Análisis de Datos

Unidad I
SEMANA 2
Recopilación de datos

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 SEMANA 2

Introducción
En esta unidad de “Recopilación de datos” nuestro objetivo es que aprendas a importar datos
con las herramientas Excel y Access. La semana pasada aprendimos a recopilar datos con
Excel para distintas fuentes, Nos queda por tratar ahora la importación de datos con la
herramienta Access.

Para completar la unidad veremos la importancia de la organización de los

datos, su refinamiento y la representación gráfica. Todo esto en términos generales ya
que la representación gráfica de los datos lo trataremos más adelante.

Empecemos con el curso.

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 Ideas Fuerza
1. Recopilación de datos: La fuerza de los datos nos obliga a recopilarlos. Dominar
las herramientas que nos facilitan esta labor será decisiva para cumplir con el
importante paso del análisis de estos de estos datos.

2. Los datos convertidos en información: Convertir datos en información es el

objetivo de todo análisis de datos. Conseguirlo de forma eficaz y eficiente
proporciona valor real a la labor del analista de datos.

3. Excel como herramienta de análisis. Excel con sus centenares de funciones es

una de las aplicaciones más utilizadas en el mundo, tanto en el ámbito personal
como profesional. Por esta razón la habilidad en esta herramienta es una
competencia ineludible.

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 Desarrollo
I.5.- Recopilación de datos con Access

Access permite una forma muy flexible de incluir o importar datos de fuentes
externas a una base de datos de Access. En este sentido Access destaca dos
conceptos básicos para importar datos, estos son “Importación de datos” y “Vinculación
a datos”.

¿Cuál es la diferencia entre Importar y Vincular?

Al importar datos se hace una copia de esos datos en nuestra base de datos, por
el contrario, al vincular se accede desde nuestra base de datos a los datos que están
en otro sitio.

Access ofrece muchas alternativas para la importación. En este curso nos enfocaremos
en las dos fuentes más más comunes de datos externos esto es una “Base de datos
Access” y un libro “Excel”.

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I.5.1.- Recopilar datos desde una base de datos Access

Seleccionamos la ruta de la base de datos de origen y se nos presentan dos

alternativas:

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Alternativa 1: Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros en la base
de datos actual

Si el objeto especificado no existe, Access lo creará. Si el objeto especificado ya existe,

Access anexará un número al objeto importado. Los cambios realizados en los objetos
de origen (incluidos los datos de las tablas) no se reflejarán en la base de datos actual.

En este ejemplo la base de datos de origen “Datos” tiene solo una tabla “ALUMNOS”.
La seleccionamos y damos “Aceptar”

Esta pantalla es opcional. Es útil guardar los pasos de importación cuando la

importación es un proceso repetitivo.

Se ha creado una tabla “ALUMNOS” que es una copia de la tabla “ALUMNOS” de la

base de datos de origen.

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Para probar que NO hay vínculo con la tabla de origen, vamos a crear un registro en la
nueva tabla y la compararemos con la tabla en la base de datos de origen.

Nos cambiamos de base de datos “Datos” y la tabla “ALUMNOS”

La tabla en la base de datos original NO se vio afectada por los cambios en la base de
datos de destino.

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Alternativa 2: Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada

Access creará una tabla que mantendrá un vínculo a los datos de origen. Los cambios
que sufran los datos en Access se verán reflejados en el origen y viceversa. Nota: Si la
base de datos de origen necesita una contraseña, la contraseña sin cifrar se
almacenará con la tabla vinculada.

Para el ejemplo repetiremos la importación de la tabla “ALUMNOS” pero en esta

oportunidad seleccionaremos la segunda alternativa.

Hemos creado una tabla “ALUMNOS” en la base de datos de destino vinculada a la

tabla “ALUMNOS” en la base de datos de origen

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Para probar que, SI hay vínculo con la tabla de origen, vamos a crear un registro en la
nueva tabla y la compararemos con la tabla en la base de datos de origen.

Nos cambiamos de base de datos “Datos” y la tabla “ALUMNOS”

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La tabla en la base de datos original SI se vio afectada por los cambios en la base de
datos de destino.
I.5.2.- Recopilar datos desde un libro Excel

Seleccionamos la ruta de la base de datos de origen y se nos presentan tres

alternativas:

Alternativa 1: Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos

actual.
Si la tabla especificada no existe, Access la creará, Si la tabla especificada ya
existe, Access puede sobrescribir el contenido con los datos importados. Los cambios
realizados en los datos de origen no se verán afectados en la base de datos.

En el asistente para importación marcamos que la primera fila contiene los

encabezados y luego seleccionamos siguiente.

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En el siguiente paso, tenemos la opción de renombrar los campos y modificar el tipo de
dato.

En la siguiente opción podemos elegir la clave principal

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 En el siguiente paso le indicamos el nombre que tendrá la tabla en base de
datos de destino.

El siguiente paso es opcional.

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Y la tabla ha sido creada

Para probar que los cambios en el origen no afectan la tabla en la base de

destino,vamos a ingresar un registro en la planilla de Excel.

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Volvemos a la base de datos en Access y actualizamos la tabla

Efectivamente, los cambios posteriores en la fuente no afectan la tabla en la

base de datos de destino.

Alternativa 2: Anexar una copia de los registros a la tabla

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 Si la tabla especificada ya existe, Access agregará los registros a la tabla. Si la
tabla no existe, Access la creará. Los cambios realizados en los datos de origen no se
reflejarán en la base de datos.

