Diagnóstico y presentación de la auditoria administrativa, de acuerdo con el análisis factorial

Presentado por:

Yorvy Natali Cofles Suarez

Tutor

Diego Leonardo Cruz Serrano

Fundación Universitaria del Área Andina

Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y Financieras

Administración de Empresas

Bogotá, D.C.

2020
 INTRODUCCION

La auditoría administrativa es el seguimiento y control además es la herramienta primordial para las

organizaciones, salvaguardando cada uno de los procesos y orientando a la misma a que operen de

manera transparente, optimizando los recursos donde permite la verificación, seguimiento y control del

cumplimiento de los procesos, procedimientos y objetivos de una empresa, con el fin de determinar

ventajas competitivas, aspectos a fortalecer y corrigiendo las falencias e irregularidades que puedan

entorpecer el correcto funcionamiento de los procesos.

2
 OBJETIVOS

Identificar conceptos y aplicar los parámetros que se deben tener en cuenta para la puesta en marcha de la

planeación y ejecución de una Auditoria Administrativa que permita reflejar todos los componentes

aprendidos, que sea efectiva y que contribuya al logro de los objetivos.

Adquirir destrezas y conocimientos que nos permitan tener la capacidad de desarrollar el plan y ejecución

de auditoría en los procesos relacionados a nuestra vida laboral y personal.

ANALISIS DE CADA FACTOR

3
Planes y Objetivos: Se evidencia que ODONTOMEDIC S.A.S cuenta con una visión proyectada hacia

el 2019 como una empresa reconocida en el sector salud en el departamento del Guaviare por contratar y

proveer el personal altamente calificado y competente para cada una de las empresas de la cual es aliada.

Políticas: cercioramos que ODONTOMEDIC S.A.S establece políticas para cada uno de sus procesos

dando cumplimiento con la normatividad legal vigente, Política de no fumador, Política de alcohol y

drogas y Política de calidad que enmarca la organización como una empresa socialmente responsable

Potencial humano y elementos físicos empleados: Se evidencia que ODONTOMEDIC S.A.S cuenta

con una planta de empleados calificados que cumplen a cabalidad y con éxito sus funciones, se verifica

documentación con respecto a las constantes capacitaciones dadas por la organización a su personal no

sólo en la funcionalidad de los procesos sino también en la parte personal como el manejo de la

inteligencia emocional, liderazgo y motivación, entre otras.

Se realiza una visita por las instalaciones de ODONTOMEDIC S.A.S identificando señalización

correcta, elementos de emergencia bien ubicados, oficinas amplias y cómodas, puestos de trabajo acordes,

ventilación adecuada, zona de alimentación y archivo médico custodiado.

