UNIDAD II.

CONTROL Y VALORACION DE LOS MATERIALES Y/O SUMINISTROS E

INVENTARIOS

1. Definición y clasificación de los materiales

2. Ciclo de Control de los materiales
3. Principios que rigen el control y contabilización de los materiales
4. Departamentos que intervienen en el control de los materiales
5. Procedimientos y formatos utilizados en la compra y solicitud de materiales
6. Definición de inventario
7. Clasificación de los inventarios
8. Sistemas de Control Inventarios
9. Métodos de valuación de los inventarios
 UNIDAD II. CONTROL Y VALORACION DE LOS MATERIALES Y/O SUMINISTROS E
INVENTARIOS

DEFINICION:

Los materiales o suministros son los elementos básicos que se transforman en productos
terminados a través del uso de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricación
en el proceso de producción.

Los costos de los materiales puede ser directos o indirectos, los materiales directos son
aquellos que pueden identificarse con la producción de un artículo terminado, que pueden
asociarse fácilmente al producto y que representan un costo importante del producto
terminado. Ej: el acero utilizado en la fabricación de automóvil.

Los materiales indirectos son los demás materiales o suministros involucrados en la

producción de un Artículo. Ej: la grasa utilizada en el engranaje de piezas mecánicas en la
manufactura de un automóvil o el pegamento que se emplea en la fabricación de
muebles. Los materiales indirectos son considerados como costos indirectos de
fabricación.

CICLO DEL CONTROL DE LOS MATERIALES

En una empresa manufacturera, la inversión en materia prima o materiales representa

una porción considerable de todos los costos de producción. Es necesario, por lo tanto,
que el material sea cuidadosamente controlado con la finalidad de garantizar el uso
efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de que se deteriore, sufra mermas por
daños, robos u obsolescencia.

El control de los materiales se establece mediante la organización funcional y la

asignación de responsabilidades, a través del uso de formularios impresos, registros y
asientos que afectan a los materiales desde el momento en que son solicitados al
proveedor, hasta que los productos terminados ingresan en el almacén respectivo, lo cual
representa la etapa de compra de materiales, el empleo de éstos registros y asientos que
generan información oportuna y veraz sobre los costos para uso de la gerencia.

En este sentido, un control efectivo de los materiales se debe caracterizar principalmente

por la existencia de un sistema rutinario para la compra, recepción, almacenamiento y la
entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos productivos y de
servicios.

PRINCIPIOS QUE RIGEN EL CONTROL Y CONTABILIZACION DE LOS

MATERIALES.
Dentro de la normativa general en el control y utilización de los materiales podemos
mencionar:

1. Todas las transacciones relacionadas con la compra, recepción, almacenaje o

consumo de materiales deben basarse en órdenes escritas debidamente
autorizadas por un funcionario responsable.
2. Debe ser posible determinar en cualquier momento la cantidad y costo de cada
material en existencia.
3. El material que no se necesite inmediatamente en los procesos de fabricación
debe almacenarse en un lugar seguro bajo una supervisión apropiada
4. Debe ser posible determinar fácilmente la clase y cantidad de material utilizado en
una orden de pedido o en un departamento de fabricación.
5. Las cuentas de costos e inventarios de materiales deben compararse
periódicamente con las cuentas de control en el mayor general con el objeto de
comprobar su exactitud.
6. Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de
materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.

DEPARTAMENTOS QUE INTERVIENEN EN EL CONTROL DE LOS INVENTARIOS Y/O

SUMINISTROS

Los departamentos que intervienen en el proceso de control de los materiales son:

- Producción
- Compra
- Contabilidad
- Almacén

A continuación se detallan algunas funciones básicas que deben cumplir estos

departamentos:

Producción: su función principal es elaborar un producto de calidad con el menor costo

posible, también debe controlar el material con el que se trabaja, planificar los pasos que
se deben seguir, las inspecciones y los métodos, el control las herramientas, asignación
de tiempos de elaboración, la programación, entre otras.

