GOB-PR-02-19

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE TRABAJOS

PROGRAMADOS
Fecha:10-09-2021
Versión: 04

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Lady Beltrán Samir Triana Judy Castaño

Cargo Cargo Cargo

Profesional de calidad Profesional de calidad Coordinador HSE

Se considera COPIA CONTROLADA sólo el ejemplar disponible en Intranet y/o biblioteca documental. Los usuarios de los documentos en
papel(impresiones bajadas de Intranet o biblioteca) deben verificar que éstos corresponden a la última versión vigente”.
ENGIE Services Colombia
1. CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE
DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE
VERSIÓN APROBACIÓN

Elaboración Inicial Profesional de Calidad

1
2019/02/23
Se actualiza el documento en la nueva estructura ENGIE, y Profesional de Calidad
2 el contenido se actualiza acorde a los cambios de los 2020/02/25
documentos (ENGIE)
Actualización de contenido y parámetros mínimos de Profesional de Calidad 2020/11/09
3 entrega entre los procesos que intervienen.
Se ingresa información documentos generados Profesional de Calidad 2021/09/10
4

2. OBJETIVO

Establecer la metodología necesaria para la programación, ejecución y facturación de las actividades

gestionadas en el proceso de operaciones programadas.

3. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable a los coordinadores, profesionales, auxiliares administrativas, analistas de

información, tecnólogos, técnicos y en general todo el personal que intervenga en el proceso de operaciones
programadas, desde la recepción de la orden de trabajo, programación, ejecución, cargue de la información,
conciliación con el cliente y la conformidad para facturar.

4. RESPONSABILIDADES

Coordinador operativo: brindar los recursos necesarios para el cumplimiento del proceso y garantizar que
este se cumpla.

Ingenieros operativos: garantizar la ejecución de las operaciones y actividades asegurando la calidad de

este procedimiento.

Ingenieros obra civil: garantizar la ejecución de los trabajos de obra civil asegurando la calidad de este
procedimiento.

Supervisor de terreno: acompañamiento y verificación de las actividades ejecutadas en terreno y

validación de planillas.

Supervisor Planner: Realizar la planeación y programación de las maniobras de los proyectos y procesos a
cargo.

Líder de grupo técnico: es el responsable de adelantar y asegurar que se cumpla con las normas de
seguridad y procedimientos operativos establecidos por la labor y el personal a cargo.

Analistas de información: garantizar la calidad de la información reportada por el personal operativo en la

ejecución de las actividades.

Se considera COPIA CONTROLADA sólo el ejemplar disponible en Intranet y/o biblioteca documental. Los usuarios de los documentos en
papel(impresiones bajadas de Intranet o biblioteca) deben verificar que éstos corresponden a la última versión vigente”.
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 5. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLE
ACTIVIDAD
DE ACTIVIDAD
1.Asignación de trabajo
2.Recepción y asignación de
trabajo
3.Realizar replanteo y
Supervisor técnico
generar presupuesto
4.Validar el presupuesto y
enviar al cliente
5.Aprobar presupuesto y
generar LCL
6.Realizar el plan macro de
ejecución del proyecto
7. Generar maniobra
(Asignar recurso, fecha
nodos)
Se considera COPIA CONTROLADA sólo el ejemplar disponible en Intranet y/o biblioteca documental. Los usuarios de los documentos en
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REGISTROS
DESCRIPCIÓN
GENERADOS
Periódicamente el cliente realiza la asignación de Proyectos
de Inversión o Mantenimiento, esta asignación será
notificada por correo electrónico o por los canales de Correo electrónico
comunicación definidos por el cliente (E4E). El cliente
entrega una carpeta con la Información digital del proyecto Presupuesto (En
(Plano, diseño, presupuesto); esta información es plataforma del cliente
Cliente almacenada de manera digital en la ruta: \\172.21.46.10\ SCM)
Trabajos Programados\Programación\INGENIERIAS SOT-
SOC Planos magnéticos
y en el sistema de información corporativo campo. (Plataforma del cliente
AGP)
Esta recepción se logra en una reunión en donde se hace una
breve introducción del alcance del proyecto y las prioridades.
La recepción se realiza con una visita conjunta entre los
Ingeniero supervisores de la parte (Enel-CAM) al circuito sobre el que Entrega física
Operativo se van a realizar los trabajos.
La asignación se realiza a un supervisor responsable para
realizar el levantamiento del presupuesto de replanteo.
CAMPRO
Se realiza una visita a cada punto o nodo del proyecto y se
recopila la información para generar el presupuesto y RG02-IO1711 Registro
programar la ejecución de los trabajos: mano de obra, Fotográfico
materiales, restricciones, coordenadas, riesgos y registro
fotográfico inicial. Una vez finalizado el levantamiento de RG01-IO1711 Visita
todos los nodos, se debe generar la valoración del Previa o Levantamiento
presupuesto. El levantamiento se realiza en CAMPRO en Seguridad
“Modulo levantamiento”
Diariamente se debe realizar una verificación de la
Ingeniero información reportada por el supervisor en el levantamiento,
con el fin de garantizar que una vez el supervisor finalice el Correo electrónico
Operativo
recorrido del circuito, la información esta correcta y lista para
exportar del sistema y remitir al cliente.
Plataforma del cliente
Validar y aprobar y/o solicitar correcciones al presupuesto del (SCM)
Cliente proyecto. Generar las órdenes de trabajo (GOM - LCL) y
remitir al Ingeniero de CAM. Número de orden de
trabajo (LCL)
Realizar reunión de planeación del proyecto en conjunto con
el supervisor responsable; Se agrupan los nodos en
maniobras, teniendo en cuenta de ser necesario una
secuencia (maniobras predecesoras) de ejecución de los
CAMPRO
Ingeniero trabajos, el recurso de cuadrillas necesario para cada
Operativo maniobra y la identificación del día de la semana (lunes a
Plano físico del proyecto
domingo) en que se debe realizar el trabajo. La actividad se
hace sobre el plano físico del proyecto y se registra
posteriormente en CAMPRO
Supervisor Generar los detalles de cada maniobra: Fecha, Recurso, CAMPRO
Planner nodos a ejecutar, mano de obra y materiales necesarios,
validar la zona de trabajo verificando los Nodos en los cuales Plataforma del cliente
se puede seccionar y desenergizar, y los nodos en los cuales (E4E)
se aterriza para dejar la zona aislada. (Vista
ENGIE Services Colombia
 RESPONSABLE REGISTROS
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN
DE ACTIVIDAD GENERADOS
Unifilar, Ortogonal).