HALLAZGOS ENCONTRADOS EN CADA UNO DE LOS PROCESOS

AUDITORIA ADMINISTRATIVA

4
 ITEM A EVALUAR
CUMP
ODONTOMEDIC S.A.S
tiene el direccionamiento
estratégico a través de la
misión, la visión, el
objetivo social, políticas
de calidad y valores
organizacionales?
ODONTOMEDIC S.A.S
tiene establecidos los
procesos de forma
estratégica misional y de
apoyo?
ODONTOMEDIC S.A.S
cuenta con los perfiles de
funciones que logran una
mejor selección de
personal y una definición
exacta de estas mismas?
ODONTOMEDIC S.A.S
cuenta con los principios,
valores y derechos
universales para el
desarrollo de los
procesos?
ODONTOMEDIC S.A.S
cuenta con personal
altamente calificado para
el desarrollo de sus
SI NO No. OBSERVACIONES
CUMPL HALLAZ
LE E GO
X 1 La Misión, Visión y Valores, se
logra evidenciar que está bien
enfocada con la activad que
desempaña, y formalizados
dentro de la empresa, es decir,
está por escrito y bien
definidos. os empleados no se
sienten identificados con éstos
conceptos, porque no los
conocen en su totalidad.
X 1.1 Se evidencia la misma situación
identificada en el Item No. 1, se
cuenta con el proceso
establecido pero no se da
conocimiento y cumplimiento
al mismo.
X 2 La empresa cuenta con los
manuales de perfiles de cargo
pero no se encuentran
cargados en el sistema en su
totalidad debido a que el
personal encargado de dicho
proceso, presentan un alto
nivel de carga laboral. y no
cumplen con la totalidad de los
requerimientos que tiene que
cubrir la empresa.
X 1.2 Teniendo en cuenta la situación
identificada en el Ítem No. 1,
este proceso está estipulado y
plasmado por escrito pero no
se tiene el manejo adecuado del
proceso.
X 2.2 Debido a la situación
identificada en el Ítem No. 3,
no se está cumpliendo
adecuadamente con el proceso
5
funciones? ya que en algunas de las áreas
de apoyo y servicio al cliente no
se cuenta con el personal
idóneo.
ODONTOMEDIC S.A.S X Se identifica que la empresa se
dentro de su normatividad rige por la normatividad legal
legal contempla la norma vigente.
GTC 180 y la ISO 26000
direccionado hacia el
enfoque de
responsabilidad social?
ODONTOMEDIC S.A.S X 2.3 La empresa cuenta con un plan
S cuenta con un sistema de incentivos pero debido a la
de incentivos económicos situación identificada en el
y no económicos asociado Item No. 3, no se le entrega al
al desempeño de cada uno personal que no cumple al
de los empleados? 100% con su labor en el tiempo
establecido.
ODONTOMEDIC S.A.S X 2.4 Debido a la situación
promueve el bienestar identificada en el Ítem No. 3,
laboral social en sus no se está cumpliendo
colaboradores? adecuadamente con el proceso.
Existe sentido de X 3 Este es uno de los resultados de
pertenencia de los la situación evidenciada en los
colaboradores hacia la Ítem 1 y 3, ya que por falta de
organización y si es así fortalecimiento en todos los
como lo evidencia. aspectos de la organización
frente a sus colaboradores no
se tiene en la gran mayoría de
trabajadores sentido de
pertenencia.
ODONTOMEDIC S.A.S X 4.2 Debido a la situación
cuenta con un instrumento identificada en el Ítem No. 12,
de recolección de no se está cumpliendo
información para adecuadamente con el proceso.
identificar las necesidades
que el colaborador
requiere enfocado al
bienestar social laboral?

6
1. Se encuentra evidencia X 5 No se da la importancia
de una programación correspondiente a la correcta
de capacitación y ejecución de dicha
bienestar en programación.
ODONTOMEDIC
S.A.S?
ODONTOMEDIC S.A.S X 6 No se evidencia en el
cuenta con un programa cronograma de actividades que
de capacitación se haya efectuado la respectiva
estructurado? planeación.
ODONTOMEDIC S.A.S X 6.1 Debido a la situación
cuenta con un instrumento identificada en el Item No. 17,
de evaluación para el plan no se está cumpliendo
de capacitación? adecuadamente con el proceso.
ODONTOMEDIC S.A.S X 6.2 Debido a la situación
cuenta con actividades de identificada en el Ítem No. 17,
bienvenida para el nuevo no se está cumpliendo
colaborador? adecuadamente con el proceso.
ODONTOMEDIC S.A.S X 6.3 Debido a la situación
realiza acciones de identificada en el Ítem No. 17,
entrenamiento para el no se está cumpliendo
nuevo colaborador? adecuadamente con el proceso.
ofrece capacitación frente X 6.4 Debido a la situación
al manejo de las nuevas identificada en el Ítem No. 17,
tecnologías? no se está cumpliendo
adecuadamente con el proceso.
Cuenta con un X
instrumento que permita
identificar las necesidades
de capacitación de sus
colaboradores?
Tiene tiempos definidos X 6.5 Debido a la situación
para llevar a cabo el identificada en el Ítem No. 17,
proceso de capacitación? no se está cumpliendo
adecuadamente con el proceso.

