EL USO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN POR PARTE DE RR.HH.

Debido a la globalización, muchas organizaciones están definiendo

estructuras no tradicionales y diseñan el trabajo con la intención de
romper las barreras existentes entre los empleados, para lo que utilizan
una variedad de técnicas que garantizan la flexibilidad de la mano de obra.

Aunque estas estrategias resultan ser muy potentes para aumentar la

eficacia de la organización, pueden dificultar el control de las personas
que trabajan para la organización.

Afortunadamente, existen sistemas (hardware y el software) informáticos

(conocido con las siglas de SIRH) que facilitan la administración del
personal. .

Éstos permiten mantener la información exacta de cada colaborador;

incluyendo la actualización de capacitaciones que orienten al colaborador
a un adecuado plan de carrera, el cual lo haga sentir como parte de la
organización a la cual pertenece. Al mismo tiempo, permite que el
especialista de recurso humano dedique el 100% de su tiempo a la
elaboración de planes y estrategias que mejoren la calidad de vida de sus
colaboradores.

Alguna vez se ha preguntado: ¿Cómo está la rotación del personal? ¿Cuál

es el promedio de ingresos de su personal? ¿En qué áreas se necesitan
más capacitaciones? ¿Estamos dentro del presupuesto? Estas preguntas
son contestadas de manera rápida y sencilla después de un análisis
minucioso utilizando herramientas que puedan proveer esta información.
han facilitado en gran medida el control de los recursos humanos

BENEFICIOS DE LOS SIRH

Recordemos que en otras épocas los ingresos eran considerados el

principal sustento de la organización. Este concepto ha cambiado, hoy día
se considera que el principal activo de una organización (y el más valioso)
son los colaboradores.

Las organizaciones están tomando medidas para la retención de este tan

preciado recurso, el cual es tan difícil de conseguir y de retener.

Algunos de los beneficios que pueden brindar los SIRH son:

Incluir lo que se conoce como "Reglas del negocio", es decir, las políticas y
reglamentos que posee la empresa en cuanto a la administración del
personal.
Apoyar la toma de decisiones estratégicas respecto al recurso humano de
la empresa, mediante la recolección de información estadística,
indicadores de gestión y alertas de operación.
Generación de informes y consultas estadísticas para la toma de
decisiones, entre otros.
APLICACIONES DE LOS SIRH
Un SIRH informático contiene hardware informático y aplicaciones
(progrmas) de software que contribuyen a ayudar a los directivos a tomar
decisiones sobre RRHH.

El hardware puede ser un ordenador central o un PC relativamente

barato. El software puede ser un programa personalizado o un programa
estándar (este último es el que probablemente se utilizará en un PC)

Algunas aplicaciones de software de SIRH que actualmente están

disponías en el mercado. Estos programas incluyen:

Información sobre empleados. Este programa crea una base de datos que
ofrece información sobre los empleados como nombre, dirección,
teléfono, fecha nacimiento, cargo y salario.

Seguimiento de candidatos. Este tipo de programa permite automatizar

algunas de las actividades vinculadas con el reclutamiento y selección del
personal que incluyen el almacenamiento de la información sobre posibles
candidatos, programar entrevistas con directivos, entre otros.

Inventario de cualificación. Éste es un inventario sobre la cualificación del

personal actual de la empresa lo que permite, si surge una vacante,
observar si existe internamente alguna trabajador que, por sus destrezas,
conocimiento y experiencia, pueda ocupar ésta. Esto respalda una política
de promoción interna.
Nómina. Este programa puede calcular el sueldo bruto y neto de los
empleados y el pago de los impuestos y lo correspondiente a la seguridad
social. Igualmente, puede configurar la realización de otras deducciones
del sueldo (el pago de seguros médicos, planes de jubilación y cuotas a
sindicatos).

SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD DE LOS SIRH

Los usuarios no autorizados de los SIRH pueden causar graves problemas a
una empresa al tener acceso a información confidencial de su personal.
Por ello, es necesario que el departamento de RRHH deba crear políticas y
procedimiento para proteger la integridad y la seguridad de estos sistemas
que incluyan:

Limitar el acceso a los SIRH controlando el acceso al ordenador y a sus

archivos de datos. Los despachos con ordenadores y bases de datos
confidenciales deberían cerrarse con llave. Algunas veces se pueden
codificar los datos, de forma que no sean accesibles para un usuario no
autorizado.
Permitir el acceso mediante palabras clave (password) y códigos
especiales a cada área. Por ejemplo, un directivo puede recibir la
autorización y un código especial para entrar en la base de datos del
inventario de cualificación, pero puede no tener autorización para acceder
a información médica confidencial de la base de datos de prestaciones.
Desarrollar procedimientos y prácticas sobre el uso de la información de
empleados e informar a los empleados el funcionamiento de éstas.
Permitir que los empleados verificar sus registros personales y permitir las
correcciones que fueran necesarias.