MERCALLANTAS S.A.S.

SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

PROCEDIMIENTO LISTADO MAESTRO

CÓDIGO: PEI-SST 003 VERSIÓN: 01 FECHA: NOVIEMBRE 2019

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS

1. OBJETO

Establecer el método para controlar la documentación del Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de MERCALLANTAS S.A.S

2. ALCANCE

El alcance de este procedimiento son todos los documentos y registros del

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST
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3. DEFINICIONES

Actualizar: Modificar un documento para que se ajuste a nuevas

necesidades.

Aprobar: Acto mediante el cual el Gerente acepta la pertinencia del

contenido de un documento.

Código: Método para identificar un documento, mediante la combinación de

caracteres alfanuméricos.

Copia controlada: Documento que se identifica con un sello que dice “copia
controlada”, para documentos a controlar y con compromiso de actualización.

Control. El control es primordial en la administración, pues, aunque una

organización cuente con magníficos procedimientos y unos registros
eficientes, se requiere de una organización en sus documentos.

Documento. Información y su medio de soporte. Un documento es un

testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus
funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas,
registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel,
cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional.
Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a
una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc. Condición necesaria y
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de estricto cumplimiento de la constitución y de las leyes, las cuales una

organización esté sometida y/o sea afectada por ésta.

Documento actualizado: Es un documento que ha sido modificado para que

se ajuste a las nuevas necesidades del SGSST

Documento interno. Todos los documentos del SG-SST que se generen en

la organización.

Documento externo. Documentos requeridos y utilizados en el SG-SST que

son generados por entidades diferentes a la organización.

Documento obsoleto. Documento que no tiene vigencia, o ha sido

reemplazado por otro. Se identifica como tal en caso de que se con

Instructivo: Documento del SGSST que explica detalladamente el cómo

ejecutar una serie de tareas.

Listado maestro: Formato para registrar los documentos del Sistema de

Gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Procedimiento. Forma específica para llevar a cabo una actividad o un
proceso.

Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que

interactúan para transformar elementos de entrada en resultados.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona

evidencia de actividades desempeñadas.

Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la

adecuación y la eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar los
objetivos establecidos.

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST):

consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la
mejora continua y que incluye la política, la organización, la planificación, la
aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de mejora con el objetivo
de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la
seguridad y la salud en el trabajo.

4. RESPONSABLES
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4.1. RESPONSABLE POR EL MANTENIMIENTO, EJECUCIÓN Y

CONTROL DE ESTE PROCEDIMIENTO:

Encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo.

5. DESARROLLO

5.1 CONDICIONES GENERALES:

5.1.1 Documentación interna

● Manual de SG-SST: Establece y describe los requisitos más importantes

de Seguridad y Salud en el trabajo, además informa donde se encuentra la
información más detallada sobre el funcionamiento de cada uno de las
actividades del Sistema de Gestión.
● Programas y Procedimientos: Son los documentos que desarrollan los
requisitos y actividades del manual de SST.
● Formatos o Registros: Estos sirven para plasmar las evidencias de las
actividades realizadas conforme a los procedimientos y programas con
información o datos del Sistema de Gestión de la SST de la empresa, estos
se transforman en Registros, que permiten llevar a cabo el seguimiento del
cumplimiento de lo establecido y determinar la eficacia del control definido.

5.1.2 Documentación Externa

● Es todo documento o comunicado que proviene de afuera de

MERCALLANTAS S.A.S. y que aporta información conforme al desarrollo
de las actividades del SST.

6. DESCRIPCIÓN

6.1. DILIGENCIAMIENTO

Los registros se diligenciaran empleando el formato adecuado, que

deberá ser establecido en el procedimiento de referencia.
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6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REGISTROS

Para asegurar la identificación de los registros se empleará lo establecido en

el procedimiento de Control de Documentos PEI-SST-003, según el cual los
registros representados a través de formatos tendrán una codificación con la
siguiente estructura (los (000) corresponde al consecutivo numérico de los
registros):

MAN-SST -000 Manuales

PLT-SST-000 Políticas
RGL-SST-000 Reglamentos
PRG-SST-000 Programas
PLA-SST-000 Planes
PEI-SST-000 Procedimientos
ANR-SST-000 Análisis y resultado
FT-SST-000 Formatos
FT- PESV-000 PESV
FT-GTH – 000- Formatos de Gestión Humana

6.3. ARCHIVO

El archivo de los registros deberá garantizar su conservación, evitando

deterioros, tanto en formato físico como digital.

Los siguientes documentos y registros, deben ser conservados por un

período mínimo de veinte (20) años, contados a partir del momento en
que se establece la relación laboral del trabajador con la organización:

1) Los resultados de los perfiles., epidemiológicos de salud

de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso,
periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso que no cuente con los
servicios de médico especialista en áreas afines a la seguridad y salud en el
trabajo.

2) Cuando la organización cuente con médico especialista en

seguridad y salud en el trabajo los resultados de exámenes de ingreso,
periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes
complementarios tales como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico,
audiometrías, espirómetros, radiografías de tórax y en general, las que se
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realicen con el objeto de monitorear los efectos hacia la salud de la

exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y custodia está a cargo del
médico ocupacional correspondiente.

3) Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como

resultado de los programas de Vigilancia y control de los peligros y riesgos
en seguridad y salud en el trabajo.

