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ANEXO 19 – INSTRUCTIVO COLECTIVO INDIVIDUAL

Objetivo: Definir actividades y tareas a realizar entre la fuerza de ventas y área administrativa para
el ingreso de contratos mediante la herramienta Aplicativo Web de la Organización.

Plan Colectivo Individual: Plan exequial diseñado para el segmento empresarial, en el que el
empleador cancela el valor correspondiente a la cobertura del empleado, con la opción de extender la
protección a su núcleo familiar con tarifa preferencial a cargo del Titular.

PROCESO/
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE

Establecer el modelo de la propuesta de acuerdo al

1. ELABORACIÓN perfil y las necesidades de la empresa, la cual debe Asistente de Plan
PROPUESTA estar autorizada y firmada por la Gerencia de Ventas. Exequial

Solicitar al asesor los siguientes documentos que

acreditan a la empresa legalmente:
1. Cámara de comercio
2. SOLICITAR
2. Registro único tributario Director de Ventas
DOCUMENTACIÓN
3. Cédula del representante legal
Con esta información se validan los datos de la
empresa que serán anexados al contrato.
Aplicar el formato GVF-01-44 “Contrato Plan
colectivo Individual” junto con el Anexo 1.
Condiciones Específicas del Convenio para
diligenciar los datos según el acuerdo establecido
entre las partes; en todo caso los manejos especiales
deben ser autorizados por la Gerencia de Ventas.
3. DILIGENCIAR Asistente de Plan
En caso que se presenten complementos o
CONTRATO Exequial
excedentes (familiares del empleado) se debe
diligenciar el formato GVF-01-27 “Convenio
Empresarial Descuento por Nomina” para realizar
la debida afiliación del núcleo familiar. Este valor debe
ser cancelado por el empleado, firmando la
autorización de descuento directo por nómina.
Enviar el contrato por correo electrónico a la Asistente
de Ventas para validar y supervisar la información del
Asistente de Plan
4. FIRMAR contrato y proceder a colocar la firma digital de la
Exequial
CONTRATO Gerencia General, luego de esto se debe realizar la
Asistente de Ventas
devolución del documento por correo electrónico a la
asistente de plan exequial.
Imprimir 2 copias del formato GVF-01-44 “Contrato
5. IMPRIMIR Plan colectivo Individual”, Anexo 1. Asistente de Plan
CONTRATO “Condiciones Específicas del Convenio” y GVF- Exequial
01-27 “Convenio Empresarial Descuento por
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ANEXO 19 – INSTRUCTIVO COLECTIVO INDIVIDUAL

PROCESO/
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Nomina” (si aplica) con las respectivas
modificaciones y firma de la Gerencia General;
realizar la entrega al asesor de ventas y hacerlos
llegar a la empresa afiliada para dar cierre a la
negociación.

Entregar copia del contrato (recibido) junto con el

anexo 1, para que la Asistente de Plan Exequial
proceda diligenciar el formato GVF-01-47 “Cargue
Masivo” y enviar por correo electrónico con los
respectivos datos para realizar ingreso al sistema web
de los afiliados.
Adicionalmente enviar la siguiente información por
correo electrónico:
- Nombre de La Empresa
- Número de Afiliados
- Valor Mensual Individual Asesor de Ventas
- Nombre del Asesor
- Código Asistente de Plan
6. RADICAR EN - Fecha Ingreso Exequial
CONTROL - Fecha Pago
INTERNO Control Interno
Adjuntar el formato cargue masivo para su revisión;
descargar y archivar en la respectiva carpeta para
posterior consulta. Directora de Plan
Exequial
Verificar los titulares que hayan adquirido el
complemento según tipo de plan (florecer o gratitud),
el asesor de ventas debe reportar y adjuntar los
contratos a la asistente de plan exequial para
diligenciar el formato GVF-01-22 “Estado de
Cuenta Inicial-Empresas” el cual se debe entregar
a control interno para el ingreso al sistema y
asignación del consecutivo.

Recordar que la vigencia final de los excedentes debe

ser acorde con la vigencia final del convenio plan
colectivo individual.
Ingresar en el sistema al módulo servicio al cliente el
perfil de la empresa junto con los datos suministrados
en el registro único tributario, posteriormente realizar
7. CREAR CLIENTE el mismo procedimiento con la encargada de los Control Interno
pagos de la empresa vinculada, según los datos
suministrados en el Anexo 1 – Condiciones Específicas
del Convenio.
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ANEXO 19 – INSTRUCTIVO COLECTIVO INDIVIDUAL

PROCESO/
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Ingresar al aplicativo web para crear nuevo convenio
con los datos suministrados, diligenciando todos los
8. ASIGNAR espacios solicitados para que el sistema arroje un Control Interno
CONSECUTIVO consecutivo lo cual notifica que el ingreso se realizó
correctamente.

Subir la información del formato GVF-01-47

“Cargue Masivo” de los afiliados al convenio
anteriormente creado en la web, tener en cuenta el
9. INGRESAR número de afiliados cargados al aplicativo para
Control Interno
AFILIADOS exportar al programa DataJardes, posteriormente se
debe validar la información en el módulo de servicio al
cliente: como datos personales, nombre del producto
y vigencia.
Posterior al ingreso al sistema se deberá diligenciar la
información del convenio en el formato GVF-01-48
10. DILIGENCIAR
“Control Convenios Colectivos” para contar con Control Interno
CONTROL
información precisa y verás de la cantidad de
convenios existentes.
Coordinar la visita a la empresa que adquirió el plan
11. INSTALAR colectivo individual para dar acceso al aplicativo en Tecnología de la
APLICATIVO sus equipos de computo para autogestionar el Información
convenio (ingresos y retiros de los empleados)