Ingeniero Identificar restricciones presentes en cada una de las

8.Identificar restricciones maniobras a ejecutar. Definir el responsable de gestionarla y Correo Electrónico
Operativo
la fecha máxima permitida.

Realizar una validación técnica y económica de la

programación de maniobras, registrar en CAMPRO la CAMPRO
información de cada maniobra. Gestionar el trámite de Pdl /
9.Programar maniobras: Supervisor ID y la solicitud de materiales. Para la gestión del PDL / ID, Numero de descargo
(material – PDL) Planner se deben adjuntar los registros de Levantamiento, ARO,
Registro fotográfico, Calculo del SADI, el PI, los formatos de Plataforma del cliente
Actualización y de solicitud de maniobra (E4E)

GOB-PR-02-19-RG-01
Realizar la gestión necesaria para levantar las restricciones
10.Gestionar el identificadas por el supervisor para la ejecución de los
Técnico de trabajos. Reportar el resultado. Se debe realizar la rutina de
levantamiento de Correo Electrónico
materiales, gestión de restricciones de manera semanal y validar el
Restricciones
Gestor Social estado de las restricciones en un horizonte de dos semanas.

RG02-IO1519 Pag 1
Planilla de trabajo y
recibo de obra

RG03-PC016 Planilla de
materiales
Preparar la información física y digital que se debe entregar a
RG05-IO1711
la cuadrilla: Pre-planilla mano obra y materiales, PdL,
Análisis de Riesgos de la
diagrama, registro preoperacional.
11.Realizar el Pre- Ingeniero Operación.
alistamiento de la operación Operativo Se realiza una reunión de alistamiento el día anterior a la
ejecución de los trabajos para hacer validación del RG01-IO1711
Analista de levantamiento de restricciones y de la disponibilidad del Visita Previa o
Informacion recurso planeado para los trabajos. levantamiento de
seguridad
Se debe cargar los documentos de seguridad en SCM.
RG02-IO1711 Registro
Fotográfico

