Bogotá, 29 de febrero de 2012

Cómo mantener automáticamente organizados los

correos de una lista en GMail
El sistema de correo de GMail, aparte de las ventajas obvias de tener un correo gratuito con muchísimo espacio
incluye ventajas que no todos los demás servicios tienen, entre otras:

 Servicio de correo gratuito muy rápido

 Correo con acceso por protocolos SMTP, POP y IMAP, incluyendo —importantísimo— las versiones
aseguradas de los mismos: SMTP/S, POPS, IMAP/S. Esto quiere decir que por hablar el navegador o el
software cliente usando un protocolo con encripción sólo Google y el software cliente pueden ver tus
correos.

 Correo con filtros en el servidor, es decir, que hay cierta limitada manera de auto-organizar, auto-
reenviar y auto-responder a ciertos correos automáticamente, aunque nunca abras la interfaz de
GMail, y aunque tu cliente de correo no maneje reglas (el cliente de correo de iPhone no maneja
reglas, por ejemplo).

 Correo con carpetas, para mejor organización. Realmente GMail no maneja carpetas, si no etiquetas,
pero cuando se abre el correo a través de un cliente IMAP las etiquetas aparecen como carpetas.

Ahora, para mayor efectividad, son necesarias ciertas configuraciones:

 Configurar GMail para que organice automáticamente.

 Configurar GMail para un mejor acceso desde un cliente de correo IMAP (correo con carpetas en el
servidor).

Parte 1: Organización Automática en GMail

Entrar a GMail

Esto es fácil

Ramón Barrios Lascar ❖ Cra 53 No. 103B-70 Apto 602 ❖ Santafé de Bogotá ❖ Tels (1) 257 7353, 315 313 7269 ❖ RamonBarriosLascar@gmail.com Página 1 de 7
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Como se puede observar hay numerosos correos de una lista, todos sin leer, y todos en el buzón de entrada.
Abrirlos y/o moverlos manualmente es tedioso, sólo lo haríamos con unos pocos.

Configurar Etiquetas/Carpetas

La idea es configurar algunas cosas que nos faciliten la vida y el manejo de nuestro correo. Usamos el menú
“Settings” (Configuración) y “Labels” (Etiquetas) para crear una nueva “Etiqueta”. Esta etiqueta permitirá marcar
unos correos, y también será usable como una carpeta en nuestro cliente típico de correo.

Para crearla, seguimos la secuencia, y aproximadamente a la mitad del panel de configuración de “Etiquetas”
encontramos la herramienta para crear una nueva etiqueta:

En la herramienta creamos una nueva usando la casilla y haciendo clic en “Create” (Crear). En nuestro ejemplo
usamos “Photos” (Fotos) ya que de eso se trata la lista de correos.

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Luego de creada, podemos notar cómo aparece en el panel de navegación izquierdo. También podemos notar que
es posible resaltarlas con color, en nuestro ejemplo rojo, pero para funcionalidad real, no es necesario.

Ahora, ya se pueden “mover” a mano los correos a esta carpeta (realmente no se mueven, se marcan, ya que es una
etiqueta y no una carpeta, pero bueno…). La idea de esta etiqueta es tener un “destino” a dónde llevar nuestros
correos y que no nos llenen nuestro sobrepoblado “buzón de entrada”.

Configurar Reglas/Filtros

Para lograr la organización debemos hacer que GMail automáticamente ponga unos correos allí. Para eso son las
reglas, para que GMail “haga cosas” automáticamente. Cómo? fácil, haciendo un nuevo filtro. Para crear un nuevo
filtro usamos el menú “Settings” (Configuración) y de allí “Filters” (Filtros):

Cuando usamos el enlace “Create a new filter” (Crear un nuevo filtro) nos aparecerá el primer paso del asistente.
Como se puede observar en la imagen, en la casilla “From:” (De:) completamos el dato que quién es el remitente
que envía los correos de la lista (en nuestro ejemplo elgisramon@gmail.com). Como la nuestra es una lista de
correos con archivos anexos marcamos también “Has attachment” (Contiene archivos adjuntos).

