SST-PRC-03 - Procedimiento para El Control de Documentos y Registros

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
UNIDAD FUNCIONAL
PROCEDIMIENTO:
Seguridad Y Salud en el Trabajo
Control de Documentos y Registros
Versión 2
Códig
Emisión Enero 2021 SST-PRC-3 Página 1 de 10
o
1. OBJETIVO
Establecer las pautas para la administración, identificación, almacenamiento, la protección, la

recuperación, control de los documentos, registros e información del sistema de gestión de la
seguridad y salud en el trabajo SG-SST de AMRITZAR S.A., en cumplimiento de la legislación legal
vigente.
2. ALCANCE
Inicia con la identificación y recepción de requerimientos de necesidad de diseño,

mejoramiento, implementación y anulación de documentos. Continúa con el análisis de
información, elaboración, ajuste, anulación y codificación del documento. Finaliza con la
aprobación y socialización de la creación, modificación o anulación a todos los documentos que
hacen parte del Sistema de Gestión de SST de AMRIRZAT S.A
3. RESPONSABLES
o Representante Legal
o Copasst - Vigía
o Responsable del Sistema de gestión de SST
o Dueños de Proceso
4. AMBITO DE APLICACIÓN
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
5. DEFINICIONES
o SST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

o Documento: Aquel donde se inscriben los procedimientos, reglas, directrices o
características para el desarrollo de actividades y/o definición de responsabilidades y sus
resultados. Información y su medio de soporte; los documentos pueden ser registros,
especificaciones, procedimientos documentados, dibujos, informes, normas,
información en redes sociales, etc.
Nota: El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico,
fotografía o muestra patrón o una combinación de estos.
o Documentación externa: Son todos los documentos provenientes de los clientes,
normatividad del sector, y reglamentación estatutaria.
Elaboró Revisó Aprobó

TQH CONSULTORES SAS – Lic SST 000136 – 2016
Coordinador de SST Gerente
SECRETARÍA DE SALUD DE CÓRDOBA
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o Documentos de origen internos: Se refiere a los manuales, procedimientos, instructivos

de trabajo y registros que hacen parte del Sistema de gestión de SST, sirve como insumo
a procesos y que son elaborados, revisados y aprobados por el personal de AMRITZAR
S.A
o Copia controlada de un documento: Es aquella copia cuya circulación interna será
controlada en medio magnético y actualizada cuando exista modificación; no puede
reproducirse parcial ni totalmente sin autorización del responsable del sistema de
gestión SST o el Copasst - Vigía, copasst o del dueño del Proceso.
o Copia no controlada de un documento: Ejemplar de un documento con las mismas
características de su original, para el cual no se prevé el control de los cambios que se
ejecuten. Se emite con fines informativos y no será actualizada cuando existan
modificaciones. Pueden emitirse Copias No Controladas cuando el dueño del proceso lo
autorice.
o Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
o Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las
cuales transforman elementos de entrada en resultados.
o Registros del Sistema: Documentos que proporcionan resultados obtenidos o evidencia
de las actividades efectuadas. Estos pueden ser formatos diligenciados, cartas,
memorandos, actas, contratos, listas de chequeo diligenciadas, conversaciones en
correos o redes sociales y otros. En general, son todos aquellos documentos resultantes
de la aplicación de los procesos, procedimientos, instructivos y especificaciones que
evidencian su correcta aplicación y control.
o Formatos: Son los Formularios, plantillas o modelos utilizados para reportar información
del sistema de gestión SG-SST de la organización y que en determinado momento
permiten demostrar evidencia objetiva.
o Listado Maestro: Lista que consigna los nombres de todos los documentos que hacen
parte del sistema SG-SST de EMPRESA XYZ, así como su identificación, ubicación,
responsable de archivar y demás información necesaria para su control y uso.
o Documentos Obsoleto: Son aquellos documentos que ya no tienen vigencia y
aplicabilidad en los procesos de la empresa ya sea por una modificación, cambio o
mejora.
6. GENERALIDADES
El control de los documentos externos, será responsabilidad de cada una de las áreas o
procesos. Los responsables de cada proceso deben definir los documentos legales,
reglamentarios u otros documentos especiales que aplican en las actividades propias de su
proceso y asegurarse que sean incluidos en su Listado Maestro de Documentos Externos.
Cada proceso deberá diligenciar el formato y garantizar la custodia de estos documentos.
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Cada responsable de proceso debe revisar, actualizar y verificar periódicamente los documentos
externos. El responsable del proceso debe garantizar que el documento esté disponible y
controlar su uso.
Todos los documentos del Sistema de Gestión de SST se elaboran bajo las directrices dadas en
este procedimiento para la elaboración y control de documentos.
Es responsabilidad de quien elabora o modifica un documento:

