TEMA 1:

COLEGIO VICTOR FELIX GOMEZ NOVA Evento

PIEDECUESTA
Área: EMPRENDIMIENTO SEGUNDO Fecha:
ESTUDIANTE: TRIMESTRE Septiembre
DOCENTE: Ana Leonor Martínez Jáuregui
OBJETIVO DE APRENDIZAJE: GRADO:
• Identifico el concepto de evento y su importancia en el entorno empresarial. Sexto
• Conceptualizo los diferentes tipos de evento mediante la lógica y creatividad Séptimo
en forma recreativa. Octavo

EVENTO

Concepto de evento: proviene del latín eventus y, de acuerdo al diccionario de la
Real Academia Española (RAE), tiene tres grandes usos. En varios países
latinoamericanos, un evento es un suceso de importancia que se encuentra
programado. Dicho acontecimiento puede ser social, artístico o deportivo,
actualización, conferencia, asamblea”.

CLASIFICACION DEL EVENTO:

• INTERCAMBIO DE IDEA: Son aquellos hechos que se celebran con la ocasión de realizar
encuentros entre personalidades de una determinada área y que discurran sus opiniones y
criterios sobre un tema en específico.
• REUNIONES QUE TIENEN COMO OBJETIVO LA CAPACITACION: estas tienen por
objetivo la congregación de personas con la finalidad de que las mismas reciban instrucción
sobre respectiva materia con el objetivo de que los conocimientos puedan ser utilizados en
su provecho y en la consolidación de metas. Las reuniones de capacitación tienen por
finalidad servir de instrumentos de información y formación para que las personas.
• MACROREUNIONES: son aquellas que se celebran con ocasión de diversos temas, es
decir, son aquellos hechos en los cuales las personas se concentran con la finalidad de
poder discutir diversos asuntos, soliendo congregar una gran cantidad de personas que
acuden para el descubrimiento de ideas.
• EVENTOS GASTRONOMICOS: Son aquellos que se celebran con la ocasión de tocar
tópicos referentes a la creación de comidas y el degusta miento de las mismas; en efecto,
estos eventos sirven para el aprovechamiento y el disfrute de platillos de sazón local o bien
de los menús internacional. La presentación de estos eventos, se pueden hacer bajo la
modalidad de stands en los cuales se puede disfrutar de los más diversos gustos.
• EVENTOS SOCIALES: En este caso estamos hablando de las reuniones que tienen por
finalidad celebrar los acontecimientos que marcan la dinámica social, y que se constituyen
en logros dignos de festejar. Estos eventos suelen coincidir con las reglas de los
convencionalismos sociales, de modo tal, que entre estos podemos considerar tanto las
bodas, festejos con ocasión de acontecimientos religiosos, graduaciones y demás.
• EVENTOS EMPRESARIALES: Son aquellos que pertenecen de forma exclusiva al área
corporativa, de modo tal que estos son eventos que suceden con ocasión de la ocurrencia
de un hecho dentro de la corporación que amerita su festejo o bien reconocimiento, como
es el caso de alianzas comerciales.

AGENTES QUE INTERVIENEN EN EL EVENTO

En un evento intervienen tres clases de agentes:
• Organizadores: Es el grupo de personas que se encargan de planear, dirigir, y organizar
el evento. En este grupo se encuentran los coordinadores de cada comité.
• Conferencistas: Son los encargados de expresar y dar el conocimiento a los participantes
del evento, en pocas palabras son la parte técnica y académica del evento.
• Asistentes e invitados: Son los receptores del evento ya que por ellos fue elaborado el
evento.
ETAPAS DE UN EVENTO
Sea cual fuere el tipo de evento que organice, existen, tres grandes etapas que están muy
bien diferenciadas en cuanto al manejo de los tiempos, la cantidad de recursos que se
necesitan y las acciones que se realicen.

• PRE – EVENTO: Comienza desde que se empieza a llevar a cabo esa primera idea que
se tenía, arrancando con la planificación, que es esencial para cualquier tipo de evento.
Finaliza cuando nos trasladamos al sitio elegido para el evento y comenzamos a prepararlo.
Las actividades fundamentales durante esta etapa están ligadas al establecimiento de
objetivos y posterior realización de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que para llevar
adelante algunas de las actividades, va a ser necesaria la finalización de otras.

Una actividad fundamental para nuestro evento es la promoción y difusión ya que nos va
a permitir conseguir participantes e ir midiendo el interés de los potenciales asistentes.
Además, nos ocuparemos del temario y el programa con la agenda de actividades que
brindaremos él o los días del evento.

El relevamiento de las posibles sedes para elegir la que se adapte a nuestras

necesidades también es una actividad fundamental para trabajar en esta etapa. Es el
momento de dar conocer nuestro futuro evento a los sponsors, que nos ayudarán a
financiar, junto a otras acciones, nuestro evento.

