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Tecnico Asistencia en Organización de Archivos
Tecnico Asistencia en Organización de Archivos
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LÍNEA TECNOLÓGICA DEL PROGRAMA: CLIENTE
RED TECNOLÓGICA: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS
Sistema de Gestión FINANCIEROS
de la Calidad
CÓDIGO DENOMINACIÓN
Producir los documentos que se originen de las
210601001 funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y
la legislación vigente.
Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la
250601001
normatividad vigente y con la política institucional.
Organizar archivos de gestión de acuerdo con
250601029
normatividad vigente y políticas institucionales.
Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de
210601010
acuerdo con las políticas de la organización.
Promover la interacción idónea consigo mismo, con los
240201500 demás y con la naturaleza en los contextos laboral y
social.
240201501 Comprender textos en inglés en forma escrita y
auditiva.
Aplicar en la resolución de problemas reales del sector
RESULTADO DE productivo, los conocimientos, habilidades y destrezas
APRENDIZAJE ETAPA pertinentes a las competencias del programa de
PRÁCTICA formación, asumiendo estrategias y metodologías de
autogestión.
Auxiliar archivo
Auxiliar archivo y registro
OCUPACIONES QUE
Auxiliar correspondencia
PODRA DESEMPEÑAR
Oficinista clasificación y archivo
Empleado archivo
PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR
El programa requiere de un equipo de instructores
técnicos, conformado por Profesionales formados en
REQUISITOS
alguna de las siguientes áreas:
ACADÉMICOS MÍNIMOS.
- Ciencias de la Información y la
Documentación o Archivística
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Alternativa 1.
Veinticuatro (24) meses de experiencia: de los cuales
EXPERIENCIA LABORAL dieciocho (18) meses estarán relacionados con el
Y/O ESPECIALIZACIÓN ejercicio de la profesión u oficio objeto de la formación
EN… profesional y seis (6) meses en labores de docencia.
Alternativa 2:
Treinta y seis (36) meses de experiencia: de los cuales
treinta (30) meses estarán relacionados con el ejercicio
de la profesión u oficio objeto de la formación
profesional y seis (6) meses en labores de docencia.
Producir los documentos que se originen de las
funciones administrativas, siguiendo la norma
técnica y la legislación vigente.
Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con
la normatividad vigente y con la política institucional.
Organizar archivos de gestión de acuerdo con
normatividad vigente y políticas institucionales.
COMPETENCIAS MÍNIMAS.
Facilitar el servicio a los clientes internos y externos
de acuerdo con las políticas de la organización.
Formular, ejecutar y evaluar proyectos.
Trabajar en equipo
Establecer procesos comunicativos asertivos
Manejar herramientas informáticas asociadas al
área objeto de la formación
Centrada en la construcción de autonomía para
garantizar la calidad en el marco de la formación por
ESTRATEGIA competencias, el aprendizaje por proyectos y el uso de
METODOLOGICA técnicas didácticas activas que estimulan el
pensamiento para la resolución de problemas
simulados y reales; soportada en la utilización de las
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El instructor - Tutor
El entorno
Las TIC
El trabajo colaborativo
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4. CRITERIOS DE EVALUACION
Redacta documentos organizacionales aplicando las normas gramaticales, de
sintaxis y las de redacción.
Elabora documentos organizacionales, aplicando las técnicas de digitación; las
Normas Técnicas Colombianas vigentes.
Identifica la papelería en cuanto a tamaño y calidad para el proceso de digitación y/o
transcripción, de acuerdo con los estándares internacionales.
Digita con precisión y velocidad documentos aplicando las técnicas de digitación.
Opera los equipos de digitación de acuerdo con los manuales de usuario y las
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normas de seguridad.
Realiza la limpieza de los equipos para su conservación de acuerdo con el manual.
Adopta la postura corporal requerida, durante el proceso de digitación, para el
desarrollo de habilidades y destrezas, de acuerdo con las normas de salud
ocupacional.
