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INDICE

INDICE....................................................................................................................................... 2

1 OBJETIVO.................................................................................................................................. 3

2 ALCANCE.................................................................................................................................. 3

3 DEFINICIONES.......................................................................................................................... 3

4 RESPONSABILIDADES............................................................................................................. 4

5 DIAGRAMA DE FLUJO.............................................................................................................. 4

6 DOCUMENTACION APLICLABLE............................................................................................. 5

7 DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO...................................................................................5

7.1 DETECCIÒN DE NECESIDADES......................................................................................5

7.2 FORMATO Y CONTENIDO DE UN DOCUMENTO...........................................................5

7.2.1 FORMATO.................................................................................................................. 5

7.2.2 CONTENIDO DEL UN DOCUMENTO........................................................................9

7.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS...............................................................................10

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1 OBJETIVO
El presente procedimiento tiene como objetivo asegurar el manejo y disponibilidad de todos los
documentos que forman de la organización, mediante una metodología establecida para la
elaboración, Actualización, revisión, aprobación y distribución de la documentación

2 ALCANCE
Proporcionar una base documental para la elaboración y mantención de Procedimientos,
instructivos y documentación.

3 DEFINICIONES
Documento: termino genérico que incluye procedimientos, instructivos, Reglamentos, formularios
y registros.

Documento Original: Documento aprobado que cuenta con las firmas y Fechas originales de sus
instancias de preparación y aprobación.

Documento Vigente: Es aquel documento que está publicado para los Sistemas de gestión de
calidad y se encuentra en uso.

Documento Obsoleto: Documento original que ha perdido vigencia.

Documento Externo: Son documentos que emiten entidades externas a la organización, que por
ley o de forma voluntaria sirven de consulta para la correcta implementación de los procesos

Copia no Controlada: Es toda aquella copia de un documento vigente que Haya sido impresa bajo
expresa responsabilidad de quien la imprime y sin la necesidad de que se encuentre actualizada.

Procedimiento: Documento de formato normalizado en el que se establecen las responsabilidades

y actividades o pasos que se ejecutan para alcanzar el objetivo y alcance de este documento.

Procedimiento de Emergencia: Procedimiento relacionado con la preparación o manejo de una

emergencia.
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Instructivo: Documento en el cual se describe, en forma detallada, los sucesivos pasos que se
han de cumplir para llevar a cabo determinadas actividades por parte de los operadores de un
proceso y/o actividad. Pueden derivarse o no de un procedimiento.

4 RESPONSABILIDADES
Son referidas a implementar, manejar, desarrollar, ejecutar y mantener la documentación. Estas
responsabilidades serán definidas según los cargos dentro de la organización.

5 DIAGRAMA DE FLUJO

INICIO

REDACCIÓN DE
NECESIDAD D E
CREACIÓN O
MODIFICACIÓN DE
DOCUMENTOS

SE MODIF ICA O CREA

EL DOCUMENTO

NO

SE VERIFICA
CORRECCIONES

NO SI

¿SE AUTOR IZA, VERIFICA

Y APRUEB A?

SI

SE AR CHIVA EN
DOCUMENTOS
CONTROLAD O Y ENVÍA
COPIA

SE ACTUALIZA,
PUBLICA Y COMUNICA

RETIRA DOCUM ENTOS

OBSOLETOS Y SE
MANTIENE SU ARCHIVO

FIN
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6 DOCUMENTACION APLICLABLE
Dentro de las dependencias de R.P.M MANTENCION INDUSTRIAL.

7 DESCRIPCIÒN DEL PROCEDIMIENTO

7.1 DETECCIÒN DE NECESIDADES
La generación y modificación de los documentos se inicia con la detección de una necesidad en la
organización. Cualquier Trabajador puede pedir la modificación de un documento, formalizando
esta necesidad a través de la documentación y así aportar a la mejora continua. La solicitud de
cambio es evaluada por la persona responsable de la reprobación de los documentos.

7.2 FORMATO Y CONTENIDO DE UN DOCUMENTO

Los principales componentes en la documentación de la organización son la Comunicación de la
información y la evidencia de la conformidad, estos son Fundamentales para el funcionamiento de
la organización.

La correcta identificación y mantención de la documentación se establece para cumplir con los

requerimientos de la organización de establecer, documentar y mantener la documentación propia
de la empresa.

7.2.1 FORMATO
7.2.1.1 ENCABEZADO
Los documentos deben contar en todas sus páginas con un encabezado con
los siguientes contenidos:

Código:
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Logo TITULO
Página:

Fecha:

 Logo: todos los documentos deben llevar el logo indicado de la organización.

 Título: se debe indicar el nombre del documento, se debe considerar que el titulo describa
todo el contenido del documento.
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 Código: identifica al documento para su control, tomando la siguiente estructura

Donde: T–tt–SS

T= Tipo de Documento:
RIOHS:
PO: Política p-cndc-01
M: Manual
P: Procedimiento
IT(CC): Instructivo
PL: Planes
R: Registro
DI: Documento interno
DE: Documento de Externo

tt= hasta cuatro caracteres que indican la relación del documento con algún equipo y/u otro
documento

SS: Nº correlativo de dos dígitos para identificar el documento en su

Familia.

Todo instructivo debe después de la sigla “IT” (instructivo) debe ser seguido con un guion y
caracteres que indiquen la relación con algún equipo y/u otro documento. Indicando la instrucción
correspondiente al tipo de documento al cual se le hace el instructivo (manual, procedimiento,
registro).

Ejemplo: “IT-TRNO-01”

Esto indica que es la instrucción al procedimiento de trabajo sobre torno de la organización.