12.Reportar Cambios en los
sistemas
13.Gestionar el
despacho de cuadrillas
14.Ejecutar los trabajos
programados
RG03-IO1711 Chequeo
cruzado de verificación
En caso de que se presenten cambios en la reunión de CAMPRO
Alistamiento, se deben reportar en CAMPRO y en la
Ingeniero
plataforma definida por el cliente (E4E). Se debe garantizar la Plataforma del cliente
Programación
designación de un líder para establecer la comunicación con (E4E)
centro de control del cliente.
Realizar el acompañamiento y apoyo en la salida de las
cuadrillas de la base, garantizar que las cuadrillas cumplan
con los parámetros establecidos por el despacho de
Ingeniero seguridad, en caso contrario gestionar lo necesario para Charla 5 Minutos
Operativo lograr el cumplimiento.
Diariamente se debe realizar reunión de 10 minutos para dar
a conocer los resultados del día anterior a las cuadrillas y
establecer estrategias concretas de mejora.
Líder de cuadrilla Al llegar a terreno se debe realizar una reunión con la
operación para hacer la explicación de los trabajos que se

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ACTIVIDAD
15.Reportar cierre del día /
Actualizar información
16.Gestionar las causas de
No cumplimiento
17.Revisar y firmar planillas
18.Procesar información de
planillas en CAMPRO y
Procesar información de la
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RESPONSABLE REGISTROS
DESCRIPCIÓN
DE ACTIVIDAD GENERADOS
RG02-IO1519 Pág. 1
van a realizar.
Planilla de trabajo y
Cumplir con los procedimientos que apliquen según los recibo de obra
trabajos a ejecutar.
RG03-PC016 Planilla de
Establecer comunicación con centro de control del cliente
materiales
para realizar la apertura del PdL / Descargo.
Realizar la ejecución de los trabajos programados, establecer
la comunicación final con centro de control del cliente para RG05-IO1711
reportar el estado de los trabajos y el cierre del PdL / Análisis de Riesgos de la
Descargo. Operación.
Reportar los resultados en CAMPRO.
(Realizar las correcciones sobre el pre planilla suministrada
(método manual) y entregarlas al supervisor técnico.
Realizar reintegro de material en MRO el mismo día de la
ejecución o máximo al día siguiente.
CAMPRO
MAD Operativo
Consolidar los resultados diarios de todas las cuadrillas y RG03-PC016 Planilla de
registrar en el MAD del proceso. materiales
Ingeniero Asegurar la entrega de las planillas de trabajo y el reporte en
Operativo línea por la app CAMPRO. Adicionalmente se actualiza el RG02-IO1519 Pág. 1
avance de obra, estado de las órdenes (Ejecutado) y se Planilla de trabajo y
gestionan las reprogramaciones y/o cierre de órdenes. recibo de obra
RG05-IO1711
Análisis de Riesgos de la
Operación.
Realizar la validación del resultado de la ejecución, en los
Ingeniero casos en que no se logró un PPC del 100% se debe identificar
Operativo la causa que genero el incumplimiento a lo planeado y No aplica
plantear las acciones a realizar para evitar que se vuelvan a
presentar.
Realizar la revisión de la información de mano de obra y
materiales reportada por el líder de cuadrilla en las planillas
Supervisor técnico físicas, esta información debe ser coherente con lo ejecutado
e instalado en terreno. Planillas Físicas
Garantizar él envió de la información por la App CAMPRO o (RG02PO1674P)
la entrega de las planillas por parte del líder.
Entregar las planillas a la analista de información, para
realizar la entrega se deberá tener como mínimo los
siguientes parámetros:
• Máximo a las 10:00am del día siguiente de la
ejecución de los trabajos.
• Entregar la totalidad de las planillas de los trabajos
ejecutados.
Carga y validar que la información registrada en las planillas CAMPRO
este cargada en CAMPRO.
Analista de Planillas Físicas
Entregar las planillas al área de almacén, para realizar la (RG02PO1674P)
información
entrega se deberá tener como mínimo los siguientes
ENGIE Services Colombia
ejecución
19.Controlar y realizar
balance de materiales
20. Procesamiento de
información en
facturación y gestionar el
cobro de las ordenes de
trabajo
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parámetros:
• Máximo el tercer día en los siguientes horarios:
10:00a 11:00 am y 3:00 4:00 pm. Memo de entrega
• Relacionar la LCL.
• Documento de reintegro de chatarra.
• Relación de planillas a entregar en el memo.
NOTA:
• Si en almacén se detectan desviaciones en la
validación de consumos, reintegros y
despachos de las planillas entregadas, se hará
devolución de estas al analista de información,
para que se hagan los ajustes necesarios antes
de ser nuevamente entregadas al almacén
como máximo el día siguiente.
• Si durante la conciliación realizada por el
ingeniero se presentan novedades se deberá
realizar las correcciones necesarias e informar
con un memo la relación de los cambios al área
de almacén y facturación y entregar las
planillas corregidas al ingeniero operativo.
Actualizar los informes de cumplimentaciones a los PdL /
Descargos y las bases de información solicitadas por el
cliente.
Realizar el balance de materiales de cada orden de trabajo
(planilla).
Se valida la información reportada en los consumos,
CAMPRO
reintegros y despachos de CAMPRO y lo reportado por
Almacén (Operador logístico). En caso de que el resultado del
balance sea diferente de cero, se debe encontrar la causa y Memo de recepción de
la persona responsable de la desviación con el fin de que sea información.
corregida y se actualice la información en CAMPRO.
Entregar las planillas al área de facturación, para realizar la
entrega se deberá tener como mínimo los siguientes
parámetros:
• Máximo el tercer día después de recibir la planilla
de la analista de información.
Almacén
• Relacionar la LCL.
• Registro fotográfico.
• Firma y sello del almacén.
NOTA:
• Si existen desviaciones en la validación de
consumos, reintegros y despachos se debe
realizar la devolución al analista de
información para que realice las correcciones
necesarias el mismo día que se recibió la
planilla.
• Si la analista de información reporta
novedades encontradas durante la
conciliación realizada por el ingeniero
operativo se deberán hacer los ajustes
necesarios.
Procesar la información de las planillas.
Planilla de trabajo y recibo
Entregar información de las planillas al ingeniero operativo de obra firmada por el
para iniciar la conciliación con el cliente, para realizar la cliente y con las
Facturación
entrega se deberá tener como mínimo los siguientes observaciones en caso de
parámetros: que aplique.
• Máximo el tercer día después de recibir la planilla de parte
del área de almacén se debe validar con el ingeniero Conformidades
operativo si la orden está completamente finalizada para generadas por el cliente
conciliar con el cliente.
ENGIE Services Colombia
 • Realizar el cargue de fotos y anexos genéricos en
SCM.
Plataforma de cliente E4E