1. Verificar que éste sea coherente con los procesos que se ejecutan.
2. Escribir exactamente cómo se realizan las actividades
3. Hacer seguimiento al documento hasta su implementación
Es responsabilidad de quien revisa un documento:

1. Verificar que el contenido técnico sea correcto
2. Verificar que el procedimiento descrito sea realizable y las funciones y
responsabilidades estén conformes con los cargos.
Es responsabilidad de quien aprueba un documento:

1. Verificar que el cumplimiento del contenido técnico es aplicable
2. Verificar que sea coherente con las Políticas de la Hospital y objetivos del Sistema
de Gestión SST.
Es responsabilidad del responsable del sistema de gestión de SST controlar y aprobar el

documento:
1. Asignar codificación de acuerdo a lo establecido en este procedimiento.
2. Actualizar listado maestro de documentos y registros internos y el listado
maestro de documentos externos.
3. Identificar y distribuir copias a través de sello de copia controlada y/o a través de
la red si aplica.
7. POLITICAS
o Los documentos obsoletos serán destruidos una vez hayan sido modificados o
eliminados del Sistema SG-SST y solo se archivarán copias cuando el Coordinador SG-
SST lo considere necesario, identificando en este caso los documentos con la leyenda
“OBSOLETO”.
o Los documentos del sistema SG-SST se deben redactar en lenguaje sencillo y claro,
empleando verbos en presente cuando sea posible por ejemplo Diligenciar, aprobar,
revisar, etc.

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o Semestralmente se hará una copia de seguridad del Sistema SG-SST en medio

magnético.
o Los documentos externos se identificarán por su nombre.
o Usar estabilizador de voltaje para garantizar la adecuada conservación de los
documentos que estén almacenados en medio magnético.
o Tener en cuenta los riesgos de trabajo en oficinas (caídas, golpes, sobreesfuerzos),
contemplados en el panorama de factores de riesgos.
o Hacer un buen uso del papel e implementar programas de reciclaje.
8. PROCEDIMEINTO
Los documentos del sistema SG-SST estarán a disposición de todos los trabajadores de
AMRITZAR S.A, en medio impreso almacenados en el archivo de la oficina y se darán a conocer
oportunamente a cada persona dando cuando corresponda copia impresa de la documentación
a tratar.
Los cambios son revisados por el representante de la gerencia al SG-SST quien es el responsable
del control de todos los documentos del Sistema SG-SST, los cambios son aprobados por el
Gerente de la empresa o su representante. La Política de SST será divulgada en cartelera pública
ubicada en la oficina de la empresa.
8.1 IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS
Los documentos que hacen parte del SGI de AMRITZAR S.A se identifican mediante un código
alfanumérico de acuerdo con la siguiente metodología:
TABLA 1: DE ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Se tendrá en

cuenta la siguiente codificación por proceso
PROCESO CODIGO
GESTION SST SST
8.2 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DEL DOCUMENTO

Los documentos necesarios para el SGSST, pueden surgir del resultado de una auditoria, del
funcionamiento diario de la uci o de la necesidad de implementar un documento para
normalizar algún proceso.
Las personas involucradas en la identificación de la necesidad, comunican (de forma verbal y/o
escrita) su sugerencia al dueño del Proceso o director. El Dueño del proceso evalúa el
requerimiento. Si es aceptado, procede a su elaboración o coordina su elaboración con el
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personal que realiza la actividad o proceso objeto del documento en colaboración con el
responsable del SGSST.
En caso de no ser aceptada la sugerencia, termina el proceso
8.3 ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO
Partiendo de la aceptación del dueño del proceso para la elaboración del documento, se
prepara el borrador de éste. El borrador debe ser preparado por personal autorizado e
involucrado directamente en la actividad a ser normalizada ó por especialistas Internos ó
externos de la UCI, según sea la complejidad del documento.
o Normalización del Documento

