Dirección de Proyectos

Clase 4
Oscar Edgardo Ríos Cassana
 Contenido

1. Gestión de la integración de un proyecto.

2. Gestión de los interesados de un proyecto.
3. Gestión del alcance de un proyecto.
 Gestión de la integración de un proyecto
Plan para la Dirección del Proyecto
 Gestión del alcance de un proyecto
Plan de
negocio

IDEA
Operación

Retiro
Producto

Ciclo de vida
del proyecto INICIO INTERMEDIO FIN
Acta
Plan
Aceptación
Entregables Aprobación
Requerimientos
de la gestión Linea Base
Progreso
del proyecto
Entrega
Especificaciones

Entregable del Producto

proyecto
 Gestión del alcance de un proyecto
Incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo
el trabajo requerido y sólo el trabajo requerido, para completarlo con éxito

Áreas de Grupo de Procesos de la Dirección de Proyectos

Conocimiento
Iniciación Planificación Ejecución Seguimiento y Cierre
Control
Gestión de ✓Planificar la Gestión del ✓Validar el alcance
Alcance Alcance ✓Controlar el
✓Recopilar Requisitos alcance
✓Definir el alcance
✓Crear el EDT
 Gestión del alcance - Planificación

Actividades de Planificación
1 Planificar la Gestión del Alcance
2 Recopilar Requisitos
3 Definir el Alcance
4 Crear la EDT
 Gestión del alcance - Planificación
1 Planificar la Gestión del Alcance

Juicio de Reuniones
expertos
Plan de Dirección
del Proyecto

Acta de
Constitución del
Proyecto
Plan de Gestión del
Factores Alcance
Ambientales de la
Empresa

Plan de Gestión de
Activos de los
Requerimientos
Procesos de la
Organización
 Gestión del alcance - Planificación
1 Planificar la Gestión del Alcance
• Plan de gestión del alcance del proyecto
• El plan de gestión del alcance es un documento donde se definen los procedimientos que se llevarán
a cabo para:
• Preparar el enunciado o declaración del alcance
• Crear y aprobar la EDT
• Realizar la validación del alcance
• Procesar y aprobar los cambios en el alcance

• Los responsables de implementar las tareas deberían participar en la elaboración del plan del
alcance.

• Plan de gestión de Requerimientos

• El plan de gestión de requisitos es un componente del plan de gestión del proyecto que describe
cómo se analizarán los requisitos, documentados, y administrados.

• ¿Cómo se documentarán e informarán los requisitos?, ¿Cómo será el proceso de monitoreo y control
de los requisitos?, ¿Quiénes y cómo realizarán cambios en los requisitos?, ¿Cómo se priorizarán los
requisitos?
 Gestión del alcance - Planificación

Expectativas

El equipo de gestión del proyecto

traduce las expectativas en requisitos

Cliente

Requisitos

El equipo de proyecto define los entregables

necesarios para cumplir con los requisitos

Entregables
 Gestión del alcance - Planificación

Ejemplo de formato
– Plan de Gestión de Alcance

Ejemplo de formato
– Plan de Gestión de Requisitos
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos

Plan de Gestión del Técnicas

Alcance Talleres grupales de Técnicas grupales de toma
Entrevistas Grupos de Facilitados creatividad de decisiones
Opinión
Plan de Gestión de
Requerimientos

Cuestionarios y
encuestas Observaciones
Plan de Gestión de Prototipos Diagramas de
Benchmarking
Interesados contexto
Análisis de
Documentos

Acta de
Constitución del Documentación de
Proyecto Requisitos

Registro de
Matriz de
Interesados
Rastreabilidad de
Requisitos
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos
Herramientas y Técnicas
• Entrevistas
• Se obtiene información de los interesados a través de un
diálogo directo
• Se realiza haciendo preguntas preparadas o espontáneas y
registrando las respuestas
• Puede ayudar a identificar y definir las características y
funciones de los entregables esperados del proyecto

• Grupos de Opinión
• Reúnen a los interesados y expertos para conocer su
expectativas con respecto al producto o resultado propuesto
• Un moderador guía al grupo a través de un discusión
interactiva diseñada para ser más conversacional que una
entrevista individual
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos

