<PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL>

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ELABORO: REVISO: APROBO:

FECHA DE APROBACIÓN: FECHA DE VIGENCIA:

INSTANCIA DE AUTORIDAD ARCHIVISTICA VERSIÓN: XX

APROBACIÓN: INSTITUCIONAL:
COMITÉ DE ARCHIVO

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TABLA DE CONTENID

4.1 Normativos................................................................................................................................................ 5
4.2 Económicos.............................................................................................................................................. 5
4.3 Administrativos........................................................................................................................................ 5
4.5 Gestión del Cambio.................................................................................................................................. 5
5.1 Política y Lineamiento del sub proceso: Planeación............................................................................6
5.2 Política y Lineamiento del sub proceso: Producción Documental.....................................................6
5.3 Política y Lineamiento del sub proceso: Recepción y Radicación de Documentos.........................6
5.4 Política y Lineamiento del sub proceso: Organización de Documentos............................................6
5.5 Política y Lineamiento del sub proceso: Transferencias de Documentos.........................................6
5.6 Política y Lineamiento del sub proceso: Consulta de Documentos...................................................6
5.8 Política y Lineamiento del sub proceso: Preservación a Largo Plazo................................................6
5.7 Política y Lineamiento del sub proceso: Disposición de Documentos..............................................6
5.9 Política y Lineamiento del sub proceso: Valoración de Documentos................................................6
7.1 Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos.................................................7
7.2 Programa De Documentos Vitales o Esenciales...................................................................................7
7.3 Programa De Gestión De Documentos Electrónicos............................................................................7
7.4 Programa de Archivos Descentralizados...............................................................................................7
7.5 Programa de Reprografía........................................................................................................................ 7
7.6 Programa de Documentos Especiales...................................................................................................7
7.7 Plan Institucional de Capacitación.........................................................................................................7
7.8 Programa de Auditoría y Control............................................................................................................7
8.1 Sistema Integrado De Conservación y Preservación...........................................................................7
8.2 Etapas de Formulación del Sistema Integrado de Conservación – SIC para la EAAB - ESP............7
8.3 Plan de Conservación.............................................................................................................................. 7
8.4 Programas de Preservación y Conservación........................................................................................7
8.4.1 Capacitación y Sensibilización............................................................................................................7
8.4.2 Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.................7
8.4.3 Saneamiento Ambiental: desinfección, desratización y desinsectación.........................................8
8.4.4 Monitoreo y control de condiciones ambientales..............................................................................8
8.4.5 Almacenamiento y Re-Almacenamiento.............................................................................................8

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8.4.6 Prevención de emergencias y atención de Desastres.......................................................................8

10.1 Anexo Diagnóstico de Gestión Documental........................................................................................8
10.2 Anexo Cronograma de implementación gestión documental año XXXX..........................................8
10.3 Anexo Mapa de Procesos de la Entidad...............................................................................................8
10.4 Anexo Proyección Presupuestal año XXXX para la implementación del PGD de acuerdo con el
PINAR.............................................................................................................................................................. 8
10.5 Anexo Aprobación de Presupuesto PGD año XXXX...........................................................................8
10.6 Anexo Referentes Normativos..............................................................................................................8

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TABLAS

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INTRODUCCIÓN
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
3. USUARIOS
4. REQUERIMIENTOS
4.1 Normativos
4.2 Económicos
4.3 Administrativos
4.4 Tecnológicos
4.5 Gestión del Cambio
5. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
5.1 Política y Lineamiento del sub proceso: Planeación
5.2 Política y Lineamiento del sub proceso: Producción Documental.
5.3 Política y Lineamiento del sub proceso: Recepción y Radicación de Documentos.
5.4 Política y Lineamiento del sub proceso: Organización de Documentos
5.5 Política y Lineamiento del sub proceso: Transferencias de Documentos
5.6 Política y Lineamiento del sub proceso: Consulta de Documentos
5.7Política y Lineamiento del sub proceso: Preservación a Largo Plazo
5.8 Política y Lineamiento del sub proceso: Disposición de Documentos
5.9 Política y Lineamiento del sub proceso: Valoración de Documentos
6. FASES DE GESTIÓN DEL
PGD METAS RESPONSABLES
FASES DEL PROYECTO

7. PROGRAMAS ESPECÍFICOS
7.1 Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos
7.2 Programa De Documentos Vitales o Esenciales
7.3 Programa De Gestión De Documentos Electrónicos
7.4 Programa de Archivos Descentralizados
7.5 Programa de Reprografía
7.6 Programa de Documentos Especiales
7.7 Plan Institucional de Capacitación
7.8 Programa de Auditoría y Control
8. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECI
8.1 Sistema Integrado De Conservación y Preservación
8.2 Etapas de Formulación del Sistema Integrado de Conservación – SIC para la EAAB – ESP
8.3 Plan de Conservación
8.4 Programas de Preservación y Conservación
8.4.1 Capacitación y Sensibilización.
8.4.2 Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas.
8.4.3 Saneamiento Ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
8.4.4 Monitoreo y control de condiciones ambientales.
8.4.5 Almacenamiento y Re-Almacenamiento
8.4.6 Prevención de emergencias y atención de Desastres
9. ARMONIZACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD. NTCGP1000
10. ANEXOS
10.1 Anexo Diagnóstico de Gestión Documental
10.2 Anexo Cronograma de implementación gestión documental año XXXX.
10.3 Anexo Mapa de Procesos de la Entidad
10.4 Anexo Proyección Presupuestal año XXXX para la implementación del PGD de acuerdo con el
PINAR

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10.5 Anexo Aprobación de Presupuesto PGD año XXXX

10.6 Anexo Referentes Normativos

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