Gestión de Documentos

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La Gestión de Documentos

modelos y características
Biblioteca Básica de Documentación Fundación Ciencias de la Documentación www.documentalistas.org

Nelson Javier Pulido Daza

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BIBLIOTECA BÁSICA DE DOCUMENTACIÓN

CD

MODELOS Y CARACTERÍSTICAS

La Gestión de Documentos


Nelson Javier Pulido Daza

Nelson Javier Pulido Daza Es Bibliotecólogo de la Universidad de la Salle, especialista en Sistemas de Información. Abogado de la Universidad Católica de Colombia. Magíster en Docencia Universitaria de la Universidad de la Salle. Se ha desempeñado como asesor de empresas públicas y privadas en el diseño e implementación de Sistemas de Información físicos y electrónicos. Ex –asesor del Archivo General de la Nación. Actualmente se dedica a ser director y gerente de proyectos de sistemas de información y gestión documental, así como docente de tiempo completo del programa de Sistemas de Información, Bibliotecología y Archivística de la Universidad de la Salle, Bogotá - Colombia.

© 2011 Biblioteca Básica de Documentación - www.documentalistas.org Fundación Ciencias de la Documentación Apartado 545 - 10600 Plasencia. Cáceres (España) ISBN: 978-84-938738-2-0 Foto portada autor/título/fuente: Kevin Dooley / Logistics made simple / Flickr Todos los derechos reservados. Este libro no podrá ser reproducido por ningún medio, ni total ni parcialmente, sin el previo permiso escrito del editor.

Índice
Gestión de documentos Evolución del concepto ...................................................................................................... Definición ........................................................................................................................... Instrumentos fundamentales en el desarrollo de la gestión de documentos ..................... Análisis del concepto ......................................................................................................... Beneficios de la gestión documental ................................................................................. Ciclo de vida de los documentos ....................................................................................... Ciclo vital de los documentos de archivo en su forma tradicional ..................................... a. Archivos de gestión ...................................................................................................... b. Archivo central ............................................................................................................. c. Archivo intermedio ........................................................................................................ d. Archivos vitales ............................................................................................................ e. Archivo histórico ........................................................................................................... Ciclo vital de los documentos desde la gestión de los documentos .................................. Etapas de un Programa de Gestión Documental (PGD) ................................................. Los archivos y la gestión desde otros contextos ............................................................... Estados Unidos ................................................................................................................ Francia ............................................................................................................................. España ............................................................................................................................. Records Management de Australia .................................................................................. Muestra de convenios en relación a la gestión de documentos ........................................ Contexto Internacional, Alianza países miembros UNESCO- MERCOSUR, Subgrupo de trabajo de archivos e información (STAI) .................................................................... Sistema de gestión documental ......................................................................................... Definición ......................................................................................................................... Fases ............................................................................................................................... Archivística integrada ......................................................................................................... Antecedentes ................................................................................................................... Programa de gestión de documentos ................................................................................ Objetivos del programa de gestión de documentos ........................................................ Fases de programa de gestión de documentos y de archivo .......................................... Características de un programa de gestión documental ................................................. Referencias bibliográficas .................................................................................................. Los modelos de gestión de documentos Aspectos generales ............................................................................................................ Modelos primarios .............................................................................................................. Records Management (EEUU) ........................................................................................ Gestión des documents administratifs (Canadá) ............................................................. Préarchivage (Francia) .................................................................................................... Resgistratur (Alemania) ................................................................................................... Protocollo (Italia) .............................................................................................................. 6 7 8 9 9 10 10 10 14 15 15 16 18 19 20 20 22 24 25 26 26 27 27 28 34 35 35 36 37 38 41

