes,
Reunión del Comité
Mensual 1,5 hora Gestor GQ Gestores, rendimientos, encuesta de satisfacción de Clientes,
de Calidad – COQ
Facilitadores evolución del Sistema de Calidad
DE Divulgar/reforzar Valores y Directrices Estratégicas,
2 horas Gestores, incluyendo planes, informaciones sobre seguridad,
Reunión de Facilitadores mercado, clientes, competencia, resultados del negocio,
Comunicación del Seguridad , Asesores medio ambiente y reforzar las actitudes y
Director Ejecutivo con 20 min. DE Técnicos, comportamientos. Al final de la reunión se abre un espacio
Semestral
Ejecutivos y Cargos Técnicos de para debate. Después de la Reunión se realiza una
Clave (Encuentro con seguridad y integración.
el Director) Cargos Seguridad – Presentación de los principales IC´s de la
Clave planta y el estado de las principales acciones de
seguridad que están siendo implantadas durante el año.
Reunión de DE Contenido semejante al de la reunión con los Gestores,
Comunicación del 1 hora DE Operadores Facilitadores y Asesores, pero más resumida y con
Director Ejecutivo con Seguridad y lenguaje más sencillo.
Operadores y Semestral 15 min. Administrati Seguridad - Presentación de los principales IC´s del área y
Administrativos vos el estado de las principales acciones de seguridad que
(Encuentro con el están siendo implantadas durante el año. Respuesta a
Director) preguntas hechas por los operadores

Reunión Frecuencia Duración Responsabl Participantes Tema / Puntos clave

e
Gestor de DE, Analizar el cumplimiento de las metas, las
2 horas Sistema de Gestores e dificultades, y propuesta de contramedidas
Reunión del plan de Mensual Gestión Coordinador de (propuestas con responsable y plazo) para
Acción Anual– PAA proyectos corregir los posibles desvíos, así como
comunicar el desarrollo de los proyectos.
Analizar el cumplimiento de las metas del
DE Plan de Ventas y del Plan de Desarrollo de
Reunión do Plan de
2 horas Gestores Gestores, DPP, Productos y desarrollas contramedidas
Ventas y Desarrollo de Bimestral
DPP/MKT Ventas, MKT (propuestas con responsable y plazo) para
Productos – PVDP
corregir los posibles desvíos, así como
comunicar el desarrollo de los proyectos
Reunión de Semanal Analizar el desempeño de la producción,
Planeación de 3 HORAS Director General evolución del mercado y competencia,
Producción Jefe de Director Proceso facturación, entregas, materia prima
Seguridad Planeación Industrial (Hierro y chatarra). En esta reunión, de una
20 min de SISO frecuencia más grande, los temas relativos a
Producción CORPORATIVO la seguridad y las demandas van
Gestores acompañados del tema central.
 Metálicos Seguridad - presentación y divulgación de
todos los accidentes de la gravedad A y con
potencial de gravedad A e incidentes con
potencial de gravedad A. Se presentan,
también, a consideración los hechos en las
reuniones extraordinarias de los accidentes
de las áreas y los temas generales de la
seguridad.
Gestor Director del Análisis de los resultados de costos
Reunión de 2 horas Mantenimient proceso mantenimiento, interrupciones,
Bimestral
Mantenimiento o industrial, Equipo Mantenimiento Integrado /Autónomo,
de Mantenimiento necesidades de inversión.
DE Director
Analizar preventivamente el desempeño de
3 horas Gestor da Proceso Industrial
Reunión de las metas de los proyectos anuales que
Mensual o área SISO Corporativo
Acompañamiento de recaen sobre cada área (mejora),
conforme a y de planta.
Resultados con las acompañar los ICs de rutina (seguridad,
necesidad , Gestor,
áreas de producción calidad, etc.), así como avalar el desarrollo
Facilitadores y
de la rutina del área
Cargos Clave
Gestor/ Seguridad – Acompañar los principales
Reunión de Seguridad 60 min. Gestor Facilitadores/ IC´s del área, el cumplimiento de las
para Gestores y Multiplicadores rutinas de seguridad del área, los
Mensual
Facilitadotes de Seguridad planes de acción y asuntos generales.
SISO de planta Seguimiento a la implementación del
SST.
Multiplicador Seguridad – Asuntos generales de
Reunión Diaria de 5 min. Seguridad Operadores seguridad de interés del equipo,
Seguridad DDS comunicación de Accidentes e
turno
Dialogos Diarios de Incidentes y las consideraciones y
Seguridad tareas recogidas por la Brigada de
Seguridad, COPASO, SISO.
Reunión con Analizar los resultados de los serviçios
Gestor Director General,
Suministros / Procesos Mensual 1 hora ofrecidos, comunicar nuevas directrices y
Suministros Gestores
Funcionales metas
1,5 hora Gestor de Area Reforzar comportamientos y repasar
Facilitador Facilitador informaciones de la empresa para el área,
Seguridad y Operadores así como las orientaciones. Avalar
30 min. resultados de las células, con foco en las
metas de seguridad, del Programa de Metas
y Remuneración por resultados, Discutir
puntos problemáticos y definir acciones de
Reunión de
Mensual mejora con el equipo.
células/metas
Seguridad- Acompañar los principales IC´s
de seguridad de la célula, las tareas de
seguridad recogidas a través de RI´s,
inspecciones y reuniones de célula, divulgar
accidentes ocurridos en la planta, discutir los
planes de acción de seguridad con el
equipo. Asuntos generales de seguridad.