7
 IDENTIFICACION DE HALLAZGOS Y DIAGNOSTICO
AUDITORIA ADMINISTRATIVA- ODONTOMEDIC S.A.S
Cuál es la capacidad óptima para el
logro de los objetivos.
Como se está ejecutando realmente El proceso se está generando de una forma inconsecuente,
el proceso de acuerdo con la
planeación.
Qué factores No permiten que se
logren los objetivos con claridad.
1. La organización debe brindar los medios, espacios y
elementos necesarios para mejorar su empoderamiento
frente a cada una der las expectativas que tienen los
trabajadores hacia la organización.
2. La organización debe fortalecer el Recurso Humano
e implementar nuevos procesos que cumplan con la
correcta programa de actividades de tal forma que esto
permita generar en los trabajadores un alto nivel de
Eficacia, Eficiencia, Bienestar, Estabilidad, Motivación y
progreso a nivel laboral y personal.
3. Fomentar la satisfacción de las necesidades de los
trabajadores esto se verá reflejado en el buen desempeño
de los mismos y por ende la organización cumplirá las
metas propuestas.
no tiene la planeación, organización, ejecución y control
adecuado. Por lo anterior no se está contribuyendo de
ninguna de ninguna formas con la Misión, Visión y
Objetivos de la organización, afectando al mismo tiempo
el factor más importante de una organización como lo es
el Recurso Humano o planta de personal.
1. Se evidencia actividades programadas sin ningún
tipo de trámite u observaciones.
2. No se demuestra trámites realizados frente algunas
solicitudes hechas por los trabajadores.
3. Se evidencian comunicados de inconformidad frente
a respuestas sin relevancia, respuestas sin justificación y/o
soportes.
4. Se evidencia documentación sin coherencia en el
8
 partimiento de directrices.
A qué factores debemos poner 1. A las falencia y/o procesos que contribuyan en
mayor atención. mejorar las condiciones de los trabajadores.
2. Implementación de programas de trabajo que
incluya guías, actividades y procesos de acción que
permitan que la organización mejore su desempeño y
pueda cumplir las metas.
3. Fortalecer el Recurso Humano de la organización y
Fomentar la prioridad de trabajar al máximo en satisfacer
las necesidades de los trabajadores, pensando siempre en
lograr los objetivos que la organización se propone lograr.
Cuáles objetivos pueden alcanzarse Se realiza el diagnostico correspondiente a cada uno de
en estas condiciones y cuáles no. los hallazgos encontrados y se concluye que todos los
aspectos o falencias encontradas se pueden cumplir en
tiempos reales y acordes a cada uno de los componentes
que hacen parte del proceso de logística y distribución
ODONTOMEDIC S.A.S
Se debe examinar y conciliar con Se efectúa el proceso de conciliación con todo el equipo
todo el equipo auditor. de Auditores y no se encuentran ninguna observación de
inconformidad frente al diagnóstico de la Auditoria
Administrativa realizada.

PRESENTACION DEL DIAGNOSTICO

Las técnicas de recolección de información serán las siguientes:

1. Fuentes documentales de cada uno de los procesos de ODONTOMEDIC S.A.S

2. Verificación del sistema de calidad.

3. Entrevista con los responsables de cada uno de los procesos.

4. Observación (visita por las instalaciones de la empresa)

5. Cuestionarios y lista de chequeo

9
6. Con la información obtenida de ODONTOMEDIC S.A.S, se elabora una espina de pescado

representando cada uno de los procesos con el fin de realizar la medición correcta sobre los hallazgos,

riesgos y que el auditor obtenga mayor claridad al momento de presentar sus aseveraciones.

Diagrama Ishikawa; Fuente: Odontomedic S.A.S

10
 CUESTIONARIO O CHECK LIST

SI NO OBSERVACIONES
ITEM A EVALUAR CUMPLE CUMPLE

1. ODONTOMEDIC S.A.S tiene el      

direccionamiento estratégico a través
de la misión, la visión, el objetivo
social, políticas de calidad y valores
organizacionales?
2. ODONTOMEDIC S.A.S tiene      
establecidos los procesos de
3. forma estratégica misional y de
apoyo?
4. ODONTOMEDIC S.A.S cuenta con      
los perfiles de funciones que logran
una mejor selección de personal y
una definición exacta de estas
mismas?
5. ODONTOMEDIC S.A.S cuenta con      
los principios, valores y derechos
universales para el desarrollo de los
procesos?
6. ODONTOMEDIC S.A.S cuenta con      
personal altamente calificado para el
desarrollo de sus funciones?
7. ODONTOMEDIC S.A.S , dentro de      
su normatividad legal contempla la
norma GTC 180 y la ISO 26000
direccionado hacia el enfoque de
responsabilidad social?
8. ODONTOMEDIC S.A.S cuenta con      
un sistema de incentivos económicos
y no económicos asociado al