La búsqueda y selección de proveedores también se realiza en esta etapa. A medida

que nos vamos acercando a fechas críticas (que establecimos en la planificación, o la fecha
del evento, se requiere mayor cantidad de recursos, ya que las actividades para realizar y
controlar se van incrementando.

• DURANTE EL EVENTO: Comienza cuando la organización se traslada a la sede del

evento y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias en la sede. Esta etapa
es la más intensa, la que requiere de mayor coordinación y supervisión, ya que para este
momento todo tiene que estar en marcha, con las funciones delegadas a cada responsable,
con la logística bien planificada y con una agenda a seguir. Armado, Acreditación de los
asistentes, Agenda de actividades del evento, Desarme.

• POST – EVENTO: Esta etapa es tan importante como el resto ya que una vez concluido
el evento es importante evaluar y analizar los logros resultados obtenidos. El tiempo ideal
para realizar la evaluación es durante la primera semana post congreso o jornada. Además
de la evaluación interna es importante agradecer por escrito a los participantes y
colaboradores de las diferentes actividades.

ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO

ORGANIGRAMA: El organigrama de un evento en donde se define el orden jerárquico que

se establecen en la organización del evento, teniendo en cuenta quien será el líder y que
comités colaboraran en la realización del evento.

TIPOS DE COMITÉ Y SUBCOMITÉS

Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por
ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de
organización del evento en un comité, se contribuye a que la planificación del mismo se
lleve a cabo en forma fluida.

• El equipo del Emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una
votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el Comité de organización del
Evento para el evento en cuestión.
• EL COMITÉ DE ORGANIZACIÓN DEL EVENTO tiene a su cargo la tarea de delegar
responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.
• El comité de organización del Evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo
de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen:
COMITÉ DE FINANZAS: conjunto de personas que deben reportar los egresos e ingresos.
Máximo 6 y mínimo 5 integrantes • Elaboran el presupuesto preliminar y definitivo y buscan
recursos económicos necesarios. • Establecen las prioridades de gastos, efectúan los
pagos. Mantienen reuniones periódicas con el comité organizador.

COMITÉ DE PROGRAMAS: • Prepara el cronograma de las actividades con fechas y

toques. • Escoge la temática a tratar y las actividades a realizar. • Estructura el programa
técnico • Establece los mecanismos para la preselección. • Selecciona los ponentes y
conferencistas. • Selecciona coordinadores de actividades. • Entrega las ponencias y
trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido para su reproducción y
exposición. • Estructura el programa social. • Elabora el programa de visitantes. • Fija fechas
de reuniones • Programa acciones pendientes. • Mantiene informado al comité organizador.

COMITÉ DE APOYO O SERVICIOS GENERALES: colabora en todo lo referente a

planificación y logística. • Reservación del centro de convenciones • -Montaje de salones. •
Alquiler de equipos de sonido. • Reproducción del material organizador del personal técnico.

COMITÉ DE PROMOCIÓN/ RELACIONES PÚBLICAS: • Diseño y elaboración del logotipo,

afiche, programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado
con impresos. • Diseño y compra del impreso. • Elaboración de pancartas • Actos de
inauguración y clausura. • Planificación y coordinación del protocolo con los medios de
comunicación.

COMITÉ DE TRANSPORTE: Coordina todo lo referente al transporte. • Coordina la llegada

y salida de los delegados e invitados en las terminales. • Coordina los servicios de
estacionamiento y traslado al lugar del evento.

COMITÉ DE SEGURIDAD: • Coordina todo el operativo de seguridad tanto de los invitados

especiales como de los delegados y participantes. • Vigila las instalaciones y materiales
hasta su reintegro a la empresa prestadora de servicios. • Constata el buen funcionamiento
de los sistemas de prevención de incendios. • Coordina los servicios de ambulancia y
primeros auxilios.

COMITÉ DE RECEPCIÓN: • Da la bienvenida a todos los participantes • Recibe a los

invitados especiales. • Brinda toda la información acerca de actividades del evento o de otra
índole requerida por los delegados e invitados.

COMITÉ DE REGISTRO: • Coordina todo lo referente a la inscripción. • Diseña las planillas

de inscripción. • Entrega el material y suministra información.

COMITÉ DE ALOJAMIENTO: • Selecciona las diferentes alternativas de hospedaje. •

Contrata los servicios de alojamiento. • Distribuye las habitaciones • Asigna la habitación a
los invitados especiales. Comité de alimentos y bebidas: • Selecciona los menús del evento
(desayunos, almuerzos, cenas y refrigerios, entre otros.) • Organiza los horarios para la
alimentación.