Aplica las técnicas de digitación, realizando ejercicios con los alcances superiores e
inferiores y de integración con todo el teclado hasta lograr su dominio e
incrementando la velocidad y la precisión.
Auto-revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la guía suministrada.
Reproduce los documentos solicitados teniendo en cuenta las políticas de la
organización.
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Unidad de correspondencia.
- Concepto
- Objetivos
- Misión
- Estructura orgánico-funcional de la empresa
- Estructura de la Unidad de Correspondencia.
- Funciones
- Servicios que presta.
Legislación vigente para trámite de documentos.
Tablas de retención documental. Concepto e importancia.
- Agrupaciones documentales
Canales o medios de ingreso de los documentos: Mensajería, fax, correo tradicional,
correo electrónico, página Web.
Recibo de documentos. Concepto
Clasificación de la documentación recibida:
- Correspondencia personal.
- Folletos, revistas y publicaciones seriadas
- Comunicaciones oficiales recibidas: Internas y externas.
- Comunicaciones confidenciales recibidas: Internas y externas.
- Comunicaciones recibidas por fax.
- Comunicaciones recibidas a través de correo electrónico.
Radicación. Concepto.
- Procedimiento, manual o electrónico, para la radicación de documentos recibidos:
Internos y externos.
Técnicas de lectura
- Interpretación, análisis y síntesis de la información
- Pautas para resumir.
Registro. Concepto
- Procedimiento para el registro de documentos recibidos.
- Formatos y/o software para el registro de los documentos recibidos.
Distribución. Concepto.
- Procedimiento para la distribución de los documentos recibidos.
Conceptos de: Seguridad, Salud ocupacional
- Normas de seguridad y salud ocupacional, orientadas al recibo de documentos.
- Elementos de protección para el desempeño de las funciones.
Trámite de documentos. Concepto
Normas de gestión de la calidad para el control de registros y trazabilidad de los
documentos.
Despacho de documentos. Concepto y Procedimiento.
- Radicación de documentos producidos por la Organización.
- Registro, manual o automatizado, de documentos producidos por la Organización.
- Plegado de documentos e inserción en el sobre
- Despacho de documentos.
Equipos y medios tecnológicos.
Canales o medios de despacho de documentos.
- Mensajería. Concepto.
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- Correo tradicional.
- Políticas institucionales en cuanto a mensajería interna y externa.
Consecutivo de Documentos Producidos y Despachados. Concepto. Condiciones de
ordenación y conservación
Servicios de consulta. Concepto
- Préstamo de documentos (testigo, ficha de afuera para préstamo de documentos).
- Recuperación de la documentación prestada.
Recordatorio o servicio de alerta de correspondencia. Concepto y procedimiento.
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- Archivar
- Procedimiento de foliación
Descripción Documental
- Concepto
- Objetivos
- Instrumentos
- Nivel de descripción
- Normatividad Vigente
- Características de los documentos: intrínsecas y extrínsecas.
Instrumentos de descripción
- Iinventarios: Concepto, uso y aplicación
- Índices
Tabla de Valoración Documental
- Concepto
- Importancia
Conceptos de:
- Preservación de documentos
- Conservación de documentos.
- Principales factores de deterioro en los bienes documentales:
- Ambientales
- Bióticos
- Desastres
- Antropogénicos
- Primeros auxilios
Depósitos de archivo
- Definición, Principios, Condiciones estructurales, Ubicación, Estructura,
Capacidad, Consistencia, Distribución, Condiciones de seguridad, Instalaciones
eléctricas, Instalaciones hidráulicas.
- Equipos para atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones
funcionales
- Espacios físicos, Distribución de muebles, Acceso
- Condiciones ambientales y técnicas: Según soportes documentales, Ventilación,
Iluminación, Seguridad, Mantenimiento, Estantería, Características, Distribución,
Muebles,
- Gran formato
- Verticales
- Otros formatos
- Equipos, Manuales, Mecánicos y Electrónicos
- Especificaciones técnicas de las unidades de conservación.