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Modelos de segunda generación ....................................................................................... Records Continuum (Australia) ........................................................................................ Modelos por asimilación y modelos en construcción ......................................................... Propuesta de gestión de documentos (Colombia) ........................................................... El concepto de gestión de documentos en Iberoamérica .................................................. El grupo Iberoamericano de tratamiento de los archivos administrativos (GITAA) .......... La experiencia española .................................................................................................... Referencias bibliográficas .................................................................................................. La gestión documental electrónica La complejidad de los documentos electrónicos ............................................................... Definición y gestión de los metadatos ............................................................................... La seguridad del documento electrónico ........................................................................... Los contenidos de los sitios web ..................................................................................... La digitalización ................................................................................................................. La conservación de los documentos electrónicos ............................................................. Modelos de gestión de documentos electrónicos .............................................................. Modelo OAIS .................................................................................................................... OAI-ORE: Open Archives Initiative For Object Reuse and Exchange ............................. Propuesta para el ámbito colombiano ............................................................................. Referencias bibliográficas .................................................................................................. La normalización en la gestión documental ISO 15489 Los documentos de calidad ............................................................................................... Características del sistema de gestión documental ........................................................... Estructura de la norma ....................................................................................................... Proceso de gestión de documentos bajo la estructura de la norma ISO 15489 ................ Procesos e instrumentos de un sistema de gestión de documentos (ISO 15489-1) ......... ISO 15489-2 ....................................................................................................................... El modelo DIRKS para la implantación de un sistema de gestión de documentos ........... Referencias bibliográficas ..................................................................................................

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6 / La Gestión de Documentos: modelos y características

Gestión de documentos
Evolución del concepto

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l origen de la gestión de documentos se remonta hacia 1930 cuando Estados Unidos se ve en la necesidad de crear el Sistema Archivístico Nacional como consecuencia de los efectos de la industrialización en el crecimiento apresurado de las empresas, medios de producción y de la sociedad en general, los cuales a raíz de la gran demanda de labores y como una necesidad más creada por la industrialización, las personas se ven abocadas a dejar evidencias documentadas de sus labores y actuaciones, haciendo uso de los medios en los que ha sido posible la elaboración e interpretación de los documentos. La información y conservación de los documentos comienzan a adquirir mayor importancia por la diversidad de medios en los que se encuentra depositada la información, puesto que esta “constituía elementos críticos para el desarrollo de organizaciones cada vez más complejas, competitivas, necesitadas de datos para la planificación de informaciones para la competitividad, de pruebas para los litigios …todo esto hizo que la organización de los documentos resultará crucial, pero no solo en su concepción clásica y vinculada a la custodia sino en la etapa que resulta necesario para la actividad de las organizaciones tenerlos disponibles para la toma de decisiones” [1].

de documentos que deben lograr satisfactoriamente responder a las necesidades de información e ir evolucionando puesto que la concepción de información cambia y hoy en día las estrategias esta encaminadas a garantizar la adecuada producción, organización y conservación de la información, que difiere de la gestión que antes se concentraba netamente de la administración del papel, lineamientos y regulaciones de uso; se rompe con la tradición y se aúnan esfuerzos por preservar la información en soporte dual: física y de medios electrónicos. Por lo anterior, los nuevos medios donde se halla la información han requerido del apoyo de ciencias o áreas auxiliares como la informática, la organización y complejidad de las empresas, el derecho, en contraste con lo fue en su momento la paleografía, la sigilografía, la neografía para la archivística.