Compras: El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones

necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio
adecuado. El departamento de compras se asegura de que siempre haya suficientes
productos en los depósitos para mantener a los clientes satisfechos y al negocio bien
abastecido, también de estar pendiente de no Invertir capital en exceso en stock de
materiales puedan provocar problemas de almacenamiento y una escasez de capital para
otros gastos como por ejemplo publicidad, investigación y desarrollo, entre otros.
Contabilidad: Como medio de control de los materiales, también se debe considerar lo
referente a la contabilización de las transacciones relacionadas con la misma. Cuando la
contabilidad de costos se encuentra integrada a la contabilidad general, el departamento
de contabilidad tiene las siguientes funciones:
 Recibir la factura del proveedor.
 Chequear con la orden de compra.
 Recibir información del almacenista sobre los materiales recibidos.
 Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales.
 Recibir copia de la requisición de materiales
 Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los procesos de
fabricación.
 Afectar la orden de producción o los procesos productivos.
Almacén: El encargado del departamento de almacén es responsable de la recepción e
inspección de los materiales y el adecuado almacenamiento, protección y salida de los
materiales bajo su custodia

PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS UTILIZADOS EN LA COMPRA Y SOLICITUD DE

MATERIALES

Para el control de los materiales, se deben desarrollar una serie de actividades en forma
sistemática, lógica y secuencial, estas actividades son las siguientes: compra, recepción,
almacenamiento y la entrega o consumo de los materiales por parte de los departamentos
productivos y de servicios

INFORMES UTILIZADOS PARA EL CONTROL DE LOS MATERIALES

Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de las actividades
rutinarias de compra, almacenamiento y uso de los materiales son:
Requisición de compra y/o materiales: Una requisición de compra es una solicitud
escrita que usualmente se envía para informar al departamento de compras acerca de
una necesidad de materiales o suministros a nivel interno de una organización. Las
requisiciones de compra están generalmente impresa según las especificaciones de cada
compañía, la mayor parte de los formatos incluye:

- Numero de requisición
- Nombre del departamento o persona que solicita
- Cantidad de artículos solicitados
- Identificación del número de catálogo
- Descripción del artículo
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Firma autorizada.
Orden de compra

Al recibir la requisición de compra, el departamento de compras hace los trámites

necesarios para adquirir los materiales requeridos. Entonces se extiende una orden de
compra y se envía al proveedor. Una orden de compra es una solicitud escrita a un
proveedor, por determinados artículos a un precio convenido. La solicitud también
especifica los términos de pago y de entrega.
La orden de compra es una autorización al proveedor para entregar los artículos y
presentar una factura. Todos los artículos comprados por una compañía deben
acompañarse de las órdenes de compra, que se enumeran en serie con el fin de
suministrar control sobre su uso.
Por lo general se incluyen los siguientes aspectos en una orden de compra:

- Nombre impreso y dirección de la compañía que hace el pedido

- Número de orden de compra
-Numero de la requisición de compra
- Nombre y dirección del proveedor
- Fecha del pedido y fecha de entrega requerida
- Términos de entrega y de pago
- Cantidad de artículos solicitados
- Número de catálogo
- Descripción del material deseado
- Precio unitario y total
- Condiciones: Costo de envío, de manejo, de seguro y relacionados.
- Firma autorizada

Informe de Recepción: es un formato elaborado con la finalidad de especificar la

cantidad y clase de materiales recibidos. Los materiales que no sean satisfactorios
deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el Informe de Recepción debe indicar
la cantidad realmente aceptada. El Informe de Recepción generalmente debe incluir
-Nombre del proveedor
-Número de la orden de compra
-Fecha en que el pedido es recibido
-Código del material
-Cantidad recibida
-Descripción de los artículos
-Las diferencias con la orden de compra si existiesen
-Firma autorizada.
INVENTARIOS

Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus
productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos
terminados. Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de
vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más
complejo, como una combinación de materias primas y sub ensamblajes que forman parte
de un proceso de manufactura. (Muller, p.1)

Conjunto de bienes corpóreos, tangibles y en existencia, propios y de disponibilidad

inmediata para su consumo (materia prima), transformación (productos en procesos) y
venta (mercancías y productos terminados). (Perdomo, p.72)