NOTA: CAMPRO
Si durante la conciliación realizada por el ingeniero
operativo se presentan novedades, estas se harán llegar
por el analista de información relacionadas en un memo.

El área de facturación se encarga de actualizar en CAMPRO

el estado de las órdenes (Cerrado).

Realizar el cargue de soportes de facturación en los sistemas

del cliente y tramitar la certificación de cada orden. Gestionar
las conformidades y factura de las órdenes de trabajo.

Finalmente, se actualiza el estado (Certificado) de las

ordenes en el CAMPRO

Gestionar con el cliente la conciliación de las órdenes RG03-PC016 Planilla de

21.Gestionar conciliación de
los trabajos con el cliente
finalizadas. materiales
En caso de que se presenten novedades se deberá entregar
las planillas al analista de información para que realice los RG02-IO1519 Pag 1
ajustes y correcciones necesarios, para realizar la entrega se
deberá tener como mínimo los siguientes parámetros:
Ingeniero • Máximo al siguiente día de realizar la conciliación.
Operativo
Recibir las planillas corregidas y hacer la gestión de
conciliación y firma del cliente.
Si no existen novedades durante la conciliación o ya se
realizaron las correcciones encontradas en la conciliación se
deberá entregar las planillas a facturación firmadas por el
cliente.

Nota:
Toda la gestión de conciliación tardará como máximo
tres días después de recibir las planillas por parte de
facturación.

6. ASPECTOS GENERALES

ID – PDL: Documento en medio magnético asociado al Sistema Corporativo de Gestión de Incidencias que
contiene operaciones programadas y aprobadas, que permiten cumplir con las condiciones solicitadas para
ejecutar un trabajo en un equipo o circuito y posterior normalización, con observaciones que ayuden a tener
una visión clara de las condiciones en que se encuentran dichos componentes. Adicionalmente contiene la
información geográfica y ortogonal de los equipos en la red.

ID: Aplica para las intervenciones de red que no requieren des energización, es decir actividades con tensión
o en proximidad.

PDL: Plan de Trabajo y aplica para las actividades que incluyen suspensión, para lo cual se deben seguir
los pasos de maniobra para realizar operaciones que aseguren la zona aislada.

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7. DOCUMENTOS GENERADOS

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

GOB-PR-02-19-RG-01 Solicitud de Maniobras

8. DOCUMENTOS ASOCIADOS

CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

RG05-IO1711 Análisis de Riesgos de la Operación
RG03-PC016 Planilla De Materiales
RG02-IO1519 Planilla De Trabajo
RG01-IO1711 Visita Previa o levantamiento de seguridad
RG02-IO1711 Registro Fotográfico
RG03-IO1711 Chequeo Cruzado de verificación

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 8

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