En el caso de Europa, antes de la Revolución Francesa, los documentos de la administración eran de acceso restringido y todos eran considerados válidos para la gestión en términos de valor probatorio y jurídico por la inalterabilidad de las instituciones al pasar el tiempo. Posterior a la Revolución Industrial, surgen movimientos liberales que llevan a las entidades que funcionaban antes de la revolución, a ser modificadas y por ende considerar sus soportes documentales de carácter histórico. Por ello, se dan dos tipos de archivos: archivos administrativos, De aquí, se abre paso la generación aquellos que contenía documentos válidos de nuevas formas de conservación para efectos administrativos o legales y los archivos históricos, pertenecientes a 1 CRUZ MUNDET, José Ramón. La los organismos que funcionaban antes gestión de documentos en las organizaciones. de la Revolución Francesa. Es este Madrid: Ediciones Pirámide, 2006. P 18
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último tipo de archivos el que da cabida al rol del archivero, quien se caracterizaba por tener conocimientos en paleografía, historia y diplomacia, conocimientos necesarios para dar un adecuado manejo a los archivos históricos, englobado en el ámbito de archives administration o administración de archivos, donde se selecciona la información con valor histórico; aquellos encargados de los archivos administrativos fueron llamados records managers; este tipo de designaciones surgieron especialmente en países como Australia, Canadá, Estados Unidos y Nueva Zelanda. A medida que pasa el tiempo, los documentos con valor histórico van perdiendo protagonismo por el mismo crecimiento de la industria y formas de producción de las personas, lo que origina un incremento en la producción de documentos administrativos. En lo que respecta al ciclo vital del documento, Estados Unidos define un ciclo vital similar al de los seres vivos, es decir: Creación del documento, mantenimiento y uso y expurgo. Cabe anotar que los archivos no mueren, puesto que, de acuerdo a su valor probatorio, este es conservado en otro medio por aportar a la cultura, la investigación o a la historia. Esto anterior es equivalente a lo plateado por Europa respecto de las fases del archivo: archivo de gestión, archivo intermedio y archivo histórico. Definición La gestión de documentos se encarga de controlar de manera eficiente y sistemática la producción, reunión, organización, conservación, acceso, disposición y destino final de los documentos que han sido producto de las funciones de una organización. Esto permite a las organizaciones dar respuesta a situaciones adversas, favorece la toma de decisiones, la rendición de cuentas, le permite tener memoria y proteger sus intereses. Todo esto es logrado a través de la planificación, diseño y ejecución de sistemas de información que favorece el acceso a la información la cual es
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>> “La gestión de documentos se encarga de controlar de manera eficiente y sistemática la producción, reunión, organización, conservación, acceso, disposición y destino final de los documentos que han sido producto de las funciones de una organización”.

8 / La Gestión de Documentos: modelos y características prolongada en el tiempo. Este término se deriva de la acepción norteamericana del “Records Management”. El CIA (Consejo Internacional de Archivos) define la gestión de documentos como “el área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos” [2]. que deba ser destruido definitivamente. La gestión de documentos está basada en dos principios a saber: principio de economía y principio de eficacia.

Principio económico: este permite identificar y calcular a través de los instrumentos usados (ej. calendario documental), la disposición de los documentos al pasar el tiempo que tienen estipulados en el calendario y Por otro lado la UNESCO hacia el la ocupación de tiempo máximo en los año 1979, interpreta la gestión de archivos o depósitos intermedios. documentos como “el dominio de la gestión administrativa general con vistas Principio de eficacia: es posible a través a asegurar la economía y la eficacia del estudio investigativo y control de los de las operaciones desde la creación, recursos de la organización en relación a la mantenimiento y utilización, hasta la necesidad de tener un documento; el uso afectación final de los documentos”. de los informes, formatos de evaluación, control en la reprografía, automatización De acuerdo a lo establecido en la norma y seguimiento en el diseño y criterios ISO 15489, la gestión de documentos adecuados de la gestión documental. es el área de gestión responsable de un control eficaz y sistemático de la creación, Instrumentos fundamentales en la recepción, el mantenimiento, el uso y el desarrollo de la gestión de la disposición de documentos de archivo, documentos incluidos los procesos para incorporar y mantener en forma de documentos la En la aplicación del programa de gestión información y prueba de las actividades y de documentos, se deben aplicar una operaciones de la organización. serie de instrumentos considerados de aplicación básica para la gestión. Los procesos que se llevan a cabo dentro de la gestión de los documentos, son Cuadro de clasificación documentos: este tomados desde la creación del documento, refleja las funciones de la organización hasta el momento en que pierden el valor de manera jerárquica a través de una por el cual fueron creados; después de estructura para identificar los documentos determinar esto, es posible que se dé su que pertenecen a cada función: este transferencia al archivo central, puede ser cuadro organiza de manera lógica la reproducido en otro medio antes de su información, facilitando la posterior destrucción o sencillamente es posible ubicación de expedientes.
2 HIPERTEX. Interpretando la cartografía de las gestión de documentos en las organizaciones. (en línea) http://www.hipertext. net/web/pag222.htm#origenNota6 (citado: 22/01/10)