COMITÉ DE DAMAS: • Coordina el programa de acompañantes. • Coopera en la recepción

y hospedaje de los invitados y participantes. • Solicita obsequios y donaciones. • Ayuda en
la planificación y organización del programa social El día del evento, cada subcomité tiene
la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área
de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el Comité del Evento haya
decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de
actividades previamente establecido.

TIPOS DE EVENTOS
Existen muchas maneras de clasificar los eventos por su gran tamaño (micro, media, mega
eventos) que pueden realizar en espacios cerrados, espacios libres, en el campo, en la
ciudad entre otros y según la temática o área de competencia. Algunos tipos de eventos
son:
EVENTOS CULTURALES: Festivales, actos culturales, conmemoraciones, espectáculos
artísticos, inauguraciones de centros culturales, exposiciones, congresos, ferias.

EVENTOS RELIGIOSOS: Bautismo, comunión, casamiento, navidad, pascuas, retiros
religiosos, convivencias, ceremonias religiosas.
EVENTOS SOCIALES: Nacimientos, cumpleaños, casamientos, aniversarios, fiestas
benéficas, desfiles, fiestas de egresados, despedidas de solteros, cumpleaños de 15-18,
fiestas de reencuentros.
EVENTOS ESCOLARES: Inicio del ciclo lectivo, cierre del lectivo, fiestas patrias, torneo y
encuentros, deportivos, festivales, ferias, aniversarios de la institución, fiesta de graduación.
EVENTOS EMPRESARIALES: Ferias, congresos, exposiciones, seminarios, lanzamientos
de productos, conferencias de prensa, inauguraciones, aniversarios de empresa, desayuno
de trabajo.
EVENTOS POLITICOS: Lanzamiento de campaña, nombramiento de funcionarios,
debates, congresos, cierra de campaña viajes políticos, recepciones diplomáticas,
conferencias de prensa.

ACTIVIDAD 1
Glosario Técnico
Lee la guía, subraya 10 términos desconocidos y elabora un Glosario Técnico, cada término
debe tener cinco renglones de significado.

ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS
1. Defina con sus propias palabras el concepto de evento.
2. Elabore mapa conceptual de la temática expuesta.
3. Enumere los diferentes eventos que se realizan en el colegio y aplique los conocimientos
adquiridos.
EVENTO TIPO DE EVENTO TIPO DE COMITE AGENTES

4. Aplique los conocimientos adquiridos en la realización de un evento teniendo en cuenta:

Evento Objetivos Clasificación
Agentes Etapas Organigrama
Manual de funciones Tipo de comité Tipo de eventos

https://prezi.com/aoefa4nzkzib/etapas-del-eventto-y-estructura-general-de-un-evento/

https://www.youtube.com/watch?v=Ho6xhcnyuIw
Etapas de un evento

CRITERIOS DE EVALUACIÓN
Las actividades se deben desarrollar con su puño y letra, buena letra y buena ortografía, y
se van archivando en el portafolio de evidencias.
Se deben enviar en las fechas establecidas y a través del pizarrón de tareas, o correo
institucional, NO enviar a través de correo de la plataforma.
Recuerde que todas las hojas de las actividades deben llevar su nombre, apellidos y grado.
Cuando envíen actividades al correo Gmail, debe ser desde su correo institucional.

FECHA ENTREGA DE ACTIVIDADES GUIA 1 TERCER TRIMESTRE 2021

GRADO GLOSARIO TALLER
6 01 SEPTIEMBRE 15 SEPTIEMBRE 22
6 02 SEPTIEMBRE 17 SEPTIEMBRE 24
6 03 SEPTIEMBRE 16 SEPTIEMBRE 23
6 04 SEPTIEMBRE 20 SEPTIEMBRE 27
6 05 SEPTIEMBRE 17 SEPTIEMBRE 24
6 06 SEPTIEMBRE 14 SEPTIEMBRE 21
6 07 SEPTIEMBRE 15 SEPTIEMBRE 22
6 08 SEPTIEMBRE 20 SEPTIEMBRE 27
7 01 SEPTIEMBRE 16 SEPTIEMBRE 23
7 02 SEPTIEMBRE 17 SEPTIEMBRE 24
7 03 SEPTIEMBRE 20 SEPTIEMBRE 27
7 04 SEPTIEMBRE 17 SEPTIEMBRE 24
7 05 SEPTIEMBRE 15 SEPTIEMBRE 22
7 06 SEPTIEMBRE 14 SEPTIEMBRE 21
8 04 SEPTIEMBRE 15 SEPTIEMBRE 22
8 05 SEPTIEMBRE 14 SEPTIEMBRE 21
8 06 SEPTIEMBRE 15 SEPTIEMBRE 22