Para este ejemplo vamos a anexar registros a la tabla “CURSO”. Esta tabla ya
existe pero los registros son nuevos.

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Y los nuevos registros se han agregado a la tabla existente “Curso”

Alternativa 3: Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada.

Access creará una tabla que mantendrá un vínculo a los datos en Excel. Los
cambios realizados en los datos de origen de Excel se reflejarán en la tabla vinculada.
Sin embargo, los datos de origen no se pueden modificar en Access.

Para este ejemplo vamos a vincular una tabla “Países” que está en una planilla
Excel.

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Nos trasladamos a la base de datos desde donde haremos la vinculación

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 Y se ha creado la tabla “Países” en la base de datos de Access con datos
vinculados a una planilla Excel.

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 Para comprobar la vinculación de datos, vamos a agregar registros a la planilla
fuente de Excel.

Ahora revisamos la tabla en la base de datos con los datos vinculados.

Efectivamente los cambios en la fuente de datos se reflejan en la tabla de la

base de datos vinculado a la fuente de origen.

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I.6.- Organizar y presentación datos con Excel

Excel es una herramienta muy flexible que nos resuelve muchas problemáticas
que por nuestra poca experiencia no sabríamos abordar.
Por ejemplo, supongamos que tenemos la siguiente información “Ventas en UF de
doce meses de una determinada empresa”

Enero 4616,558654, febrero 5816,738769, MARZO 5328,063077, abril 6203,252308,

mayo 7020,384615, junio 9755,728846, JULIO 6061,294231, agosto 7402,052308,
Septiembre 7226,79, octubre 6712,738462, noviembre 6482,355385, DICIEMBRE
7645,841154

Para esta información nos piden mostrar gráficamente los datos. Por lo tanto, debemos
resolver.
• Organizar los datos
• Refinar los datos
• Mostrar gráficamente los datos

I.6.1.- Organizar los datos

Dependiendo de nuestra experiencia los datos los podemos organizar de dos

maneras, horizontal o verticalmente.

Organización vertical

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 Organización horizontal

¿Organización vertical u horizontal?

La decisión de la forma de organizar los datos es personal, va a depender del

volumen de datos y la posibilidad de incrementarse en la cantidad registros.
Recuerda que la cantidad de columnas en Excel es mucho menor a la cantidad
de filas. Si se trata de grandes cantidades de datos se sugiere organizar
horizontalmente a modo de tablas de bases de datos.

I.6.2.- Refinar los datos

Entenderemos refinar los datos a toda acción que permita mejorar la calidad y la
utilidad de los datos. Esto podría implicar quitar espacios en blanco, filtrar, eliminar filas
o celdas duplicadas, buscar y reemplazar datos, concatenar columnas, etc.

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Si observamos los datos de nuestro ejemplo podemos notar que nos son homogéneos
en sus categorías, los meses están en mayúsculas y otros en minúsculas por lo que
sería práctico homogenizarlo. Lo mismo para la venta en UF los valores tienen distintas
cantidades de decimales.

Para homogenizar los datos usaremos algunas funcionalidades de Excel.

Convertir a mayúsculas:
Usaremos la fórmula de Excel “mayusc”. Previamente insertamos una columna para
hacer la conversión.

Luego copiamos la fórmula para todos los meses

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Le damos un nombre a la nueva columna “Mes” y copiamos el rango de celdas y
hacemos un “Pegado especial” como “valores”.

Con esto tenemos la columna B con los valores del mes con mayúsculas. Lo que nos
queda es eliminar la columna original A. con lo que conseguimos esto.

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Formato
Para darle formato a los números seleccionamos el rango de celdas que contienen los
datos numéricos, vamos a la pestaña “Inicio” y la opción “Número”

Seleccionaremos “Número” sin decimales y marcaremos la opción “Usar separador de

miles”.

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Y tenemos los datos refinados

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I.6.3.- Mostrar gráficamente los datos
Para crear un gráfico con los datos hacemos lo siguiente, seleccionamos el rango de
datos luego vamos a la pestaña “Insertar” y seleccionamos un tipo de gráfico. Por
ejemplo, de columnas o de barra.

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Para los datos organizados se siguen los mismos pasos.

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 Conclusión
Hemos culminado la primera semana de este curso denominada “Recopilación
de datos”, con lo desarrollado en este material,estás preparado para obtener datos de
muchas fuentes con las herramientas Excel y Access.

Previo a las explicaciones de las metodologías de recopilación de datos vimos

conceptos importantes en el ámbito del análisis de datos, por ejemplo “Dato”,
“Información” y “Tipos de datos”. Lo que se pretendía con esto era resaltar la
importancia de la labor del analista de datos.

Con lo aprendido en esta unidad estamos capacitados para recolectar los datos, lo que
viene ahora, es la presentación visual de estos datos. Para esto seguiremos trabajando
con Excel y Access ya que estas herramientas nos ofrecen poderosas funcionalidades
para estos fines.

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Bibliografía
Reflexiones sobre ingeniería de requisitos y pruebas de software | Echeverri, Jaime | E-LIBRO
Aplicación de un oráculo de prueba automatizado a la evaluación de salidas de programas basados en
XML | Kim-Park, Dae S.; Riva, Claudio de la | E-LIBRO

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