Calendario de conservación: es resultado del diseño de la estructura de clasificación, el cual estipula la sistematización de la información que va a ser eliminada o
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48 / La Gestión de Documentos: modelos y características esenciales. - Investigaciones e implementación de soluciones tecnológicas y procesos de - Organización y tratamiento de los negocio para ayudar a asegurar que la documentos. organización cumpla con sus obligaciones de gestión de documentos de una manera - Eliminación o transferencia a los archivos rentable y no intrusiva. definitivos. - Realizar los registros relacionados con Dentro de la administración de registros, eventos externos, Ej. Las demandas. los siguientes elementos son tenidos en cuenta [7]: El cuadro de esta página indica las fases que desarrolla el modelo. - Determinar qué tipo de información debe considerarse registros. La fase de creación de los documentos consiste en: - Determina como los documentos activos que se convertirán en archivo o a) Diseñar y gestionar formularios. expediente, deben ser tratados mientras están en uso y determina cómo deben ser b) Preparar y gestionar correspondencia. recogidos una vez que sean declarados como tal. c) Preparar y gestionar informes y directrices. - Determina en qué forma y por cuánto tiempo cada tipo de registro debe utilizarse d) Desarrollo de sistemas de gestión de para satisfacer los negocios legales o los información. requisitos reglamentarios. 7 What is Records Management. (En línea) e) Aplicación de tecnología a las anteriores funciones. Disponible en: http://technet.microsoft.com/enus/library/cc261982.aspx (citado 02/04/10)

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La fase de mantenimiento y uso de los la información no tenga restricciones documentos consiste en: de acceso o tenga vínculos con la ley de libertad de información (freedom of - Desarrollo de sistemas de archivo y information act). recuperación. - El archivero tiene el libre albedrio de - Gestión de expedientes, correos y transferir los documentos a entidades telecomunicaciones. como: - Selección y gestión de máquinas * Bibliotecas presidenciales. copiadoras. * Archivos regionales: los procedentes de - Desarrollo y mantenimiento de programas las delegaciones regionales del gobierno de documentos vitales y de planes contra federal y que posean interés para la desastres. historia regional y local. - Administración intermedios. de los depósitos *Archivos centrales de Washington: todos los demás incluidos los de su región.

- Aplicación de los sistemas de análisis, La fase de disposición de los documentos automatización y reprografía a todos los consiste en: procesos anteriores - Identificación y descripción de las series El proceso de selección se realiza con documentales. base a los calendarios de conservación [8] los cuales deben ser aprobados - Desarrollo de los cuadros de retención y previamente por el NARA y de acuerdo disposición de los documentos. a las normas de selección (records schedules); el criterio de trasferencia de - Selección y transferencia de los documentos a los archivos intermedios documentos de valor permanente a la oscilan entre los plazos señalados institución de archivos. en el calendario de conservación y cuando los documentos no forman parte Principios indispensable para el desarrollo de las actividades administrativas. Otros de los Este modelo se basa en dos principios criterios que son tenidos en cuenta para fundamentalmente: Economía y eficacia. la transferencia de los documentos son los siguientes: A nivel económico los beneficios redundan en utilización máxima de los depósitos - Que tengan más de 30 años. a través de los cuadros de retención y disposición de los documentos en términos - Cuando las necesidades de las entidades de identificación y cuantificación; respecto o agencias logren obtener respuesta a a la eficacia esta se centra en acciones través de los servicios de consulta y copia que afectan al documento desde su ofrecidos por el NARA siempre y cuando creación, esto es, su diseño, generación y distribución de formularios, informes, 8 Cruz Mundet. Op. Cit., p 42.
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50 / La Gestión de Documentos: modelos y características directrices, correspondencia, diseño de sistemas de archivo y recuperación, gestión de archivos corrientes y gestión de máquinas copiadoras; efectividad a través de la planeación de .las actividades del gobierno y conlleva a un uso responsable de la automatización y la reprografía. (donde se almacena la información) y Records Shedules (tablas de evaluación documental).

