ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y

PROCESO CÓDIGO ABPD03

DEVOLUTIVOS

PROCEDIMIENTO BAJA DE BIENES VERSIÓN 4

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Grupo de Recursos Físicos Coordinador Grupo de Recursos Físicos Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación

FECHA: FECHA: FECHA:

01/09/2014 04/09/2014 30/09/2014
Definir las actividades necesarias para la baja definitiva de bienes mediante la depuración de activos, con el fin de mantener actualizado el inventario de la entidad.
OBJETIVO
Inicia con la identificación de los activos sujetos a la baja, continúa con la baja y destinación (ofrecimiento Enajenación a título gratuito, Enajenación a título oneroso y o
ALCANCE destrucción de los bienes) y termina con el retiro de los bienes del almacén y el registro contable.
AMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Bien: Se define como los artículos inventariables o activos de cualquier clase de activos fijos para el uso de la entidad.

Bienes servibles: Se define como el artículo inventariable disponible para el uso de la entidad

Bienes no utilizables: Son bienes que no obstante de estar en buen estado, la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades, por caer en desuso.

Bienes inservibles: Son aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que esa inversión resultaría
ineficiente y generaría un mayor costo para la Entidad.

Bienes muebles perdidos: Son bienes que, debido a su falta absoluta o desaparición, su ubicación no ha sido posible dentro o fuera de las instalaciones de la entidad.

Baja de bienes: Es el proceso mediante el cual se llevan a cabo las actividades para dar la salida definitiva de aquellos bienes que no se encuentran en condiciones de uso o que la entidad
ya no requiere para el normal desarrollo de sus actividades.

Enajenación a título gratuito: Es la autonomía de la entidad para transferir gratuita e irrevocablemente un bien mueble de su propiedad a otra persona jurídica de derecho público que lo
acepta.

Destrucción de bienes: Reducir a pedazos o a cenizas los bienes muebles objeto de la baja. Teniendo en cuenta los procedimientos establecidos por el subsistema de gestión ambiental.
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PROCESO
PROCEDIMIENTO
Enajenación a título oneroso: Es una enajenación que se hace con fines de lucro, como en la venta de un bien inmueble y otros (permuta).
Permuta: Este es un contrato por el cual una de las partes cede sus derechos sobre un activo a cambio de otro bien o servicio. Es decir, no hay precio de por medio. Se puede entonces
entregar un inmueble a cambio del derecho a ocupar otro.
REQUISITO LEGAL
Constitución Política de Colombia.
Ley 80 de 1993 “por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la
Administración Pública”.
Ley 734 de 2000 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”.
Ley 42 de 1993 “sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los
organismos que lo ejercen”.
Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
Ley 489 de 1998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento
de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
Decreto 1082 de 2015 “Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario
del sector administrativo de Planeación Nacional”
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NORMAS
DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
El artículo 209 establece los principios de la función administrativa: Igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la
desconcentración de funciones.
Los servidores públicos tendrán consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los
mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales.
Establece las orientaciones relacionadas con las sanciones sobre el personal manejo del almacén
Comprende el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control
fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y
de los procedimientos jurídicos aplicables.
Comprende el conjunto de planes, sistemas, métodos y procedimientos necesarios para el debido
funcionamiento de las entidades y que permitan un manejo racional de la administración, exigiendo la
eficiencia en la utilización de recursos y prevención del fraude, malgasto o abuso, de acuerdo con los
principios generales de la administración pública, facultad administrativa que no poseían de manera
explícita las entidades y que en la actualidad le es prohibida de expresamente a la Contraloría General
de la República.
En el artículo 7 se establece las modalidades de la acción administrativa. Se determina la estructura y
se definen los principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración
pública.
Artículo 2.2.1.1.1.2.1. Partícipes de la Contratación Pública. Los partícipes del sistema de compras y
contratación pública para efectos del Decreto-Ley 4170 de 2011, son: 1. Las Entidades Estatales que
adelantan Procesos de Contratación. En los términos de la ley, las Entidades Estatales pueden
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asociarse para la adquisición conjunta de bienes, obras y servicios. 2. Colombia Compra Eficiente.3.
Los oferentes en los Procesos de Contratación. 4. Los contratistas. 5. Los supervisores. 6. Los
interventores. 7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la
participación ciudadana en los términos de la Constitución Política y de la ley.
Resolución 1517 de 2014 “por la cual se crea el Comité de Bajas de Bienes de El artículo primero define que el Comité estará conformado por el Secretario General, el Jefe de la
propiedad de la Superintendencia Nacional de Salud, y se dictan otras disposiciones” Oficina Asesora Jurídica, el Subdirector Administrativo, el Subdirector Financiero y el Coordinador del
Grupo de Recursos Físicos. De igual forma, se establece que la Secretaría Técnica del Comité será
ejercida por el Profesional Especializado con funciones de Almacenista.
Lo aquí contenido en el procedimiento deberá estar de conformidad a las disposiciones establecidas en
los demás artículos.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. En el caso que los bienes vayan a ser objeto de venta, el avalúo de los bienes es obligatorio.
2. Cuando existan bienes que no tengan relacionado su valor, el comité definirá su valor con base en el valor registrado en el inventario para bienes de características similares.
3. Los bienes obsoletos o en deterioro podrán darse de baja y su destinación puede realizarse a través de la enajenación a título gratuito a otras entidades públicas de cualquier orden con
el cumplimiento de los requisitos legales y procedimentales, en dado caso de que el proceso de enajenación a título gratuito no cumpla con el objetivo se procederá a una Enajenación a
título oneroso. Cuando los bienes objeto de bajas carezcan comercialmente de valor, por obsolescencia, deterioro, avería o cualquier otro hecho que impida la enajenación a título
oneroso, se procederá con su destrucción previa aprobación del Comité de Bajas de Bienes Teniendo en cuenta los procedimientos establecidos por el subsistema de gestión
ambiental.
4. El almacenista debe levantar un acta que soporte el proceso de destrucción de bienes, firmada por las personas que participen en el proceso.
5. Para los casos en que se recurra a la enajenación a título oneroso el valor de la transacción nunca debe ser inferior al valor base establecido por el Comité de Bajas de Bienes.
6. Se realizará una depuración de los bienes inservibles que se encuentran en el almacén siempre y cuando haya lugar a ello
7. Los elementos de consumo no se deprecian, por tal razón no se solicita a contabilidad saldo en libros para el trámite de bajas
8. El proceso de baja de bienes se realizará una depuración de los bienes inservibles que se encuentran en el almacén siempre y cuando haya lugar a ello.

