Microsoft Enterprise Project Management Solution

Fundamentos de Proyectos con MS Project Profesional 2003

Publicado en Enero 14, 2004

Una Herramienta práctica y sencilla para definir el Alcance del Proyecto:

LOS MAPAS MENTALES

Por: Rodolfo Ambriz, PMP, Director General IIL Iberoamérica

Un proyecto en el que no se realiza una definición del alcance en forma correcta, es un proyecto
condenado a grandes problemas en su planeación ejecución y control, por lo que su probabilidad de
éxito se reduce considerablemente.

En la administración de proyectos moderna, la herramienta más distintiva y fundamental es la

Estructura de División del Trabajo (EDT), o WBS por sus siglas en ingles (Work Breakdown
Structure). Prácticamente es la base para poder saber que se requiere hacer y de ahí realizar los
planes de tiempo, costo, calidad, riesgo, adquisiciones, comunicaciones y recursos humanos, de
forma integral.

Para el desarrollo de la WBS se recomienda usar la técnica de descomposición de tareas y la

referencia de plantillas de proyectos similares anteriores, y para su representación normalmente se
usa la forma gráfica, tipo organigrama, o la clásica tabla con tabulaciones para identificar los
niveles inferiores; en ambas representaciones se pude incluir el cuadro correspondiente para la fácil
identificación d e las tareas y actividades.

Pero, ya que es la herramienta fundamental de la administración de proyectos, podemos tratar de

garantizar que realmente se incluya lo que se requiere hacer para desarrollar el proyecto, y sobre
todo, como podemos obtener la participación y compromiso de los participantes para que la
definición del alcance sea aceptada.

En realidad, la WBS es una herramienta simple, que a veces resulta, para muchos, como una parte
tan obvia que se menosprecia su elaboración y se prefiere pasar directamente a obtener los
estimados de costo y tiempo, a menudo, con estructuras diferentes que lo único que garantizan es
confusión y conflictos.

Ahora quisiera comentar algo que me ayudó a combinar otra forma de desarrollar una WBS
y facilitar la planeación de un proyecto. Hace poco, mi hijo Arturo que tiene trece años y
que está cursando la secundaria, estaba comentando acerca de que tenía que realizar un
“proyecto” para la materia de geografía, en el que requería trabajar en equipo, entregar
un informe escrito, hacer una maqueta y algunas láminas de presentación como ayuda
visual para su exposición, claro todo esto, como resultado de una investigación previa del
tema.

Por formación profesional personal, empecé a comparar su “proyecto” con los proyectos
que realizamos en cualquier negocio, y claro, sin mucho análisis fue evidente que tenía
todas las características de cualquier proyecto: objetivos claros, un inicio y un fin, único,
recursos limitados, muchas actividades interrelacionadas y por supuesto diferentes riesgos
asociados. Al escuchar sus primeros intentos de definición de lo que tenían que hacer y de
coordinación con su equipo, era obvio que requeriría de una adecuada administración de su
proyecto para aumentar considerablemente sus probabilidades de éxito.

Todos pasamos por esa época en que los trabajos escolares en equipo que por un lado despertaban
cierto interés, pero por otro, evitaban diversiones y que muchas veces acarreaban conflictos con los
compañeros y largas jornadas, e incluso noches, de trabajo para cumplir con la entrega. Bueno,
muchos proyectos de nuestra vida profesional, a veces, siguen siendo así, ¿o no?

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Pero, si me involucraba tratando de que un grupo de adolescentes comprendiera y aplicara la

metodología de la administración de proyectos moderna, lo más seguro es que lo único que lograría,
sería alucinarlos y provocar que buscaran la casa de otro para desarrollar el trabajo.

Recordando una presentación en el congreso del PMI de Nashville (2001), en la que Karen Brown y
Nancy Hyer hablaron de la aplicación en la administración de proyectos de los Mapas de Mentales
desarrollados por Tony Buzan, intenté relacionar la técnica con la definición del alcance del
proyecto de Arturo.

Los resultados me sorprendieron, en una sesión de una hora y media con él, teníamos la WBS, la
red, el cronograma del proyecto (incluso con el cálculo de la ruta crítica y de holguras), roles y
responsabilidades, y lo más increíble, con el entendimiento claro de los conceptos, sin necesidad de
explicación de complicadas teorías.

A continuación les presento el resumen de lo que hicimos. En ese momento él ya tenía definido el
proyecto por su profesor con los principales requerimientos, especificaciones, restricciones y
fechas; por lo tanto tenía lo que se recomienda incluir en la Carta del Proyecto (Project
Charter).

A continuación, teníamos que desarrollar la WBS. En la Figura 1, les presento el Mapa Mental que
desarrollamos; lo único que fui haciendo yo fue tratar de facilitar la identificación de tareas
orientadas por entregables para el desarrollo total del proyecto.

La gran ventaja de los Mapas Mentales (Mind Mapping) es que se utilizan toda la gama de
habilidades del cerebro, tanto las analíticas, lógicas y numéricas del lado izquierdo de la corteza
cerebral, como las de visualización, ritmo, color e imaginación de la derecha.