- NARA como ente responsable del control de la totalidad del ciclo de vida de los documentos en la Administración federal. Instrumentos fundamentales del Records - Desigualdad en el tratamiento en las Management administraciones [9]: Federal, estatal y local. Cuadro de clasificación: este cuadro refleja la estructura jerárquica la cual - El modelo evoluciona (comienzos de refleja las funciones de la organización y los 90´s) hacia la Information Resources con base a esta información es organizada Management y dirige su atención la documentación administrativa; esta a Knowledge Management, nuevo información se organiza intelectualmente concepto en el que participan profesiones y facilita su ubicación. como bibliotecarios, documentalistas, informáticos y gestores de sistemas de Calendario de conservación: se elabora información. con base en la estructura de clasificación y de acuerdo a dicha clasificación - Modelo que es punto de referencia para se sistematiza la eliminación y la los demás países que tienen o están en preservación, puesto que desde allí se desarrollo de sus modelos de gestión de estipula el tiempo de conservación de los documentos. documentos que se encuentran en etapa semiactiva e inactiva y teniendo en cuenta - Influencia significativa de la tecnología en los valores de los mismos (administrativo, el desarrollo y evolución de este modelo. jurídico, legal, financiero e histórico). - Por ser EEUU fuerte en el tema de Inventario: en este formato se describe las tecnologías tienden a dar mayores cada uno de los documentos e indica el avances en los problemas que generan lugar donde hayan sido conservados y así los documentos electrónicos. mismo facilitar el acceso a la información en general dentro de los sistemas de Gestión des documents administratifs gestión de documentos. (Canadá) Características Hacia los años 80´s se consignan las políticas y programas de gestión de - Prevalece la rentabilidad antes que el documentos que estructuran el modelo. patrimonio cultural. 9 Sistemas archivísticos y modelos
de gestión de documentos en el ámbito - De la práctica se deriva el formulario de internacional. Red de revistas científicas de América latina y el Caribe, España y Portugal. principios teóricos. En línea. Disponible en: http://redalyc.uaemex. mx/redalyc/pdf/953/95320204.pdf (citado: - Establecimiento de los Records center 02/04/10)

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Su contenido práctico y conceptual Aconseja, reglamenta y evalúa todo lo cuenta con unas bases sólidas en materia concerniente a la recogida, selección, legislativa y reglamentaria. clasificación, descripción, conservación y comunicación tanto a los investigadores Los archivos nacionales son entes de como a ciudadanos de los archivos control y tutela durante todo el ciclo vital públicos exceptuando los que pertenecen del documento y las etapas del mismo. al ministerio de asuntos exteriores y de De igual modo, es tomado del modelo defensa. estadounidense el rol del profesional, dado a conocerse como el Gestionnaire, figura El préarchivage consiste en la gestión de llamada en EEUU records managers. los archivos entre la salida de documentos o expedientes de las oficinas productoras La persona encargada de los Archivos y el ingreso a un servicio de archivos, en Nacionales de Quebec en la fase activa un lugar de conservación destinado para tiene mayor importancia y status por ser tal fin, llamado centre de préarchivage o más fuerte el respaldo a nivel jerárquico, depósito intermedio y la preparación de su legal y reglamentario. Así, se utiliza transferencia. El préarchivage tradicional las herramientas claves del modelo: no se ajusta a la presencia relevante de cuadro de clasificación, calendario de los documentos electrónicos por lo que se conservación e inventario o Répertoire de hace necesario intervenir desde la fase documentos. activa del ciclo vital de los documentos. Por otra parte, este modelo tiene un desarrollo destacado en cuanto a la política de gestión de documentos semiactivos a través del uso de los calendarios de conservación, herramientas que son de mayor presencia hacen en la organización administrativa del país y centros de documentos en esta fase, dando relevancia a las nuevas tecnologías entre el desarrollo de las actividades que implican la gestión administrativa. Así mismo, la influencia del préarchivage en la teoría y praxis de los documentos activos y semiactivos en Quebec favorecen la expedición de la ley de archivos en 1983. Préarchivage (Francia) La Direction des Archives de France es el sistema que se encarga de proponer al ministerio de cultura las estrategias archivísticas y de llevarlas a término.
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En ese sentido, el préarchivage es solo una parte de lo que constituye el Records Management; evidencia de ello es la poca intervención de los Archivos Nacionales en la fase de creación del documento, concentrándose solo en la preservación de los archivos permanentes y es un modelo que tiene dificultad para ajustarse a las nuevas tecnologías por el mismo enfoque en que se encuentra concentrado y que por ende lo delimita. En cuanto a la implementación de instrumentos, es importante el uso de las tablas de evaluación (tableaux de gestión) documental para la preservación de los documentos con valor histórico, con lo que la innovación es limitada por el ya tradicional desarrollo de las actividades a nivel administrativo. Ello trae consigo la ausencia de talento humano capacitado en la fase activa de los documentos de archivo, ya que la formación profesional del archivero de la École des Chartes