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Habiendo completado este primer paso —que define “cómo es el correo”— vamos al siguiente paso haciendo clic
en “Next Step” (Paso siguiente). En este paso le decimos a GMail que no queremos estos correos en el buzón de
entrada marcando “Skip the Inbox” (Omitir Recibidos); si queremos que no nos aparezca como nuevo en el cliente
marcamos “Mark as read” (Marcar como leído), ahora, se nos pueden pasar correos fácilmente si los marcamos
como leídos sin realmente abrirlos, pero tal vez es lo que queremos; y muy importante, chequear “Apply the
label” (Aplicar la etiqueta), que hará que aparezca en una “nueva carpeta”, si seleccionamos la “nueva carpeta”,
como Photos en nuestro ejemplo. Como ya de pronto tenemos numerosos correos recibidos y todos en nuestro
buzón de entrada, aprovechamos y marcamos la opción “Also apply filter to…” (Aplicar también el filtro…), para
que nos procese los centenares (en nuestro ejemplo 150) de correos que ya tenemos. Note que en la imagen no
está marcada la opción que sí queremos marcada.

Teniendo ya completado el paso hacemos clic en el botón “Create Filter” (Crear Filtro) y ya estará. Note cómo
todos los correos se van automáticamente a un buzón:

Con esto ya tendremos organizados automáticamente los correos en la interfaz de GMail.

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Parte 2: Mejor acceso a GMail por IMAP

GMail permite acceder a nuestros correos por IMAP y IMAP/S (con encripción). De qué se trata? De poder acceder
a nuestro correo por un cliente típico de escritorio o móvil. Esto que logra?

 Cuando se entra a GMail por la página se usa HTTP o HTTPS, que son protocolos para ver páginas,
pero no los mejores para una aplicación. Cada vez que se entra, además de cargar los correos el
navegador deberá cargar también la interfaz y la funcionalidad. Cuando se usa un cliente tradicional de
correo la interfaz y la funcionalidad la tiene un programa instalado, así que sólo se cargarán por
internet los correos, es decir mucha menos información.

 Cuando se usa un programa cliente de correo el programa corre en un sistema operativo así que el
cliente es “nativo”, lo que lo hace mucho más rápido. El correo en Windows es un programa para
Windows, en Mac es un programa para Mac, y en un iPhone es el programa ya preinstalado en el
iPhone. Además de ser más rápido el programa usa la apariencia, las convenciones y las herramientas
del sistema para el que se hizo, así no choca, se integra.

 Cuando el correo se usa en un programa cliente normalmente se puede usar aunque en ese momento
temporalmente no haya internet, es decir, se puede trabajar desconectado con el correo. En especial,
los programas de correo descargan los archivos adjuntos cuando se abren, y los tienen almacenados —
al menos temporalmente— por lo que volver a abrirlos no necesita de conexión a internet y es,
además, instantáneo —o casi—.

GMail necesita de que el usuario habilite la funcionalidad de POP3 (para clientes viejos de correo, pero sin
carpetas) o IMAP (para clientes nuevos de correo, como Outlook, Apple Mail o iPhone iOS Mail).

Habilitar acceso IMAP

Para habilitar acceso IMAP simplemente volvemos a la pantalla “Settings” (Configuración) y “Forwarding and POP/
IMAP” (Reenvío y correo POP/IMAP). En la pantalla sólo hay que tener habilitado IMAP, marcando la casilla “Enable
IMAP” (Habilitar IMAP) y ya. Recuerde que el cambio se asume si hace clic en el botón inferior de salvar.

Una particularidad de GMail es el hecho de que las “carpetas” son virtuales y son realmente búsquedas de ciertas
etiquetas, por lo que es recomendable hacer unos cambios en configuraciones para mejor uso y para evitar correos
“duplicados”.

Para lo que necesitamos, usamos ciertas características “beta”. Lo central es deshabilitar el acceso IMAP a ciertas
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etiquetas, pero para ello hay que habilitar los “controles avanzados IMAP”. Para configurar lo que necesitamos
volvemos a la pantalla “Settings” (Configuración) y de allí usamos “Labs”, como se ve en la imagen. Allí hay que
habilitar “Advanced IMAP Controls” (Controles Avanzados de IMAP). Con esto podemos seleccionar qué etiquetas
se ven como carpetas en nuestro cliente y cuáles no.

Básicamente podemos “marcar” para IMAP, o para bloquear IMAP etiqueta por etiqueta. Para ello volvemos a
“Settings” (Configuración) y “Labels” (Etiquetas), y allí nos aseguramos que no estén chequeadas las etiquetas
“Buzz”, “Starred” (Destacados), “Chats”, “All Mail” (Todos), pero que sí esté marcada “Photos” (Fotos), para poder
acceder a los correos de la lista de distribución. El más importante de desmarcar es “All Mail” (Todos), ya que esta
etiqueta/carpeta permite ver todos los correos que realmenten se usan en otros lados. Incluye nuevamente los
correos de entrada, de salida, en carpetas y por fuera de carpetas.

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Habiendo hecho y salvado estos cambios, bastará simplemente con usar un cliente de correos que nos permita ver
las carpetas y listo!.

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