GESTIÓN POR PROCESOS

PROCESO: Administrativo y Financiero CÓDIGO: PAAFRF005

SUBPROCESO: Administración de Recursos Físicos

VERSIÓN No: 03
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PROCEDIMIENTO: Solicitud de Reclamación
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1. APROBACION
NOMBRE CARGO FECHA FIRMA

Coordinador de Activos
ELABORO Luis Alejandro Ramírez U. 1 / NOVIEMBRE / 2012
Fijos
Subgerente Administrativa
VALIDO Aura Milena Moreno Ortiz 1 / NOVIEMBRE / 2012
y Financiera
Eliana Ivont Hurtado
APROBO Gerente 1 / NOVIEMBRE / 2012
Sepúlveda
2. OBJETIVO
Garantizar el resarcimiento del patrimonio en caso de hurto o pérdida de bienes de propiedad del Hospital, a través del proceso de la reclamación las diferentes
instancias.

3. BASE LEGAL
Resolución 001 de 2001,. . . .” Son responsables administrativa y fiscalmente, todas las personas que administren, custodien, manejen, reciban, suministren o
custodien elementos de Propiedad del Distrito Capital, de otras entidades o de particulares puestos al servicio del Distrito”

4. PUNTOS DE AUTO CONTROL

Mantener inventarios actualizados de los bienes de propiedad del Hospital

5. ALCANCE
5.1 DESDE: El procedimiento inicia cuando se identifica el tipo de siniestro a reportar.

5.2 HASTA: El procedimiento finaliza su ejecución cuando se incorporan a los inventarios los bines repuesto

6. PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS ANEXO

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7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
QUIEN LO DEBE CUANDO LO DEBE DOCUMENTO
Nro. QUE DEBE HACER FLUJO / RUTA COMO LO DEBE HACER
HACER HACER GENERADO
1 Identificar el tipo de Si es un siniestro relacionado con
siniestro. INICIO equipos, Pasa a la actividad No.2
Vehículos. Pasa a la actividad No 21
2 Detectar la pérdida o Responsable el bien. Revisando que el bien no haya sido Al momento de la
hurto del bien. trasladado a otra área, centro de ocurrencia del siniestro.
atención o se encuentre en
mantenimiento.
3 Informar al área de Responsable el bien. Elabora un oficio dirigido al Área de Al momento de la
Activos Fijos el hurto o Activos Fijos informando la hora, ocurrencia del siniestro.
la perdida del bien. lugar y circunstancias de los hechos
ocurridos
4 Asesorar al Responsable Coordinador Activos Dar las respectivas instrucciones de Al momento de la
del bien Fijos forma adecuada de cómo se debe ocurrencia del siniestro.
presentar la denuncia.
5 Instaurar la denuncia Responsable del Dirigiéndose a la estación de policía Al momento de ser Denuncia
ante las autoridades bien más cercana con el fin de informar los enterado de la ocurrencia
competentes. hechos que ocasionaron la pérdida o del siniestro.
hurto del bien.
6 El elemento amerita Si. Pasa a la actividad No 9
reclamación ante la No. Pasa a la actividad No 7
compañía aseguradora?
7 Realizar la reposición . Responsable del Si el funcionario responsable del bien Después de haber
del bien. bien. manifiesta que hará la reposición del reportado el siniestro.
A bien coordina con el Área de Activos
Fijos la fecha y hora de la reposición
del mismo.

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8 Elaborar acta de perdida Coordinador Activos Elaborar el Formato Acta de Pérdida, En el momento que es FPAAFAB005-1 Acta
A Fijos la cual contiene la siguiente reportado el siniestro al de perdida
información: área de activos Fijos.
Nombre del elemento, costo histórico,
ajustes por Depreciación, Depreciación
acumulada, ajustes por Inflación a la
Depreciación, grupo de inventario,
nombre del responsable del bien y
concepto técnico si es necesario. para
presentar al área de jurídica y
contabilidad.
9 Elaborar el Acta de Coordinador Activos Se diligencia Formato de Acta de Al momento que el FPAAFAB005-2
Reposición. Fijos Reposición de Elementos de Propiedad responsable del bien Acta de Reposición
del Hospital Nazareth I Nivel E.S.E, al entregue el elemento.
B momento de realizar la reposición del
bien, detallando las características del
equipo hurtado y las del equipo que se
entrega como reposición. Este
documento lo firman el funcionario
responsable del bien, la persona
encargada de emitir el concepto
técnico del estado del bien y el
Coordinador de activos Fijos.
Se debe anexar documento en el cual
se especifique el valor del bien a la
fecha (factura, cuenta de cobro o
avalúo técnico).