Herramientas y Técnicas
• Talleres Facilitados
• Sesiones donde se reúne a los interesados interfuncionales
clave, para definir los requisitos del producto
• Técnica primordial para definir rápidamente los requisitos de
funcionalidad compartida y conciliar las diferencias entre los
interesados
• Permite desarrollar la confianza, fomentar las relaciones y
mejorar las comunicaciones entre los interesados
• Dependiendo de la industria se denominan:
• Software: Sesiones conjuntas de desarrollo de aplicaciones (Joint
Application Development)
• Manufactura: Despliegue de Funciones de Calidad (Quality Function
Deployment)
• Cliente: Opinión del cliente (Voice of Client VOC)
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos
Herramientas y Técnicas
• Técnicas grupales de creatividad
• Lluvia de ideas
• Técnicas de grupo nominal Proceso de votación → Jerarquizar

Se clasifican en un esquema único

para reflejar los puntos en común y
• Mapa Conceptual/Mental las diferencias de entendimiento

Clasificación de un grupo de ideas

• Diagrama de afinidad para su revisión y análisis
Una técnica que utiliza una matriz de
decisión para proporcionar un enfoque
analítico sistemático para el
establecimiento de criterios, como el
• Análisis de decisión multicriterio nivel de riesgo, la incertidumbre y la
valoración, para evaluar y clasificar
muchas ideas.
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos

Herramientas y Técnicas

• Técnicas grupales de toma de decisiones

• Proceso de evaluación de múltiples alternativas con relación
a un resultado esperado, en forma de acuerdo para acciones
futuras
• Utilizadas para clasificar y dar prioridades a los requisitos del
producto
• Los métodos para llegar a una decisión:
• Unanimidad
• Mayoría
• Pluralidad
• Dictadura
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos
Herramientas y Técnicas
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos

Herramientas y Técnicas

• Prototipos
• Método para obtener retroalimentación rápida de los requisitos,
generando un modelo operativo del producto esperado antes de
construirlo realmente.
• Permiten a los interesados experimentar con un modelo de su
producto final
• Sustentan el concepto de elaboración gradual debido a que se
usan en ciclos iterativos para construir maquetas modelos.

• Estudios comparativos (benchmarking): comparar los

resultados o planes de nuestra empresa contra otras empresas
del mercado.
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos
Herramientas y Técnicas
• Diagramas de contexto: gráfico que representa los interesados fuera del
sistema y su interrelación con el mismo.
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos

SALIDA
• Para poder cumplir con los objetivos del proyecto, es necesario definir y documentar todas
las necesidades y expectativas de los interesados (patrocinador, cliente, etc.).

• El éxito del proyecto depende directamente del cuidado que se tenga en obtener y
gestionar los requisitos del proyecto y del producto.

• El proceso de recopilar requisitos incluye la gestión de las expectativas del cliente y son la
base para la EDT.
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos
 Gestión del alcance - Planificación
2 Recopilar requisitos
 Gestión del alcance - Planificación
3 Definir el Alcance

Proceso que consiste en desarrollar una

descripción detallada del proyecto y del
producto.
Entregables principales
Preparar el enunciado detallado del Enunciado del
alcance del proyecto es fundamental para Supuestos
Alcance del
su éxito. Proyecto
Restricciones
Durante el proceso de planificación, el
alcance del proyecto se define y se
analizan los riesgos, supuestos y
restricciones existentes.
 Gestión del alcance - Planificación
3 Definir el Alcance

Plan de Gestión del

Alcance Generación de Talleres
Juicio de Análisis del alternativas Facilitados
expertos producto

Acta de
Constitución del Enunciado
Proyecto (Declaración) del
alcance del
proyecto
Documentación de
Requisitos
ACTUALIZACIONES

Activos de los
Procesos de la
Organización

Documentos del
Proyecto
 Gestión del alcance - Planificación
• 3 Definir el Alcance
PROYECTO
Enunciado del alcance Supuestos del
del proyecto proyecto
Entregables del
PRODUCTO proyecto

Restricciones
Descripción del del proyecto
alcance del
producto
Criterios de Exclusiones del
aceptación del proyecto
producto
 Gestión del alcance - Planificación
3 Definir el Alcance
 Gestión del alcance - Planificación
3 Definir el Alcance
 Gestión del alcance - Planificación
4 Crear la EDT
• Proceso que consiste en subdividir los entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más
pequeños y manejables.