Se deben tener en cuenta los siguientes elementos, como mínimo, en la elaboración del
documento:
a. Tamaño de papel: Carta - Oficio
b. Programa de Edición: Microsoft Office o compatibles.
c. Encabezado: Se utiliza un encabezado en todas las hojas de los manuales, procedimientos
e. instructivos, formatos; en el cual se referencia el control de los mismos. Está compuesto por
tres recuadros como se muestra en el siguiente esquema:
CODIGO : SST-DOC-002
LOGO POLITICA DE PREVENCION VERSIÓN: 1
DEL ACOSO LABORAL FECHA DE EMISIÓN:
xx/xx/xxxx
Para el caso de los registros (formatos), el encabezado y su contenido tiene la misma

configuración, pero se identifican con la palabra de la sigla:
PROCEDIMIENTO PRC
POLITICA PLT
FORMATO FT
PROGRAMAS PRG
REGLAMENTO REG
MANUALES MAN
PLANES PLA

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o
CODIGO : SST-PRC-002
xx/xx/xxxx
Para el caso de documentos de entes regulatorios se adoptara la codificación, estructura y

control estipulados por estos.
o Normalización: Para la normalización de todos los documentos se deben tener en

cuenta los siguientes aspectos:
1. Las márgenes de los documentos deben ser de 2 x 2 x 2 x 2.

2. Los títulos de primero y segundo orden, deben ir en mayúsculas y negrilla, se da
un espacio y se comienza a escribir el texto. Los títulos de tercer orden deben ir
en negrilla y en minúsculas, en este caso la primera letra del título debe ser
mayúscula y se da doble espacio para comenzar a escribir el texto. Los títulos de
cuarto orden deben escribirse en minúscula, la primera letra irá en mayúscula sin
negrilla, se da doble espacio y se comienza a escribir el texto. Los títulos de
quinto orden, se escriben en minúscula, la primera letra en mayúscula, sin
negrilla y en este caso se separa de un punto seguido y se comienza el texto a
escribir en el mismo renglón.
3. El tipo de letra utilizado para los procedimientos, programas, instructivos y
manual de
4. calidad es Calibri 12, 10 y 9 de acuerdo a la necesidad.
5. El tamaño de la letra para las tablas y cuadro se ajusta al ancho y límite de la
tabla, el tipo de letra es Calibri.
6. En el capítulo final de todo documento, deben relacionarse todos los formatos
requeridos o nombrados en dicho documento bajo el título de: “Anexos”. Para
cumplir con este requisito se llenará una tabla de dos columnas, en la primera
columna se relaciona el código del documento y en la segunda su nombre (Véase
final de este procedimiento).
o Viñetas: El uso de viñetas será exclusivo para textos que conformen listas y para textos
de carácter explicativo; el uso de letras es conveniente más no necesario.
o Alineación: Todos los textos serán alineados de acuerdo con su nivel y justificados.
o Encabezado: El encabezado de cada una de las páginas que conforman el documento

puede optar por el siguiente modelo: el logotipo de la UCI, el nombre del documento, el

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código de identificación, la versión de documento y la fecha de emisión y total de

acuerdo con el siguiente formato:
CODIGO : SST-PRC-002
xx/xx/xxxx
FECHA DE ACTUALIZACIÓN
o Contenido de Procedimientos
1. Objeto. Establecer criterios que definan el propósito general del documento.
2. Alcance. En este ítem se identifican claramente las áreas y funciones a las cuales
3. aplica el procedimiento.
4. Responsables y autoridades
5. Definiciones
6. Descripción del procedimiento. Corresponde a la descripción lógica y ordenada del QUE
y CÓMO se debe desarrollar una labor dentro del proceso correspondiente, QUIENES son
los responsables directos de las actividades a realizar dentro de cada una de las etapas
del mismo, DONDE deben realizarse y QUE registros o evidencias deben quedar de su
correcta aplicación.
Esta descripción puede hacerse a manera de texto o mediante la implementación de
herramientas tales como flujogramas / esquemas / programas u otras herramientas que
identifiquen claramente las etapas claves del proceso, los responsables de su ejecución y
los documentos adicionales necesarios para su implementación y aplicación, tales como:
Instrucciones de trabajo, formatos, programas (software), etc.
7. Documentos Relacionados. En este numeral, se enuncian las normas, procedimientos y