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10 Recibir y remitir a la Coordinador Activos Si el valor del elemento amerita la Después de haber
Compañía de Seguros, B Fijos reclamación ante la compañía de informado el siniestro al
presentando la seguros, se envía un Oficio área de activos Fijos.
reclamación a través de Reclamación a la Compañía de
los corredores de Seguros informando a cerca del suceso
seguros. para que se inicien los trámites
respectivos.
11 Remitir copia de la Coordinador Activos Envía copia de toda la información Cuando se ha reportado
información al área de Fijos acerca del siniestro (acta de perdida, el siniestro.
jurídica para el inicio de informe de los hechos, y denuncia) a la
la acción disciplinaria Oficina Asesora de Jurídica para que
se realice los Trámites administrativos
pertinentes
12 Presentar la reclamación Coordinador Activos Presentar la reclamación ante la Cuando se tengan
ante la compañía de Fijos compañía de seguros a través de los informe al siniestro
seguros corredores de seguros anexando el
informe de los hechos la relación de
daños o bienes afectados denuncia,
registro de inventarios, dos (2)
cotizaciones de los bienes con
características iguales a los bienes
afectados.
13 Informar novedad a Coordinador Reportando por escrito la novedad Cuando se informe el
contabilidad Activos Fijos dentro de los primeros 5 días hábiles siniestro y se tengan
después de reportado el hurto y todos los documentos
C anexando los soportes soportes.
correspondientes: denuncia, acta de
perdida, oficio suscrito por el
funcionario responsable del bien (esta
lleva como anexo una cotización del
bien a precio actual).

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14 Recibir comunicación
escrita del intermediario
de Seguros
15 Verificar la liquidación
frente a la reclamación
en bienes y valores
deducibles.
16 Autorizar los trámites de
reposición, firma la
liquidación.
17 Remitir al intermediario
de seguros autorización
para que la aseguradora
gire el valor de la
indemnización al
proveedor por
reposición de bienes.
18 Gestionar cuando no
hay reposición de
bienes, la autorización
para consignar la
indemnización en las
cuenta del Hospital.
19 Realizar la baja del
elemento hurtado.
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Coordinador de Recibir comunicación escrita del Después de haber
C activos fijos intermediario de seguros por medio de reportado el siniestro a la
la cual la aseguradora presenta la compañía de seguros.
liquidación del siniestro.
Coordinador de Verificar la liquidación frente a la Cuando se ha recibido la
activos fijos reclamación en bienes y valores liquidación del siniestro.
deducibles.
Gerencia La gerencia autorizara los tramites de Cuando se ha recibido la
reposición y firma la liquidación. liquidación del siniestro
y se ha verificado los
valores a indemnizar.
Coordinador Remitir al intermediario de seguros Cuando se ha firmado la
Activos Fijos autorización para que la aseguradora liquidación.
gire el valor de la indemnización al
Activos Fijos proveedor por reposición
de bienes
Coordinador Enviar autorización para que el cheque En caso de que se
Activos Fijos sea girado a la cuenta del Hospital autorice consignar a la
cuenta del Hospital.
Coordinador Realizar la baja del elemento hurtado Cuando se tengan todos
Activos Fijos del sistema de Activos Fijos, y los soportes que
D
archivar los soportes que avalan la baja sustenten la baja.
de dicho elemento.
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20 Ingresar el nuevo equipo Coordinador de Ingresar al modulo de activos fijos el Cuando se genere la
al Sistema de activos D activos fijos bien mediante la salida de almacén. salida por parte del área
Fijos como reposición de Almacén.
de activo.
21 Para el caso siniestros Responsable El conductor del vehiculo reportara el Al momento de ser
de vehículos( carros y (conductor) siniestro vía telefónica para que esta a enterado de la ocurrencia
motocicletas) su vez le preste el servicio de grúa, del siniestro
ambulancia, asistencia Jurídica y/o
asignación de taller.
22 El conductor llevara el Responsable del Llevar el vehiculo al taller asignado Cuando le asignan taller
carro al taller para las bien ( conductor) por la aseguradora para proceder a su
respectivas arreglo y/o perdida total de vehículos
reparaciones.
23 Recibir el vehiculo Responsable del Recibir el vehiculo. Cuando el vehiculo este
bien ( conductor) totalmente reparado.

24 Incorporar a los Coordinador Cuando se entregue el vehiculo Cuando el vehículo este

inventarios los bienes FIN Activos Fijos totalmente reparado. totalmente reparado.
repuestos

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