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE

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Tomando como base el archivo de activos totalmente depreciados,

Solicitar el inicio del trámite de
1 baja de los bienes.
dañados u obsoletos exportado desde el Aplicativo de Control de
Activos ApliCA y mediante memorando o correo electrónico, el
profesional especializado con funciones de almacenista, remite a la
Relación de
Coordinación del Grupo de Recursos Físicos, el inventario propuesto Bienes código
para dar de baja con la respectiva justificación. ABFT07
Grupo de
El inventario debe contener la identificación general de los bienes, el Profesional
Recursos Físicos Correo
motivo y justificación de la baja para cada ítem, sus características, electrónico o
estado de conservación, agrupaciones de inventarios, valor de Memorando
compra, valor en libros y número de placa de inventarios.

El inventario de bienes para baja incluye los inservibles, obsoletos,

con deterioro los bienes no necesarios para la entidad.

El Grupo de Recursos Físicos solicitará mediante memorando o

Memorando
correo electrónico el concepto técnico para la baja de los bienes a las Grupo de
Solicitar y/o aportar el concepto dependencias competentes. Todas las
2 Recursos Físicos Correo
técnico del bien de acuerdo con Profesional dependencias
electrónico
sus características. El concepto técnico es un documento soporte de la baja. competentes
Concepto técnico

Solicitar al Grupo de Contabilidad mediante memorando o correo Memorando

electrónico, el valor patrimonial de todos los bienes identificados para Grupo de
Requerir al Grupo de dar de baja a la fecha de la solicitud. Recursos Físicos Relación de
3 Profesional Grupo de Bienes código
Contabilidad el saldo en libros Contabilidad ABFT07
Los elementos de consumo no requieren saldo en libros, toda vez
de cada bien.
que estos no se deprecian.
Correo
electrónico
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El profesional del Grupo de Recursos Físicos elabora los estudios

técnicos y de conveniencia de la baja, para ello debe contar con la
información contable de los bienes (cuando se requiera) y el
concepto técnico.

