Administración en una Pagina

El Doctor Kadhem Riaz, nacido en Irán y con formación profesional en

universidades de Estados Unidos y Canadá, experto en liderazgo, desarrollo de
estrategias, desempeño y transformación cultural; y su compañero, el Doctor
Robert Lorber, experto en coaching ejecutivo, liderazgo organizacional y consultor
ejecutivo para la mejora organizacional en múltiples empresas alrededor del
mundo, desarrollan en el año 1986 un libro que condensa la experiencia que cada
uno de ellos adquirió a través de su desempeño en la consultoría en múltiples
organizaciones. Se logra consolidar entonces un equipo de trabajo qué pone los
conocimientos adquiridos a disposición de todas las personas interesadas en el
libro “Administración en una Página”.

Es claro que la experiencia de Riaz, como consultor de la empresa

canadiense Bell technologies en el diseño de un sistema de información integral
para los clientes sumado a la información que recauda a través de su desempeño
en la puesta en marcha de otro sistema para la gestión de servicios sociales,
sumados a las competencias que como administrador desarrolla a partir de la
creación de su propia firma de consultoría en el año de 1984, le dan a Riaz   la
autoridad suficiente para emprender el proceso de desarrollo del libro que pone de
manifiesto la necesidad de rediseñar los paradigmas de administración que hasta
el momento se emplean en las organizaciones. De esta forma y sumado a la
experiencia en el sector corporativo del doctor Robert Lorber, se plantea a través
de “Administración en una Página” un nuevo esquema de administración de las
organizaciones que todos los ejecutivos deben conocer. 

El eje central de la historia  es la compañía Xcorp,  que en algún momento

llego a ser una prospera empresa de manufacturas en los Estados Unidos pero
producto de distintas situaciones sin aclarar se ve envuelta en dificultades de
carácter financiero, con perdidas acumuladas que ponen en riesgo su continuidad
de negocio, de hecho seis de sus sucursales ya fueron cerradas. En una decisión
inteligente la junta directiva decide contratar a un exitoso directivo que cuenta con
experiencia en la recuperación de algunas otras compañías qué se encontraban
en condiciones semejantes a la empresa sobre la que se escribe la historia.  Es
necesario aquí destacar como una de las dificultades asociadas a las condiciones
Operativas de Xcorp puede ser atribuida a una poco efectiva  estrategia de
administración,  pues no queda claro para los directivos cuáles fueron las
circunstancias  que llevaron a la compañía a la situación crítica en la que se
encuentra. 

Un directivo como Scott, que cuenta con tan alta experiencia en el rescate
de empresas  con indicadores negativos aplica de forma inicial los criterios que
desde su perspectiva pueden ser exitosos y han sido útiles en otros contextos
semejantes,  sin embargo, el dilema real lo enfrenta cuando producto de la
exigencia de información a los distintos equipos de trabajo se llena de informes 
repletos de datos pero que en muchos casos pueden no contener la información
clave que el administrador requiere para una toma adecuada de decisiones. 

Es claro por supuesto que la información que registran los estados

financieros se constituye en un insumo importante para que el nuevo director
general  pueda conocer el estado de las finanzas de la organización, sin embargo
los datos que allí se registran deben contar con un contexto a partir del que se
presentan, es decir cada cifra que se encuentra en ellos implica situaciones
particulares del negocio que el director general difícilmente puede llegar a
comprender sin la información complementaria necesaria. En este sentido, Scott
se entrevista con distintos responsables de departamentos en la organización que
de forma fragmentada entregan su versión de los hechos,  así, no es posible tener
información fidedigna que permita identificar las verdaderas causas del problema,
pues el área de producción puede responsabilizar a ventas, ventas responsabiliza
al sector financiero, el área financiera responsabiliza a producción y de esta forma
se continúan eludiendo responsabilidades por parte de los directores de sección,
lo que provoca que en última instancia el director general determine la necesidad
de verificar y registrar toda la información que se gestiona en las distintas
dependencias. 

 Es claro entonces, que desarrollar una tarea de este tipo se constituyen en
una misión Imposible de lograr, pues en un solo día y, a partir del nivel de detalle
de los informes que se solicitan el director puede verse abrumado por el alto
volumen de información que debe revisar y sin una solución viable a la vista. 

La situación inicial que enfrenta  Scott en el liderazgo de la organización

refleja un escenario en el que muchos administradores pueden verse inmersos en
la gestión diaria al mando de cualquier organización, pues es claro que más allá
de un excesivo nivel de detalle o un alto contenido de los informes se trata de
contar con información clave en cada una de las áreas de la organización que
permita dar cuenta del estado real de cada una de ellas. 

Es necesario aclarar entonces, que se pone de manifiesto, que por más

hábil y diligente que sea líder sin un  adecuado y efectivo sistema de información
nunca podrá desarrollar una gestión exitosa,  así nuestro director general no pudo
hacer un análisis del alto volumen de datos que se puso a su disposición y se
encontró aún más agobiado que al comienzo.