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 Versión: Indica la versión vigente. El formato numérico es de 1 a 99, toda primera versión
corresponde a la versión 1; las versiones mayores corresponden a cualquier tipo de
modificaciones del documento original.
 Página: Indica el número correspondiente a la página y el número total de páginas (N) del
documento, incluyendo los anexos, cuando estos forman parte del documento principal.
 Fecha: Indica la fecha de vigencia del documento. El formato a utilizar es dd/mm/aaaa.

7.2.1.2 CODIFICACIÒN
CODIFICACION DE PROCEDIMIENTOS

P-TRNO-01, la descripción de cada uno de los componentes de la

Codificación indican que el documento corresponde a:
 P : Procedimiento de trabajo.
 TRNO : Torno
 01 : Primer Documento.
Esta codificación se interpreta como: Procedimiento de trabajo sobre torno, primera versión.

CODIFICACIÒN DE INSTRUCTIVOS DE TRABAJO

P-TRNO-01, la descripción de cada uno de los componentes de la
Codificación indican que el documento corresponde a:
 P : Procedimiento de trabajo.
 TRNO : Torno
 01 : Primer Documento.
Esta codificación se interpreta como: Procedimiento de trabajo sobre torno, primera versión.

7.2.1.3 PIE DE PÀGINA

La portada de cada documento debe contar con:

 Nombre de quien lo elaboro, bajo el nombre se debe ser mencionando su puesto en la
organización y la firma respectiva sobre el nombre.
 Nombre de quien lo reviso y aprobó, el nombre se debe ser mencionando su puesto en la
organización y la firma respectiva sobre el nombre.

Ejemplo:
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7.2.1.4 TÍTULO Y LETRA

Título de la portada debe contar con lo siguiente:
 Tipo de letra: Arial
 Tamaño de letra: 12
 Centrado
Títulos y subtítulos:
 Tipo de letra: Arial
 Tamaño de letra: 10
 Centrado
 Interlineado: 1.5

La letra debe seguir el siguiente formato:

 Tipo de letra: Arial
 Interlineado: 1.5
 Tamaño de letra: 10

7.2.1.5 CONTROL DE CAMBIOS DOCUMENTOS INTENOS

El control de cambios será incorporado en la segunda página y se aplicara en la primera
modificación, deberá contener lo siguiente:

 Titulo (Control de Cambios)

 Tabla:
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 Revisado por : indica la persona la cual realizara las modificaciones del documento
 Párrafo: menciona el párrafo a modificar
 Modificación Realizada: da a conoces los cambios realizados al documento
 Fecha: indica el día en el cual se realizó la modificación del documento

7.2.1.6 CONTROL DE CAMBIOS DOCUMENTOS EXTERNOS

El control de los cambios de los documentos externos, será efectuado mediante un registro el cual
debe ser adjuntado al nuevo documento, deberá contener lo siguiente:

 Fecha: indica el día en el cual se realizó la modificación del documento.

 Motivo de actualización o cambio: se especificara los motivos por los cuales se realizo el
cambio o actualización.
 Autorizado por: indica que el encargado de la documentación tiene conociendo del cambio
realizado.
 Firma: confirma el conocimiento del encargado de la documentación.
7.2.2 CONTENIDO DEL UN DOCUMENTO
El personal encardado de la creación y modificación de los documentos deberá seguir el siguiente
formato:

OBJETIVO: Establecer en forma breve la intención y el objetivo del Documento.

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ALCANCE: Establecer en forma breve el ámbito en el cual se desarrolla el objetivo y reflejando las
excepciones que puede haber.

DEFINICIONES: Se debe establecer el sentido de aquellos tecnicismos o palabras en forma clara,

para que sean comprendidas por el personal a cargo.

RESPONSABILIDADES: Establecer el o los cargo(s) que es (son) responsable(s) por la

implementación, manejo, desarrollo, ejecución y mantención del procedimiento o instructivo o
registro, o la combinación de ellos.

DOCUMENTACION APLICABLE: Se debe referenciar los documentos que son necesarios para la
realización del procedimiento o instructivo.

7.2.3 CONTROL DE DOCUMENTOS

7.2.3.1 REVISIÒN Y APROBACIÒN DE LOS DOCUMENTOS
La elaboración de los documentos se efectuará dependiendo de las necesidades de la
organización el cual será revisado por el encargado de la documentación en la organización. Una
vez revisado el Documento será aprobado por el gerente.

Para revisar y actualizar un documento existente, se identificaran los cambios y quedarán

registrados en la hoja control de cambios y el estado actual del documento quedará registrado por
el número de versión según lo indica el encabezado de página en el nuevo documento.

Los cambios a su vez deberán ser comunicados o difundidos a la organización con su previa
aprobación y autorización por parte del gerente.

Se cambiará la versión de un documento cuando los cambios introducidos afecten el fondo del
documento y/o agreguen una nueva información. Por lo tanto, cambios incorporados a los
documentos no ameritaran un cambio de versión.

Para asegurarse que se mantienen los documentos con la versión correspondiente el encargado
de la documentación, deberá recuperar los documentos, posteriormente se deberá proceder a la
destrucción de las copias controladas, estas serán controladas con un timbre de COLOR VERDE,
Manteniendo el documento original con un timbre de OBSOLETO, COLOR NEGRO.

El encargado del sistema de gestión de calidad mantendrá las copias originales, contando para su
identificación con un timbre el cual indique que es un DOCUMENTO VIGENTE, COLOR ROJO.
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7.2.3.2 TIMBRES
TIMBRE DOCUMENTO DE COPIA CONTROLADA (COLOR VERDE)

TIMBRE DOCUMENTO OBSOLETO (COLOR NEGRO)

TIMBRE DOCUMENTO OFICIAL (COLOR ROJO)