Estos estudios deben contener la siguiente información:

Profesional
Elaboración de estudios  Un informe detallado de las condiciones técnicas del bien o Grupo de
Coordinador(a)
4 técnicos. bienes que van a ser dados de baja. Recursos Físicos Estudios técnicos
Grupo de
 El análisis del costo beneficio por realizar el mantenimiento o Recursos
reparación de los bienes sujetos de baja. Físicos

 Las razones por las cuales el bien o bienes se consideran

inservibles, obsoletos o en deterioro o por las cuales la
entidad no los necesita para su funcionamiento, según sea el
caso.

El Profesional Especializado con funciones de almacenista remitirá Memorando

Aprobar propuesta de baja de mediante memorando o correo electrónico, los estudios técnicos y de Grupo de Profesional Subdirección Correo
5 bienes. conveniencia para ser aprobados por la Subdirección Administrativa Recursos Físicos Administrativa electrónico
y/o Coordinación del Grupo de Recursos Físicos.
Estudios técnicos
Presidente del
comité de baja
Se realiza la convocatoria, mediante memorando o correo electrónico Memorando
Citar a comité de Bajas de Grupo de de bienes
a través de quien presida el comité de baja de bienes o quien ejerza Subdirector
6 Bienes. Recursos Físicos
la secretaría técnica del Comité. Administrativo Correo
Secretaría
electrónico
técnica del
Comité.

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En el Comité se exponen los motivos y el sustento de la baja de los

bienes, donde los participantes analizan la información y entregan las Subdirector
Grupo de Administrativo / Subdirecciones
recomendaciones que tengan lugar. Administrativa y
Recursos Físicos Secretario
Técnico / Financiera
Realizar comité de Bajas de Este Comité puede decidir que bienes son susceptibles de bajas y Formato Acta
7 Bienes. cuáles no lo son, lo cual se evidencia diligenciando un acta con la Código ASFT06
Coordinador(a) Secretaría General
información analizada durante la sesión.
Grupo de
Recursos Oficina Asesora
El Comité recomienda la futura destinación de los bienes con base Jurídica
Físicos
en el concepto técnico y la normatividad vigente.

Con base en lo definido, el Grupo de Recursos Físicos proyecta el

acto administrativo y el secretario general lo emite autorizando la
baja de los bienes y la destinación conforme a las recomendaciones
Coordinador(a)
del comité de bajas.
Proyectar y emitir acto Grupo de Acto
8 administrativo. La destinación de los bienes podrá ser la siguiente, de acuerdo con Recursos administrativo
Grupo de Físicos (Resolución)
el concepto del ordenador del gasto: Recursos Físicos
Secretario (a)
-Para baja por, Enajenación a título gratuito (Ir a la actividad 8.1)
General
-Para baja por, Enajenación a título oneroso (Ir a la actividad 8.2)
- Para baja por Destrucción de bienes: (Ir a la actividad 8.3)
8.1 Realizar baja del bien por A menos que los bienes tengan como destino final la destrucción, la Grupo de Coordinador(a) Oficina Asesora de Invitación pública
Enajenación a título gratuito entidad debe convocar a través de invitación publica a las demás Recursos Físicos Grupo de Comunicaciones
entidades del estado de cualquier orden para que manifiesten su Recursos Estratégicas e Acto
Físicos Imagen Institucional, administrativo
interés por los bienes como parte de la enajenación a título gratuito.
Grupo de (Resolución)
Esta invitación se debe publicar en página web de la entidad, Profesional Contratación de
acompañada de todos los documentos que soportan la baja. Bienes y Servicios.
Surtido el plazo fijado en la invitación se elabora acta informado si los

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bienes fueron o no requeridos.

Realizar baja de bien por Cuando no hay interesados en los bienes, éstos deben ofrecerse a
Enajenación a título oneroso título oneroso, para lo cual la Coordinación del Grupo de Recursos Grupo de Estudio de
8.2 Físicos remitirá mediante memorando o correo electrónico al Grupo Grupo de Profesional Contratación de mercado
de bienes abierto a
de contratación de Bienes y Servicios, los documentos soporte de la Recursos Físicos Bienes y Servicios. Avalúo comercial
particulares.
baja incluyendo un estudio de mercado y/o un avalúo comercial, para
establecer el valor base del ofrecimiento.

