PROGRAMA DE FORMACIÓN

DIPLOMADO DE EXCEL
Duración: 100 Horas.

Formador: Verónica Grisales Salas.

Medellín – Antioquia
2020
 JUSTIFICACIÓN

La ofimática es aquel conjunto de herramientas, técnicas y aplicaciones que

se utilizan para facilitar, optimizar, mejorar y automatizar las tareas
referentes a la oficina. Es decir que la ofimática alude a los métodos que se
emplean para todo lo relacionado a las actividades de la oficina que logran
el procesamiento computarizado de datos escritos, sonoros y visuales. La
palabra ofimática se forma de los acrónimos de los vocablos oficina e
informática. El objetivo principal de esta práctica es brindar ciertos
elementos que posibiliten y auxilien en la mejora y simplificación en cuanto
a la organización de las actividades que realizan un grupo de personas o
una compañía en particular.

Microsoft Excel, es una aplicación que permite realizar hojas de cálculo que
sirve para trabajar con números de forma sencilla e intuitiva. Para ello se
utiliza una cuadrícula donde en cada celda de la cuadrícula se pueden
introducir números, letras y gráficos.
 INTRODUCCIÓN A EXCEL
Excel es un programa del tipo hoja de cálculo que permite realizar operaciones con
números organizados en una cuadricula. Es útil para realizar desde simples sumas
hasta cálculos simples.

COMO INICIAR MICROSOFT EXCEL

Abriremos Excel desde el menú de Inicio, allí nos muestra un listado de

programas organizados alfabéticamente o sencillamente en la sección de
más usada nos indica los programas o aplicaciones trabajadas
recientemente.
En la siguiente imagen vemos las partes en que se divide la ventana de
Microsoft Excel.

Identificar Celdas

Las columnas se nombran por letras (A, B, C.…XFD) y las filas se

numeran desde el 1 hasta 1.048.576

Para identificar una celda se cruzan la letra de columna y el número de

fila.

Movimiento En Las Hojas

Para cambiar de hoja de trabajo activa, haremos clic con el botón

izquierdo del ratón sobre las pestañas de la parte inferior izquierda.

Nos lleva al primer registro de la tabla

Nos lleva al registro anterior de la tabla

Nos lleva al registro posterior de la tabla

Nos lleva al último registro de la tabla

Para m o v e r n o s d e n t r o d e l a h o j a , a d e m á s d e p o d e r u s a r l a s
b a r r a s d e desplazamiento podremos usar también combinaciones de
teclas.

Celda abajo

Celda arriba

Celda derecha

Celda izquierda

Página abajo

Página arriba

Abrir y guardar libros de trabajo

Para abrir un documento hemos de hacer clic en el icono de la barra

de herramientas de acceso rápido, o bien desde la pestaña Archivo de la
cinta de opciones haremos clic en Abrir.

En la ventana que se muestre navegaremos hasta la carpeta en la que se

halla el documento, lo seleccionaremos haciendo clic sobre él y pulsaremos
en Abrir.
Para guardar un libro de trabajo hemos de hacer clic en la pestaña Archivo
de la cinta de opciones y seleccionar Guardar, o bien en el icono de
la barra de herramientas de acceso rápido: se nos mostrará un cuadro de
diálogo en el que daremos un nombre al libro de trabajo.

Si queremos guardar el libro de trabajo con otro nombre haremos clic en

la pestaña Archivo y seleccionaremos Guardar como, para posteriormente
indicar en qué carpeta deseamos guardarlo.

Seleccionar una celda

En ocasiones deberemos aplicar ciertos formatos (u otras acciones) sobre

las celdas, como por ejemplo borrar el contenido o cambiar los colores,
etc., pudiendo hacerse en un sólo paso cuando han de modificarse varias
a la vez.

Según la imagen de ejemplo anterior estamos situadas y por tanto

tenemos seleccionada la celda B2 (véase como ésta se muestra resaltada
con un borde negro de más grosor).

En la parte izquierda de la barra de fórmulas de Microsoft Excel 2016

aparece el nombre de la celda activa.