84 / La Gestión de Documentos: modelos y características su adecuada organizacional. documental en cuenta al momento de la aplicación de la norma ISO 15489, Llansó Sanjuan propone tener en cuenta lo siguiente [13]: - Busca proteger y conservar los documentos como evidencia de los actos - La gestión documental debe regirse de una organización. de acuerdo con un marco regulador o política institucional específicos: es - Es garante en la rendición de cuentas. preciso que sea adoptado desde los niveles más altos de la organización La norma procura ofrecer un marco y hacerlo extensivo a todas las áreas, de responsabilidad de la información, delegando responsabilidades de acuerdo actuando como apoyo en los procesos a los procesos. de rendición de cuentas, contribuye a la reducción de riesgos y aumenta el - Desde las competencias de los archivos, nivel de confianza lo que redunda en deben definir y proponer a los órganos disminución de riesgos lamentables para de dirección e implantar un sistema la organización y asigna de manera clara de gestión documental que integre los las responsabilidades de quienes están instrumentos y los procesos documentales involucrados. establecidos como requisito por la norma internacional. Desde el contexto de la gestión de documentos, este es un proceso que - Los archivos deben estar dotados de la se desarrolla tomando en conjunto tecnología necesaria de acuerdo por lo elementos de la norma lo que se conjuga requerido para la gestión documental, no con los sistemas y demás procesos de la solo teniendo en cuenta lo referido por la organización sobre la base de análisis de norma ISO 15489, sino complementado los mismos con el fin de evitar la creación por lo establecido por el modelo de de documentos ineficientes y facilitar la requisitos para la gestión de documentos accesibilidad a aquellos que si contienen electrónicos de la Unión Europea información que aporta a las actividades y MoReq. demás compromisos en la organización. - Los archivos deben llevar un plan de Desde el contexto del documento formación adecuado y orientado a todos electrónico, la norma aporta a los en cuanto tienen responsabilidades en la principios que se deben tener en cuenta creación y gestión de documentos en la en el momento de la implantación entidad. de los mismos; la intervención de los profesionales de la información se da - Los archivos deben culminar los desde el momento mismo del diseño de procesos de de identificación y valoración los procesos y procedimientos. de series documentales, asociadas a los procedimientos de creación de los Dentro de las recomendaciones a tenerse documentos, de este modo es posible
13 Op., Cit. Recomendaciones sobre la aplicación en las universidades españolas de la normas ISO de gestión documental (UNE-ISO 1548:2006). P 9.
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establecer qué documentos deben ser creados de acuerdo a los procesos o actividades de la organización y la información que éstos deben contener y la decisión en la forma en que los documentos deben ser creados e incorporados en el sistema y las tecnologías a usar. Para el proceso de valoración de los documentos, se sugiere tener en cuenta los siguientes aspectos:

Garantía de la conservación documentos en un entorno seguro.

de

* Garantía de que los documentos solo se conservan durante el periodo de tiempo requerido. Proceso de gestión de documentos bajo la estructura de la norma ISO 15489

* Evaluación de los riesgos derivados De acuerdo con Esteban Navarro [14], la de la ausencia de documentos que den norma ISO 15489 muestra una guía del testimonio de las actividades realizadas. método para el diseño e implementación de un sistema de gestión documental * Conservación de los documentos y interna en las entidades. Esta norma accesibilidad a través del tiempo. propone ocho actividades o pasos para tal finalidad, esbozadas a continuación * Cumplimiento del marco legal y en el siguiente diagrama: reglamentario, normas aplicables y políticas de la organización 14 Esteban Navarro. Op. Cit.,p. 196-200

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