- Cajas, y Carpetas
Seguridad de la información:
- Normas de seguridad
- Programa de protección
Transferencias documentales: Concepto, clases y normas.
Procedimiento para las transferencias: Cronograma, inventario, actas de entrega y recibo
Preparación de los documentos de archivo: Limpieza, eliminación de material metálico,
identificación de material afectado por deterioro, revisión y foliación, realmacenamiento,
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amarre y embalaje.
Organización de documentos transferidos: Recepción, cotejo con el inventario y aplicación de
tablas de retención, ubicación topográfica y actualización del inventario documental en el
archivo central.
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4. CRITERIOS DE EVALUACION
Identifica y relaciona las ciencias auxiliares de la Archivística, teniendo en cuenta el
aporte que éstas le hacen a los archivos.
Aplica las etapas del proceso administrativo en cada tarea que realiza, según el ciclo
PHVA.
Describe las actividades administrativas de las unidades de información, de acuerdo
con sus características.
Identifica las diferentes clases de archivos de acuerdo con la misión institucional.
Aplica el Código de Ética del Archivista.
Interpreta las directrices para la disposición final de los documentos de archivo,
según la TRD.
Aplica las Tablas de Retención Documental y el instructivo, de acuerdo con las
normas establecidas y la legislación vigente.
Aplica las normas de gestión de la calidad, de seguridad y salud ocupacional,
utilizando los equipos y elementos archivísticos; y de protección personal.
Aplica los requisitos de la documentación, según lo establecido por el sistema de
gestión de la calidad.
Aplica los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional, las Tablas de Retención Documental, las normas y la
legislación vigente.
Aplica las agrupaciones documentales de la Organización, según la estructura
orgánico funcional de la empresa.
Elabora el cuadro de clasificación documental, de acuerdo con los principios
archivísticos.
Aplica los principios y sistemas de ordenación documental de acuerdo con las
políticas institucionales y la legislación vigente.
Realiza la conformación y ordenación interna del expediente, según normas vigentes
Aplica los conceptos de archivo de gestión, archivo central, archivo histórico, de
acuerdo con el ciclo vital de los documentos.
Interpreta el Programa de Gestión Documental, su incidencia en las Organizaciones y
los procedimientos de producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta y disposición final de los documentos.
Aplica los principios y procesos archivísticos en la organización de la sección
documental: Clasificación, Ordenación y Descripción, teniendo en cuenta la
depuración, foliación y almacenamiento de la documentación en buen estado.
Aplica el proceso de conservación documental, teniendo en cuenta las Tablas de
Retención.
Aplica los conceptos de preservación y conservación documental, de acuerdo con las
normas vigentes.
Identifica los factores de deterioro en los bienes documentales, de acuerdo con su
clasificación.
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4. CRITERIOS DE EVALUACION
Atiende el público y facilita el servicio al cliente, observando el protocolo y los
estándares establecidos.
Emite los mensajes tanto al cliente interno como al externo, dentro de un proceso de
comunicación efectiva, aplicando las normas de la Organización.
Identifica los tipos de clientes, de acuerdo con los parámetros establecidos por la
Organización.
Atiende las contingencias en la prestación del servicio al cliente interno y externo, de
acuerdo con protocolos y políticas institucionales.
Ofrece la atención y servicio del cliente según el portafolio de servicios de la
Organización.
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internacional.
Concertar alternativas y acciones de formación para el desarrollo de las
24020150014 competencias del programa formación, con base en la política
institucional.
3. CONOCIMIENTOS
3.1 CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Relaciones interpersonales: Conceptos, tipología.
Sociedad y Cultura.
Conceptos de: Libertad, justicia, respeto, responsabilidad, tolerancia y solidaridad.
Alteridad
Dignidad humana
Derechos Humanos
Principios y Valores éticos universales
Normas de convivencia
Constitución Política de Colombia
Criticidad.