Reunión Frecuencia Duración Respon Participante Tema / Puntos Claves

sable s
Reunión de los Comité
Analizar los resultados de las unidades, comparar
Técnicos, ejemplo: Conforme Conforme
Conforme cada Conforme prácticas, promover el benchmark interno, divulgar
Gestión Humana, cada cada
Comité cada Comité informaciones y desarrollar mejorías en los sistemas
Seguridad, Medio Comité Comité
de trabajo.
Ambiente, etc.
4 horas
Segurida Gestor Analizar el cumplimiento de las reglas de fijación de
Reunión de aprobación DE, Gestores,
Semestral d SG metas, así como su alineamiento con los objetivos
de las metas del PM Facilitadores
20 estratégicos.
minutos
Reunión de Evaluación Anual Avalar los resultados cuantitativos y cualitativos de
GBS Industrial - 4 horas cada sistema prioritario.
Assessment Segurida Gestor DE, Gestores Seguridad – Presentación de los resultados de los
d SG indicadores, el proyecto estratégico de seguridad y
 30 min. de los planes de acción definidos para el año.
Reunión de Análisis del 4 horas DE Gestores Analizar los objetivos estratégicos e indicadores de
Cada 4 meses
Mapa Estratégico cada perspectiva
Acompañar la evolución de los cronogramas de las
Reunión de
2 horas Gestor Coord. diversas inversiones y presupuestos junto a los
acompañamiento de Mensual
Ingenierí Inversiones gestores de las áreas y discutir eventuales fallas y
inversiones
a definiendo acciones de mejora.
Reuniones de Anual Dir. Objetivos estratégicos Items de control del
Gerenciamiento. Producción, SST
SISO Principales acciones para el año
corporativo y Evaluación anual del Gerdau Bussiness
de planta, System GBS
Gerente Puntos fuertes y oportunidades de mejora
planta, PHVA del SST
Gestores y
Facilitadores
.
Comité industrial. Mensual Presidente, Indicadores de accidentalidad
Directores, Seguimiento a Planes de Acción de los
gestores de Proyectos del Proceso Industrial.
planta y Hechos, causas y acciones de Proyectos
ejecutivos (HCA). Reportes de tres generaciones.
corporativos. Presentaciones de estadísticas con el GMR.
Comité de Semanal Presidente, Indicadores de accidentalidad Reportes y
Planeación Directores, Planes de acción de los accidentes (con
gestores de pérdida de tiempo, sin pérdida de tiempo y/o
planta y con daños materiales).
ejecutivos
corporativos.
Comité de mensual Directores, - Análisis de Estadísticas
Seguridad gestores de Diaco
de planta, - Presentación de
gerentes accidentes resaltantes
de - Proyecto Actitud segura
procesos y - Programa de
ejecutivos reconocimientos a superación de
corporativ records
os. - Informe de comités de
Seguridad de planta
- Charla técnica

Comité de mensual gestor de  Discusión de los

Seguridad de planta, accidentes e incidentes
Planta. gestor de mayores (internos y externos)
área,  Revisión de los
facilitadote indicadores del SST
s, SISO.
 Presentación de los
subcomités y toma de
decisiones
 Seguimiento del estatus
de los programas del SST
 Compromisos para
próxima reunión
 Comentarios generales de
SST
 Reflexiones de la reunión.