Seleccionar un rango de celdas

Para seleccionar varias celdas a la vez haremos clic con el botón izquierdo
del ratón en la primera de ellas, y manteniéndolo pulsado arrastraremos el
ratón hasta tener cubiertas las celdas deseadas, quedando como se indica
en la imagen de ejemplo
Para seleccionar filas completas haremos clic en el número inicial y
manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastraremos hasta la
última fila deseada antes de soltarlo.

Para seleccionar columnas completas pincharemos en la letra inicial y

manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón arrastraremos hasta la
última columna deseada antes de soltarlo.

ESTABLECER ALTO DE FILA Y ANCHO DE COLUMNA

Hemos de hacer clic con el botón izquierdo del ratón en la línea de

separación entre los encabezados de filas o columna (justo en el mismo
borde) hasta que el cursor del ratón cambie a la forma de una flecha
apuntando en dos direcciones, para después arrastrar hacia la posición
deseada y allí soltar el botón del ratón.

También podremos modificar los tamaños de filas y columnas (entre otras

configuraciones) desde el icono Formato de la cinta de opciones
correspondiente a la pestaña Inicio.
OCULTAR Y MOSTRAR FILAS Y COLUMNAS

Para mostrar u ocultar filas y columnas, después de haberlas seleccionado

hemos de hacer clic en el icono Formato anteriormente mencionado, y
seleccionar la opción deseada dentro del submenú Visibilidad, Ocultar y
mostrar.

INSERTAR FILAS Y COLUMNAS

Para insertar fila o columnas en una Hoja de Excel 2016 seleccionaremos

la fila o columna desde donde queremos que se inserte la nueva y haremos
clic en el icono Insertar de la cinta de opciones correspondiente a la
pestaña Inicio, para después seleccionar la opción deseada.
INSERTAR CELDAS

Hemos de hacer clic en el icono Insertar de la cinta de opciones

correspondiente a la pestaña Inicio para después en el submenú
seleccionar Insertar celdas.

Si queremos añadir más de una celda, hemos de seleccionar previamente

tantas como deseemos insertar.

ELIMINAR HOJAS

Para eliminar una Hoja la seleccionamos haciendo clic sobre ella con el
botón derecho y seleccionando Eliminar en el menú contextual.

ELIMINAR CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Para eliminar celdas primeramente las seleccionamos y después

hacemos clic en el icono Eliminar de la cinta de opciones correspondiente
a la pestaña Inicio, y luego elegiremos de qué modo deben ser eliminadas.

También podemos eliminarlas haciendo clic con el botón derecho sobre una
de las celdas seleccionadas y seleccionando eliminar celdas.
Para eliminar filas o columnas, tras seleccionarlas procederemos del
mismo modo que acabamos de comentar:

FORMATO DE CELDA NUMÉRICO

Para configurar como numérico el contenido de la una celda, en la ventana

Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Número.

En el apartado Categoría seleccionamos el tipo de dato, y dependiendo de

cuál sea se nos mostrarán a la derecha unas u otras opciones de
configuración.

Una vez seleccionada la configuración deseada haremos clic en

Aceptar.
ALINEACIÓN DE CELDAS

En la ventana Formato de celdas seleccionaremos la pestaña Alineación.

Después de haber seleccionado la configuración deseada, pulsaremos en
el botón Aceptar.

FORMATO DE FUENTE EN CELDAS

Haciendo clic en la pestaña Fuente podemos seleccionar varias opciones

de configuración referentes al texto.
En Vista previa veremos una pre visualización de lo que estemos
configurando. Podremos cambiar más rápidamente el color de la letra
desde el icono de la Cinta de opciones correspondiente a la pestaña
Inicio, así como aplicar algunos Formatos de texto, como el tipo de y
tamaño de letra alineación (izquierda, centrado,
derecha) y características de formato (negrita, cursiva,
subrayada).
BORDES EN CELDAS

Desde la pestaña Bordes podremos definir los bordes de la celda (punteado,

grueso, que se muestre el borde sólo por la parte superior de la celda,
etc.).