11
 desempeño de cada uno de los
empleados?
9. ODONTOMEDIC S.A.S promueve      
el bienestar laboral social en sus
colaboradores?
10. Existe sentido de pertenencia de los      
colaboradores hacia la organización
y si es así como lo evidencia.
11. ODONTOMEDIC S.A.S cuenta con      
un instrumento de recolección de
información para identificar las
necesidades que el colaborador
requiere enfocado al bienestar social
laboral?
12. Se encuentra evidencia de una      
programación de capacitación y
bienestar en ODONTOMEDIC
S.A.S ?

13. ODONTOMEDIC S.A.S cuenta con      

un programa de capacitación
estructurado?
14. ODONTOMEDIC S.A.S cuenta con      
un instrumento de evaluación para el
plan de capacitación?
15. ODONTOMEDIC S.A.S cuenta con      
actividades de bienvenida para el
nuevo colaborador?
16. ODONTOMEDIC S.A.S S realiza      
acciones de entrenamiento para el
nuevo colaborador?
17. ofrece capacitación frente al manejo      
de las nuevas tecnologías?
18. cuenta con un instrumento que      
permita identificar las necesidades
de capacitación de sus

12
 colaboradores?
19. tiene tiempos definidos para llevar a      
cabo el proceso de capacitación?
20. cuenta con los recursos necesarios      
para llevar a cabo el proceso de
capacitación?
21. El proceso de capacitación se      
encuentra documentado en
DISCOLMÉDICA S.A.S
PREGUNTAS ABIERTAS RESPUESTA

1. Cuál es la perspectiva de la empresa largo  

plazo y el rumbo de las metas?
2. Que beneficios traerá para la empresa la  
documentación de la descripción análisis y
valoración de cargos, curva salarial y el
manual de funciones?
3. Cuál debe ser la actualización de la  
estructura organizacional adecuada para la
empresa de forma tal que permita visualizar
las áreas más importantes, los niveles de
responsabilidad y autoridad?

CONCLUSIONES

La auditoria administrativa no ayuda a implementar el examen completo y constructivo de la estructura

organizativa de una empresa en este caso ODONTOMEDIC S.A.S, así como de sus métodos de control,

medios de operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales.

13
Se logra evaluar los procesos de cada dependencia, corroborando la información que se sustenta con

archivos consignados en auditorias pasadas y presentar mejoras para lograr la calidad del servicio

prestado,

REFERENCIAS

AMADOR, A. (2008): Auditoría de gestión, Mc Graw Hill, México D. F.

ARMADA, E. (2007). "Evolución de la auditoría", Revista del Empresario Cubano, enero/febrero, pp. 1-
6.

DE ARMAS GARCÍA, R. (2008): Auditoría de gestión, conceptos y métodos, Editorial Félix Varela, La
Habana.

FERRER, M. (2015): "Dirección estratégica", doctorado curricular en ciencias contables, financieras y

administrativas, CETED, La Habana.

14
FRANCH, K. (2015): "Apuntes preliminares de la investigación doctoral", Curso de Dirección
Estratégica, doctorado curricular en ciencias contables, financieras y administrativas, CETED, La
Habana.

GARCÍA, J. (2008): Predicción económica y empresarial, Departamento de Economía General y

Estadística, Universidad de Huelva.

MALDONADO, M. (2006): Auditoría de gestión, Uniandes, Quito.

RODRÍGUEZ, J. (2010): Auditoría de gestión, Trillas, Madrid.

15