Pensamiento Creativo.
Inteligencias múltiples.
Pensamiento Critico
Resolución de problemas: Argumentación, criterios de solución. alternativas
creativas, lógicas y coherentes
Objetividad-Subjetividad-Intersubjetividad
Toma de decisiones
Asertividad
Lógica
Coherencia
Autonomía
Desarrollo Humano Integral
Motivación y Auto aprendizaje
Trabajo en Equipo
Racionalidad
Inteligencia Emocional
Entorno y Contexto
Conocimiento de sí mismo
Proyecto de Vida
Resiliencia
Pensamiento creativo
Autogestión
Mejoramiento personal
Trabajo colaborativo
Construcción colectiva en contextos sociales y productivos.
Componentes racionales y emocionales.
Concepto de Racionalidad
Concepto de Inteligencia Emocional
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Convivencia
Empatía
Resolución de Conflictos
Conocimiento: Concepto, tipologías
Conocimiento Científico
Recursos renovables y no renovables
Conceptos: Ecología, Medio Ambiente.
Desarrollo Sostenible
Normatividad Ambiental
Utilización de Tecnologías más Limpias
Problemáticas Urbanas
Desarrollo a Escala Humana
Conceptos de público y privado
Desarrollo Humano Integral
Solución de conflictos
Racionalidad, la argumentación y la asertividad.
Resolución de problemas
Residuos: Disposición, normas de clasificación.
Ficha antropométrica: definición, características, clasificación, aplicaciones, tipos.
Técnicas de valoración: definición, tipos, características , selección, aplicación,
formulas, baremos, índices
Test: Definición, clases, características, aplicaciones.
Formatos: Clases, Características, Técnicas de diligenciamiento.
Baremos: Definición, Clases, Características, Interpretación.
Métodos de entrenamiento físico: Definiciones, Clasificación, Características y
Aplicación.
Sistemas: Definición, características, aplicación, clasificación.
Series: Definición, Aplicación, Clases
Repetición: Definición y aplicación
Ejercicio: Definición, Clases, Tiempos de aplicación, Condición, Características,
Beneficios.
Cargas de trabajo: Definición, Función, Aplicación, Riesgos, Clasificación.
Manejo.
Salud ocupacional: Definición, propósito, conceptos básicos
Factores de riesgo ocupacional: concepto, clasificación
Riesgos ocupacionales: accidentes de trabajo y enfermedad ocupacional; concepto,
marco legal, prevención y control.
Prevención de riesgos ocupacionales: Concepto, Beneficios.
Riesgo ergonómico: Definición, características, manejo, medición, análisis
Riesgo Psicosocial: Definición, Características, Manejo, Medición, Análisis.
Desempeño laboral: Definición, Duración, Cuidados, Clasificación.
Actividad física: definición ,características, componentes, ventajas
Biopsicosocial: definición, dimensión, aplicación, características. Desarrollo.
Beneficios: definición, características, clases, ventajas.
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institucionales.
Ubicar el SENA en la estructura del Estado y del sistema educativo Colombiano.
Regular su comportamiento actuando con base en normas, principios y valores
universalmente reconocidos.
Documentar su proceso de aprendizaje utilizando los recursos disponibles.
Identificar las oportunidades que ofrecen las organizaciones relacionadas con las
actividades productivas del programa.
Identificar las posibilidades de acceso al portafolio de servicios del SENA.
Identificar fuentes de financiación del Estado.
Reconocer su condición humana frente a diferentes dimensiones del ser.
Definir propósitos, estrategias y metas a partir del reconocimiento de su condición
humana.
Definir alternativas y acciones viables para una situación determinada con base en
información documentada y valorada.
Identificar las competencias a desarrollar establecidas en el programa de formación
dentro de las cinco líneas tecnológicas.
Examinar los aprendizajes previos frente al programa.
Definir la ruta de aprendizaje a partir de los proyectos elegidos.