También podemos usar el icono de la cinta de opciones

correspondiente a la pestaña Inicio.

TIPOS DE DATOS EN CELDAS

TIPO DE DATO
DESCRIPCIÓN

Numéricos El primer tipo de dato son los valores numéricos,

los cuales representan cantidades, montos,
porcentajes, entre otros. Cuando ingresamos un
valor numérico en una celda el contenido será
alineado a la derecha.
Texto Son aquellos que son utilizados para indicar
diversos
tipos de datos como los nombres de empleados,
meses, día de la semana.

Alfanuméricos Son todas las combinaciones de letras y números.

Por lo general, se refiere a códigos y fecha.
FÓRMULAS

Las fórmulas en Excel se usan para calcular resultados a partir de los datos
de la Hoja. A la hora de construirlas se pueden usar valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

OPERADORES

En la siguiente tabla se muestran los principales tipos de operadores.

Cuando hay varias operaciones en una misma expresión, éstas tienen un
orden de preferencia para su resolución dependiendo del tipo de operador
usado, que es el indicado en la tabla.

TIPO OPERADORES
ARITMÉTICOS +, -, *, /, %, ^
RELACIONALES / < , > , = , <= ,
COMPARACIÓN >= , <>

Como es normal en matemáticas, los paréntesis se usan para calcular

primero las expresiones que hay entre ellos, como, por ejemplo:

2 + 3 * 5 = 17 ó (2+3) * 5 = 25

Autorrellenado

El autorrellenado hace que Excel escriba automáticamente valores en

otras celdas, dependiendo de su contenido.

Para verlo con un ejemplo, escriba lunes en una celda. Después pinche con
el cursor del ratón en el cuadradito pequeño de la parte inferior derecha
de la misma y arrastre unas celdas hacia abajo para finalmente soltarlo:

Veremos cómo las celdas adyacentes se habrán autor rellenado con los
nombres de los días consecutivos.
FUNCIONES

Podríamos decir que las funciones son fórmulas que vienen ya

incorporadas en Microsoft Excel. Su sintaxis es:

=nombre función (parámetro_1; parámetro _2; …)

Vemos cómo constan de un nombre y dentro de los paréntesis unos

parámetros separados con punto y coma.

Los parámetros pueden ser números, textos, referencias a una celda o

rango de ellas, otras funciones, etc.

REFERENCIAS DE CELDAS

Una referencia de celda se refiere a una celda o un rango de celdas en una

hoja de cálculo y se puede usar en una fórmula de manera que Microsoft
Office Excel pueda encontrar los valores o datos que desea que calcule la
fórmula.

En Excel encontraremos las siguientes referencias de celdas:

REFERENCIAS RELATIVAS

Si copiamos una fórmula con referencias relativas, la fórmula cambiará

dependiendo de dónde vayamos a copiarla. Por ejemplo:

A B
1 15 20
2 =A1+20
3

Si ahora copiamos la celda A2 en B3, como la copiamos una columna hacia

la derecha y en una fila hacia abajo, la fórmula cambiará por=B2+20: lo
que variará es la referencia a celda A.
REFERENCIAS ABSOLUTAS

Si copiamos una fórmula con referencias absolutas, la fórmula no variará.

Supongamos el ejemplo.

A B
1 15 =$A$1
2 =$A$1
3

REFERENCIAS MIXTAS

Si copiamos una fórmula con referencias mixtas, la fórmula cambiará la

columna o la fila que no tiene el signo $ delante dependiendo de dónde
vamos a copiarla y no variará la que sí tiene el signo $ delante.
Supongamos el ejemplo:

A B
1 15 20
2 =$A$1+B1 30
3

EDITAR CELDAS

Para introducir un valor en una celda nos situaremos en la misma y

escribiremos lo deseado, para a continuación pulsar la tecla Enter (para
situarnos en la celda debajo la que estemos editando) o los cursores (para
situarnos en una de las celdas junto a la que estamos editando).
Si no queremos que se efectúen los cambios pulsaremos la tecla Escape.
En las celdas, aparte de números, textos, fórmulas, etc., podemos
introducir referencias a los valores contenidos en otras celdas (como por
ejemplo B2 o A3).

MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA

Para modificar el contenido de una celda tenemos de hacer doble clic

sobre ella y cuando veamos el cursor parpadeante podremos modificar su
contenido.

Una vez editada confirmaremos los cambios con la tecla Enter y los
Cursores, tal y como hemos explicado anteriormente.

También es posible modificar su contenido desde la barra de fórmulas.

ELIMINAR EL CONTENIDO DE UN CELDA

Para borrar el contenido de una celda nos situamos en ella y pulsamos

la tecla Suprimir (se borrará únicamente el contenido, pero no los
formatos, comentarios, etc.).
FUNCIONES: SUMA, PROMEDIO, MÁXIMO, MINIMO

Función Suma

La función suma es una de las más usadas, prueba de esto es que Excel
tiene un icono especial para efectuar sumas rápidas, con esto quiero decir
que no hace falta poner =SUMA() para efectuar la suma de un cierto rango,
lo que por cierto ahorra tiempo y evita errores, este icono se llama auto
suma y para usarlo basta con seleccionar el rango que queremos sumar
hacer clic en y el resultado aparece en la celda inmediatamente inferior al
rango, aunque si queremos el resultado en otro lado basta con seleccionar
la celda, luego el rango que queremos sumar, Enter y listo.

Fijémonos en la barra inferior de Excel y veremos siempre la suma, el

promedio y cuantas celdas se seleccionaron para efectuar la suma.

Si tenemos varias columnas, seleccionamos esas columnas dejando espacio

para poner los totales y luego aplicamos autosuma.
Si no seleccionamos nada Excel interpreta que lo que queremos sumar es
la secuencia de números puesta vertical u horizontalmente (tiene que estar
activa una cela en la columna o fila respectivamente), en estos casos inserta
automáticamente la función suma con los rangos que interpreta queremos
sumar, para obtener la suma solo nos falta apretar ENTER, para aclarar las
cosas veamos los siguientes gráficos.

Apretamos ENTER y obtenemos la suma

Y si la secuencia es horizontal

Apretamos ENTER y obtenemos la suma

Función Promedio

La función Promedio en Excel sirve para obtener la media aritmética entre

un grupo de valores que le pasemos como parámetros.

Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los
divide entre el conteo de los mismos.

Veamos este ejemplo en una hoja de Excel:

Y se obtiene el siguiente resultado:

Función MAXIMO

La función MAX en Excel es de gran ayuda siempre que necesitemos

obtener el valor máximo de un conjunto de valores que puede ser una lista
de números ubicados en uno o varios rangos de nuestra hoja de Excel.

Ejemplos de la función MAX

Para aumentar la cantidad de números que podemos incluir debemos

colocarlos en un rango de celdas y especificar dicho rango como argumento
de la función.
El comando Autosuma en la ficha Inicio: Otra manera de acceder a la
función MAX en Excel es utilizar el comando Autosuma que se encuentra en
la ficha Inicio. Este método funciona de la siguiente manera, en primer
lugar, seleccionamos el rango de celdas que deseamos evaluar (M1:M10) y
posteriormente desplegamos el menú del botón Autosuma para seleccionar
la opción Máx.

Función MINIMO

La función MIN devuelve el número más pequeño de la lista especificada.

Este ejemplo lo haremos tomando los números de un rango de celdas:

El comando Autosuma en la ficha Inicio también se puedes acceder
a la función MIN.
Referencias

• Microsoft Office. Crear o modificar una referencia de celda.

Recuperado de https://support.office.com/es-es/article/crear-o-
modificar-una-referencia-de-celda-c7b8b95d-c594-4488-947e-
c835903cebaa

• Excel Total. Tipo de datos. Recuperado de

https://exceltotal.com/tipos-de-datos-en-excel-2013/

• Blogspot. Tipos de datos en excel. Recuperado de

http://tiposdedatosdeexcel.blogspot.com/2015/05/alfabeticos-
numericos-alfanumericos.html