4) Registros de las actividades de capacitación, formación y

entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo; y,

5) Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y

cumplir con un sistema de archivo o retención documental, según aplique,
acorde con la normatividad vigente y las políticas de la organización. Cuando
un documento cambie de versión debe ser identificado con un sello de
documento obsoleto.

6.4 PRESENTACIÓN DE DOCUMENTOS:

El encabezado se presenta de la siguiente manera con su respectiva

codificación título

6.5 CONTENIDO DE LOS PROCEDIMIENTOS

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Todos los procedimientos y programas documentados del SG-SST se elaboran

con la siguiente estructura de contenido:

– OBJETIVO: Se redacta como tal, la razón de ser del proceso o su finalidad.

– ALCANCE: Consiste en delimitar la cobertura del proceso en términos de
sus actividades, espacio, cantidad u otra variable que explique hasta dónde
aplica el procedimiento.
– RESPONSABILIDADES: Todo procedimiento determina el cargo,
responsable de su aplicación, mantenimiento y mejora. Podrían
mencionarse otros responsables de actividades importantes del mismo.
– DEFINICIONES: Corresponde a explicar términos técnicos o poco
comunes, mencionados en el procedimiento. Se respeta la definición de
términos que estén en el Decreto 1072 capítulo 6 de 2015, la cual se cita al
final de cada uno.
– DESARROLLO, CONTENIDO O METODOLOGÍA: Explica el paso a paso
del proceso y termina representando mediante un diagrama de flujo (en
caso de ser necesario).
– Es opcional utilizar unas condiciones generales que expliquen los
requerimientos para el proceso.
– ANEXOS: Relacionar los anexos citados en el desarrollo del procedimiento

6.6 CONTENIDO DE LOS PROGRAMAS

- OBJETIVO: Se redacta como tal, la razón de ser del proceso o su finalidad.
- ALCANCE: Consiste en delimitar la cobertura del proceso en términos de
sus actividades, espacio, cantidad u otra variable que explique hasta dónde
aplica el programa.
- RESPONSABLE: Todo programa determina el cargo, responsable de su
aplicación, mantenimiento y mejora. Podrían mencionarse otros
responsables de actividades importantes del mismo.
- DEFINICIONES: Corresponde a explicar términos técnicos o poco
comunes, mencionados en el programa. Se respeta la definición de
términos que estén en el Decreto 1072 capítulo 6 de 2015, la cual se cita al
final de cada uno.
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- MARCO LEGAL: Todo programa debe contar con la actualización de la

normatividad legal vigente.
- DESARROLLO, CONTENIDO O METODOLOGÍA: Explica el paso a paso
del proceso y termina representando mediante un diagrama de flujo (en
caso de ser necesario).
Es opcional utilizar unas condiciones generales que expliquen los
requerimientos para el proceso.
- ANEXOS: Relacionar los anexos citados en el desarrollo del programa.

7. CAMBIOS / MODIFICACIONES / VERSIONES

Cualquier empleado de la empresa puede formalmente solicitar cambios o

modificaciones a cualquier documento, a la encargada del SG-SST, quien aplica el
presente procedimiento desde que el cambio tenga viabilidad.

Cuando el cambio o modificación afecta el desarrollo en un procedimiento o el

contenido en los demás documentos, se procede a cambiar la versión del mismo.

Es necesario considerar que todo cambio debe ser actualizado de inmediato

dentro del archivo en línea del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el
trabajo, con el fin de permitir acceso real a los documentos.

8. ACTUALIZACIÓN / OBSOLESCENCIA

Todo documento aprobado se considera actualizado desde la fecha de aprobación

hasta la nueva fecha de aprobación en caso de cambios o modificaciones.

El documento que pierde actualización se denomina obsoleto y se retira para

evitar o prevenir su uso no intencionado. Así mismo se le coloca un sello (marca
de agua) de “Obsoleto” en su primera página (cuando aplique). Para
MERCALLANTAS S.A.S. estos documentos obsoletos son dados en casos muy
especiales, por lo que no se consideran comunes en el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo y solo aplican cuando la encargada del SST
determina la necesidad de tenerlo con argumentos sólidos. Así mismo establece
en ese momento, depende del tipo de documento, el periodo de retención e
identificación adecuada.

9. REGISTRAR EN LISTADO MAESTRO

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Todo documento nuevo y su nueva versión se registran en el formato “Listado

maestro de documentos” FT-SST- 000, luego de su revisión y aprobación

10. CONTROL DE CAMBIOS

Cada vez que se introduzcan cambios en el SG-SST se revisarán los documentos

afectados para comprobar si es preciso introducir modificaciones y si tales
documentos siguen vigentes. En caso contrario, se actualizarán a las nuevas
revisiones mediante el mismo proceso descrito en este procedimiento, además de
ello se deberá tener en cuenta que al momento de introducir un cambio el
documento cambiarlo de versión.
Además de ello se redactarán los cambios en el siguiente recuadro que se
encontrara en el final de cada documento:

HISTORIA DE LAS REVISIONES

Version Descripción del cambio Aprobado Fecha

#

01 Elaboracion Inicial Gerencia

02

11. REGISTROS

PEI-SST-003 Procedimiento para el Control de Documentos

FT-SST-012 Listado Maestro