Identificar los resultados de aprendizaje del programa de formación frente a los
proyectos de la ruta de aprendizaje.
4. CRITERIOS DE EVALUACION
Realiza las actividades de aprendizaje, utilizando eficientemente la metodología, los
recursos y ambientes de aprendizaje.
Argumenta la importancia de actuar dentro del marco de las leyes y el ordenamiento
ciudadano e institucional.
Establece relaciones interpersonales dentro de criterios de libertad, justicia, respeto,
responsabilidad, tolerancia y solidaridad, de acuerdo con las normas de convivencia
y el rol de cada uno de los participantes en el proceso formativo.
Establece relaciones interpersonales de acuerdo con los criterios del trabajo en
equipo.
Utiliza con criterio técnico las tecnologías de la información y la comunicación de
acuerdo con las actividades a desarrollar.
Identifica en el entorno nacional e internacional las oportunidades que le ofrece el
programa de formación.
Referencia diversas fuentes de información en la realización de los trabajos.
Emplea instrumentos y estrategias para formular propuesta de proyecto de vida
teniendo en cuenta aspectos personales y laborales.
Presenta las evidencias de manera oportuna y de acuerdo con lo concertado.
Explica la relación del programa de formación en el cual está matriculado con el
proyecto de formación que desarrollará para lograr los resultados de aprendizaje.
Identifica la estructura organizacional del SENA, y los procedimientos
administrativos y formativos.
Distingue el ambiente de aprendizaje y la metodología que se utilizará en el proceso
de formación.
Establece los dominios y debilidades con las que llega al proceso de formación
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individual y grupal.
Aplica técnicas y procedimientos orientados al perfeccionamiento de la
psicomotricidad frente a los requerimientos de su desempeño laboral.
5. PERFIL TECNICO DEL INSTRUCTOR
Requisitos Académicos:
Para el desarrollo integral de esta competencia se requiere la participación de diferentes
profesionales asociados a perfiles académicos relacionados con los resultados de
aprendizajes específicos, así:
Experiencia Laboral:
Tener experiencia mínima en procesos de formación o actividades laborales de 2
años en el área de desarrollo humano con el enfoque basado en competencias
laborales.
Competencias:
Gestionar procesos de desarrollo humano según las particularidades de los
contextos sociales y productivos.
Interactuar idóneamente consigo mismo con los demás y con la naturaleza
según los contextos sociales y productivos.
Promover el desarrollo de las actividades físicas que posibiliten el desempeño
laboral seguro y eficaz, un estilo de vida saludable y el mejoramiento de la
calidad de vida
Trabajar interdisciplinariamente en la planeación – ejecución y evaluación y
mejoramiento del proceso de inducción.
Propiciar la integración y participación de los aprendices en el proceso de
aprendizaje.
Orientar las actividades de aprendizaje para el logro de los resultados de
aprendizaje del proceso de inducción motivando la actuación protagónica de los
aprendices.
Integrar a los procesos de la inducción los recursos tecnológicos disponibles.
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Experiencia laboral:
Demostrar vinculación laboral mínimo de dos años, como docente en una institución
educativa pública o privada, o en un instituto de enseñanza de lenguas.
Competencias:
Formular y desarrollar proyectos
Capacidad para trabajar en equipo
Conocer el Marco Común Europeo de Referencia para la Enseñanza de una
Segunda Lengua, y aplicar los criterios de conocimiento y evaluación de acuerdo a
los niveles establecidos en esta norma.
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CONTROL DE CAMBIOS
Responsable
Descripción del cambio Razón del cambio Fecha
(cargo)
Juan José
Hernández Márquez
Instructor – Asesor
Pedagógico.
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Marlene Palomino
Garavito, Instructora,
Centro de Servicios
Empresariales y
Turísticos, Regional
Santander.
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Héctor Aníbal
Rodríguez Sánchez,
Instructor, Centro de
Gestión Administrativa,
Regional Distrito
Capital.
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