“Administración en una página” plantea de forma metafórica la llegada de

un nuevo personaje a la organización, se trata de Infoman, considero que los
autores ponen el foco en el cambio de paradigma de la llegada del nuevo
personaje pues desde la experiencia Qué es Riaz adquiere en la consultoría en
diferentes organizaciones destaca la importancia de sistemas de información
eficientes para una adecuada y efectiva toma de decisiones en las
organizaciones. 
 El papel de infoman  visto como el sistema de información de la
organización es clave en el desarrollo de la historia,  pues le explica al director
general que no se trata de acceder y contar con grandes volúmenes de
información sino que desde luego es posible condensar estos datos en reportes de
una página con la información clave qué necesita el director para una adecuada
toma de decisiones. 

 Se destaca entonces qué el diseño de un sistema de información eficiente

y que permita dar cuenta de aspectos clave de la organización se constituye en el
elemento diferenciador qué consideran los autores como el nuevo paradigma de la
administración que permite conocer y cambiar la realidad del contexto actual. 

Como resultado de las reuniones del director con infoman se concluye que
para conocer el estado actual de la organización y hacer un análisis en clave de la
mejora de los indicadores negativos se hace necesario contar con tres informes de
una página, aquí es necesario destacar que, como los autores lo señalan en el
documento contar con los informes adecuados, la información específica
registrada en ellos y condensada por supuesto en una sola hoja, se puede
constituir en una estrategia válida de administración siempre y cuando la
aplicación de Software que se diseña para tal fin cuente con un nivel de
confiabilidad muy alto es decir qué los datos que allí se registran sean 100%
veraces. 

Desde el enfoque de “administración en una página” se considera como

punto de partida la elaboración de un primer informe qué se denomina informe de
enfoque,  en él se registran los propósitos que debe cumplir la organización desde
el punto de vista de la alta dirección y  por supuesto del director general.  En este
punto Scott considera que cuenta con la información suficiente para elaborar el
primer informe,  pues este no depende de agentes externos a la dirección sino que
refleja la intención de la misma en relación con los principios y objetivos de la
organización.  

Cabe aclarar que elaborar un informe de enfoque desde la perspectiva del

director puede desconocer los intereses y expectativas de cada uno de los
integrantes de la organización, por esta razón se proponen desde la dirección un
conjunto de metas  con  3 indicadores de evaluación, mínimo, satisfactorio y
sobresaliente, que midan el nivel de compromiso de los trabajadores de la
organización, en clave de favorecer el crecimiento de la misma,  así es posible
generar entre ellos un sentimiento de felicidad por el logro de las metas
propuestas. 

Es Claro que al interior de cada organización, todo cambió genera

resistencia,  sin embargo, lograr comprometer a cada uno de los actores con el
éxito de la organización en función de las metas propuestas es una estrategia
fundamental para el logro de los objetivos propuestos. 
 A partir de los resultados del informe que se conoce con el nombre de
enfoque se elabora un segundo informe de una página qué se llama
retroalimentación,  en él se registran de forma puntual las metas propuestas y el
nivel de cumplimiento o estado actual de cada una, cabe anotar que a partir del
enfoque de la dirección las metas que presenten indicadores de rendimiento bajo
no se deben considerar malas noticias, pues se constituyen en la oportunidad de
construir planes de mejora para obtener resultados más eficientes en la siguiente
medición.  En el caso de las metas con indicadores positivos se hace necesario
hacer énfasis en ellas,  pues ponen de manifiesto lo que estamos haciendo bien y
qué\e debemos mantener como cultura organizacional. 

El tercer informe de una página qué se propone es el informe de

administración,  a través de él es posible evaluar el desempeño de los
trabajadores, plantear políticas de incentivos, o, planes de mejoramiento en
función del nivel de desempeño con el que se evalúa a cada uno,  es necesario
destacar que en este informe se deben incluir indicadores que permitan dar cuenta
del bajo desempeño de los trabajadores y establecer estrategias a adoptar para su
mejora continua o las sanciones administrativas asociadas a una mejora
inexistente.

Desde la perspectiva de los autores este informe concatena los informes de

retroalimentación emitidos por cada una de las dependencias,  así, en el informe
de administración se registran las excepciones positivas y negativas del personal
que depende directamente del administrador o del encargado de la sección, de tal
forma en cada nivel que se avanza hacia la parte superior de la línea jerárquica de
administración un superior recibe los  informes de administración que contienen
los resultados de la retroalimentación de  los trabajadores asignados a esta
sección.

 “Administración en una página” concluye con la mejora significativa de los

resultados de cada una de las dependencias de la compañía Xcorp,  luego de
implementar este modelo de administración,  una vez se obtienen indicadores
favorables durante un período sostenido de tiempo, uno de los protagonistas de la
historia, que se conoce con el nombre de Infoman  se despide del director general 
e informa que su misión en la organización está cumplida.

Desde la perspectiva de quién elabora este ensayo  se hace necesario 

aplicar en los procesos de administración o de dirección sistemas de información
eficiente que cumplan con algunos objetivos clave a saber:

  Que no saturen al administrador con información irrelevante

  Que registren información clave en términos de indicadores
  Que cuenten con datos de los que se pueda certificar su confiabilidad para
facilitar una efectiva toma de decisiones
 Que  a partir de su articulación permitan que cualquier persona conozca el
contexto general de la organización.
 La lectura de este libro nos permite abordar un nuevo paradigma de la
administración basado en sistemas de información eficientes qué faciliten una
toma de decisiones efectiva.