Se define un inventario como la acumulación de materiales (materias primas, productos

en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento) que posteriormente
serán usados para satisfacer una demanda futura. (Moya, p.19)

El stock es el conjunto de productos almacenados en espera de su ulterior empleo, más o

menos próximo, que permite surtir regularmente a quienes los consumen, sin imponerles
las discontinuidades que lleva consigo la fabricación o los posibles retrasos en las
entregas por parte de los proveedores. (Ferrín, p.47)

Los inventarios se definen como bienes ociosos almacenados en espera de ser utilizados.
(Eppan, p.364)

TIPOS DE INVENTARIOS

Existen diferentes clasificaciones, a continuación se citan algunas de ellas.

Clasificación de inventarios según su forma

 Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se
elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.
 Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos
bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se
encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación se hace por la cantidad
de materiales, mano de obra y gastos de fabricación, aplicables a la fecha de
cierre.
 Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por
las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser
vendidos como productos elaborados.

Existe un tipo de inventario complementario, según su forma, que no es comúnmente

citado en la literatura:

 Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se

elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera
exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).
SISTEMAS DE CONTROL Y CONTABILIZACIÓN DE INVENTARIOS

Se tienen dos sistemas básicos de control de inventarios:

1. Sistema de inventario periódico

Con este método la empresa no lleva un registro continuo de su stock, en cambio, realiza
el conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los resultados se plasman en los
informes financieros.

González (p.88) menciona como principales características de este sistema:

 Es costoso en cuanto se hace necesario paralizar la actividad de la empresa para

llevar a cabo el recuento físico de la mercancía lo que implica un importante
despilfarro de recursos.
 No se sabe con exactitud el volumen de existencias en cada momento y por tanto
no permite llevar a cabo un seguimiento adecuado ni una correcta política de
productos (mermas, roturas, rotaciones, rentabilidades, etc.)

2. Sistema de inventario permanente o perpetuo

Con este método la empresa mantiene un registro continuo de sus existencias y los
costos de los productos o mercancías que ha vendido.

González (p.89) además señala las siguientes ventajas de este método sobre el periódico:

 Permite un mejor control de los artículo y la aplicación de técnicas de productos al

poseer una información en tiempo rela de los niveles de inventarios, rotaciones,
evolución de precios, etc. Por tanto mejora la toma de decisiones.
 Facilita el recuento físico en el caso de que esto sea necesario para llevar a cabo
una verificación del inventario.
 Permite reducir costes y ofrecer un mejor servicio a los clientes, etc.

MÉTODOS DE VALUACIÓN DE INVENTARIOS

Entre los métodos más importantes para valuar los inventarios, tenemos:

 Método FIFO o PEPS. Este método se basa en que lo primero que entra es lo
primero en salir. Su apreciación se adapta más a la realidad del mercado, ya que
emplea una valoración basada en costos más recientes.
 Método LIFO o UEPS. Contempla que toda aquella mercancía que entra de último
es la que primero sale. Su ventaja se basa en que el inventario mantiene su valor
estable cuando ocurre algún alza en los precios.
 Método del Costo Promedio Aritmético. El resultado lo dará la media aritmética
de los precios unitarios de los artículos.
 Método del Promedio Armónico o Ponderado. Este promedio se calculará
ponderando los precios con las unidades compradas, para luego dividir los
importes totales entre el total de las unidades.
 Método del Costo Promedio Móvil o del Saldo. Calcula el valor de la mercancía,
de acuerdo con las variaciones producidas por las entradas y salidas (compras o
ventas) obteniéndose promedios sucesivos.
 Método del Costo Básico. Por medio de este método se atribuyen valores fijos a
las existencias mínimas, este método es bastante parecido al LIFO con la
diferencia de que se aplica solamente a la cantidad de inventario mínimo.
 Método del Precio de Venta al Detal. Permite la estimación de inventarios con la
frecuencia que se desee. El inventario físico se practicará, basándose en los
precios de venta Marcados en los artículos.
 Costo de Mercado o el Más Bajo. Se toma como base el precio inferior de las
existencias, manteniendo el principio contabilístico del conservatismo el cual no
anticipa beneficios y prevé posibles pérdidas.