• La estructura del desglose del trabajo (EDT/WBS), es una

descomposición jerárquica, basada en entregables del trabajo
que debe ejecutar el equipo del proyecto.

• La EDT organiza y define el alcance total del proyecto y

representa el trabajo especificado en el enunciado del alcance
del proyecto aprobado y vigente.

• WBS = Work Breakdown Structure

 Gestión del alcance - Planificación
4 Crear la EDT
El trabajo planificado está contenido en el nivel más bajo de los componentes de la EDT,
denominados paquetes de trabajo.
Un paquete de trabajo (Work package) puede ser programado, monitoreado, controlado y su
costo puede ser estimado
A cada componente de la EDT
incluidos los paquetes de trabajo
se les asigna una cuenta de
control.

Por lo general, muchas

organizaciones cometen el error de
saltearse este proceso al momento de
planificar sus proyectos. En su lugar,
comienzan a descomponer el proyecto
a nivel de tareas y esto no favorece
para un proyecto exitoso.
 Gestión del alcance - Planificación
4 Crear la EDT
Plan de Gestión del
Alcance

Juicio de Descomposición
Enunciado del
expertos
alcance del
proyecto

Documentación de
Línea Base del
Requisitos
Alcance

ACTUALIZACIONES
Factores
Ambientales de la
Empresa

Activos de los
Procesos de la
Organización Documentos del
Proyecto
 Gestión del alcance - Planificación
4 Crear la EDT
Personal

Lista de actividades Estimaciones

Cronograma
Control del Proyecto
EDT

Presupuesto

Diagrama de red
Gestión de Riesgos
 Gestión del alcance - Planificación
4 Crear la EDT Ejemplo de EDT
 Gestión del alcance - Planificación
4 Crear la EDT
EDT - Sistema de aeronave militar
 Gestión del alcance - Planificación
4 Crear la EDT EDT – Desarrollo de Software
 Gestión del alcance - Planificación
4 Crear la EDT
Documento que respalda y
acompaña al EDT
Gestión del alcance - Planificación
 Ejercicio 1

Lo más dificultoso del proceso recopilar requisitos suele ser entender las
necesidades imprecisas del cliente durante las fases iniciales. Para mitigar
este inconveniente se recomienda:

a) Retroalimentación iterativa entre diseñadores y cliente

b) Prototipos preliminares (prueba y error)
c) Involucrar a la alta gerencia en la recopilación de requisitos
d) Convertir al equipo en clientes
 Ejercicio 2

El enunciado del alcance del proyecto es importante porque éste:

a) Proporciona las bases para hacer futuras decisiones del proyecto.
b) Proporciona un breve resumen del proyecto.
c) Aprueba el proyecto para los interesados.
d) Proporciona criterios para medir el costo del proyecto.
 Ejercicio 3

Ud. como Project Manager ha sido asignado recientemente a un

nuevo proyecto y ha recibido como input un Enunciado del
Alcance. Lo primero que debe hacer como Project Manager es :
a)Crear el Plan de Proyecto utilizando una EDT
b)Confirmar que todos los stakeholders han proporcionado input
para el Enunciado de Alcance
c)Formar un equipo para crear un Plan de Procura exhaustivo
d)Crear un Diagrama de Red de actividades de trabajo
 Ejercicio 4
El proyecto que esta a su cargo ya acabo la fase de diseño e ingreso en la fase de
construcción. Ud. acaba de ser informado que el grupo encargado de la construcción
integrada del producto esta teniendo serias dificultades para avanzar. Los diseños que
fueron entregados por los tres equipos que trabajaron en forma simultanea dicha
fase, han entregado diseños diferentes en su interpretación, presentación y en su
nivel de profundidad. Cual es la causa mas probable del problema:
a)Falta de capacidad técnica de diseño
b)Falta de un WBS detallado
c)Falta de comunicación
d)Falta de un diccionario WBS