Reuniones de Mensual Director deL Indicadores de accidentalidad de la planta y

resultados. Proceso de cada área reportes y Planes de acción de
industrial, los accidentes (con pérdida de tiempo, sin
Gestores, pérdida de tiempo y/o con daños
Facilitadores materiales). Tabla de records de días sin
y SISO accidentes por planta, área y células
CORPORAT Seguimiento a Planes de Acción de los
IVO Y DE Proyectos del SST. Hechos, causas y
 PLANTA acciones de Proyectos Corporativos y de la
planta (HCA).
La presentación del Programa de
reconocimiento mensual del SST.
La presentación de los resultados de las
auditorias del SST.
Subcomités de Quincenal Gestores de Indicadores del SST del área y de las
seguridad área, células del área.
facilitadores, Reportes y Planes de acción de los
equipo de accidentes (con pérdida de tiempo, sin
seguridad pérdida de tiempo y/o con daños
industrial y materiales). Seguimiento a Planes de
colaborador Acción de los Proyectos del SST del área.
es. Hechos, causas y acciones de Proyectos del
área (HCA).
La presentación del Programa de
reconocimiento mensuales del área del
SST.
Reuniones de Semanal Facilitadores Seguimiento a las actividades ejecutadas
Multiplicadores y los por los multiplicadores.
multiplicador
es
designados
para cada
célula de la
planta.
Reuniones de Mensual Representan Cumplimiento de requisitos legales para las
COPASO. 4 horas tes reuniones de COPASO.
designados Ics de seguridad, acompañamiento plan de
por la acción de áreas, Presentación y
empresa y seguimiento a investigaciones de
los Accidentes / incidentes, inspecciones de
representant COPASO, Matriz de identificación de
es elegidos riesgos y peligros, Temas de salud
por los ocupacional e higiene industrial.
trabajadores Reconocimientos, SIPAT. Asuntos
. generales solicitados por los colaboradores.
Reuniones de Semanal Gestor de Hechos especiales del SST ocurridos
Producción. planta, durante el día anterior.
gestor de
área,
ingeniero de
seguridad
Reuniones de Mensual Ingeniero de Indicadores de accidentalidad de cada
seguridad con seguridad, empresa tercerizada.
Terceros analista de Reportes y Planes de acción de los
seguridad y accidentes (con pérdida de tiempo, sin
representant pérdida de tiempo y/o con daños materiales)
e legal de presentados en cada empresa tercerizada.
terceros. Seguimiento a Planes de Acción de los
Requerimientos del SST a terceros.
Hechos, causas y acciones de
Requerimientos del SST (HCA).
Reunión de Representan Informe gestión de ARP Informe Gestión de
seguimiento con tes de la aseguradoras
ARP y ARP, de Balance financiero por atención asistencial y
aseguradoras aseguradora por Reinversión.
s, delegado Planes de acción de ARP y aseguradoras
de en Diaco-Lasa-Sidelpa
Vicepresiden Casos laborales
cia
financiera,
delegado del
área de
auditoria,
Ingeniero
corporativo
 de
Seguridad,
Ingenieros
de seguridad
de plantas.

7. MANTENIMIENTO DE LOS REGISTROS

Cada responsable por la conducción de las reuniones debe mantener archivo físico o electrónico de
las actas de sus reuniones por un período mínimo de 12 meses y/o hasta la conclusión de los
pendientes. La localización de estas actas debe ser de conocimiento de las partes interesadas.
Deben ser guardadas, también, las listas de asistencia de estas reuniones por igual periodo.

8. REVISIÓN DEL SISTEMA DE REUNIONES

El sistema de reuniones de DIACO es revisado por lo menos anualmente, planeando o aprendiendo
del sistema. Nuestras revisiones son consideradas, por lo menos, la adecuación del sistema anual de
reuniones de acuerdo con las nuevas necesidades y la adecuación y el planeamiento de los temas
críticos de las reuniones.