Plan de gestión de la comunicación del proyecto

Jose Luis Coronado

Fabián Prada

Carlos Valdés

Grupo N° 3

MII510
Sumário

1. Planificación de los procesos de la gestión de la calidad......................................................3

2. Estándares utilizados............................................................................................................3
3. Plan de calidad.....................................................................................................................3
4. Lista de revisión....................................................................................................................5
5. Plan de mejora.....................................................................................................................5
6. Diagrama de causa y efecto.................................................................................................5

1. Planificació n de los procesos de la gestió n de la

comunicació n
 <describir de manera completa como todos los procesos de la gestión de la
comunicación serán ejecutados en el proyecto. Definir cuales técnicas y herramientas serán
utilizadas>.

La comunicación entre la empresa contratista y la empresa mandante debe ser fluida y formal,
mediante informes escritos enviados vía correo electrónico o mediante reuniones
presenciales o virtuales entre el administrador del contrato y la persona a cargo del proyecto
por parte de la empresa contratista, en caso de realizarse algún tipo de reunión debe existir
una minuta de los temas discutidos y debe enviarse un correo electrónico a cada uno de los
participantes.

Dichos informes estarán enfocados en la actualización de riesgos, informes de calidad,

Checklist de equipos, herramientas y espacio físico suministrado por el mandante, índices de
visualizaciones alcanzadas, sugerencias y reclamos más solicitados por el consumidor.

La comunicación entre la empresa contratista y la empresa mandante se establece mediante

informes mensuales del avance del proyecto via E-mail, esta  herramienta de comunicación
formal es muy utilizada en la gestión de las comunicaciones ya que las partes interessadas
tienen acceso a esta, también se establece una comunicación directa mediante reuniones
presenciales entre los interesados o involucrados en el proyecto, y  video Conferencias  está
integra todos los tipos de comunicación (visual, auditiva, esquemática, documental) la
frecuencia de esta comunicación estará dada por: (cuadro). se  monitorea mediante informes
de desempeño de las comunicaciones y encuestas de satisfacción con respecto al plan matriz
de las comunicaciones.

Los canales de comunicació n que mantendrá n la empresa contratista con la mandante

será n (1) informes perió dicos sobre los avances del proyectos, ya sea mediante formato
impreso (correo postal) o electró nica (correo electró nico), el período de entrega de estos
será determinada por ambas partes. También se realizará n (2) reuniones presenciales o
mediante videoconferencias, está s será n realizadas cuando las partes interesadas lo
soliciten para plantear o resolver algunas temá ticas que puedan surgir durante el
desarrollo del proyecto.

La frecuencia en el uso de los canales de comunicació n será acordada por las partes
interesadas, con la finalidad de monitorear, gestionar y supervisar el avance del proyecto,
y siguiendo el cronograma, plan o matriz de comunicaciones.

2. Requisitos de comunicació n

<identificar al menos 5 requisitos de comunicación, relacionarlos a las partes

interesadas correspondientes>.

Comunicación interna
 1. comunicación interna mediante reuniones presenciales, virtuales o correos
electrónicos semanales con feedback acerca del seguimiento de los proyectos entre el
administrador de contrato y gerencia.

Comunicación entre contratista y mandante

1. Informes vía correo electrónico (Checklist) de equipos, herramientas y espacio físico

cada vez que se realizara una grabación.
2. comunicación mediante informe ejecutivo sobre índices de calidad cada vez que se
termine por completo y esté listo para cargar al sitio web los videos instructivos.
3. Comunicación quincenal sobre avance del proyecto en formato ejecutivo vía correo
electrónico.
4. comunicación mediante informe ejecutivo sobre los índices de las visualizaciones
alcanzadas por los videos al cliente final mensualmente.
5. comunicación sobre la actualización de los riesgos mediante informe ejecutivo
mensualmente.

3. Plan de comunicació n

<presentar el plan de comunicación con las siguientes informaciones: Nombre del

producto/ actividad, Interesados (Receptor), Cuando / Frecuencia, Responsable, Modelo de
comunicación y Método de comunicación. Deben ser identificados un número mínimo de 7
actividades o productos para los cuales una comunicación deba ocurrir.>
 Plan de la comunicación

Nombre del Interesados (Receptor) Cuando / Frecuencia Responsable Modelo de comunicación Método de comunicación
producto/ actividad
Nombre del Identificar los Cuando debe ocurrir o Responsable por Lineal o con Nombre del método usado
producto o receptores de la con qué frecuencia la actividad de retroalimentación (Anuncios, Revistas,
actividad para el comunicación debe ocurrir comunicación Comunicados de prensa,
cual deberá existir Informes anuales,
una comunicación Correos electrónicos,
Intranets,
Portales web y otros
repositorios de información,
Conversaciones telefónicas,
Presentaciones, otros)
Espacio físico Contratista Al momento de cada Mandante feedback check list
grabación
Equipos Contratista Al momento de cada Mandante feedback check list
grabación
herramientas Contratista Al momento de cada Mandante feedback check list
grabación
Riesgos Mandante Trimestral Contratista feedback Informe Actualización plan de
riesgos. Correos electrónicos
Videos Mandante Quincenal Contratista Lineal Informe de calidad. Correos
electrónicos
Indicadores Mandante Mensuales Contratista Lineal Informe de índices de
visualizaciones alcanzadas.
Correos electrónicos