demás documentos que soportan y/o complementan la aplicación del procedimiento.
8. Anexos. Si aplica, se hace referencia a los documentos aplicables mencionados en la
descripción del procedimiento. También son todos aquellos documentos que evidencian
el cumplimiento de alguna actividad o conformidad con requisitos previamente
establecidos.
o Contenido de Programas.
1. Introducción
2. Objetivos. Establecer criterios que definan el propósito general del documento.
3. Alcance. En este ítem se identifican claramente las áreas y funciones a las cuales aplica el
procedimiento.
4. Responsables
5. Definiciones.

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o
6. Contenido. Corresponde a la descripción lógica y ordenada del CÓMO se debe

desarrollar una labor dentro del proceso correspondiente, QUIENES son los responsables
directos de las actividades a realizar dentro de cada una de las etapas del mismo, DONDE
deben realizarse y QUE registros o evidencias deben quedar de su correcta aplicación, Si
aplica.
7. Documentos Relacionados. En este numeral, se enuncian las normas, procedimientos y
demás documentos que soportan y/o complementan la aplicación del procedimiento.
8. Anexos. Hace referencia a los documentos aplicables mencionados en la descripción del
procedimiento. También son todos aquellos documentos que evidencian el
cumplimiento de alguna actividad o conformidad con requisitos previamente
establecidos.
9. Cronograma
o Contenido de Manuales.
1. Introducción
2. Objetivos. Establecer criterios que definan el propósito general del documento.
3. Alcance. En este ítem se identifican claramente las áreas y funciones a las cuales aplica el
procedimiento.
4. Responsables
5. Definiciones.
6. Contenido. Corresponde a la descripción y contenido del documento Documentos
Relacionados. En este numeral, se enuncian las normas, procedimientos y demás
documentos que soportan y/o complementan la aplicación del Manual.
7. Anexos. Hace referencia a los documentos aplicables mencionados en la descripción del
procedimiento. También son todos aquellos documentos que evidencian el
cumplimiento de alguna actividad o conformidad con requisitos previamente
establecidos.
8. Bibliografía
9. DISTRIBUCIÓN, ACCESO, USO Y DISPONIBILIDAD DE DOCUMENTOS
o Documentos Internos
Con el fin de asegurar la disponibilidad de los documentos necesarios en cada uno de
los sitios de trabajo o donde requiera AMRITZAR S.A, los documentos del Sistema
Gestión SST están custodiados por el proceso Coordinador. La distribución de las
copias no controladas de los documentos internos tales como procedimientos e
instructivos de trabajo, para los funcionarios que por algún motivo no hayan podido
ubicar la información son distribuidos por el dueño del proceso o coordinador de SST

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PROCEDIMIENTO:
Versión 2
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o
y calidad, una vez el documento queda en estado vigente por el Responsable del
SGSST y cargados a la intranet.
Es responsabilidad de cada empleado al que se le entregue una copia no controlada
su almacenamiento, custodia y control.
El empleado que necesite copia de algún documento, deberá solicitarlo por medio de
correo al responsable del SGSST, este enviara el respectivo documento, pero será
manejado como una copia no controlada.
o Documentos Externos
Los documentos externos tales como manuales, textos, apuntes, libros, manuales,
memorias, informes, normas, códigos, especificaciones, leyes, estatutos,
reglamentaciones, etc., copiados en medio impreso o medio magnético se ordenan,
custodian o almacenan en el proceso correspondiente según sea el caso, bajo la
responsabilidad del dueño del proceso y se relacionan en el Listado Maestro de
Documentos Externos controlado por cada uno.
10. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN
o Documentos Internos: Cada vez que se identifique la necesidad de realizar algún