Realizar baja del bien por

Destrucción de bienes. Conforme a la recomendación del Comité se procede con la Coordinador(a)
Teniendo en cuenta los destrucción de los bienes autorizados por el ordenador del gasto,
Profesional Formato Acta
8.3 procedimientos establecidos para lo cual se retiran los bienes de la entidad y se destruyen Grupo de
código ASFT06
por el subsistema de gestión dejando como soporte el acta donde se detalle el procedimiento Recursos Físicos Profesional
ambiental. realizado y los participantes. Teniendo en cuenta los procedimientos Ambiental
establecidos por el subsistema de gestión ambiental.

Coordinador(a)
En el caso de ofrecimiento de bienes a título gratuito, mediante acta y Grupo de
cumplimientos de la norma vigente se realiza la adjudicación. Grupo de Recursos
Recursos Físicos Físicos
Acto
9 Adjudicar los bienes. administrativo
Profesional
(Resolución)
En cuanto a la enajenación a título oneroso se aplicará de acuerdo
con la modalidad de contratación.
Secretario (a)
General

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Coordinador
Grupo de
Grupo de Recursos
Se entregan los bienes mediante acta dentro de los 30 días
Entregar los bienes. Recursos Físicos Físicos Formato Acta
10 siguientes. código ASFT06
Profesional

Formato Acta
ASFT06
Orden de Egreso
Coordinador(a) ABFT02
Registra la orden de salida los bienes, soportado por el acto
Registrar salida de bienes del Grupo de
administrativo y el acta de entrega de los mismos. Acto
almacén. Recursos
Físicos Administrativo
11 Registrar la orden de egreso generada por el Aplicativo de control de Grupo de Cuenta Diaria y
activos ApliCA Recursos Físicos Mensual de
Profesional
Almacén, código
Se deberá registrar en la cuenta y el boletín mensual de almacén. ABFT06
Técnico
Boletín Diario y
Mensual de
Almacén Código
ABFT10

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
8 Proyectar y emitir acto administrativo Acto administrativo con el detalle de Cada vez que se Coordinador(a) Acto
los bienes que van a darse de baja y realice una baja de Grupo de Recursos administrativo
su destinación. bienes Físicos (Resolución)

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Secretario (a) General

Cada vez que se Acto
realice una baja de Administrativo
bienes
Formato Orden de
Egreso
ABFT02
La salida de bienes del almacén debe
tener como soporte el acto Cuenta Diaria y
11 Profesional
Registrar salida de bienes del almacén. administrativo Formato Orden de Mensual de
Egreso ABFT01 Almacén, código
ABFT06

Boletín Diario y
Mensual de
Almacén Código
ABFT10
ANÁLISIS DE TIEMPO
Una vez entregados los soportes técnicos por parte de las dependencias competentes, el grupo de recursos físicos tendrá 30 días hábiles para la elaboración de los estudios técnicos y así
proceder a la presentación ante el comité de bajas.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N.A.
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EL DOCUMENTO EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante Resolución 2239 de 7 de octubre de
2014 se adoptan los procedimientos del
Adopción del documento Secretario General 07/10/2014 1
Proceso Administración de los Bienes de
Consumo y Devolutivos
Adopción del documento Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó Secretario General 19/12/2014 1
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Resolución 2239 de 2014 y se adoptó el

Manual de Procesos y Procedimientos de la
entidad.

Se ajustan actividades del procedimiento,

documentos de referencia, puntos de control y
Ajuste del documento Secretario General 21/08/2015 2
se relacionan formatos y registros ante
Requerimiento NURC: 3-2015-016411 de 2015

Se ajustan actividades del procedimiento, y

Ajuste del documento registros ante Requerimiento NURC: 3-2015- Secretario General 26/11/2015 3
023520

Mediante memorando 202182400025093 se

solicita la modificación del alcance,
definiciones, políticas de operación,
Ajuste del documento actividades, puntos de control y análisis de Secretario General 19/03/2021 4
tiempo.

Mediante memorando No 202112300037053

se aprueba la modificación.

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