El uso de las listas tradicionales para obtener las tareas a realizar en cualquier proyecto, debido a
su falta de color, ritmo visual, de imagen y relaciones espaciales, pueden provocar problemas de
creatividad y limitaciones de análisis que redundarán en estructuras truncadas.

Por el contrario, el uso de mapas mentales provoca la generación de ideas creativas, desglosando y
expandiendo las tareas mediante redes asociativas que reflejan externamente las estructuras
internas del cerebro.

Para ejemplificar lo anterior, basta mirar la Figura 1, WBS del proyecto usando la técnica de Mapas
Mentales, la Figura 2, que contiene la misma información de la WBS, pero usando la presentación
gráfica en forma de organigrama, y la Figura 3, que muestra las tareas en forma de tabla. ¿Cuál
considera más fácil y agradable de entender y desarrollar?

Es claro que para continuar con la planeación de las diferentes áreas del conocimiento, necesitamos
el uso de las otras representaciones, pero sobre todo, para cualquier parte que necesitemos la
búsqueda creativa de decisiones e ideas, el uso de los Mapas Mentales es de gran ayuda. Se puede
imaginar las ventajas para la identificación y evaluación cualitativa de riesgos, o para
determinación de alternativas en planes de contingencia.

Regresando al proyecto de Arturo, una vez que desarrollamos el Mapa Mental de la

WBS, pasamos la información a un paquete comercial (MS Project 2000) y de manera
muy sencilla pudimos obtener estimados de duraciones de cada tarea y la secuencia
lógica de las mismas, desarrollando así, la red y el cronograma del proyecto. Con la
facilidad que tienen los jóvenes de hoy, con respecto al uso de herramientas de
cómputo, le fue muy fácil entender el programa y desarrollarlo. El entendimiento de
los tiempos de holgura y las tareas críticas, fue casi un resultado obvio al ver la gráfica
y la simbología de las barras. También, con la calendarización de las tareas, fue

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relativamente fácil repartirlas entre los integrantes de su equipo y definir así las
responsabilidades de cada uno. El resultado final se presenta en la Figura 4.

Figura 1. Mapa Mental de la WBS del Proyecto Geografía

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Figura 2. WBS del Proyecto Geografía. Representación en forma de organigrama.

Diagrama del Proyecto

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Figura 3. WBS del Proyecto Geografía. Representación en forma de tabla.

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Figura 4. Cronograma del Proyecto. Plan de Proyecto en MS Project.

En conclusión, puedo decir que el uso de los Mapas Mentales para definir el alcance del proyecto
ayuda a entenderlo de una manera fácil y hasta divertida; sobre todo para la definición de los
primeros niveles de proyectos que integren muchas especialidades. Es evidente que para
organizaciones que constantemente desarrollen proyectos muy similares, el uso de plantillas
(templates) en forma de tablas u organigramas, sean suficientes.

También es común escuchar que las herramientas sencillas sólo sirven para proyectos sencillos,
como un trabajo escolar, pero en proyectos “verdaderos y complejos” no aplican. Mi comentario
respecto a lo anterior, sería que si no podemos encontrar herramientas y procesos simples y
prácticos, no los vamos a emplear en la vida real, ya que existen demasiadas presiones para lograr
entender, desarrollar y aplica r de manera estandarizada herramientas complicadas y que crean
burocratismo.

Con respecto al proyecto de Arturo, les comento que evidentemente estuvieron trabajando hasta
tarde el día anterior a la entrega, corrigiendo y afinando los últimos detalles, como cualquier
proyecto en que trabajamos, pero lo entregaron con buenos resultados. Lo más importante, fue que
con anticipación, tuvieron una idea clara del alcance, de las tareas que tenía que hacer cada quién,
de la secuencia y de la importancia del compromiso y participación de todos los integrantes para
lograr el éxito.

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Referencias Bibliográficas

 Karen A. Brown, Ph.D., PMP; Nancy Lea Hyer, Ph.D., Mind Mapping as a WBS Development
Tool, Proceedings of PMI Annual Seminars & Symposium, 2001
 Buzan, Tony, The Mind Map Book, BBC Books, Londres 1993.
 A Guide to the Project Management Body of Knowledge, PMBOK® Guide, 2000 Edition,
Project Management Institute
 Practice Standard for Work Breakdown Structures, Project Management Institute, 2001

Software Utilizado

 Mind Manager, Business Edition, Version 2002

 Microsoft Project 2000
 WBS Chart Pro 4.0
 MS Visio 2003 (utilizando MS Project 2003)

NOTA:
Este trabajo del autor fue ejecutado con la versión de MS Project 2000, en esos tiempos el Project
no se conectaba conos Visio para generar el WBS, actualmente se puede crear las tareas y MS
Project conectado con MS Visio 2003 para generar el diagrama del Proyecto sin necesidad de utilizar
otras herramientas informáticas.

Alberto Pajuelo
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