cambio en los documentos aprobados del SGSST, el responsable del SGSST debe
coordinar su revisión por el personal que se indica en la portada del documento
vigente para su correspondiente adecuación. Una vez modificado se somete a
aprobación de acuerdo con lo establecido.
Los cambios realizados se identifican en el listado maestro de documentos y
registros.
11. CONTROL DE REGISTROS

o Identificación de los registros
La identificación de los registros se realiza de acuerdo con las indicaciones del numeral
5.3. en la Tabla 1. No obstante, se pueden identificar o definir otros registros externos
como por ejemplo los provenientes del cliente o proveedor.
Cada Dueño del proceso o debe designar el responsable por el manejo de archivo y
mantenimiento de los registros ya sean internos o externos de cada proceso. Esta
persona debe mantener un listado actualizado de los registros generados por el proceso
o proyecto, indicando para cada uno los siguientes aspectos:
1. Código (Sí aplica)
2. Nombre del registro.
3. Tiempo de retención en el archivo del proceso.
4. Disposición Final

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PROCEDIMIENTO:
Versión 2
Códig 10 de
Emisión Enero 2021 SST-PRC-3 Página
o 10
o Disposición de los registros

Los registros del SGI se disponen en sitios accesibles para su consulta, debidamente
identificados y organizados, en forma tal que permitan su rápida ubicación, ya sea en
auditorias del sistema o en el desarrollo normal de las actividades. A la finalización de los
trabajos, servicios, proyectos y/o ordenes de servicios, el encargado del archivo y
mantenimiento de los registros, debe entregarlos debidamente ordenados y clasificados
al contenedor para su respectiva recuperación, almacenamiento y protección.
12. DOCUMENTOS RELACIONADOS.
o Listado Maestro de Registros

o Listado Maestro de Documentos Externos
o Decreto 1072 de 2015
o Resolución 1111 de 2017
o ISO 9001:2015
CONTROL DE CAMBIOS AL DOCUMENTO

Fecha Versión Justificación Indique la Cambio Versión Nombre Nombre
del actual Del Cambio Parte del que se le Nueva y y Cargo
cambio Document realiza al Cargo de de quien
o donde se document quien Aprobó
requiere o elaboro el
el Cambio el Cambio:
Cambio:


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Inicia con la identificación y recepción de requerimientos de necesidad de diseño,

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o Documentos de origen internos: Se refiere a los manuales, procedimientos, instructivos

Es responsabilidad de quien elabora o modifica un documento:

Es responsabilidad de quien revisa un documento:

Es responsabilidad de quien aprueba un documento:

Es responsabilidad del responsable del sistema de gestión de SST controlar y aprobar el

Elaboró Revisó Aprobó

o Semestralmente se hará una copia de seguridad del Sistema SG-SST en medio

8.1 IDENTIFICACION DE DOCUMENTOS

TABLA 1: DE ASIGNACIÓN DE CÓDIGOS PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS Se tendrá en

8.2 IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DEL DOCUMENTO

8.3 ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO

o Normalización del Documento

Para el caso de los registros (formatos), el encabezado y su contenido tiene la misma

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Para el caso de documentos de entes regulatorios se adoptara la codificación, estructura y

o Normalización: Para la normalización de todos los documentos se deben tener en

1. Las márgenes de los documentos deben ser de 2 x 2 x 2 x 2.

o Encabezado: El encabezado de cada una de las páginas que conforman el documento

Elaboró Revisó Aprobó

código de identificación, la versión de documento y la fecha de emisión y total de

7. Documentos Relacionados. En este numeral, se enuncian las normas, procedimientos y

Elaboró Revisó Aprobó

6. Contenido. Corresponde a la descripción lógica y ordenada del CÓMO se debe

9. DISTRIBUCIÓN, ACCESO, USO Y DISPONIBILIDAD DE DOCUMENTOS

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10. REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN

o Documentos Internos: Cada vez que se identifique la necesidad de realizar algún

11. CONTROL DE REGISTROS

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o Disposición de los registros

12. DOCUMENTOS RELACIONADOS.

o Listado Maestro de Registros

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